Apa yang ditunjukkan dalam tabel kepegawaian. Bagaimana mengembangkan tabel kepegawaian. Daftar staf karyawan: aturan untuk kompilasi

Pengisian otomatis bentuk standar dokumen
Mencetak Dokumen dengan Gambar Tanda Tangan dan Segel
Kop surat dengan logo dan detail Anda
Mengunggah dokumen dalam format Excel, PDF, CSV
Mengirim dokumen melalui email langsung dari sistem

Business.Ru - pengisian semua dokumen utama dengan cepat dan nyaman

Terhubung secara gratis ke Business.Ru

Rekrutmen karyawan dilakukan sesuai dengan tabel kepegawaian. Itu disetujui atas perintah kepala organisasi atau orang lain yang berwenang atas perintah atau surat kuasa.

Lihat bagian tunjangan. Ini mungkin mencerminkan spesifikasi perusahaan. Tunjangan bisa untuk rahasia dagang, senioritas karyawan, bahaya, jasa khusus untuk organisasi, gelar akademik, dll.

(Tulis dokumen tanpa error dan 2 kali lebih cepat karena pengisian dokumen otomatis di program Klass365)

Bagaimana menyederhanakan dokumen dan pencatatan dengan mudah dan mudah

Lihat cara kerja Business.Ru
Masuk ke demo

Cara mengisi tabel kepegawaian di formulir T-3

Tabel kepegawaian digunakan untuk meresmikan struktur, komposisi staf, ukurannya sesuai dengan Piagam organisasi saat ini. Daftar staf disetujui oleh kepala atau orang yang diberi wewenang olehnya (dan disusun oleh mereka, karena posisi yang diperlukan seorang ekonom tenaga kerja yang diwajibkan untuk menyusun jadwal tidak tersedia di semua perusahaan) dan berisi informasi berikut:

Daftar posisi yang ada di perusahaan;
- jumlah unit di negara bagian;
- dana gaji bulanan;
- jumlah gaji dan tunjangan resmi;
- daftar subdivisi struktural.

Pada saat yang sama, harus diingat bahwa posisi karyawan dalam kontrak kerja harus sepenuhnya sesuai dengan posisi dalam daftar staf, dan namanya tidak dikurangi ketika dimasukkan ke dalam dokumen. Dan posisi itu sendiri dimasukkan di sana, berdasarkan Pengklasifikasi Pekerjaan, karena perbedaan apa pun dapat menyebabkan kesulitan dalam mengajukan pensiun. Pekerjaan terdaftar dalam urutan menurun, dimulai dengan yang paling penting.

Jadwal dibuat untuk tanggal tertentu, yang menunjukkan masa berlaku dan dalam satu salinan, yang ada di departemen akuntansi perusahaan. Selain itu, dokumen dijahit dan disegel dengan tanda tangan kepala, kepala akuntan, dan kemudian stempel perusahaan. Kesalahan dalam dokumen ini tidak dapat diperbaiki dengan korektor. Kebanyakan dari mereka dibuat dalam gaji. Anda dapat memperbaiki situasi dengan mencoret dengan hati-hati dengan nomor yang benar dan tanda tangan komponen kepegawaian wajah. Perubahan lainnya (misalnya, memasukkan posisi jika mereka lupa menunjukkannya, atau mengoreksinya jika mereka salah) terjadi dengan bantuan perintah dari kepala.

Jika kita berbicara tentang penunjukan langsung meja kepegawaian, maka itu terletak pada kenyataan bahwa jika ada situasi kontroversial menyajikan data yang ditunjukkan di sana di pengadilan. Karena itu, dengan persiapan dokumen yang benar, Anda selalu dapat mengandalkan untuk memenangkan gugatan.

Mulailah dengan Business.Ru sekarang juga! Gunakan pendekatan modern untuk manajemen bisnis dan tingkatkan penghasilan Anda.

Terhubung secara gratis ke Business.Ru

Pertimbangkan apakah tabel kepegawaian diperlukan dalam suatu organisasi dan bagaimana mengembangkannya; bagaimana prosedur untuk menyetujui bentuk dokumen itu sendiri. Mari belajar pertanyaan sulit, misalnya, prosedur untuk menyetujui tabel kepegawaian, jika perusahaan memiliki divisi terpisah atau hanya ada satu karyawan.

Kepegawaian: menjadi atau tidak menjadi

Untuk memulainya, mari kita cari tahu apakah tabel kepegawaian (SR) adalah dokumen akuntansi utama dan apakah organisasi wajib memilikinya.

Pada 1 Januari 2013, Undang-Undang Federal No. 402-FZ tanggal 6 Desember 2011 "Tentang Akuntansi" (selanjutnya disebut Undang-Undang No. 402-FZ) mulai berlaku, yang menurutnya setiap fakta kehidupan ekonomi suatu organisasi tunduk pada pendaftaran oleh dokumen akuntansi utama yang hanya berisi persyaratan wajib. Pada saat yang sama, hak untuk memilih bentuk dokumen utama (disatukan atau dikembangkan secara independen) sekarang menjadi milik pemberi kerja<1>.

Catatan. Fakta kehidupan ekonomi mencakup suatu transaksi, peristiwa, operasi yang telah atau dapat berdampak pada posisi keuangan entitas ekonomi, hasil keuangan dari aktivitasnya dan (atau) arus kas.

Pendapat ahli tentang kepegawaian wajib bervariasi. Menurut pendapat kami, itu harus disetujui oleh organisasi. Kesimpulan ini mengikuti dari interpretasi Seni. Seni. 15, 57, 66, 81 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia. Jadi, dalam Seni. Seni. 15 dan 57 menunjukkan perlunya karyawan dan majikan untuk menentukan dan memperbaiki dalam kontrak kerja "fungsi kerja (bekerja sesuai dengan posisi sesuai dengan tabel kepegawaian ...)". Pada saat yang sama, tidak ada klausa "jika ada", yang terkandung dalam banyak artikel Kode Perburuhan Federasi Rusia<2>dan memberikan hak untuk memilih, jika kehadiran (otoritas, dokumen, keadaan) ini tidak dikonfirmasi.

Selain itu, Seni. 57, ditetapkan bahwa karyawan dan majikan dapat memberikan kondisi tambahan untuk menentukan tempat kerja (menunjukkan unit struktural dan lokasinya) dan (atau) di tempat kerja. Informasi tentang unit struktural secara tepat terkandung dalam tabel kepegawaian dan selanjutnya akan tercermin dalam buku kerja karyawan (Pasal 66 Kode Perburuhan Federasi Rusia, klausul 3.1 dari Instruksi untuk mengisi buku kerja<3>).

Pada saat yang sama, seseorang tidak boleh melupakan dasar pemecatan seperti "mengurangi jumlah atau staf karyawan" (klausul 2, bagian 1, pasal 81 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia). Dengan tidak adanya tabel kepegawaian, praktis tidak mungkin untuk membuktikan legitimasi pemecatan karyawan atas dasar ini, serta keabsahan pembayaran yang dibayarkan kepada karyawan tersebut. sejumlah uang tidak ada inspektorat tenaga kerja, tidak ada otoritas fiskal, tidak ada pengadilan.

Kesimpulan tentang perlunya kepegawaian juga didukung oleh peraturan perundang-undangan<4>dan yurisprudensi yang mapan.

Bagaimanapun, kehadirannya meminimalkan risiko klaim dari otoritas pengawasan fiskal dan peradilan. Oleh karena itu, majikan harus menyetujui tabel kepegawaian.

Kami menyetujui jadwal

Tabel kepegawaian adalah tindakan peraturan lokal organisasi, yang menetapkan dalam bentuk konsolidasi pembagian kerja yang ada antara karyawan dan kondisi untuk remunerasi tenaga kerja mereka (Surat Rostrud tertanggal 23/01/2013 N PG / 409-6-1). Artinya, kepegawaian mencerminkan peristiwa hubungan kerja yang dapat mempengaruhi posisi keuangan organisasi dan (atau) arus kas. Faktanya, sebuah organisasi (terutama yang baru dibuat) atau pemberi kerja lain tidak memiliki hak untuk mempekerjakan pekerja tanpa adanya meja kepegawaian.

Sebelumnya, bentuk kepegawaian terpadu adalah wajib, disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Rusia 01/05/2004 N 1 "Atas persetujuan bentuk terpadu primer dokumentasi akuntansi pada akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya. Namun, sejak 2013 penggunaannya menjadi opsional. Dan meskipun banyak organisasi masih menggunakan formulir terpadu, Anda tidak boleh melewatkan kesempatan yang diberikan oleh pembuat undang-undang dan menyesuaikannya dengan kebutuhan pemberi kerja tertentu.

Pilih metode

Mengingat ketentuan Art. 9 Undang-Undang N 402-FZ, sebelum menyusun tabel kepegawaian organisasi, perlu untuk menyetujui formulirnya, serta formulir dokumen lain tentang akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya.

Anda dapat melakukan ini dengan dua cara:

- menyetujui dengan perintah terpisah dari organisasi dengan penerapan formulir yang relevan;

- mencerminkan kebijakan akuntansi organisasi untuk tujuan akuntansi, yang bentuk dokumen akuntansi utama (disatukan atau dikembangkan secara independen) digunakan untuk memformalkan fakta kehidupan ekonomi (lihat contoh 2 di bawah). Dalam hal ini, bentuk dokumen yang ditunjukkan harus dilampirkan pada kebijakan akuntansi (lihat contoh 3 di bawah).

Perlu dicatat bahwa karena kebutuhan kebijakan akuntansi untuk sebagian besar pemberi kerja menurut Art. 8 Undang-Undang N 402-FZ, metode kedua untuk memperbaiki formulir dokumen primer yang diterapkan lebih disukai.

Persetujuan Pesanan

Jadi, majikan memutuskan untuk menyetujui tabel kepegawaian sesuai dengan formulir yang dikembangkan sendiri. Langkah pertama adalah mengeluarkan perintah.

Perubahan

Perubahan pada tabel kepegawaian yang disetujui dan saat ini juga dibuat berdasarkan pesanan - baik mencerminkan perubahan tertentu, atau menyetujui edisi baru SR

Sebagaimana dicatat Rostrud dalam Surat N 428-6-1 tanggal 22 Maret 2012, tabel kepegawaian berubah jika divisi atau jabatan struktural diganti namanya, gaji berubah, jumlah atau staf pegawai dikurangi. Frekuensi dan frekuensi perubahan dalam tabel kepegawaian ditentukan oleh pemberi kerja.

Persyaratan

Ingatlah: tabel kepegawaian yang dikembangkan sendiri harus berisi informasi tentang pesanan yang menyetujui bentuknya dan detail dokumen yang digunakan untuk memberlakukannya (lihat contoh 7).

Selain itu, dalam tabel kepegawaian yang dikembangkan oleh organisasi, tidak perlu menunjukkan masa berlakunya (berlawanan dengan formulir terpadu). Cukup untuk menunjukkan tanggal tabel kepegawaian mulai berlaku.

Organisasi yang baru dibuat

Tabel kepegawaian dikompilasi, meskipun hanya kepala yang bekerja di organisasi yang baru dibuat. Ada dua kemungkinan presentasi di sini. unit staf:

- atau hanya kepala yang ditunjukkan;

- atau staf dan jumlah karyawan yang diperlukan segera diperbaiki.

Cabang dan kantor perwakilan

Secara terpisah, harus dikatakan tentang kepegawaian organisasi di mana terdapat cabang, kantor perwakilan atau divisi terpisah lainnya.

Dalam bentuk kepegawaian yang baru, dimungkinkan untuk menyediakan alokasi tidak hanya struktural, tetapi juga divisi yang terpisah.

Jika sebuah Tabel kepegawaian disusun oleh departemen secara independen(selain itu, hak tersebut harus diatur dalam piagam organisasi, peraturan tentang divisi dan surat kuasa kepala divisi), maka disarankan untuk mengatur prosedur persetujuan, dan menunjukkan rinciannya. persetujuan dalam daftar staf itu sendiri.

Mengisi kolom individu

Sangat penting untuk mengatakan tentang mengisi kolom "Gaji", dll .: jumlah gaji harus satu, tidak diperbolehkan untuk menunjukkan apa yang disebut "garpu", karena menurut Art. 22 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, pembayaran harus sama untuk pekerjaan yang sama.

Catatan. Anda dapat membaca tentang aturan untuk mengisi kolom kepegawaian seperti "Posisi", "Jumlah unit staf", "Tarif (gaji), dll.", "Biaya tambahan" di artikel "Staffing in question and answer" pada p. 46 dari jurnal N 7, 2009.

Refleksi jika diperlukan Posisi yang sama, gaji yang berbeda(dan bukan gaji), kami merekomendasikan untuk menetapkan kategori atau kategori untuk posisi tersebut, atau mengaturnya dengan menetapkan tunjangan (biaya tambahan) tergantung pada kualifikasi karyawan. Rostrud juga menganut posisi ini (Surat tertanggal 27 April 2011 N 1111-6-1).

Oleh karena itu, pemberi kerja, ketika mengembangkan formulir kepegawaian untuk tujuan menetapkan tunjangan pribadi dan pembayaran tambahan kepada karyawan, dapat menyatakan informasi di kolom “Penambahan, pembayaran tambahan” seperti yang ditunjukkan pada contoh:

Contoh desain kolom "Biaya tambahan, biaya tambahan" di tabel kepegawaian.

Jika dalam suatu organisasi gaji karyawan terdiri dari gaji (atau gaji dan bonus yang dibayarkan secara tidak teratur), maka kolom "Biaya tambahan, pembayaran tambahan" dapat dikecualikan. Dan sebaliknya: jika majikan menggunakan bonus reguler sebagai insentif untuk pekerjaan karyawan, maka Anda dapat menambahkan kolom "Bonus", juga untuk kenyamanan, menyoroti sub-grafik "Dasar" dan "Jumlah, gosok." (lihat contoh 12).

Contoh desain kolom "Penghargaan", "Di tangan" di tabel kepegawaian.

Untuk sejumlah majikan, karena kebutuhan untuk mematuhi Art. Seni. 133 dan 133.1 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, akan berguna untuk menambahkan kolom "Untuk pembayaran" atau "Di tangan" (contoh 12).

Ekstrak dari tabel kepegawaian

Harus diingat bahwa menurut Art. 62 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, majikan berkewajiban untuk memberikan kepada karyawan, atas permintaannya, dokumen yang terkait dengan pekerjaannya, termasuk kutipan dari dokumen (Pasal 88 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Oleh karena itu, kami menganggap tepat untuk juga menyetujui formulir Pernyataan dari daftar staf (tidak ada formulir terpadu).

Pengaturan reguler

Tabel kepegawaian adalah dokumen terencana dan impersonal. Oleh karena itu, jangan "membebani" dengan informasi. Lagi pula, dokumen ini dapat diserahkan kepada otoritas fiskal atau yudisial, yang seharusnya tidak mengetahui informasi "tambahan". Untuk memperbaiki posisi aktual penempatan personel (berdasarkan nama) dan upah (dengan mempertimbangkan bonus "mengambang"), disarankan untuk menggunakan penempatan reguler. Dokumen tersebut dapat berbentuk kertas atau elektronik dan berisi informasi apapun tentang karyawan yang dibutuhkan oleh pemberi kerja (lihat contoh 14).

Pengaturan negara.

Perseroan Terbatas "SportInvest"

(LLC "SportInvest")

Kepegawaian pada 03.11.2014

Subdivisi struktural	Judul pekerjaan	Jumlah posisi staf	Nama belakang I.O.	Gaji, (gosok.)	Tunjangan, biaya tambahan	Hadiah	Jumlah (grup 6 + grup 8 + grup 10)	informasi tambahan
Basis	Jumlah (gosok.)	Basis	Jumlah (gosok.)
Nama	Kode
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Direktorat	01	CEO	1	Avakumov A.V.	60 000					55 000
Sekretaris	1	Belkina N.A.	30 000	Untuk pengetahuan bahasa asing	2000			32 000	Cuti melahirkan hingga 25.12.2014
Administrator sistem	0,75	Volgin I.L.	21 330					15 997,50	Pekerja di tempat kerja utama
<…>
Akuntansi	02	Akuntan	1	Gromova K.T.	25 000	Peningkatan volume pekerjaan (DS sampai 06/04/2010)	5550			30 550
Akuntan	1	Drewko OK	25 000					24 850	Cuti untuk mengasuh anak hingga 3 tahun (12/11/2014 - kembali bekerja)
Akuntan	1	Eremina E. M.	25 000	Perluasan wilayah layanan (DS s/d 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Departemen penjualan	03	Pengelola	1	Acorn U.A.	30 000			Untuk melebihi target penjualan	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
Kepala Departemen	1	Zorin I.A.	35 000			Untuk melebihi target penjualan	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
departemen pengiriman	04	Spesialis	0,5	Ilyin B.B.	15 000					7500	Paruh waktu eksternal
Kepala Departemen	1	Klaus W.W.	25 000					25 000
Departemen pemasaran	05	Spesialis	1	Lomov Ya.R.	24 400					24 400	Anak di bawah 3 tahun (wafat 06.02.2012)
Spesialis	1	Mishin T.A.	24 400					24 400
		Kepala Departemen	1	LOWONGAN
<…>

Pendapat. Maria Kolganova, Associate Professor, Departemen Bisnis dan Hukum Perburuhan Universitas Negeri pengelolaan

Dalam teori hukum, salah satu ciri utama hubungan hukum perburuhan adalah selalu dimasukkannya pegawai baru dalam staf organisasi. Pentingnya tindakan ini terkait dengan penetapan hukum karyawan dalam organisasi. Dimasukkannya seorang karyawan dalam staf organisasi "menutup" lowongan yang ada sebelumnya, menentukan tempatnya dalam sistem organisasi dan manajemen proses tenaga kerja di dalam perusahaan, menetapkan terlebih dahulu komponen utama dari jumlah penghasilannya (gaji resmi, gaji, tarif tarif), menetapkan dan menjadikannya sah untuk membedakan penyesuaian upah karena tunjangan, pembayaran tambahan, KTU dan pembayaran lain yang memungkinkan, dalam sesuai dengan sistem pengupahan yang disetujui dalam organisasi, untuk mempersonalisasi pendapatan staf.

Catatan. Lihat artikel “Cara mengatur pekerjaan dengan data pribadi di departemen SDM” di hal. 40 dari jurnal N 3, 2012.

Perusahaan-perusahaan yang menyediakan staf untuk pihak ketiga menghadapi masalah serius dalam hal ini. Organisasi semacam itu (agen tenaga kerja swasta) secara formal dapat memenuhi persyaratan untuk tabel kepegawaian, tetapi dari sudut pandang hukum, itu dibuat dalam organisasi nyata dan untuk pekerjaan nyata, dan tidak di bawah kontrak sipil dengan perantara.

Catatan. Lihat artikel “10 Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Memproses Dokumen Terkait Data Pribadi” pada hal. 52 jurnal N 3, 2012.

Perusahaan yang mentransfer tenaga kerja yang dipekerjakan berdasarkan perjanjian kepegawaian tidak menciptakan lapangan kerja nyata, tidak berinvestasi dalam produksi dan modernisasinya. Dalam hal kebangkrutan organisasi perantara, propertinya (sering disewa) tidak dapat menjadi penjamin kompensasi atas kehilangan penghasilan oleh karyawan. Dan oleh karena itu, tidak masuk akal untuk menganggap tabel kepegawaian yang dibuat di dalamnya sebagai dokumen organisasi dan keuangan yang serius.

Catatan. Baca tentang tenaga kerja “pinjaman” di hal. 70.

Bukan lebih sedikit masalah muncul di perusahaan tersebut dan sehubungan dengan pelaksanaan dokumentasi personalia. Jika perantara mendaftarkan pekerja yang direkrut untuk pekerjaannya, maka kinerja aktual dari fungsi tenaga kerja dalam kondisi kerja yang berbahaya atau berbahaya oleh pekerja produksi nyata tidak akan dihitung dalam masa kerja preferensialnya, yang memberikan hak atas pensiun, karena dalam kantor perusahaan perantara yang mendaftarkan karyawan sesuai dengan daftar stafnya ke majikan nyata, tidak ada kondisi kerja yang berbahaya seperti itu. Tidak ada struktur FIU yang mengakui pekerjaan sebagai staf perusahaan perantara sebagai pekerjaan dalam kondisi berbahaya atau berbahaya yang memberikan hak atas manfaat pensiun. Ini dijelaskan oleh fakta bahwa dalam buku kerja karyawan, yang, sesuai dengan Art. 66 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia adalah dokumen utama tentangnya aktivitas tenaga kerja dan senioritas, sesuai dengan tabel kepegawaian perantara, catatan pekerjaan dibuat.

Sebagai kesimpulan, saya ingin mencatat bahwa persyaratan untuk dokumen yang diatur dalam UU N 402-FZ, dalam beberapa kasus, berbeda dari persyaratan undang-undang ketenagakerjaan (yang sebenarnya lebih ketat). Oleh karena itu, untuk menghindari tuntutan dari pemeriksa, kami merekomendasikan untuk menggunakan formulir terpadu N T-3 sebagai dasar untuk mengembangkan formulir kepegawaian. Dianjurkan untuk menggunakan GOST R 6.30-2003 “Sistem Dokumentasi Terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen. Dan akhirnya, karena tabel kepegawaian berisi data pribadi karyawan, penyimpanan, pemrosesan, penghancurannya harus dilakukan sesuai dengan persyaratan undang-undang Federasi Rusia tentang perlindungan data pribadi.

Y. Titova

Guru,

Ahli Jurnal

"Layanan personel

dan manajemen sumber daya manusia”

Ditandatangani untuk dicetak

Tabel kepegawaian adalah tindakan normatif wajib yang tidak memuat nama-nama karyawan organisasi. Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menyediakan konfigurasi perusahaan yang terdefinisi dengan baik.

Yaitu:

Menggabungkan.
Jumlah karyawan.
Jumlah uang yang dihabiskan untuk pembayaran.

Dokumen bersifat lokal, mis. dokumen internal majikan. Makalah ini mulai berlaku setelah kepala perusahaan menandatangani pesanan pada persetujuan meja kepegawaian (SR). Audit pajak atau inspektorat ketenagakerjaan berhak meminta dokumen ini. Ketidakhadirannya merupakan pelanggaran undang-undang perlindungan tenaga kerja.

Setiap organisasi sejak awal kegiatannya wajib memiliki peraturan-peraturan tertentu. Selanjutnya, setiap karyawan baru harus dibiasakan dengan dokumen perusahaan saat ini. Ini harus dilakukan sebelum menandatangani perjanjian kerja.

Tabel kepegawaian (bentuk T-3) dibentuk di perusahaan baik dari awal aktivitasnya, atau dari awal tahun ini. Kepala menyetujui dokumen dengan urutan yang sesuai. Teks pesanan menegaskan fakta bahwa meja kepegawaian telah mulai berlaku. Setelah kertas ditandatangani oleh orang yang berwenang, itu didaftarkan dalam jurnal yang sesuai. Proses ini disertai dengan pemberian nomor registrasi ke pesanan. Periode penyimpanan yang tepat dari pesanan dan jadwal tidak diatur.

Perintah untuk mengubah tabel kepegawaian membatalkan dokumen sebelumnya untuk kemudian menyetujui yang baru.

Validitas - atas kebijaksanaan urutan kepala: dari satu tahun atau lebih. Ketika mengubah struktur perusahaan, lebih bijaksana untuk membuat perubahan pada SHR daripada menyetujui yang baru. Majikan menandatangani perintah untuk mengubah SR, atas dasar penyesuaian yang diperlukan. Jika perluasan staf direncanakan atau sebaliknya, telah terjadi pengurangan massa, harus dikompilasi bentuk baru T-3.

Bentuk dan isi

Kepala memiliki hak untuk secara mandiri mengembangkan formulir dokumen, dengan mempertimbangkan kegiatan perusahaan dan kebutuhannya. Formulir yang diterima sebelumnya dari Januari 2013 tidak wajib. Sebagian besar pengusaha tidak tahu cara membuat tabel kepegawaian, dan karena itu menggunakan formulir terpadu No. T-3 sebagai formulir. Sangat mudah untuk mengisi dan berisi semua data yang diperlukan. Formulir T-3 dan prosedur pengisiannya disetujui oleh Keputusan No. 1 Komite Statistik Negara Federasi Rusia 01/05/2004. Dokumen ini harus mencakup hal-hal berikut:

daftar divisi struktural;
kode departemen;
posisi, spesialisasi, klasifikasi;
jumlah unit staf;
gaji resmi;
tunjangan;
dana upah.

Tanggung jawab untuk mengisi formulir ini diberikan kepada petugas personalia. Dalam beberapa kasus, tugas ini dilakukan oleh seorang akuntan atau kepala perusahaan. Berdasarkan dokumen kepegawaian di atas, pemberi kerja berhak untuk mengembangkan pengaturan kepegawaian. Ini dilakukan secara elektronik di excel dan memungkinkan Anda untuk merekam data tentang penggantian karyawan.

Aturan pengisian

PADA tanpa kegagalan dokumen menunjukkan nama lengkap organisasi sesuai dengan dokumen konstituen. Juga, selain tanggal penyusunan staf, tanggal berlakunya dan masa berlakunya ditunjukkan. Di sudut kanan atas, jumlah unit staf pada hari dokumen itu dibuat ditunjukkan.

Kolom pertama menunjukkan divisi struktural organisasi, dimulai dengan kepala (administrasi). Selanjutnya, dalam interpretasi bebas, tanpa menyimpang dari konsep yang berlaku umum. Ini menyangkut organisasi komersial. Untuk lembaga negara, perbedaan dalam mengisi dokumen adalah bahwa mereka harus mengikuti persyaratan pengklasifikasi semua-Rusia dan dokumen peraturan lainnya. Di masa depan, ini akan memungkinkan pekerja pensiunan untuk secara bebas menggunakan manfaat yang menjadi haknya. Kode subdivisi memfasilitasi manajemen dokumen dan ditetapkan oleh setiap organisasi secara independen.

Berkenaan dengan posisi di SHR, jumlah orang yang dipekerjakan dalam produksi - di sini setiap organisasi berasal dari kebutuhan pribadi dan profitabilitas perusahaan.

Di kolom "tarif tarif", semua indikator ditunjukkan dalam rubel. Dalam hal gaji tidak nilai yang tepat, batas-batas yang mungkin ditentukan: dari dan ke (15.000-20.000).

Hadiah.
Biaya tambahan.
Tunjangan kompensasi.

Jumlah tunjangan ditunjukkan dalam rubel, atau sebagai persentase.

Kolom berikutnya merangkum angka tarif sebelumnya dan mengalikannya dengan jumlah unit staf. Angka yang dihasilkan adalah dana upah (ph) untuk bulan tersebut.

Kepegawaian pengusaha perorangan tidak berbeda dari dokumen serupa untuk LLC atau organisasi lain mana pun. Menurut Kode Perburuhan Federasi Rusia, ketika membuat kontrak kerja, majikan berkewajiban untuk membiasakan calon karyawan dengan "staf". Banyak pengusaha individu tidak terburu-buru untuk menyusun ini dokumen normatif. Kegagalan untuk melakukannya akan menghasilkan denda.

Menurut Seni. 5.27 dari Kode Pelanggaran Administratif, jumlah denda untuk seorang pejabat bervariasi dalam 1.000 rubel. - 5.000 rubel. Organisasi pelanggaran seperti itu akan menelan biaya 30 hingga 50.000 rubel.

Kapan dan bagaimana melakukan perubahan

Untuk perubahan kecil, amandemen jadwal sudah cukup. Sebelum perubahan besar-besaran dalam SR dilakukan, pemberi kerja harus memberi tahu karyawan tentang tindakan yang akan datang dua bulan sebelumnya. Dengan demikian, tanggal perintah pemberlakuan perubahan dan tanggal mulai berlakunya perubahan berbeda. Alasan untuk penyesuaian adalah kebutuhan:

mengubah tarif tarif;
mengurangi staf;
ganti nama posisinya
mengubah bentuk upah.

Karena setiap perubahan mempengaruhi kepentingan karyawan, majikan secara otomatis membuat perubahan pada kontrak kerja. Anda dapat mengunduh contoh pesanan untuk mengubah tabel kepegawaian di sini.

Ekstrak

Menurut Seni. 62 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, seorang karyawan dari organisasi mana pun, serta badan inspeksi, dapat meminta ekstrak dari dokumen dengan permintaan tertulis. Ekstrak dari SR dibuat sesuai dengan semua aturan dan berisi informasi spesifik. Jika perusahaan induk memiliki beberapa divisi, maka setelah menyusun dan menyetujui jadwal staf, ekstrak dibuat untuk mereka. Perbedaan antara dokumen utama dan ekstrak adalah bahwa yang terakhir ditandai dengan kata "ekstrak" sebelum nama dan hanya mereproduksi bagian yang diperlukan dari dokumen.

Editor kami sering menerima pertanyaan tentang pemeliharaan dokumen personalia yang penting seperti daftar staf. Kami telah memberikan jawaban untuk yang paling relevan di artikel ini.

Mengapa Anda membutuhkan staf?

Sesuai dengan Pedoman untuk aplikasi dan pengisian formulir dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya, disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 01/05/2004 No. 1 "Atas persetujuan formulir terpadu dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya" (selanjutnya disebut Resolusi No. 1), tabel kepegawaian digunakan untuk memformalkan struktur, kepegawaian dan jumlah pegawai organisasi sesuai dengan konstitusinya. Ini berisi daftar unit struktural, nama-nama posisi, spesialisasi, profesi dengan kualifikasi, informasi tentang jumlah unit staf.

Untuk pertama kalinya, bentuk kepegawaian terpadu disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 6 April 2001 No. 26 (sebagai bagian dari bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama). Pada tahun 2004 bentuk yang diberikan telah mengalami beberapa perubahan.

Bagi majikan, tabel kepegawaian adalah "alat" yang sangat nyaman yang melakukan beberapa fungsi sekaligus. Secara khusus, itu:

memungkinkan Anda untuk melacak dengan jelas struktur organisasi perusahaan (divisi strukturalnya);
menetapkan kepegawaian unit struktural dan jumlah unit staf untuk setiap jabatan (profesi);
memungkinkan Anda untuk melacak sistem remunerasi karyawan divisi struktural;
menetapkan dan menetapkan besaran tunjangan;
memfasilitasi pelacakan lowongan dan pemilihan personel untuk lowongan ini.

Apakah perlu memiliki meja kepegawaian?

pada saat ini Ada dua pandangan mengenai kewajiban pengusaha untuk memelihara meja kepegawaian.

Menurut yang pertama, kehadiran undang-undang peraturan lokal ini wajib, karena secara langsung mempengaruhi fungsi kerja karyawan dan remunerasinya. Jadi, dalam Kode Perburuhan Federasi Rusia, kepegawaian disebutkan dalam Seni. 15, berisi definisi hubungan kerja, dan dalam Art. 57, yang menurutnya syarat esensial dari kontrak kerja adalah fungsi tenaga kerja, yaitu: bekerja menurut jabatan sesuai dengan staf, profesi, spesialisasi yang menunjukkan kualifikasi, jenis pekerjaan khusus yang diberikan kepada karyawan.

Menurut sudut pandang lain, majikan secara mandiri memutuskan perlunya mempertahankan meja kepegawaian. Argumen berikut berfungsi sebagai pembenaran untuk posisi ini. Pertama, Keputusan No. 1 disetujui direkomendasikan untuk digunakan bentuk kesatuan staf (No. T-3). Tabel kepegawaian juga disebutkan dalam Instruksi untuk mengisi buku kerja, disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Rusia 10 Oktober 2003 No. 69 (selanjutnya - Instruksi No. 69). Secara khusus, dalam klausul 3.1 Instruksi dicatat bahwa entri tentang nama posisi (pekerjaan), spesialisasi, profesi, kualifikasi yang menunjukkan dibuat, sebagai suatu peraturan, sesuai dengan tabel kepegawaian organisasi.

Seperti yang Anda lihat, tidak ada tindakan normatif yang disebutkan yang diabadikan kewajiban majikan untuk kepegawaian. Pada saat yang sama, kami menyarankan Anda untuk tidak mengabaikan pemeliharaan dokumen personel ini, karena lembaga inspeksi mematuhi sudut pandang pertama.

Jadi, Dana Asuransi Sosial Federasi Rusia menarik perhatian pemegang polis (majikan) pada kebutuhan untuk menyusun tabel kepegawaian sebagai dokumen yang berfungsi untuk mengkonfirmasi kebenaran. Dana Pensiun Federasi Rusia, ketika mengumpulkan informasi tentang masa kerja pekerja yang diasuransikan, juga berulang kali menarik perhatian pada kebutuhan.

Seringkali, otoritas pajak, ketika melakukan inspeksi di tempat, meminta meja kepegawaian organisasi. Misalnya, dalam putusan Pengadilan Arbitrase Moskow tanggal 28 April 2007 dalam perkara No. A40-4332 / 07-117-33, disebutkan bahwa “ Kode pajak Federasi Rusia membebankan wajib pajak kewajiban untuk menyerahkan, atas permintaan otoritas pajak, dokumen dan informasi yang diperlukan untuk pengendalian pajak. Fakta bahwa kontrak kerja, daftar staf, kartu pribadi dan individu bukanlah dokumen akuntansi pajak, dengan sendirinya tidak menyangkal kewajiban organisasi untuk memiliki dokumen tersebut dan menyerahkannya untuk audit pajak di tempat, karena informasi yang terkandung di dalamnya mungkin sangat penting untuk perpajakan.

Seringkali, tidak adanya meja kepegawaian dianggap oleh lembaga inspeksi sebagai pelanggaran undang-undang perburuhan dan perlindungan tenaga kerja, di mana seorang pejabat dapat didenda dari 500 hingga 5.000 rubel, dan sebuah organisasi - dari 30.000 hingga 50.000 rubel. (Pasal 5.27 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia). Namun karena tidak ada kewajiban yang jelas bagi pemberi kerja untuk memelihara dokumen ini dalam undang-undang, sanksi ini dapat digugat di pengadilan.

Siapa yang harus mengembangkan dan menyetujui tabel kepegawaian?

Setelah memutuskan perlunya menyusun tabel kepegawaian (kecuali, tentu saja, sudah ada di organisasi), muncul pertanyaan berikutnya - siapa yang harus mengembangkan dokumen catatan personel ini?

Undang-undang tidak mendefinisikan lingkaran orang yang bertanggung jawab, oleh karena itu kami berasumsi bahwa kepala perusahaan harus menangani masalah ini. Perintah terpisah dapat dibuat yang memaksakan kewajiban untuk menyusun tabel kepegawaian pada karyawan tertentu, atau kewajiban ini dapat diabadikan dalam kontrak kerja atau deskripsi pekerjaan karyawan.

Sebagai aturan, dalam organisasi kecil, personel dan (atau) petugas akuntansi terlibat dalam kepegawaian, lebih jarang - karyawan layanan hukum. Di perusahaan besar - departemen perencanaan dan ekonomi atau departemen organisasi tenaga kerja dan upah. Jika ini tentang pengusaha perorangan, maka ini dapat dilakukan oleh petugas personalia, akuntan (jika ada di negara bagian) atau pengusaha itu sendiri.

Tabel kepegawaian disetujui oleh perintah (instruksi) yang ditandatangani oleh kepala organisasi atau orang yang diberi wewenang olehnya (lihat Contoh 1). Rincian dokumen ini ditunjukkan di bidang “Disetujui oleh urutan organisasi tertanggal “____” _____________ 200__ No. __” dari formulir terpadu No. T-3.

Harap dicatat bahwa tanggal kompilasi, persetujuan, dan berlakunya tabel kepegawaian mungkin tidak bertepatan. Jadi, tabel kepegawaian dapat disetujui lebih lambat dari tanggal penyusunannya, dan tanggal pengenalan (berlakunya kekuatan hukum) dapat lebih lambat dari tanggal persetujuan dan kompilasi.

Mempertimbangkan fakta bahwa upah dibayarkan kepada karyawan setiap bulan, adalah logis untuk menerapkan tabel kepegawaian sejak hari pertama bulan itu.

Formulir terpadu No. T-3 juga menunjukkan periode persetujuan tabel kepegawaian. Berkenaan dengan hal tersebut, muncul pertanyaan sebagai berikut:

Seberapa sering tabel kepegawaian harus dibuat?

Tidak ada jawaban yang jelas dalam undang-undang tersebut. Namun, mengingat tabel kepegawaian adalah dokumen perencanaan, disarankan untuk menyusunnya selama satu tahun. Namun, tabel kepegawaian dapat disetujui sekali dan berlaku selama beberapa tahun.

Bagaimana cara mengisi formulir terpadu No. T-3 dengan benar?

Jadi, mari kita lanjutkan langsung ke persiapan meja kepegawaian. Cara paling umum untuk menerbitkannya adalah dengan mengisi formulir terpadu No. T-3. Dalam hal ini, seseorang harus dipandu oleh Instruksi untuk penggunaan dan pengisian formulir dokumentasi akuntansi utama, yang disetujui oleh Resolusi No. 1.

Kami membuat "topi". Pertama-tama, di bidang "Nama organisasi", Anda harus menentukan nama organisasi sesuai dengan sertifikat pendaftaran. Jika sertifikat berisi nama lengkap dan nama pendek, maka salah satunya dapat ditunjukkan dalam tabel kepegawaian.

Kemudian kode sesuai dengan OKPO (Pengklasifikasi Perusahaan dan Organisasi Semua-Rusia), nomor dokumen dan tanggal kompilasi ditunjukkan. Untuk kenyamanan pendaftaran, nomor kepegawaian dapat berisi indeks huruf (misalnya, ).

Formulir terpadu No. T-Z mencakup kata-kata berikut: "Staffing untuk periode ______ dari" ___ "______ 20__". Tampaknya penunjukan periode validitas dokumen melibatkan penunjukan tanggal tidak hanya awal, tetapi juga akhir periode ini. Apakah perlu untuk menunjukkan akhir tabel kepegawaian atau cukup untuk menunjukkan bahwa tabel kepegawaian mulai berlaku dari tanggal tertentu? Jelaslah bahwa bentuk terpadu itu secara tepat menyiratkan pilihan kedua. Hal ini dijelaskan oleh fakta bahwa dalam proses pelaksanaan kegiatan dalam organisasi, mungkin ada kebutuhan untuk mengubah tabel kepegawaian, oleh karena itu sangat sulit untuk secara akurat memprediksi tanggal kedaluwarsa untuk validitasnya.

PADA kolom 1 (“nama”) menunjukkan nama unit struktural yang relevan. Itu bisa berupa cabang, kantor perwakilan, serta departemen, bengkel, bagian, dll. (klausul 16 resolusi Pleno Mahkamah Agung Federasi Rusia tanggal 17 Maret 2004 No. 2 “Atas permohonan pengadilan Federasi Rusia Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Untuk kenyamanan bekerja dengan tabel kepegawaian, lebih baik untuk mengatur unit struktural dalam kelompok sesuai dengan hierarki mereka dari administrasi ke unit layanan. Misalnya, pertama-tama, divisi yang melakukan manajemen umum (direktorat, akuntansi, departemen personalia, dll.) akan ditunjukkan, kemudian - divisi produksi atau divisi yang menjalankan fungsi utama organisasi, dan pada akhirnya - pembantu dan divisi layanan (layanan administrasi dan ekonomi, departemen pasokan, gudang, dll.).

PADA kolom 2 ("kode") kode divisi struktural yang ditugaskan kepada mereka oleh majikan ditempelkan. Sebagai aturan, kode ditunjukkan dengan angka, yang jumlahnya bervariasi tergantung pada kompleksitas struktur organisasi. Ini memungkinkan Anda untuk menentukan tempat setiap departemen (subdivisi, kelompok, dll.) dalam struktur organisasi secara keseluruhan. Misalnya, departemen keuangan diberi kode 02. Dengan demikian, departemen keuangan dan perencanaan dan departemen akuntansi yang merupakan bagian dari departemen akan memiliki kode 02.01 dan 02.02.

Jika organisasi menggunakan sistem alur kerja terpusat, kode unit struktural dapat dihilangkan.

Di kolom 3 posisi (spesialisasi, profesi), kategori, kelas (kategori) kualifikasi karyawan ditunjukkan. Lebih baik jika data ini diberikan sesuai dengan:

Pengklasifikasi semua-Rusia untuk profesi pekerja, posisi karyawan dan kategori upah OK 016-94 (diperkenalkan dengan Keputusan Standar Negara Rusia tanggal 26 Desember 1994 No. 367);
Direktori kualifikasi posisi manajer, spesialis, dan karyawan lain (disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia 21 Agustus 1998 No. 37).

Tentu saja, direktori ini menjadi usang dan banyak posisi yang muncul di tahun-tahun terakhir, mereka tidak hadir (misalnya, posisi manajer kantor). Oleh karena itu, perbedaan nama jabatan, profesi, spesialisasi dalam panduan kualifikasi dan masuk dokumen personel organisasi diperbolehkan. Namun, jika dengan kinerja pekerjaan pada posisi, profesi, spesialisasi tertentu terkait dengan pemberian kompensasi dan manfaat atau adanya pembatasan, maka nama-nama posisi, profesi atau spesialisasi ini dan persyaratan kualifikasi untuk mereka harus sesuai dengan nama dan persyaratan yang ditentukan dalam buku referensi kualifikasi yang disetujui dengan cara yang ditetapkan oleh Pemerintah Federasi Rusia (Pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Federasi Rusia, klausul 3.1 dari Instruksi No. 69). Jika tidak, karyawan tidak akan berhak atas tunjangan.

Contoh 2

Ciutkan Acara

Dalam buku kerja seorang pekerja musik yang selama 17 tahun memimpin sanggar paduan suara anak di sebuah pesantren, posisinya diindikasikan sebagai "pengelola lingkaran". Karena posisi ini tidak termasuk dalam klasifikasi pekerjaan pekerja, posisi karyawan dan kategori upah All-Rusia, atau dalam Daftar pekerjaan, profesi, posisi, spesialisasi dan institusi, dengan mempertimbangkan pensiun tenaga kerja usia tua lebih awal. ditugaskan sesuai dengan Pasal 28 Undang-Undang Federal "Tentang Pensiun Buruh di Federasi Rusia", disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 29 Oktober 2002 No. 781, senioritas ini tidak dihitung dalam asuransi untuk penugasan awal dari pensiun kepada seorang karyawan.

Menurut Seni. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, posisi karyawan yang dipekerjakan harus sesuai dengan yang ditunjukkan dalam tabel kepegawaian. Ada kasus ketika nama posisi yang digunakan dalam kontrak kerja tidak sesuai dengan daftar staf, atau posisi seperti itu tidak disediakan oleh daftar staf sama sekali. Dalam hal ini, kontradiksi yang ada antara kontrak kerja dan meja kepegawaian harus diselesaikan demi kontrak kerja (Pasal 8 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Karyawan akan melakukan fungsi tenaga kerja yang ditentukan oleh kontrak kerja (yaitu, bekerja di posisi, spesialisasi atau profesi yang ditetapkan dalam kontrak), dan petugas personalia harus membuat perubahan yang sesuai pada tabel kepegawaian. Bagaimana melakukan ini, kami akan mempertimbangkannya nanti. Untuk saat ini, mari kita lanjutkan mengisi formulir.

Saat mengisi kolom 4 (“Jumlah unit staf”) menunjukkan jumlah unit staf untuk posisi (profesi) yang relevan. Dalam kasus ketika konten unit staf yang tidak lengkap disediakan, dengan mempertimbangkan kekhasan pekerjaan paruh waktu, jumlah unit staf ditunjukkan dalam bagian yang sesuai, misalnya, 0,25; 0,5; 2.75 dll.

Mengingat kemungkinan untuk merekrut karyawan baru hanya untuk posisi yang kosong, tidak hanya unit staf yang ada, tetapi juga yang kosong dapat ditunjukkan dalam tabel kepegawaian. Dengan kata lain, jika organisasi mempekerjakan 10 orang dan pada saat yang sama 10 unit staf juga ditunjukkan dalam tabel kepegawaian, maka ketika memperluas staf, perubahan harus dilakukan pada tabel kepegawaian. Dan Anda bisa langsung memasang lagi unit staf (misalnya, 12). Dengan demikian, di tabel kepegawaian, Anda dapat menyimpan cadangan personel untuk masa depan.

Salah satu masalah yang menyebabkan kesulitan dalam praktik terkait dengan desain pekerja paruh waktu. Misalnya, beberapa orang mungkin bekerja di posisi yang sama paruh waktu atau paruh waktu. Dalam hal ini, daftar staf menunjukkan jumlah total unit staf untuk posisi yang sesuai.

Misalkan ada dua forwarder penuh waktu dan satu forwarder paruh waktu. Dalam hal ini, kolom 4 harus menunjukkan 2,5 unit staf.

PADA kolom 5 ("Tingkat tarif (gaji), dll."), Tergantung pada sistem remunerasi yang diadopsi dalam organisasi, gaji bulanan ditunjukkan pada tingkat tarif (gaji), skala gaji, persentase pendapatan, bagian atau persentase keuntungan, tenaga kerja tingkat partisipasi (KTU), koefisien distribusi, dll. Dalam hal ini, upah ditentukan dalam rubel.

Kami ingat bahwa, sesuai dengan Art. 133 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, jumlah gaji resmi (tarif) tidak boleh lebih rendah dari upah minimum yang ditetapkan secara hukum (saat ini - 4.330 rubel). Pada saat yang sama, sistem remunerasi harus ditetapkan oleh peraturan daerah (misalnya, Peraturan Remunerasi).

Contoh 3

Ciutkan Acara

Daftar staf menyediakan satu unit staf untuk posisi "sekretaris" dengan gaji 15.000 rubel. Namun, dengan mempertimbangkan kepentingan perusahaan, sekretaris dipekerjakan dengan persyaratan kombinasi eksternal dengan tarif 0,5. Sesuai dengan Seni. 285 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, pekerja paruh waktu dibayar secara proporsional dengan jam kerja, tergantung pada output atau pada kondisi lain yang ditentukan oleh kontrak kerja. Dalam hal ini, kontrak kerja harus menunjukkan jumlah yang sebanding dengan waktu kerja oleh pekerja paruh waktu (dalam kasus ini- 7.500 rubel).

Seperti dapat dilihat dari contoh di atas, tabel kepegawaian menentukan gaji untuk posisi yang sesuai, tetapi bukan remunerasi untuk karyawan tertentu.

PADA kolom 6-8 (“Biaya tambahan”) menunjukkan insentif dan pembayaran kompensasi karyawan (bonus, tunjangan, pembayaran tambahan, pembayaran insentif) yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia saat ini (misalnya, tunjangan utara, tunjangan untuk derajat dll.) atau diperkenalkan atas kebijakan organisasi (misalnya, terkait dengan rezim atau kondisi kerja).

jumlah yang tetap (saat mengubah gaji, jumlah tunjangan dapat dibiarkan dalam jumlah yang sama atau juga diubah);
dalam bentuk tunjangan persentase (dalam hal ini jumlah tunjangan berubah seiring dengan gaji).

Harap diperhatikan: jika sistem remunerasi memberikan kemungkinan untuk menetapkan tunjangan individu untuk setiap posisi, maka di kolom 3 setiap posisi harus dialokasikan di baris yang terpisah, dan di kolom 4 di depan setiap posisi diletakkan satu unit.

Lain pertanyaan yang sering diajukan, yang mengkhawatirkan, antara lain, petugas personalia: apakah mungkin bagi karyawan yang memegang posisi yang sama untuk menetapkan gaji yang berbeda, misalnya, dengan menyediakan colokan gaji di tabel kepegawaian? Baik dalam literatur hukum maupun dalam praktik, ada dua pendekatan yang berlawanan untuk menyelesaikan masalah ini. Jadi, beberapa ahli percaya bahwa ini cukup dapat diterima. Untuk mendukung pandangan ini, Art. 132 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, yang menurutnya gaji setiap karyawan tergantung pada kualifikasinya, kompleksitas pekerjaan yang dilakukan, jumlah dan kualitas tenaga kerja yang dikeluarkan dan tidak terbatas pada jumlah maksimum. Dengan pemikiran ini, upah harus ditetapkan secara berbeda dan terutama bergantung pada kualifikasi karyawan, atas dasar karyawan yang memegang posisi yang sama, tetapi memiliki kategori kualifikasi yang berbeda, dapat ditetapkan gaji yang berbeda.

Menurut ahli lain, setiap posisi sesuai dengan satu gaji. Dalam hal perlu menetapkan upah yang berbeda untuk karyawan yang menduduki posisi yang sama, disarankan untuk mengatur jumlah upah dengan bantuan berbagai tunjangan (misalnya, untuk intensitas pekerjaan).

Contoh 4

Ciutkan Acara

Perusahaan mempekerjakan dua akuntan. Pada saat yang sama, meja kepegawaian memberi akuntan gaji 10.000 rubel, serta tunjangan untuk jam kerja tidak teratur dalam jumlah 10% dari gaji (1.000 rubel) dan untuk intensitas pekerjaan - 20% (2.000 rubel) rubel). Dengan mempertimbangkan kualifikasi dan pengalaman kerja salah satu karyawan yang memegang posisi ini, semua tunjangan ditetapkan dan, karenanya, gajinya berjumlah 13.000 rubel. (10.000 rubel + 1.000 rubel + 2.000 rubel). Akuntan kedua hanya diberi satu tunjangan untuk hari kerja yang tidak teratur, setelah itu gajinya berjumlah 11.000 rubel. (10.000 rubel + 1.000 rubel).

PADA kolom 9 jumlah total yang dibentuk dengan menambahkan kolom 5-8 dicatat, yaitu jumlah gaji untuk semua unit staf dari posisi tertentu, dengan mempertimbangkan tunjangan yang ditetapkan. Jika kolom 5-9 tidak dapat diisi dalam setara rubel (misalnya, karena penggunaan sistem upah bebas tarif, campuran, dan lainnya), kolom ini diisi dengan satuan pengukuran yang sesuai (dalam persentase, koefisien, dll. ). Pada saat yang sama, perhitungan jumlah total (total) pada kolom 5-9 dimungkinkan jika tarif dan tunjangan ditetapkan dalam satuan yang sama untuk periode waktu yang sama.

Kolom 10 , seperti namanya, ditujukan untuk berbagai nada. Dalam ketidakhadiran mereka, itu tetap kosong.

Setelah memasukkan data di semua kolom, isikan baris "Jumlah" terletak di bagian bawah tabel. Untuk melakukan ini, jumlah unit staf, jumlah gaji, tunjangan dan jumlah gaji bulanan dihitung dalam kolom vertikal.

Daftar staf yang telah diisi ditandatangani oleh kepala bagian kepegawaian atau orang yang diserahi tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip kepegawaian, serta Kepala akuntan organisasi.

Dalam bentuk meja kepegawaian terpadu, stempel tidak disediakan. Dalam hal ini, pencetakan dimungkinkan, tetapi tidak diperlukan.

Contoh tabel kepegawaian disajikan pada Contoh 5.

Bagaimana cara membuat perubahan pada tabel kepegawaian?

Cepat atau lambat, setiap petugas personalia dihadapkan pada perubahan informasi yang terdapat dalam tabel kepegawaian. Misalnya, ada kebutuhan untuk memperkenalkan unit staf baru atau seluruh unit, atau mengurangi yang sudah ada, mengubah gaji, tarif tarif, mengganti nama unit atau posisi, dll.

Ada dua cara untuk membuat perubahan pada tabel kepegawaian yang disetujui:

Pilihan 1. Ubah kepegawaian itu sendiri, yaitu menyetujui tabel kepegawaian baru dengan nomor registrasi baru (berikutnya dalam urutan)

Pilihan 2. Buat perubahan pada tabel kepegawaian saat ini.

Dalam hal ini susunan kepegawaiannya tetap sama, hanya sejumlah jabatannya saja yang berubah (isi kolom). Perubahan dilakukan berdasarkan pesanan, setelah itu tabel kepegawaian disesuaikan. Berikut ini dapat digunakan sebagai judul dari urutan yang relevan: “Tentang mengubah tabel kepegawaian”, “Pada perubahan sebagian dalam tabel kepegawaian”, “Tentang membuat perubahan pada tabel kepegawaian”, dll. Perintah tersebut harus menunjukkan alasannya untuk melakukan perubahan pada tabel kepegawaian (misalnya, reorganisasi perusahaan , optimalisasi kerja manajerial, perbaikan struktur organisasi, dll.).

Jika organisasi memiliki struktur yang kompleks, kami merekomendasikan bahwa ketika membuat perubahan pada tabel kepegawaian saat ini, tunjukkan dalam urutan tidak hanya posisi yang sesuai, tetapi juga unit struktural yang kepegawaiannya dipengaruhi oleh perubahan yang dibuat. Hal ini disebabkan fakta bahwa di departemen yang berbeda mungkin ada posisi dengan judul yang sama.

Tidak ada peraturan tentang seberapa sering tabel kepegawaian perlu diperbarui. Karena itu, Anda dapat melakukan ini sesuai kebutuhan.

Jangan lupa bahwa perubahan dan penambahan yang dibuat dengan cara yang ditentukan ke tabel kepegawaian organisasi dibawa ke perhatian karyawan, setelah itu perubahan dan penambahan yang sesuai dilakukan pada buku kerja mereka berdasarkan perintah (instruksi) atau keputusan lain dari karyawan. Hal ini dinyatakan dalam pasal 3.1 Instruksi No. 69.

Harap dicatat bahwa perubahan permanen atau sementara dalam fungsi kerja seorang karyawan dan (atau) unit struktural tempat karyawan bekerja (jika unit struktural ditunjukkan dalam kontrak kerja) tidak lebih dari pemindahan ke pekerjaan lain (bagian 1 pasal 72.1 dari Kode Perburuhan RF). Perubahan nama jabatan, yang ditentukan oleh para pihak dan dituangkan dalam kontrak kerja, juga dianggap sebagai perubahan fungsi kerja karyawan, terlepas dari alasan perubahan tersebut (misalnya, karena perubahan meja staf).

Kapan melakukan perubahan saat mengurangi staf?

Pengurangan jumlah atau staf pegawai menjadi salah satu alasan dilakukannya perubahan tabel kepegawaian. Pengurangan ukuran organisasi melibatkan pengecualian dari daftar staf unit staf individu, sedangkan pengurangan staf - posisi individu. Karyawan yang diberhentikan karena satu dan lain alasan dapat diberhentikan berdasarkan paragraf 2 Seni. 81 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Menimbang bahwa, sesuai dengan Pasal 180 Kode Perburuhan Federasi Rusia, karyawan harus diperingatkan tentang pemecatan yang akan datang untuk mengurangi jumlah atau staf setidaknya dua bulan sebelum pemecatan, tabel kepegawaian baru dapat diberlakukan tidak lebih awal. dari dua bulan setelah kompilasi. Kehadiran meja kepegawaian dapat mengkonfirmasi bahwa pemecatan karyawan dibenarkan (yaitu, majikan akan memiliki kesempatan untuk dengan jelas menunjukkan kurangnya pekerjaan).

Jika keadaan yang menyebabkan perubahan tabel kepegawaian ke arah pengurangan unit staf dihilangkan, pemberi kerja dapat mengembalikan posisi yang dikurangi dengan mengubah tabel kepegawaian atau menyetujui yang baru.

Apakah mungkin untuk mengubah bentuk seragam?

Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 24 Maret 1999 No. 20 "Atas persetujuan prosedur untuk penerapan bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama" mencatat bahwa, jika perlu, organisasi dapat membuat perincian tambahan. Pada saat yang sama, tidak diperbolehkan untuk menghapus detail yang sudah ada dalam formulir ini (termasuk kode, nomor formulir, nama dokumen).

Semua perubahan yang dilakukan pada formulir terpadu harus diformalkan oleh dokumen administrasi organisasi. Selain itu, format formulir yang ditunjukkan dalam album formulir terpadu dokumentasi akuntansi utama direkomendasikan dan dapat berubah. Jadi, ketika menyiapkan formulir berdasarkan formulir terpadu, diperbolehkan untuk membuat perubahan dalam hal memperluas dan mempersempit kolom dan garis, menambahkan lembar slip - untuk kemudahan penempatan dan pemrosesan informasi yang diperlukan.

Apa itu susunan kepegawaian?

Di banyak organisasi, dipraktikkan untuk mempertahankan bentuk kepegawaian yang "bekerja" - pengaturan kepegawaian, atau disebut posting pekerjaan atau daftar kepegawaian. Perbedaan utama antara dokumen ini dan tabel kepegawaian terletak pada dinamismenya, yang dapat dengan cepat berubah tergantung pada perubahan yang sedang berlangsung (numerik dan kualitatif) dalam personil perusahaan dan tidak memerlukan penerbitan perintah untuk menyetujui dan mengubahnya.

Sejak kepegawaian, menunjukkan total unit staf (posisi) di perusahaan, tidak memungkinkan untuk menentukan apakah posisi itu kosong atau ditempati dan karyawan mana yang menempatinya, dalam kepegawaian, sebagai suatu peraturan, informasi khusus ini ditunjukkan - nama dan inisial karyawan perusahaan yang menempati posisi yang disediakan oleh tabel kepegawaian, dan status posisi - ditutup atau kosong.

Dokumen ini dapat mencakup data lain, seperti nomor personel karyawan, pengalaman kerjanya di perusahaan, kategori khusus (di bawah umur, penyandang cacat, pensiunan dengan anak di bawah tiga tahun, dll.). Sebagai dasar daftar staf, Anda dapat mengambil tabel kepegawaian yang disetujui organisasi dan menambahkan kolom yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan organisasi tertentu. Baik kewajiban untuk mempertahankan pengaturan kepegawaian, maupun bentuk kesatuannya belum ditetapkan oleh peraturan sampai saat ini. Yang diatur hanya jangka waktu penyimpanan dokumen kadaluarsa. Sesuai dengan Daftar dokumen manajemen standar yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, dengan indikasi periode penyimpanan, disetujui oleh Arsip Federal pada 06 Oktober 2000, pengaturan kepegawaian tunduk pada penyimpanan selama 75 tahun setelah kompilasi baru yang. Pada saat yang sama, tabel kepegawaian harus disimpan selama 3 tahun, mulai dari tahun berikutnya ketika tabel tersebut menjadi tidak valid.

Catatan kaki

Ciutkan Acara

Karyawan bagian kepegawaian menyusun banyak dokumen - semua jenis pesanan, perjanjian dengan karyawan, jadwal, peraturan daerah, dll. Salah satu dokumen yang sangat mempengaruhi kegiatan lembaga adalah meja kepegawaian. Sesuai dengan itu dana pengupahan direncanakan (jadwal mengacu pada dokumen yang menetapkan sistem pengupahan), juga dapat menjadi bukti pengurangan jumlah atau staf pegawai lembaga dan akan diperlukan saat melaksanakan kegiatan pengendalian dan pengawasan dan dalam hal terjadi perselisihan perburuhan. Mari kita bicara tentang kepegawaian hari ini.

Penjadwalan wajib

Sesuai dengan Instruksi untuk aplikasi dan mengisi formulir dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya (selanjutnya disebut sebagai Instruksi), disetujui oleh Resolusi N 1, tabel kepegawaian digunakan untuk meresmikan struktur, kepegawaian dan kepegawaian organisasi sesuai dengan piagamnya (peraturan tentang dirinya). Ini berisi daftar unit struktural, jabatan, spesialisasi, profesi dengan kualifikasi, informasi tentang jumlah unit staf.
Katakanlah segera bahwa norma yang mewajibkan majikan untuk mengembangkan dan menyetujui tabel kepegawaian tidak ada dalam Kode Perburuhan, tetapi masih disebutkan. Secara khusus, menurut Art. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, suatu kondisi yang wajib dimasukkan dalam kontrak kerja adalah, antara lain, fungsi tenaga kerja - pekerjaan berdasarkan posisi sesuai dengan daftar staf, profesi, spesialisasi, kualifikasi yang ditunjukkan; jenis pekerjaan tertentu yang ditugaskan kepada seorang karyawan ... Jika, sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia, undang-undang federal lainnya, pemberian kompensasi dan tunjangan atau adanya pembatasan dikaitkan dengan kinerja pekerjaan di posisi tertentu , profesi, spesialisasi, maka nama-nama posisi, profesi atau spesialisasi ini dan persyaratan kualifikasi untuk mereka harus sesuai dengan nama dan persyaratan yang ditentukan dalam buku referensi kualifikasi yang disetujui dengan cara yang ditetapkan oleh Pemerintah Federasi Rusia.
Selain Kode Tenaga Kerja, kepegawaian disebutkan di lain peraturan. Secara khusus, paragraf 91 Pedoman tentang prosedur untuk menunjuk, melakukan inspeksi dokumen di tempat pemegang polis untuk asuransi sosial wajib dan mengambil tindakan berdasarkan hasil mereka, disetujui oleh Keputusan FSS Federasi Rusia 04/07/2008 N 81, dengan ketentuan bahwa FSS akan membutuhkan dokumen konstituen dan organisasi dan administrasi, termasuk daftar staf. Selain itu, FSS akan memintanya saat memeriksa kebenaran perhitungan premi asuransi untuk asuransi sosial wajib terhadap kecelakaan industri dan penyakit akibat kerja.
Kehadiran meja kepegawaian juga diperlukan untuk Dana Pensiun, yang, ketika mengumpulkan informasi tentang masa kerja pekerja yang diasuransikan, mengacu pada dokumen ini menetapkan nama-nama divisi struktural lembaga dan korespondensi nama-nama jabatan.
Tabel kepegawaian juga disebutkan dalam Instruksi untuk mengisi buku kerja, disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia 10 Oktober 2003 N 69. Secara khusus, dalam paragraf 3.1 dari instruksi tersebut dicatat bahwa entri tentang nama posisi (pekerjaan), spesialisasi, profesi, menunjukkan kualifikasi dibuat sebagai aturan, sesuai dengan kepegawaian organisasi.
Berdasarkan peraturan di atas, keberadaan meja kepegawaian dalam suatu institusi sangat diperlukan. Perhatikan bahwa untuk beberapa institusi, kepegawaian wajib ditetapkan secara langsung oleh peraturan:
- Perintah Kementerian Situasi Darurat Federasi Rusia 24 September 2008 N 563 menyetujui aturan dan tenggat waktu untuk menyusun, mengoordinasikan, menyetujui dan mendaftarkan tabel kepegawaian pegawai lembaga anggaran dan negara Kementerian Situasi Darurat dan sipil personel unit militer penyelamat Kementerian Situasi Darurat;
- Ordo Spetsstroy Federasi Rusia tertanggal 03.12.2010 N 540 menentukan prosedur dan ketentuan untuk menyusun, meninjau, menyetujui dan mendaftarkan tabel kepegawaian personel sipil dari formasi dan organisasi militer di bawah Spetsstroy, yang dibiayai dari alokasi anggaran.

Formulir kepegawaian dan aturan kompilasi

Formulir kepegawaian T-3 disetujui oleh Keputusan N 1. Formulir ini menyediakan 10 kolom, dan berdasarkan Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 24/03/1999 N 20 “Tentang Persetujuan Prosedur untuk Penerapan Bentuk-Bentuk Terpadu Catatan Utama”, yang baru dapat ditambahkan, tetapi yang sudah ada tidak dapat dihapus.
Catatan: meskipun formulir yang disetujui oleh resolusi ini berlaku untuk organisasi terlepas dari bentuk kepemilikannya, beberapa lembaga anggaran dan negara menyusunnya dalam bentuk yang disetujui oleh tindakan normatif departemen. Misalnya, lembaga anggaran dan negara Kementerian Situasi Darurat harus menyusun tabel kepegawaian dalam bentuk Lampiran 2 dari Ordo Kementerian Situasi Darurat Federasi Rusia 24 September 2008 N 563.
Bagaimanapun, kecil kemungkinannya akan ada kesulitan saat mengisi header dokumen, jadi mari kita langsung ke bagian tabular dari formulir.
Kolom 1 "Nama" dan 2 "Kode" mendefinisikan unit struktural organisasi. Sebagian besar organisasi yang dibiayai dari berbagai tingkat anggaran, sebagai suatu peraturan, memilih nama unit struktural mereka sendiri, dipandu oleh konsep yang diterima secara umum. Sebagai aturan, divisi struktural administrasi ditunjukkan pertama (manajemen, akuntansi, departemen personalia, departemen organisasi dan hukum, dll.), Kemudian divisi produksi, dan pada akhirnya divisi layanan dan dukungan (departemen administrasi dan ekonomi, jasa perbaikan, dll). Setiap divisi diberi kode yang akan membantu menentukan tempat departemen atau kelompok ini dalam struktur organisasi secara keseluruhan (diletakkan di kolom 2).
Pada kolom 3 “Jabatan (spesialisasi, profesi), kategori, kelas (kategori) kualifikasi” perlu dicantumkan nama jabatan (spesialisasi, profesi). Kami mencatat bahwa berdasarkan Art. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, jika pemberian kompensasi dan tunjangan atau adanya pembatasan dikaitkan dengan kinerja pekerjaan di posisi, profesi, spesialisasi tertentu, maka nama posisi, profesi atau spesialisasi dan persyaratan kualifikasi ini untuk mereka harus sesuai dengan nama dan persyaratan yang ditentukan dalam buku referensi kualifikasi. Secara khusus, saat ini mereka masih menggunakan pengklasifikasi pekerja, posisi karyawan dan kategori upah All-Rusia OK 016-94 dan Daftar industri, bengkel, profesi dan posisi, disetujui oleh Keputusan Komite Negara Uni Soviet untuk Perburuhan dan Presidium Dewan Pusat Serikat Buruh Seluruh Serikat tanggal 25 Oktober 1974 N 298 / P-22, pekerjaan yang memberikan hak atas pensiun hari tua dengan persyaratan preferensial.

Catatan. Jika, misalnya, daftar staf menyediakan posisi "pengemudi", dan karyawan melakukan fungsi pengontrol lalu lintas, maka ia kehilangan hak atas pensiun hari tua dengan persyaratan preferensial.

Selain itu, tindakan normatif lainnya yang berisi aturan untuk menetapkan nama-nama jabatan, spesialisasi dan profesi harus diperhatikan. Misalnya, berdasarkan Perintah Kementerian Kesehatan dan Pembangunan Sosial Federasi Rusia 28 Maret 2012 N 278n, gelar kepala (manajer) pusat plasma dapat ditambah dengan gelar medis. posisi "dokter-transfusiologis", dengan mempertimbangkan profil unit struktural dan spesialisasi yang disediakan oleh nomenklatur spesialisasi spesialis dengan pendidikan kesehatan medis dan farmasi yang lebih tinggi dan pascasarjana.
Saat menyusun dan menyetujui tabel kepegawaian badan pemerintahan sendiri lokal, aparat komisi pemilihan kotamadya Anda harus menggunakan nama-nama posisi layanan kota yang disediakan oleh daftar posisi layanan kota di entitas konstituen Federasi Rusia (klausul 3, pasal 6 Undang-Undang Federal 2 Maret 2007 N 25-ФЗ “Tentang Layanan Kota di Federasi Rusia").

Catatan! Jika lembaga memiliki kebutuhan untuk menerima karyawan untuk waktu tertentu, posisinya juga tetap di tabel kepegawaian. Untuk melakukan ini, Anda perlu membuat perubahan pada tabel kepegawaian saat ini, yang menunjukkan informasi tentang periode di mana posisi diperkenalkan, di kolom 10 "Catatan" dari formulir T-3.

Urutan pengisian kolom 3 untuk setiap unit struktural bersifat individual, dengan mempertimbangkan kekhususan organisasi tertentu. Namun, kami percaya bahwa lebih mudah untuk mengisinya dalam urutan hierarkis: kepala unit struktural, deputi, kepala spesialis, spesialis terkemuka, dll.
Jumlah unit staf berdasarkan posisi, profesi, atau spesialisasi ditunjukkan di kolom 4. Kolom ini dapat berisi bilangan bulat - 1 (untuk karyawan tetap) dan tidak lengkap - 0,25, 0,5, dll. (untuk mitra). Kami merekomendasikan bahwa kolom ini tidak hanya mencerminkan posisi yang ada, tetapi juga posisi yang kosong, karena karyawan baru hanya dapat dipekerjakan untuk posisi terbuka yang ditunjukkan dalam daftar staf.
Perhatikan bahwa jumlah unit staf organisasi yang dibiayai dari berbagai tingkat anggaran ditentukan oleh organisasi yang lebih tinggi. Jadi, standar kepegawaian:
- personil lembaga pelaksana pidana perampasan kemerdekaan (kecuali lembaga pemasyarakatan), dan lembaga pelaksana pidana perampasan kemerdekaan, dengan kondisi khusus aktivitas ekonomi sebagai persentase dari jumlah rata-rata tahunan narapidana yang disimpan di dalamnya - disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 12.08.1994 N 922;
— pegawai pemerintah dan lembaga kota jenis budaya dan rekreasi dan perpustakaan - disetujui oleh Ordo Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia 01.09.2011 N 906;
– personel medis dan lainnya dari tim anestesiologi dan resusitasi, departemen anestesiologi dan resusitasi organisasi medis- diberikan dalam lampiran 2 dan 5 pada Prosedur untuk penyediaan perawatan anestesi dan resusitasi untuk populasi orang dewasa, disetujui oleh Perintah Kementerian Kesehatan dan Pembangunan Sosial Federasi Rusia tertanggal 13 April 2011 N 315n;
- apotik neuropsikiatri (departemen apotik) rumah sakit jiwa), kantor psikiater setempat, kantor aktif observasi apotek dan rawat jalan pengobatan wajib- disetujui oleh Ordo Kementerian Kesehatan dan Pembangunan Sosial Federasi Rusia 17 Mei 2012 N 566n.
Beberapa departemen menyetujui metode untuk menghitung tingkat kepegawaian. Sebagai contoh, inilah yang dilakukan oleh Federal Archival Service, yang disetujui oleh Orde No. 9 tanggal 14 Januari 2004, metodologi yang sesuai untuk lembaga kearsipan negara.
Beberapa lembaga, ketika menentukan nama jabatan dan nomornya, harus dipandu oleh tabel kepegawaian standar yang disetujui oleh peraturan departemen. Secara khusus, Lampiran 2 dari Ordo Layanan Pemasyarakatan Federal Federasi Rusia tertanggal 23 Januari 2012 N 24 menyetujui tabel kepegawaian standar dari inspeksi lembaga pemasyarakatan (berisi dengan mengorbankan perkiraan sistem pemasyarakatan), sesuai dengan di mana badan-badan teritorial dari Layanan Pemasyarakatan Federal harus membawa tabel kepegawaian dari inspeksi lembaga pemasyarakatan bawahan.
Di kolom 5 "Tarif (gaji), dll." gaji bulanan ditunjukkan dalam rubel pada tingkat tarif (gaji), skala tarif, persentase pendapatan, bagian atau persentase keuntungan, tingkat partisipasi tenaga kerja (KTU), koefisien distribusi, dll., tergantung pada sistem remunerasi yang diadopsi dalam organisasi sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia saat ini, perjanjian bersama, kontrak kerja, perjanjian dan peraturan lokal organisasi (bagian 1 dari Instruksi).
Kesalahan paling umum saat mengisi kolom ini adalah penetapan kisaran gaji, yaitu gaji yang berbeda untuk karyawan dengan kualifikasi yang sama. Ini tidak benar: setiap posisi harus sesuai dengan hanya satu gaji. Satu-satunya pengecualian adalah situasi ketika tiang ditempatkan di unit struktural yang berbeda. Penetapan upah dalam jumlah yang lebih besar untuk salah seorang pegawai dapat dilaksanakan dengan menetapkan tunjangan atau pembayaran tambahan lainnya untuknya (Surat Rostrud tanggal 27-04-2011 N 1111-6-1).
Perhatikan bahwa ketika menetapkan jumlah remunerasi, seseorang harus mempertimbangkan tindakan peraturan dan departemen. Misalnya, gaji untuk profesi pekerja dan gaji resmi untuk posisi karyawan badan teritorial dan organisasi bawahan dari layanan kurir negara ditetapkan dengan Perintah Layanan Fiskal Negara Federasi Rusia tertanggal 29 Agustus 2008 N 262.
Kolom 6-8 mencerminkan pembayaran tunjangan, insentif dan kompensasi: pembayaran tambahan dan tunjangan yang bersifat kompensasi, bonus dan pembayaran insentif lainnya. Artinya, jika karyawan melakukan pekerjaan mereka di kondisi berbahaya tenaga kerja, salah satu kolom ini harus disebut "Tambahan untuk pekerjaan dalam kondisi kerja yang berbahaya", dan di bawah ini menunjukkan jumlah spesifik tunjangan ini.

Catatan. Berdasarkan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 20 November 2008 N 870 “Tentang penetapan pengurangan jam kerja, cuti tambahan tahunan yang dibayar, kenaikan upah untuk karyawan yang dipekerjakan di kerja keras, bekerja dengan kondisi kerja yang berbahaya dan (atau) berbahaya dan khusus lainnya "untuk orang yang melakukan pekerjaan dalam kondisi seperti itu, berdasarkan hasil pengesahan tempat kerja, kenaikan upah dijamin setidaknya 4% dari tarif (gaji) didirikan untuk berbagai macam bekerja dengan kondisi normal tenaga kerja.

Tunjangan dalam tabel kepegawaian dapat diatur dalam rubel, persentase atau koefisien. Dalam hal mengubah ukuran yang terakhir, Anda dapat meletakkan tanda hubung di kolom yang sesuai, dan di kolom 10 "Catatan" buat tautan ke dokumen yang mengatur perubahan ini. Misalnya, bonus persentase untuk pekerja di Far North bervariasi tergantung pada lamanya pengalaman "utara". Oleh karena itu, saat mengisi tabel kepegawaian pada kolom “Biaya tambahan”, Anda dapat memberi tanda hubung (jika tidak ada tunjangan lain), dan pada kolom 10 merujuk pada peraturan perundang-undangan terkait yang mengatur tentang penetapan persentase bonus untuk karyawan Far North upah. Ini akan memungkinkan Anda untuk tidak mengubah staf setiap kali berubah.
Kolom 9 menunjukkan besaran gaji dan tunjangan dinas untuk setiap jabatan. Dan kolom 10 "Catatan" dalam banyak kasus akan tetap kosong, tetapi ada kalanya harus diisi. Ini berlaku untuk pekerja yang tidak memiliki upah tetap - pekerja borongan, pekerja waktu, dll.
Bagaimana cara menunjukkan dengan benar jumlah upah per jam seorang karyawan di tabel kepegawaian? Kondisi ukurannya ditunjukkan di kolom 5 "Dengan tarif (gaji), dll.", yang mencerminkan tarif per jam (___ rubel / jam). Pada saat yang sama, kolom dengan catatan menunjukkan: "Sistem upah berbasis waktu", dan di kolom "Total per bulan, gosok." Anda harus menunjukkan angka yang diperoleh dengan mengalikan tarif yang ditetapkan oleh pemberi kerja (___ rubel / jam) dengan jumlah jam kerja rata-rata bulanan.
Jika karyawan memiliki upah borongan, kami percaya bahwa di kolom 5 “Tarif tarif (gaji), dll., gosok.” anda perlu memberi tanda hubung, dan di kolom 10 "Catatan" menunjukkan " Pembayaran potongan kerja(tergantung pada skema upah mana karyawan bekerja) dan memberikan tautan ke dokumen internal yang mengatur jumlah upah (misalnya, peraturan tentang remunerasi atau peraturan tentang remunerasi dan insentif material).
Di bagian bawah tabel ada garis "Total". Itu diisi di kolom 4 "Jumlah unit staf" dan kolom 9 "Total per bulan, rubel." Jumlah total unit staf harus ditunjukkan di bagian atas tabel kepegawaian di baris "Negara dalam Jumlah". Hasil pada kolom 9 adalah dana upah dalam organisasi dan dapat berubah naik (dalam hal bekerja pada akhir pekan atau lembur) atau turun (ketika karyawan sedang cuti sakit, berlibur dengan biaya sendiri, dll).
Meja kepegawaian dapat terdiri dari beberapa lembar. Orang yang menandatanganinya, hanya menandatangani pada lembar terakhir di baris yang sesuai. Jika perlu untuk menandatangani setiap lembar, formulir dilengkapi dengan garis untuk membubuhkan tanda tangan. Prosedur ini juga dapat diterapkan dalam hal penandatanganan tabel kepegawaian cabang sebelum disetujui secara terpisah dari organisasi induk.

Prosedur untuk menyetujui dan mengubah tabel kepegawaian

Oleh peraturan umum daftar staf disetujui oleh perintah (instruksi) yang ditandatangani oleh kepala organisasi atau orang yang diberi wewenang olehnya. Hal ini dinyatakan dalam Instruksi. Rincian pesanan - tanggal dan nomor - dimasukkan di tajuk dokumen di baris yang disediakan khusus untuk ini. Perhatikan bahwa normatif tindakan hukum prosedur khusus untuk menyetujui tabel kepegawaian dapat ditetapkan. Jadi, berdasarkan klausul 10 Prosedur untuk menyetujui tabel kepegawaian untuk karyawan lembaga anggaran dan negara dan personel sipil unit militer penyelamat dari Kementerian Situasi Darurat Federasi Rusia, tabel kepegawaian yang dikembangkan diajukan untuk persetujuan dan pendaftaran :
- lembaga negara (kecuali lembaga negara subordinasi pusat, divisi teritorial Dinas Pemadam Kebakaran Negara Kementerian Darurat dan Inspektorat Negara untuk Kapal Kecil Kementerian Darurat) - kepala pusat regional untuk pertahanan sipil, darurat dan penghapusan konsekuensi bencana alam;
- lembaga pemerintah subordinasi pusat - kepada Wakil Menteri Federasi Rusia untuk Pertahanan Sipil, Situasi Darurat dan Penghapusan Konsekuensi Bencana Alam yang relevan dengan subordinasi melalui Departemen Organisasi dan Mobilisasi Kementerian Situasi Darurat;
- subdivisi teritorial Dinas Pemadam Kebakaran Negara Kementerian Darurat dan Inspektorat Negara untuk Kapal Kecil Kementerian Darurat - kepala departemen utama Kementerian Darurat di entitas konstituen Federasi Rusia.
Pada saat yang sama, jika ditetapkan bahwa dalam tabel kepegawaian yang diajukan untuk persetujuan dan pendaftaran, posisi dan profesi yang tidak ditentukan oleh daftar kepegawaian atau standar kepegawaian diperkenalkan, gaji resmi (tarif tarif) ditetapkan secara tidak benar, atau kekurangan lainnya ditetapkan. diidentifikasi, pendaftaran tabel kepegawaian dilakukan hanya setelah penghapusan pelanggaran ini (hal 22 Prosedur Pengesahan Tabel Kepegawaian untuk Pegawai Anggaran dan Lembaga Negara dan Personil Sipil Satuan Militer Penyelamat Kementerian Situasi Darurat Federasi Rusia).
Perhatikan bahwa pendaftaran meja kepegawaian dilakukan dengan melamar mereka di sudut kanan atas informasi tentang nomor di mana jadwal ini terdaftar dalam daftar pendaftaran meja kepegawaian, tentang kepegawaian posisi terdaftar dan dana gaji resmi . Setelah melakukan pendaftaran dan masuk ke dalam daftar pendaftaran jadwal kepegawaian, jadwal yang telah didaftarkan (salinan pertama) dikembalikan sesuai dengan kepemilikannya.
Adapun perubahan tabel kepegawaian juga dilakukan atas perintah (instruksi) pimpinan organisasi atau orang yang diberi wewenang olehnya. Saat melakukan perubahan, mungkin timbul pertanyaan: apakah perlu dikoordinasikan dengan badan serikat pekerja? Mari kita cari tahu. Berdasarkan Seni. 8 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, pengusaha dapat mengadopsi peraturan lokal yang berisi norma-norma hukum perburuhan dalam kompetensi mereka sesuai dengan undang-undang perburuhan. Namun, dalam kasus tertentu, didirikan Kode Tenaga Kerja, undang-undang federal lainnya dan tindakan hukum pengaturan lainnya dari Federasi Rusia, Kesepakatan bersama, perjanjian, majikan, ketika mengadopsi peraturan lokal, harus mempertimbangkan pendapat badan perwakilan karyawan (jika ada).
Tabel kepegawaian adalah tindakan normatif lokal yang mencerminkan tidak hanya unit struktural, jabatan, spesialisasi, profesi dengan kualifikasi, informasi tentang jumlah unit staf, tetapi juga gaji (tarif tarif), biaya tambahan dan tunjangan. Dan berdasarkan Art. 135 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, sistem upah, termasuk ukuran tarif, gaji (gaji resmi), pembayaran dan tunjangan tambahan ditetapkan, antara lain, oleh peraturan setempat. Karena daftar staf mencerminkan ketentuan utama dari kesepakatan bersama yang dibuat dengan semestinya atau peraturan pengupahan yang diadopsi dengan mempertimbangkan pendapat badan perwakilan pekerja, maka tidak perlu mempertimbangkan pendapat serikat pekerja saat menyetujui daftar staf. .
Namun, jika kesepakatan atau kesepakatan bersama mengatur untuk mengadopsi peraturan lokal sesuai dengan badan perwakilan pekerja, maka koordinasi meja kepegawaian dengan serikat pekerja adalah wajib (bagian 3 pasal 8 Kode Perburuhan Rusia). Federasi).
Setelah persetujuan tabel kepegawaian untuk beberapa institusi, kebutuhan untuk pendaftaran mereka ditetapkan. Pendaftaran diformalkan dengan menerapkan di sudut kanan atas halaman judul sebuah tulisan tentang nomor di mana tabel kepegawaian ini terdaftar dalam daftar kepegawaian, jumlah posisi terdaftar dan dana gaji resmi (tarif tarif).
Apakah saya perlu membubuhkan stempel institusi pada formulir T-3? Tidak, formulir terpadu tidak menyediakan untuk membubuhkan segel pada meja kepegawaian yang disetujui.

Kepegawaian di cabang

Mari kita mulai dengan fakta bahwa cabang tidak badan hukum, yang berarti tidak akan menjadi majikan bagi pekerja. Karena cabang, seperti departemen, sektor atau divisi lain, adalah bagian struktural dari suatu institusi, menyusun tabel kepegawaian di bagian (terpisah untuk posisi organisasi induk dan cabang) tidak benar, karena tabel kepegawaian menyusun struktur organisasi. seluruh organisasi.
Namun demikian, kepala cabang dapat diberikan hak untuk menyetujui kepegawaian cabang, dan kemudian mereka akan memiliki jadwal sendiri. Jika hak tersebut diberikan, pada kolom "Nama organisasi" perlu untuk menunjukkan nama organisasi induk, bukan cabang, sesuai dengan dokumen hukum. Nama cabang akan ditunjukkan di kolom "Unit struktural", yang sebenarnya memang demikian. Dan dalam peraturan setempat direkomendasikan untuk meresepkan prosedur untuk mentransfer informasi (misalnya, dengan mentransfer salinan resmi dari tabel kepegawaian cabang atau ekstrak darinya ke organisasi induk).

Umur simpan

Ketentuan penyimpanan dokumen yang dihasilkan selama kegiatan agensi pemerintahan, pemerintah daerah dan organisasi lain, ditetapkan oleh Daftar dokumen arsip manajerial khas yang disetujui oleh Ordo Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia 25 Agustus 2010 N 558. Sub-ayat "a" paragraf 71 dari daftar yang disebutkan menetapkan bahwa tabel kepegawaian organisasi dan perubahannya disimpan di tempat pengembangan dan pernyataan sepanjang waktu.
Kadang-kadang lembaga menyusun rencana kepegawaian menurut divisi struktural, yang kemudian dikurangi menjadi satu staf institusi. Proyek-proyek semacam itu juga perlu disimpan, tetapi hanya untuk lima tahun (klausul 72 Daftar Dokumen Arsip Pengelolaan Umum).
Selain pengembangan proyek, dimungkinkan untuk melakukan korespondensi tentang pencantuman posisi tertentu dalam struktur unit, dll. Umur simpan korespondensi semacam itu bahkan lebih pendek dan tiga tahun - klausul 73 dari Daftar dokumen arsip administratif yang khas.