Szakma Személyi asszisztens egy vezetőhöz: mi az érdekes és mi az ígéretes ebben a munkában? Az internetes szakma áttekintése vezető személyi asszisztense

Elmesélnek egy történetet, hogy régen, mielőtt szabadnapot adott volna egy alkalmazottjának, az egyik főnök azt mondta neki, hogy ültessen hét rózsabokrot az ablakok alá, mossa le a padlót, gyomlálja az ágyásokat, őröljön kávét hét hétig és még sok minden mást. Ki tudja, talán hazudnak. Már nagyon régen.

„A kompetencia a felettesek személyes ízlésének felfedezésének és kielégítésének képessége” (Laurence Peter).

De ami a rózsabokrokat illeti, az embereket továbbra is két kategóriába sorolják: az elsők engedelmesen kimennek a kertbe, a másodikak pedig megpróbálják kitalálni, mire is gondolt valójában a főnök.

A főnök utasításainak értelmezése művészet, de meg lehet és kell is tanulni. Minden gyártási feladatot tudatosan kell megközelíteni. És ez vonatkozik a főnök szent utasításaira is: legjobb siker Néha az ér sikert, aki a sorok között olvas és helyesen értelmezi felettesei utasításait.

Hasznos, ha a "Miért?" minden előtt „Hogyan?”, „Mikor?” és „Mi lesz ebből velem?”, de nem szükséges (sőt, néha még káros is), hogy ezt az első kérdést közvetlenül a főnöknek tedd fel. Ideális esetben az a cél, hogy megtanulj proaktívan dolgozni, eldobva a nyilvánvalóan felesleges feladatokat, ugyanakkor ne árts magadnak és a vállalkozásodnak.

Majd kitalálom magam

Egyik nap kiosontam Tanyával ebédelni. Együtt tanultunk, majd az újságírás felé fordultam, ő pedig magabiztosan járta végig az életet egy nagy utazási iroda vezérigazgatójának asszisztenseként. A meleg ételt még nem hozták, mobiltelefonja pedig már kitartóan hívott a táskájából.

Tanya villámgyorsan kinyitotta a naplót, és elkezdett valamit leírni, időnként elismételve: "Igen. Oké. Mindent megteszek... Igen! Határozottan! Határozottan!" Két oldal írása után befejezte a beszélgetést, és még egy percet kért, hogy rendbe tegye a jegyzeteit.

Körülbelül 10 másodpercig figyelmesen elolvasta, majd a pontok jó harmadát áthúzta, a maradék felét pedig pluszjellel jelölte. Meglepődtem, de Tanya gyorsan beütötte az i-t.

Arra a kérdésre, hogyan lehet menedzserasszisztenssé, azt válaszolta, hogy egy egyszerű elv vezérli: mielőtt elkezdené egy feladatot, kérdezze meg magától, hogy miért van rá szükség. A rá adott válasz automatikusan áthelyez számos utasítást az opcionálisak listájára.

Mondjuk, ha a főnök kéri, hogy készítsenek árelemzést a régió több cége között, akkor valószínűleg felújítja a helyiséget, de még nem áll készen, hogy ezt elmondja neki. Nem áll készen – és nincs is rá szüksége, ő maga találta ki.

Van egy barátja is egy építőügynökségnél, aki megtalálja a számára legmegfelelőbb irodát legjobb ár, ami azt jelenti, hogy nincs szükség elemzésre (a lényeg az, hogy helyesen fogalmazza meg javaslatát). Az eredmény mínusz több órás fáradságos munka.

Hogyan lehetsz menedzser-asszisztens: pszichológiai portré

Személyi asszisztens a menedzserhez - szakma tovább Ebben a pillanatban eléggé keresett. Ez elsősorban a piacgazdaság fejlődésének köszönhető, hiszen az éles verseny körülményei között minden vállalat pénzügyi helyzete a helyes és időben meghozott vezetői döntésektől függ.

Az igazgató sikere nagymértékben függ a megbízott készségeitől, üzletvezetési készségeitől és személyes tulajdonságaitól. Egy menedzser-asszisztens, akinek a feladatai a banális irodai ügyektől az operatív döntésekig terjednek, nélkülözhetetlen alkalmazott lesz, a főnök „jobb keze”, és ami a legfontosabb, a rábízott feladatok határidőre történő elvégzésének garanciája.

A „jobb kéz” kiválasztásakor a cégvezető gyakran nem a végzettségre, hanem a személyes emberi tulajdonságokra figyel. Valószínűleg előnyben részesítik a kevésbé széles körű tapasztalattal rendelkező, de hasonló véleményekkel rendelkező személyt, mint egy kiváló ajánlásokkal rendelkező, de eltérő élethitű szakembert.

Egy menedzser-asszisztensnek, akinek feladatait szinte lehetetlen megfogalmazni, képesnek kell lennie a gondolatok olvasására, és első pillantásra meg kell határoznia a főnök hangulatát. Végezzen el minden feladatot, függetlenül a konkrétumoktól – ezek lehetnek személyes jellegű megbízások. Ha érzelgős ember vagy, és mindig mindent személyesen veszel, akkor ez nem neked való munka.

A menedzser asszisztens ne figyeljen a főnök elégedetlenségére, meghibásodásaira. Az asszisztensnek elkötelezettnek és hűségesnek kell lennie feletteseihez. Munkáját a pénzbeli javadalmazáson túl egyetlen cél motiválja - a vállalat egészének jólétének és versenyképességének növelése.

A menedzser-asszisztens, akinek a feladatai közé tartozik a tárgyalások és a szerződéskötések a cég vezérigazgatójának távollétében, bizonyos mértékig a cég arca. Ez alapján ítélik meg a versenytársak a helyzetet, az ügyfelek, partnerek pedig döntenek az együttműködésről.

Videó anyagok a cikk témájában

Amit minden vezetőnek képesnek kell lennie:

A személyi asszisztens feladatai:

Így zajlik az interjú:

Munkaköri kötelezettségek a főigazgató asszisztense (asszisztense).– ez elsősorban a cég vezérigazgatójának nyújtott segítség. A főigazgató asszisztense (asszisztense) munkaköri leírása tartalmazhat konkrét követelményeket (például két idegen nyelv ismerete) és felelősségi köröket. Mindenesetre a főigazgató asszisztensének (asszisztensének) minta munkaköri leírása segít a személyi dokumentum elkészítésében.

A főigazgató asszisztense munkaköri leírása
(Főigazgató-helyettes munkaköri leírása)

JÓVÁHAGYOM
vezérigazgató
Vezetéknév I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.

1. Általános rendelkezések

1.1. A főigazgató asszisztense (asszisztense) a szakemberek kategóriájába tartozik.
1.2. A tisztségre a vezérigazgató asszisztensét (asszisztensét) nevezik ki, és a társaság vezérigazgatója végzésével mentik fel.
1.3. A vezérigazgató asszisztense közvetlenül a társaság vezérigazgatójának tartozik alá.
1.4. A főigazgató asszisztense (asszisztense) távolléte alatt jogai és kötelezettségei a szervezet végzése szerint más tisztségviselőre szállnak át.
1.5. Főigazgatói asszisztens (asszisztens) munkakör betöltésére olyan személy kerül kinevezésre, aki megfelel az alábbi követelményeknek: végzettség - felsőfokú vagy befejezetlen felsőfokú végzettség, hasonló munkakörben szerzett legalább egy éves gyakorlat, irodatechnikai ismeretek (fax, fénymásoló, szkenner) , nyomtató), Microsoft Office programok (Word, Excel), irodai munka.
1.6. A főigazgató asszisztensét (asszisztensét) tevékenységében a következők irányítják:
- az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai;
- a társaság alapszabálya, belső munkaügyi szabályzata és a társaság egyéb szabályzatai;
- a vezetőség utasításai és utasításai;
- ezt a munkaköri leírást.

2. A főigazgató asszisztense (asszisztense) munkaköri feladatai

A vezérigazgató asszisztense az alábbi munkaköri feladatokat látja el:
2.1. Megtervezi a főigazgató munkanapját (értekezletek, hívások, fogadás stb.).
2.2. Technikai támogatást nyújt a főigazgató tevékenységéhez (fuvar, jegyrendelés, értekezletek szervezése, tárgyalások stb.)
2.3. Elkíséri a főigazgatót megbeszéléseken, kirándulásokon stb.
2.4. Részt vesz tárgyalásokon, üzleti megbeszéléseken, különleges fogadásokon; jegyzőkönyveket és egyéb dokumentumokat vezet, amelyek dokumentálják az értekezletek és tárgyalások előrehaladását és eredményeit.
2.5. A vezérigazgató megbízásából egyéni ügyeket egyeztet a dolgozókkal szerkezeti felosztások, közli velük a vezető utasításait, utasításait; ellenőrzi az utasítások és parancsok végrehajtását.
2.6. A vezérigazgató számára szükséges anyagokat, információkat összegyűjti, elemző, tájékoztató, referencia és egyéb anyagokat készít, és bemutat az igazgatónak.
2.7. Irodai munkát végez, átveszi a vezérigazgató által megfontolásra beérkezett levelezést, a vezérigazgató aláírására átveszi az iratokat, személyes nyilatkozatokat, vezeti azok nyilvántartását és nyilvántartását, és továbbítja a vezetőnek.
2.8. Időpontot egyeztet a vezetővel, megszervezi a látogatók fogadását.
2.9. A főigazgató megbízásából leveleket, kérelmeket és egyéb dokumentumokat készít.
2.10. Ellátja a főigazgató által tartott értekezletek, értekezletek előkészítő munkáját (a szükséges anyagok összegyűjtése, a résztvevők értesítése az ülés időpontjáról, helyéről, napirendjéről, regisztrációjáról), az ülésekről, értekezletekről jegyzőkönyvet vezet, jegyzőkönyvet készít.
2.11. Ellátja a főigazgató egyéni hivatali megbízatását.

3. A főigazgató asszisztensének (asszisztensének) jogai

A főigazgató asszisztense (asszisztense) jogosult:
3.1. Információkat kapjon, beleértve a bizalmas információkat is, a kijelölt feladatok megoldásához szükséges mértékben.
3.2. Javaslatokat nyújtson be a vezetőségnek az Ön és a vállalat munkájának javítására.
3.3. Személyesen vagy a vezető nevében kérheti a vállalkozás osztályaitól és más szakemberektől a hivatalos feladatai ellátásához szükséges információkat és dokumentumokat.
3.4. Követelje meg a vezetést, hogy teremtse meg a hatósági feladatok ellátásához és a társaság tevékenysége során keletkezett összes dokumentum biztonságának normális feltételeit.
3.5. Hozz döntéseket a saját hatáskörödön belül.

4. Az asszisztens (asszisztens) felelőssége a főigazgató felé

A főigazgató asszisztense (asszisztense) felelős:
4.1. Hivatali kötelességeinek elmulasztásáért és/vagy idő előtti, hanyag ellátásáért.
4.2. A be nem tartásért aktuális utasításokat, az üzleti titkok és bizalmas információk megőrzésére vonatkozó utasítások és utasítások.
4.3. Belső munkaügyi szabályzat, munkafegyelem, biztonsági és tűzvédelmi szabályok megsértéséért.

) nélkülözhetetlen alkalmazottja a vezetőnek. Annyi funkciót lát el, és olyan nagy hatalommal rendelkezik, hogy valójában ő lesz a második ember a társaságban. Szinte lehetetlen maradéktalanul megfogalmazni a munkaköri feladatait. Személyi asszisztenst találni egy adott vezető számára „lehetetlen küldetés” feladat, ezért rendkívül nehézkessé válik.

Toborzóügynökségnél szerzett tapasztalataim sajátos képet alkottak erről a csodálatos szakmáról.

SZEMÉLYI PIAC SZEMÉLYI SZEMÉLYI ASSZISZTENSEK HIÁNYA

A személyi asszisztens egy külön alfaj az adminisztratív szakterületek hierarchiájában.

Az álláskereső oldalak általában szabványos követelményekkel - dokumentumkezeléssel és szervezési munkával - írnak fel üresedéseket. Az ilyen megüresedett állások, mint az ikrek, hasonlóak egymáshoz, kivéve a cég méretét és az üzletágat. De valójában kimondatlan és konkrét követelmények vannak a pozícióval szemben nagy mennyiség. A honlapokon nem szerepelnek a munkaköri leírásban, de ezek a követelmények a meghatározóak a jelöltek kiválasztásánál.

A munkáltatóval való személyes találkozás és az ilyen megüresedett állások érdemi megbeszélése során „széljegyzetek” jelennek meg - az üresedésben nem közzétett követelmények hosszú listája, amelyek meghatározzák az RA-üresedés jelöltjének megtalálásának stratégiáját. Példák az egzotikus követelményekre: a bankjegyek kézi számlálásának sebessége; sportkategória jelenléte; fejben számolni való képesség; beruházási projektek lebonyolításában szerzett tapasztalat; tudás jogszabályi keret; az összes prémium márka kiváló ismerete; kapcsolati adatbázis az elit éttermek tulajdonosai számára. Szokásos követelmények: hangmagasság (hangszín), magasság, súly, ruházat mérete, nyelvtudás stb.

A menedzser egy további követelménylistát is előterjeszt az asszisztens személyes tulajdonságaira vonatkozóan, amely talán a legszélesebb körű. Ugyanakkor a szakmai felkészültségre és tapasztalatra vonatkozó hatósági követelmények sem vesznek kevésbé fontossá.

Így kiderül, hogy csak néhány ideális jelölt van a piacon, és nagyon nehéz RA-t kiválasztani egy menedzsernek.

De minden munkáltatónál más az asszisztens ideálja, de van egy állandó - mindenkinek szüksége van egy megbízható, odaadó és felelősségteljes asszisztensre, aki képes minden szervezési és tájékoztatási feladatot elvállalni, megszabadítva a vezetőt az időveszteségtől, és ügyesen megoldja a színvonalat, nem szabványos problémák.

KÜLÖNBSÉGEK A SZEMÉLYI ASSZISZTENS A MÁS ADMINISZTRATÍV SZAKEMBEREKTŐL

Mielőtt felvázolnánk a különbségeket, határozzuk meg az adminisztratív pozíciók típusait. Fontos megérteni, hogy milyen adminisztratív szakemberről beszélünk, és milyen funkciókat bíznak rá.

Üzleti asszisztens (BA) (személyi asszisztens (PA), személyi asszisztens)- szükséges nagyvállalatok (orosz és nemzetközi) vezetőjének vagy tulajdonosának. Csak a vezetőjének engedelmeskedik.

„A császárhoz közel álló” személy jobb kéz, bizalmas, "alfőnök". Tervez munkatervet és ütemtervet, üzleti naptárat, „kapcsolatot” a külvilággal. Lehet idegenvezető, fordító, dada, házvezető, időjárás-előrejelző, keresőmotor, utazási iroda, gyakran a munka egy részét a menedzser helyett végzi (a főnök kisajátítja a munka eredményét), speciális ismeretekkel/képzettséggel rendelkezik az üzleti élet és a vezető tevékenysége terén, önállóan képes döntéseket hozni.

Titkár- szükséges bármely cég vezetői számára. Jelentések minden felsővezetőnek. A funkcionalitás egyszerű: dokumentumkezelés, vendégekkel való találkozás, tea/kávé, irodai életsegítés, telefonbeszélgetések, levelezés feldolgozása, egyszerű utasítások végrehajtása a vezetőségtől.

Követelmények:életkora - kb 23-30 év, középfokú szakmai ill felsőoktatás(cégszinttől függően), munkatapasztalat hiánya elfogadható, számítástechnikai ismeretek, irodatechnikai gyakorlat, nagy gépelési sebesség, üzleti etikett ismerete, szükség esetén idegen nyelv ismerete szükséges. Személyes tulajdonságok: felelősségtudat, szorgalom, jóindulat, monoton munkavégzés képessége.

titkárhelyettes- legfeljebb 50 fős vállalati létszámmal vezető vezetőnek szükséges. Benyújtja a vezetőnek. A titkári funkciók egyesítése a vezető asszisztensi részfunkciókkal. Kövesse a vezető egyszerű utasításait.

Követelmények: felsőfokú vagy befejezetlen felsőfokú végzettség, életkor - 25-32 év körüli, nagy gépelési sebesség, irodai eszközök használatának képessége, hasonló munkatapasztalat legalább egy év. Személyes tulajdonságok: szorgalom, felelősségtudat, fegyelem, monoton munkavégzés képessége.

Irodavezető- 30 fős vagy annál nagyobb létszámú középvállalatok számára szükséges. Beszámol mind az igazgatónak, mind a felsővezetőknek. Felelős az iroda logisztikájáért, vezeti az elsődleges dokumentációt, ellátja a titkári feladatokat (vendégek fogadása, telefonálás, iratkezelés).

Követelmények: felsőfokú végzettség, életkor - 25-35 év, hasonló munkakörben szerzett tapasztalat, szervezőkészség. Személyes tulajdonságok: társaságkedvelő, barátságos.

fogadótitkár- 50 fős vagy annál nagyobb létszámú, nagy látogatószámú cégek számára szükséges. Beszámol az adminisztratív igazgatónak, vezető asszisztensnek, irodavezetőnek, vezetői csoportnak. Technikai feladatokat lát el: vendéglátás, tea/kávé, hívások, interakció futárokkal/sofőrökkel.

Követelmények: jó külső jellemzők, életkor - 22-27 év, munkatapasztalat hiánya elfogadható, irodai berendezések használatának képessége, mini-alközpont. Személyes tulajdonságok: barátságos, társaságkedvelő, stressztűrő, mosolygós.

Az adminisztratív munkakörök leírásában a feladatkörök hasonlósága ellenére van egy fő különbség: a titkár fő feladata az információáramlás, a személyi asszisztens fő feladata a vezető produktivitásának irányítása.

Számos megkülönböztető tényező segít megérteni ezeknek a pozícióknak a besorolását:

A mi tanácsunk

Az interjú során mindig tisztázza az elvégzett feladatok körét, a személyes megbízások elérhetőségét és körét, az ütemezést és a fizetési szintet, mert egyes munkaadók nem látnak különbséget a „titkári” és a „személyi asszisztensi” beosztás között.

MIT KELL TUDNI EGY SZEMÉLYI ASSZisztensnek?

Annak érdekében, hogy a legjobban megfeleljenek a magas szintű vezetésnek, a PA-knak rendelkezniük kell bizonyos készségekkel, tulajdonságokkal és képességekkel, egyfajta karakterrel és, ami talán a legfontosabb, egy különleges személyiségtípussal. Mire lehet tehát képes egy „egyszemélyes banda”, ez az „univerzális katona” és „többfunkciós kütyü”?

Szakmai készségek:

• iratkezelés;
• idő beosztás;
• munkahelyi rendezvények szervezése;
• helyettesi munka (második személyi funkciók);
• pénzügyi ismeretek;
• titkárság irányítása;
• üzleti kapcsolatok fenntartása;
• utazási támogatás;
• fordítói munka;
• a vezető személyes ügyeinek intézése (személyes támogatás)

Nézzük meg őket közelebbről.

Iratkezelés:

• a dokumentumokkal való munkavégzés az üzleti levelek, papírok, kimutatások, szerződések, megrendelések, különféle jelentések stb. minden szempontból kompetens előkészítése;
• szükség esetén a főnök által készített levelek, dolgozatok szerkesztése, parancsok kiadása, prezentációk, dokumentumtervezetek készítése;
• postával való munka: a főnök leveleinek rendezése fontosság és sürgősség szerint, annak ismerete, hogy hova továbbítsák a leveleket, kinek mit kell válaszolnia, kitől kell kecsesen kérdezni, és kitől kell szigorúan követelni.

Idő beosztás:

• ütemterv készítése, tervezése, feladatok rangsorolása, menetrendek követése;
• feladatok rögzítése és a vezető emlékeztetése azokról, tájékoztatás a határidőkről, értekezletekről, kirándulásokról és egyéb üzleti eseményekről;
• a vezető munkanapjának optimális megszervezése;
• saját munkaidő tervezése.

Munkarendezvények szervezése:

• vezetői részvételt igénylő értekezletek, tárgyalások, konferenciák, prezentációk előkészítése;
• jegyzőkönyv vezetése, értesítések, meghívó levelek küldése a rendezvény résztvevőinek, tájékoztatás a találkozók eredményéről;
• üzleti utak szervezése.

Helyettes munka (második személyi beosztás):

• nemcsak az alapvető szakmai ismeretekkel és készségekkel rendelkezik, hanem bizonyos ismeretekkel is rendelkezik különböző területek;
• irányítási képesség: az alkalmazottak (beleértve a vállalat vezető tisztségviselőit is) megszervezése, az osztályvezetők befolyásolása és a feladatok végrehajtásának ellenőrzése;
• felügyelni az egyes üzleti projekteket;
• önállóan megoldani bizonyos üzleti kérdéseket (például bizonyos találkozók megtartásával kapcsolatban);
• a vezető képviselője legyen üzleti rendezvényeken, kifejtse álláspontját és válaszoljon a kérdésekre;
• a főnök nevében jár el, tudjon korrektül tárgyalni és alkudni;
• határozottan cselekedjen, ne féljen felelősséget vállalni.

Titkárság vezetése:

• sofőrök és futárok feladatainak meghatározása, rendezvények vásárlása, irodavezetői funkciók egyesítése;
• megállapodások megkötése a beszállítókkal, a szükséges hatósággal való kapcsolatfelvétel a munkafolyamat technikai támogatásával kapcsolatos problémák azonnali megoldása érdekében;
• életfenntartás a vezetői iroda és a fogadótér számára.

Üzleti kapcsolatok fenntartása:

• tudja kezelni az információáramlást (tudja, hogy ki és mikor köthető/átadható a főnöknek, ki állítható át más felelős személyre, és szinte mindig önállóan hozza meg ezeket a döntéseket);
• lépést tartani a cég minden eseményével;
• védje meg a vezetőt a szükségtelen kapcsolatoktól anélkül, hogy károsítaná a főnök és a cég imázsát;
• minden problémát a lehető legrövidebb időn belül megoldani – és mindig pozitív eredménnyel;
• Gratuláljon a cég ügyfeleinek, és tartsa velük a kapcsolatot.

Utazási támogatás:

• üzleti és utazási szervezés vezetők számára (vízumok, vasúti és repülőjegyek foglalása, transzferek, szállodák);
• a legösszetettebb légi és charter logisztika megszervezése mindkét irányban;
• személyes ismeretség a légitársaságok vezetőivel;
• utazásszervezés: jegyvásárlástól, transzferek, vacsorák megrendelésén át az ajándékok kiválasztásáig. Minden utat egy konkrét program kísér, az utazás „forgatókönyvének” megírásával - a találkozóktól és eseményektől egészen a vacsora pontos időpontjáig egy étteremben, meghatározott menü szerint;
• a vállalkozók és a szolgáltatások ellenőrzése más országokban;
• a luxusautók, jachtok, üzleti repülőgépek bérleti díjainak gondos nyomon követése, a kedvezmények lebonyolításának lehetősége.

Dolgozzon fordítóként:

• fordítás üzleti találkozókon;
• dokumentumok írásos fordítása;
• vezető üzleti levelezés idegen nyelven.

A vezető személyes ügyeinek intézése (személyes támogatás). A személyi asszisztenst okkal nevezik „személyesnek”: funkcionalitása nemcsak a munkafeladatok megoldását, hanem a vezető személyes megbízásait is magában foglalja:

• különböző luxusszolgáltatási területeken kell navigálnia - az éttermektől az ajándékokig;
• ha a vezetőnek gyermeke van, figyelemmel kíséri a dadusok/tanárok/oktatók munkáját, figyelemmel kíséri a klubok/szekciók/órák látogatottságát;
• rekreáció szervezése - az országok és helyek ajánlásaitól az élelmiszerek és a mozgás napi ellenőrzéséig (beleértve a repülőgépeken, üzleti repülőgépeken, jachtokon, hajókon történő utazások megszervezését);
• vidéki házak karbantartásának megszervezése, interakció a kiszolgáló személyzettel;
• szervezet orvosi események(megelőző vizsgálatra történő regisztráció, műtétek, kutatások, kezelések szervezése, a felírt gyógyszerek időben történő szedésének figyelemmel kísérése);
• luxusmárkák és ruha/cipő/kiegészítő márkák kiváló ismerete - haute couture, ready-to-wear, interakció neves divattervezőkkel és külföldi divatházakkal, személyes mérésekkel végzett munka;
• a legjobb orosz szobrászok, művészek, régiségkereskedők ismerete, hiszen gyakran ajándékba kell vásárolnia műveiket;
• a főnök sporthobbija szervezése: egyedi méretek szerint egyedi felszerelés, a legújabb kiegészítő kollekciók beszerzése;
• figyelemmel kíséri az új éttermek, golfpályák, sportautó-versenyek megnyitását, a versenypályák menetrendjét és a legfontosabb mérföldkőnek számító eseményeket;
• hasonló támogatás megszervezése a főnök rokonainak, szüleinek, barátainak, partnereinek stb.

És íme, milyen szerényen néz ki egy tipikus üresedés, amely magában foglalja a fenti funkciók mindegyikét:

Felelősségek:

• a vezető tevékenységének adminisztratív és szervezési támogatása;
• közvetlen részvétel tárgyalásokon, üzleti találkozókon, fogadásokon, találkozókon, projekteken;
• üzleti levelezés lebonyolítása (angolul is), szóbeli és írásbeli fordítás;
• üzleti és személyes utazások szervezése/lebonyolítása a menedzser számára;
• nyilvántartás, iratkezelés és levelezés;
• elemző, információs, referencia és egyéb anyagok összegyűjtése és elkészítése a vezető számára;
• a vezetői utasítások, utasítások, utasítások közlése az osztályvezetőkkel, azok pontos időbeni végrehajtásának figyelemmel kísérése;
• a vezető személyes megbízatásának elvégzése;
• üzleti utak (a vezető elkísérése megbeszéléseken és kirándulásokon)

Valójában egy interjú során nem lehet leírni és felsorolni a feladatok funkcionalitását és számát. Készülj fel arra, hogy a váratlan feladatok már a munka során „utolérnek” és homokként hullanak le.

A menedzser pedig gyors és professzionális megoldást vár Öntől.

Ezért a hajlandóság a szabálytalan munkavégzésre, végtelen információáramlással és sok utasítással, miközben a főnök „árnyéka” marad, tiszteletet tanúsítva iránta

a maximális odaadás és hűség egy speciális embertípus tulajdonságainak kombinációja. Kevés van belőlük, ezért nagyra értékelik, ill mély merülést a feladatok ellátása során, gyakran személyes érdekek sérelmére, általában tisztességes fizetéssel kompenzálják.

A feladatkatalógus rendszer segít elkerülni a káoszt és a zűrzavart. A prioritások szabályán alapul:

1) vállalkozással kapcsolatos utasítások;

2) személyes parancsok a főnöktől;

3) különféle aktuális ügyek;

4) hosszú távú tervek.

Ha egy óra alatt több olyan feladatot kap, amelyet teljesen lehetetlen egyszerre elvégezni, akkor tájékoztatnia kell vezetőjét az aktuális helyzetről, és meg kell kérnie a prioritások meghatározását.

SZEMÉLYI ASSZISZTENSRE VONATKOZÓ KÖVETELMÉNYEK

A PA-val szemben támasztott követelmények a menedzser által meghatározott feladatokból és funkcionális kompetenciák köréből alakulnak ki: az asszisztens teljes mértékben bekapcsolódhat az üzletbe, vagy felvehető kizárólag a vezető személyes terének megszervezésére. Van, akinek nem fontos a szakirányú felsőfokú végzettség, másoknak elsősorban nyelvtudás, van akinek az a fontos, hogy az asszisztens milyen kávét főz, vagy hogy néz ki.

A különböző vállalatoknál a feladatok köre és sajátossága ellenére azonban a legfontosabb követelmények mindig ugyanazok maradnak.

Követelmények:

• felsőoktatás (mindig előnyben részesítik a nappali tagozatos, az első öt legjobb egyetem kitüntetéses oklevelével rendelkező diplomát);
• Legalább két év hasonló munkakörben szerzett tapasztalat (vezető tisztségviselőkkel kapcsolatos munkatapasztalat mindig kívánatos);
• a szükséges nyelv folyékony ismerete (gyakran anyanyelvi szint szükséges);
• Utazási hajlandóság és rendszertelen munkaidő;
• életkor (nincs feltüntetve az üresedéseknél, de ez a legfontosabb követelmény);
• személyes tulajdonságok (minden munkáltatónak megvannak a saját kívánságai, a főbbek: szorgalom, elemző elme, kommunikációs készség, nagy hatékonyság, kompetens beszéd)

Nyelvtanilag helyes beszéd. A gyakorlat azt mutatja, hogy a legsikeresebb PA-k a nyelvtudományi egyetemeken végzettek. Pénzügyi és jogi oktatás is keresett, de fontos, hogy az asszisztens folyékonyan beszéljen idegen nyelvet és kiváló orosz nyelvtudással rendelkezzen, fejlett beszéddel és gazdag szókinccsel rendelkezzen.

Magas kulturális szint. A magas kulturális szint a személyi asszisztens legkeresettebb tulajdonsága. Gyorsan elsajátíthatja a funkcionalitást és elsajátíthatja a szükséges készségeket, de a kultúra a gyermekkortól származik, és az évek során alakul ki. Például a moszkvai munkaadók ritkán választanak jelölteket más városokból. Előítéletük, hogy a látogató lányok viselkedésében még jó végzettség mellett is van provincializmus, beszédüket sajátos dialektus, akcentus, szabálytalan hangsúly jellemzi, rendkívül fontosak az asszisztensi reprezentatív funkciók, bár vannak ilyenek. sok kivétel van itt.

Nem világos, hogyan lehet összeegyeztetni a rendszertelen munkaidőt a családdal és a gyerekekkel. De ha van egy ilyen kombináció sikeres gyakorlata, akkor a család előnyt jelent. A gyermekeknek három évnél idősebbeknek kell lenniük.

Kor. A személyi asszisztens életkori követelményeiben nagy a szubjektivitás. Egyes vezetők esztétikai normákon alapulnak, és a fiatalokat részesítik előnyben. De leggyakrabban olyan cégekkel dolgozunk együtt, amelyek vezetői tudatosan választanak az idősebb nők javára.

A komoly vállalatok mindig nagy pénzügyi tranzakciókkal és nagy jogi felelősséggel járnak. Ezenkívül az ügyfelek elégedettek a cég stabilitását mutató képpel. Ebben az értelemben a hosszú lábú szépség észrevehetően alulmúlja a tekintélyes üzletasszonyt, aki tapasztalattal rendelkezik összetett és felelősségteljes helyzetekben való munkavégzésben, és tudja, hogyan kell szakmailag „ütni”.

„Érezd” a főnököt. Talán a legtöbbet fontos tényező. Mert sikeres munka teljes pszichológiai kompatibilitás szükséges a vezetővel. Ehhez az asszisztensnek legalább bizonyos tulajdonságokkal kell rendelkeznie.

„KÉNT KÉSZÜLJÜNK FELMÉRÉST?”

A személyi asszisztenssel szemben támasztott fő követelmények a hűség és az odaadás. Először is - a menedzsernek, majd a vállalat egészének.

Az asszisztens a lehető legközelebb áll a vezetőhöz és családjához, ami azt jelenti, hogy megbízhatónak kell lennie, mint egy szikla, kitartónak, mint egy felderítőnek a kihallgatás során, és gondoskodónak, mint egy anyának.

Annak érdekében, hogy megtudjuk, mi a legfontosabb egy vezető számára egy RA személyiségében, felmérést végeztünk. 100 nagyvállalat vett részt benne, ahol az interjúalanyok 70%-a tulajdonos és 30%-a munkavállaló volt. főigazgatók. A következő kérdésekre kértük a választ: „Milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie egy személyi asszisztensnek? Milyennek kell lennie az Ön számára egy hatékony asszisztensnek? Ugyanezeket a kérdéseket a személyi asszisztenseknek is feltették, hogy mindkét fél véleményét figyelembe vegyék.

Íme, amit kaptunk:

Teljes odaadás - 22%. A legtöbb fontos minőség a vezetők számára hűségnek bizonyult. Hűség, ötletért, nem pénzért munkavégzés, első ember gondolatainak olvasásának képessége, a főnök rosszkedvének telefonon történő meghatározása, a hozzád címzett elégedetlenség figyelmen kívül hagyása, amikor a beosztottak felelőtlensége miatt felgyülemlett irritáció árad ki. , partnerek becstelensége, rokonokkal kapcsolatos problémák, nem megfelelő időjárás stb.

A hűséges asszisztens megkülönböztető vonása az őszinte és állandó segítőkészség, még akkor is, ha az adott probléma megoldása nem szerepel a szerződésben.

Ezért a karrierjük mentén vízszintesen vagy vertikálisan haladó menedzserek gyakran visznek magukkal egy személyi asszisztenst, akivel különleges munkakapcsolatot ápolnak.

Hatékonyság - 20%. Felelősségvállalás, pontosság. Itt a fontos a feladat precíz végrehajtása kezdeményezés, kezdeményezés vagy személyes vélemény nélkül. Nehézségi fok: egyetlen kísérlet van arra, hogy meghallja és megértse a feladatot, és minimális idő áll rendelkezésre annak tisztán elvégzésére; senki sem fogja kétszer megismételni.

Intelligencia - 19%. Ez egy proaktív pozíció, és képes tartani a pulzust, párbeszédet folytatni a partnerekkel az ország és a világ jelenlegi politikai és gazdasági helyzetéről, képes megérteni, hogyan működik ez vagy az a technikai innováció, multitask, találékonyság, gyors reagálás atipikus helyzetekben, találékonyság, intelligencia, elemző elme.

Információtárolási képesség - 13%. A személyi asszisztens iránti bizalom mértéke általában nagyon magas: fizetési kártyákkal és PIN-kódokkal, különféle bizalmas információkkal van megbízva, az asszisztensek részt vesznek a menedzser személyes életében felmerülő problémák megoldásában. A bizalom kulcsa az alárendeltség megőrzése, a meghallgatási készség és a titoktartás.

Kapcsolatok - 11%. Kapcsolatok, adatbázis a megfelelő személyekről/szervezetekről. Fontosak az éttermek, jachtközpontok és légitársaságok, szállodák, alapítványok, VIP klubok vezetőivel való személyes ismeretség - ez lehetővé teszi a főnök problémáinak gyors és hatékony megoldását.

Kommunikációs készség - 8%. Mobilitás, hatékonyság, alkalmazkodóképesség, a közös nyelv megtalálásának képessége teljesen különböző státuszú emberekkel. A személyi asszisztenst joggal tekintik kommunikációs zseninek.

Szinte minden ember tetszését elnyerheti, durva embert állíthat a helyére, megoldhat minden konfliktust, és ugyanakkor bájos és megbecsült ember maradhat.

Munkamánia - 5%. Képes aktív munkavégzésre rendszertelen munkaidőben.

Kezdeményezés - 2%. A kezdeményezőkészség egy stabil személyiségjegy, amely tudatos és eltökélt vágyat tesz valami megvalósítására vagy átalakítására. A vezetők megjegyezték, hogy az asszisztens kezdeményezése beavatkozik a vezetési folyamatba, és kényelmetlenséget okoz a főnöknek, mert ha egy asszisztens meg tudja szervezni a főnökét, meg tudja védeni álláspontját a vele való kommunikációban, meggyőző és konstruktív, akkor nem egyértelmű, hogy ki a főnök.

Az asszisztens feladata nem az a vágy, hogy ötletekkel rendelkező sikeres üzletággá váljon, hanem az a vágy, hogy segítse a vezetőt a megbízások pontos végrehajtásával és kezdeményezéseinek megvalósításával.

Kinézet. A legtöbb menedzser számára a megjelenés nem fontos - inkább éppen ellenkezőleg: igyekeznek elkerülni a fényes, „dekoratív” asszisztenseket, akik komikusan néznek ki egy komoly üzletben, tiszteletreméltó ügyfelekkel. A „prezentálható” megjelenés említése tízből egy hirdetésben található. Leggyakrabban az ilyen állások kis cégektől származnak. A nagyvállalatok tulajdonosainak személyi asszisztensei betöltetlen állásain szó sincs megjelenésről.

A felmérés eredményeit mindkét oldalon elemezzük.

Egy asszisztens portréja a vezetők szerint- elhivatott, intelligens előadó, közepesen társaságkedvelő, nem beszédes, hatékony.

Egy asszisztens portréja asszisztensek szerint- kezdeményező vezető, ragyogó megjelenésű, kommunikációs és ötletgazdai zseni.

A táblázatból látható, hogy az asszisztensek válaszai alapvetően eltérnek a vezetők elképzeléseitől. Ez a fő probléma annak, hogy a jelöltek (és a már dolgozó asszisztensek) félreértik, mit is akar a menedzser valójában az asszisztensétől.

A felmérésből adódó vezetők válaszait és kívánságait alapul véve, és ezt megerősítve gyakorlatunkkal, hogy a megüresedett pozíciókra vonatkozó követelményekkel dolgozunk, meggyőződésünk, hogy a szakmai felkészültség önmagában nem elegendő a személyi asszisztensi munkához. Ez a pozíció értéke magas intelligencia, végzettség, élettapasztalat, gyors navigáció képessége extrém helyzetek, műveltség, éles elme, humorérzék, odaadás és kiváló kommunikációs készség, széles körű információ birtokában - szájtátási képesség.

Az asszisztens személyes tulajdonságai:

• az engedelmesség képessége, érezni a hangulatot;
• a vezető reakciójának előrejelzésének képessége;
• kommunikációs képességek;
• szervezeti képességek;
• többfeladatos;
• találékonyság, gyors reagálás;
• stresszállóság;
• információ tárolásának képessége;
• műveltség, különböző területek ismerete;
• magas hatásfok;
• barátságosság, mosolygás;
• fejlődési vágy (önfejlesztés);
• diplomácia;
• pontosság;
• etikett ismerete

HOGYAN LEHET EGY INTERJÚ A TOBORBÁZÁSI ÜGYNÖKSÉGEKKEL?

A megüresedett állások megtekintésekor nemcsak az álláskereső oldalakat kell figyelembe vennie, hanem vegye fel a kapcsolatot a munkaerő-közvetítő ügynökségekkel is, mivel nem minden állásajánlatot tesznek közzé az interneten.

A piacon ismert nagy- és középvállalatok közül szinte mindegyik igyekszik nem hirdetni asszisztens keresést, különösen, ha a holding tulajdonosának asszisztensre van szüksége. Ha az állás megüresedésének oka egy meglévő munkavállaló leváltása,

akkor a pozíció általában szigorúan bizalmassá válik, és nem lehet tudni a létezéséről. Ilyen esetekben maga az ügynökség veszi fel Önnel a kapcsolatot, ha az önéletrajz szerepel az adatbázisában.

A munkaerő-közvetítő ügynökséggel való együttműködésnek számos előnye van:

• részletesen elmondják a cégről, az üzlet sajátosságairól, a vezető személyiségéről és néhány további követelményről;
• ingyenes tanácsot ad arról, hogyan viselkedjen a munkáltatóval folytatott interjú során;
• segít önéletrajzának helyes szerkesztésében és formázásában;
• Számos ajánlást adnak az értekezlet nézéséhez.

Amikor felveszi a kapcsolatot egy munkaerő-közvetítő ügynökséggel, ne feledje, hogy az interakció első percétől kezdve Önt már értékelik, és Ön már „titkos” tesztelésen esik át. Kommunikáció veled email, az ügynökségi tanácsadó levonja az első következtetéseket az információk megfeleltetéséről és bemutatásának stílusáról. Ez vonatkozik a telefonos kommunikációra is – fontos a hangszín, a dikció, a barátságosság, az üzletszerűség, a reakció gyorsasága. Az első találkozás előtt próbát tesz a pontosság és a higgadtság tekintetében.

Fel kell készülni a versenyre, és ne feledjük, hogy ezekre az állásokra kolosszálisan sok olyan jelentkezőt várnak, akik megfelelnek a formai követelményeknek: szakmai tapasztalat, végzettség, életkor, családi állapot, megjelenés, teljesítmény, stressztűrő képesség, külföldi ismeretek nyelvek stb.

Ezt követően különféle módszerekkel (tesztek, kérdőívek, grafológia, fiziognómia, jelbeszéd) tesztelik a jelöltet. Ez annak meghatározása érdekében történik személyes tulajdonságokés a jelölt temperamentumának típusa, azonosítsa azokat a tulajdonságokat, amelyek abszolút összeegyeztethetetlenek ezzel a munkával és ezzel a vezetővel, és megértik, hogy találnak-e közös nyelvet.

Ennek eredményeként a jelentkezők százai közül néhányat sikerül kiválasztanunk, de az ügynökségnél a kiválasztás hossza és elfogultsága ellenére egy sor hasonló elfogult találkozót fog folytatni a munkáltatóval.

A munkaadó a személyi asszisztens megüresedésével rendszerint mentesül a jelöltek szakmai kompetenciákon alapuló szűrésének minden bonyolult és fáradságos munkája alól, és fenntart magának egy fontos, végső funkciót - a pszicho-érzelmi kompatibilitásuk alapján történő kiválasztást. a menedzserrel.

Még akkor is, ha már nagy tapasztalattal rendelkezik álláskeresésben, ne feledje, hogy minden új interjúra előre fel kell készülnie:

• meg kell tanulmányoznia a vállalatról és a vezetőről rendelkezésre álló összes információt, el kell olvasnia a jövőbeli főnök interjúit, beszédeit, cikkeit, és következtetéseket kell levonnia magának;
• készít elbeszélés magadról (egy történetet a családról és a szülők tevékenységeiről/foglalkozásairól is el kell készíteni - ez az ember életértékeinek mutatója);
• a siker az önbemutatási készségen múlik.

Reklámozza magát a marketingreklám minden eszközével. Nem kell leírni az erősségeit és felsorolni a funkcióit (mindez már benne van az önéletrajzban). Beszéljen arról, hogyan tud előnyt szerezni a vezetőjének, beszéljen az előző munkahelyén aratott győzelmekről, milyen magas rangú emberekkel került kapcsolatba, milyen nagyszabású rendezvényeket szervezett - erősítse meg professzionalizmusát és eredményeit tényekkel;

• Röviden meg kell fogalmazni az előző munkahely elhagyásának okait. Szüksége lesz arra is, hogy miért szeretne asszisztens lenni ennek a vezetőnek;
• Mindenképpen a kompetenciák alapján készítenek interjút, pl. felkérik, hogy írja le valós esetek gyakorlatodból, melyben megmutattad intelligencia tulajdonságaidat és csodáit. Előre emlékeznie kell az összes nehéz helyzetre, emlékeznie kell néhány jó példára. Készítsen őszinte példákat a kudarcokról. Lehet, hogy róluk is megkérdezik őket, és itt fontos megmutatni, hogy te magad javítottad ki a hibát;
• abszolút valószínű, hogy szituációs interjút készítenek Önnel (esetek alapján). A gyakorlatban előforduló helyzetekhez hasonló helyzetet ajánlanak fel és írnak le, ennek megfelelően meg kell találnia a megfelelő kiutat és megoldást. Íme, példák az esetekre:

1. Feladat. A főnököd a repülőtérre tart, az idő korlátozott, és hirtelen rájön, hogy elveszett mobiltelefon. Ezt megelőzően több találkozás is volt, és nem tudja pontosan, hol hagyta, és lehetséges a lopás. A főnök felhív az autóból, a sofőrje telefonjáról, és azt mondja, hogy a következő 30 percen belül fontos hívásokra számít, de nincs telefon. A tetteid?

2. feladat. Olaszországban való utazáshoz Porschét kell bérelni. Hogyan lehet pénzt megtakarítani?

3. feladat. Főnöke utasítására autójával egy sürgős találkozóra vezet egy fontos partnerrel, és sietve megszegi a közlekedési szabályokat. A közlekedési rendőrök megállítják, elveszik a jogosítványát és hívják a közlekedési rendőröket. A találkozóig minimális idő van hátra. A tetteid?

Cél: teszt a reakciósebességre (milyen gyorsan tud a személyi asszisztens a következő lépésre váltani), problémamegoldási módszereket (önállóan, személyes szintű segítségkérés, más személyek bevonása stb.).

A probléma megoldásának pillanatában megjelenik egy viselkedési minta nehéz helyzet- meghatározott a cselekvések prioritása (akár a probléma megoldása, akár a megbeszélésre való időben), a konfliktus mértéke (követelek, botrányozok, bebizonyítom), a felelősség átirányítási tendenciája (a főnök/partner és magyarázza el a helyzetet, azt mondom, hogy nem tudok mit tenni), kreativitás, a javasolt megoldások eredetisége, alternatív megoldások száma (verziós gondolkodás), a hasonló helyzetek megoldásához szükséges készségek és tapasztalat megléte .

4. feladat.Ön a főnöke utasítására utazik egy olyan partnerhez, akit nem ismer, hogy ajándékot adjon neki (amit a főnök maga hozott az irodába egy nagy, gyönyörű dobozban). Megvan a cég címe, annak a partnernek a telefonszáma, akinek az ajándékot szánják, a doboz átadásának kijelölt időpontja, valamint a főnök jóváhagyása, hogy a partner ott van és vár.

Amikor megérkezik, megtudja, hogy partnere éppen egy sürgős találkozóra indult, és nem tudni, mikor érkezik vissza.

Nincs sok időd, és nem tudsz várni. A következő lehetőségek közül választhat:

• ajándékkal távozzon a következő feladatra;
• hívja fel főnökét, és kérjen utasításokat a következő lépésekhez;
• az ajándékot a titkárnak adja át azzal a kéréssel, hogy azt visszaküldése után haladéktalanul adja át a partnernek;
• kínálja megoldásait.

Cél: a javasolt álláshelyen belül a maximálisan kívánt viselkedési modell meghatározása. Olyan tulajdonságok derülnek ki, amelyek abszolút elfogadhatatlanok egy leendő főnök számára.

Provokáció 1. Az interjú végén a jelöltnek felteszik a következő kérdést: „Értékeljen engem, mint kérdezőbiztost egy 1-től 10-ig terjedő skálán.”

Cél: Egy ilyen javaslat legtöbbször zavart okoz. Hiszen egy dolog értékelni valamelyik cég szolgáltatójának telefonos konzultációját, és más dolog az ember szemébe nézni, és azt mondani neki, hogy nem végzett jól. Így a személyi asszisztens bátorsága és hűsége próbára esik.

Provokáció 2. Mennyi a 258 450 17%-a? Válaszidő - 3 másodperc.

Cél: stressztűrő képesség, műveltség, találékonyság tesztelése, személyi asszisztens tevékenységének figyelemmel kísérése. Stressz, interjúk és korlátozott idő hatására a személyi asszisztensek összezavarodnak ("Miért számoljak? Nem vagyok könyvelő!"), és azonnal feladják ("Nem fogok tudni gyorsan számolni").

• át kell gondolni az öltözködési formát, mert... az asszisztensnek kifogástalan stílusérzékkel kell rendelkeznie. Ápoltnak és ügyesnek kell kinéznie, mert az asszisztens a cég arca, kapocs a menedzser és az üzleti partnerek, az ügyfelek és az alkalmazottak között.

A karrier sikere mindössze 30%-ban függ a szakmai készségektől. A döntő 70% az emberekkel való kedves és konstruktív kommunikáció képessége.

A belső döntés egy alkalmazott felvételéről a kommunikáció első 40 másodpercében születik (a negyvenkettedik szabály). Ez az első benyomás, amelyre mindenkit figyelmeztetnek. És nem kell arra gondolnod, hogy az első benyomás egy gyönyörű frizura, egy ügyes manikűr és egy stílusos térdig érő szoknya. Mindez természetesen fontos. De egy tapasztalt toborzónak mindössze két másodpercre van szüksége ahhoz, hogy a cipőjétől a haja tövéig lásson. 38 fontos pillanat van hátra, amiből a legtöbbet kell kihoznod, és ez határozza meg a sikeredet.

"HONNAN TUDOM, HOGY ALKALMAS VAGYOK-E EZRE A POZÍCIÓRA?"

Azt, hogy elküldi-e önéletrajzát egy csábító állásra, mindenki döntse el maga.

De ha részben „nem felel meg” a megfogalmazott követelményeknek, akkor célszerű önéletrajzot elküldeni és csak akkor pazarolni az időt, ha megfelel a pozíció legfontosabb követelményeinek.

Kiemeljük a „megfelelőség” legfontosabb pontjait, amelyekre a munkáltató valószínűleg nem huny.

Tapasztalat. A legtöbb esetben kritikus a tapasztalat. A követelményekben a hasonló munkakörben végzett munka időtartamának feltüntetésével a munkáltató a jelölt által megszerzett bizonyos szintű képesítéssel számol. Egy két évig dolgozó asszisztensnek nem lesz elegendő tapasztalata a szükséges feladatok megfelelő ellátásához.

Nagy valószínűséggel érdeklődik önéletrajza iránt, ha munkatapasztalata a szükségesnél kisebb, de nagyobb cégeknél szerzett. Érdemes külön kiemelni az elért eredményeit és a rábízott feladatok elvégzésének minőségét összetett projektekben.

Gömb. Egyes üzleti sajátosságok ismerete szigorú követelmény lehet, ha személyi asszisztenst várnak el különböző céges projektekben. A funkcionalitás tisztázása során kiderül, hogy ez csak egy ideális jelölt elképzelésén alapuló kívánság. Hasonló struktúrákból érkező jelentkezők is szóba jöhetnek, de a hasonló területen szerzett tapasztalat tagadhatatlan előnyt jelent.

Cég Méret. Szervezeti felépítés, vezetői szintek száma, interakció a részlegekkel, területekkel, részlegekkel, a vállalat egyesülési és diverzifikációs folyamatainak jelenléte, a beszállítók, ügyfelek és a versenytársak piacának szintje, jelenléti területek, forgalom, profit, vállalati személyzet - ezek azok a tényezők, amelyek meghatározzák a személyi asszisztens kommunikációjának minőségét és tapasztalatát, az üzleti folyamatok megértését, a vállalati tevékenységben való részvétel szintjét. Ez határozza meg az asszisztens professzionalizmusát.

Ezért a nagyvállalatok általában egy ugyanolyan nagy vállalkozásból asszisztenst keresnek, különben a munkavállaló nem lesz hatékony.

Nyelvtudás. Azokban az esetekben, amikor a pozíció munkavégzéssel jár nemzetközi vállalat vagy sok kommunikáció külföldi kollégákkal vagy partnerekkel, angol nyelv egy asszisztens számára ez a fő munkaeszköz. Ha a nyelvtudásod nem éri el a folyékony szintet, akkor nincs értelme próbálkozni, az első teszt azonnal megerősíti az időpazarlás tényét.

Kor. A pillanat érzékeny és kényes. Mint ismeretes, a munkaadóknak tilos volt feltüntetni a jelöltek életkorát a munkaköri leírásokban (az Orosz Föderáció 1991. április 19-i 1032-1. sz. „A munkavállalásról szóló törvénye 25. cikkének 6. pontja). Orosz Föderáció"; a szerk. 2015. december 29-én kelt). A törvényi tilalom ellenére ez a követelmény kulcsfontosságú és meghatározó, és ha a menedzser elhatározza, hogy fiatal, vonzó lányt alkalmaz,

akkor nem valószínű, hogy beleegyezik egy nyugdíj előtti korú nő felvételébe. Sajnos az életkor az elutasítás leggyakoribb nem hivatalos oka. Honnan tudod, hogy megfelelő korú vagy? Mindenekelőtt óvatosabbnak kell lenni: az üresedésben szereplő szövegből és utalószavakból sokszor kiderül, hogy melyik korosztálynak szól.

Van egy minta: egy fiatal menedzser fiatal asszisztenst választ. Egy érett főnök feleséggel és gyerekekkel érett asszisztenst választ. Egy feleség nélküli érett vezető számára általában nem fontos az asszisztens kora. Tanulmányozza a cég vállalati weboldalát: ott leggyakrabban olyan információk találhatók, amelyek segítenek nagyjából megérteni a vezetők életkori preferenciáit. Éppen ellenkezőleg, az önéletrajzában fel kell tüntetnie születési dátumát, és szigorú üzleti stílusú fényképet kell tartalmaznia.

IGÉNY. FIZETÉS. KIÁLLÍTÁSOK

Személyi asszisztensre lehet szükség:

• amikor két vagy több alárendeltségi szint jelenik meg a társaságban;
• ha a vezetőnek nagyszámú vállalaton kívüli kapcsolattartásra van szüksége.

De a piac valósága olyan, hogy egyetlen vezető sem nélkülözheti személyi asszisztensét. És minél komolyabb az üzlet és minél nagyobbak a vállalat feladatai, annál nagyobb szükség van személyi asszisztensre (az üzletemberek jól ismerik ennek a személynek a fontosságát mind a vezető, mind az egész vállalat számára).

A követelmények szintjétől és a feladatok sokféleségétől függően az asszisztensek különböző pénzösszegeket kapnak:

• 1500-2000 dollár - a titkár szokásos feladatai és az irodavezetői funkciók kombinálása;
• 2000-3000 dollár - a fentieken kívül: utazási támogatás, adminisztrációs támogatás, egyéni személyes megbízások végrehajtása;
• 3000-5000 dollár - a fentieken kívül: üzleti projektek irányítása, változások végrehajtása, a főnök személyes ügyeinek teljes körű kezelése, az összes partner ügyeinek irányítása és ellenőrzése;
• 5000-6000 dollár vagy több - a fentieken felül: szakmai ismeretek sportedzés, egy kategória jelenléte a harcművészetekben és a lövészetben, a főnök személyes kísérete minden találkozón.

A személyi asszisztens pozícióban nincs karrier növekedés. Ez valóban a közigazgatási ranglétra legmagasabb foka. A menedzser pedig nem engedi sehova – a főnök többre értékeli az okos személyi asszisztenst, mint a felsővezetőket. De van egy érdekes módja, ha van vágy a fejlődésre ezen a pozíción belül - szakmai kompetenciáinak és készségeinek maximalizálásával, felelősségi körének bővítésével (amely a legjobb személyi asszisztensek minősítésében jelenik meg), tudni fogja és képes lesz megtenni. több, és ennek megfelelően magasabb lesz a jövedelme és a státusza.

A különböző cégek vezető tisztségviselőivel való kommunikációs készségek, a szervezési készségek, az üzleti dokumentációval kapcsolatos tapasztalatok és a helyzetelemzés képessége hasznosak lesznek egy személyi asszisztens számára a marketing területén. A HR és az ügyvéd néhány további karrierlehetőség, de szükség lesz rá kiegészítő oktatás, speciális tanfolyamok és kemény elválás a főnöktől, mert a menedzser nem engedi el értékes asszisztensét.

A legambiciózusabbak fejlesztik vezetői készségeiket (ha megvan rá a képességük), és megtervezik saját magukat további fejlődés a vezetőhelyettesi szék, de ezek elszigetelt esetek, amikor a főnök megengedi asszisztensének, hogy hivatalosan is betöltse ezt a vezető pozíciót.

Válaszok

1. Feladat. Azonnal indítson átirányítást saját magának, majd fontos hívások esetén blokkolja a főnök számát és szerezzen be új SIM-kártyát, de közben keresse meg az elveszett telefont.

2. feladat. Egy Porsche bérlése olaszországi utazásokhoz egy napra 2500 euróba kerül, de ugyanaz a Porsche ugyanennyiért bérelhető Németországban egy hétre. A főnök sofőrje Németországba megy, ott felvesz egy autót és eljuttatja a főnöknek Olaszországba. Olaszországban a főnök vezet egy hétig, aztán otthagyja az autót, a sofőr pedig felszáll és visszavezeti. Az eredmény óriási megtakarítás.

3. feladat. Több lehetséges megoldás.

4. feladat. Az első lehetőséget választva: valójában a feladat nem fejeződött be, és ez a választás a váratlan körülmények közötti cselekvés képtelenségét jellemzi.

A második lehetőséget választva: minden körülmények között van vágy a rábízott feladat elvégzésére, de hiányzik az intelligencia és a találékonyság. A felelősség átirányítására is jellemző.

A harmadik lehetőséget választva: van vágy a megrendelés teljesítésére, de a következményekkel nem számolunk, mert az ajándékot kifejezetten a partnernek szánják, nem beszélve az esetleges titoktartásról.

Provokáció 1. A válasz (hízelgés, bók, enyhe kritika, őszinteség) meghatározza, hogy az asszisztens mennyire fog jól együttműködni egy adott főnökkel, figyelembe véve pszichológiai típusát és vezetési stílusát, mert gyakran a főnököt ért enyhe kritika is elfogadhatatlan.

Provokáció 2. Az ilyen kérdések megválaszolásakor a legfontosabb az, hogy ne tagadja meg az azonnali válaszadást, ne maradjon csendben, fejben számolva és több percig szenvedve. Tud:

• vegyen egy darab papírt, és számítsa ki a százalékot;
• vegyen egy mobiltelefont, és számoljon egy számológéppel;
• kezdje el hangosan gondolkodni, hogy az 50% körülbelül 130 000, a 25% körülbelül 65 000, a 17% pedig körülbelül 50 000. Senkinek nincs szüksége pontos válaszra, minden helyzetben a reakciója, a gondolatmenete és a találékonyság a fontos.

Gyakran szóba kerül az irányítási rendszerben elfoglalt helye, szerepe modern üzlet sokat írtak, hatásköre bővül, funkcionalitása évről évre bonyolultabb. Csak az állapota változatlan. Asszisztens – ki ő? Mit csinál? Miért vonzza magára az ő alázatos személye annyi figyelmet?

A szakma történetéből

Úgy tartják, hogy az első társak ben jelentek meg Az ókori Róma. A jogügyletek képleteit kidolgozó római jogtudománynak hagyományos írásos formába kellett helyeznie azokat. Fokozatosan a jogi anyagokon végzett mechanikus munka nemcsak önállóbbá és kreatívabbá válik, hanem szinte kizárólagossá is válik. Képviselői a köztársaság korában scribae és kivételes közjegyzők voltak, akik részt vettek a jogi anyagok okirati formába öntésében. A Scribae közszolgálatban volt, kivételores et notarii - magánszemélyek szolgálatában. A scribae tisztét csak olyan római polgárok tölthették be, akiket nem fosztottak meg polgári becsületüktől, hanem olyan személyek, akik gyalázatot szenvedtek el. polgári jogok, nem férhetett hozzá ehhez a pozícióhoz. Megválasztásuk életre szólt, és nem korlátozódott a szolgálati időre, hanem kiterjesztették utódaikra is. Scribae fizetés ellenében átadhatta a helyét egy másik személynek.

A rátermettebb írnokok közül a magisztrátusok segédeket választottak, akiknek feladatai közé tartozott a közokiratok (tabulae publicae) elkészítése és a közszámlák (rationes) vezetése, aminek következtében scribae librarii-nak nevezték őket. Az asszisztensek magas társadalmi pozíciót töltöttek be. Az egyik név, amely évszázadok mélyéről szállt ránk, az ókori római császár, Augustus közeli segítőjének, Maecenasnak a neve, aki diplomáciai, politikai és magánmegbízásokat végzett. Költők, művészek és tudósok mecénása a „Mecénás” elnevezést általánossá tette.

Kit vesznek fel asszisztensnek?

A mai vezető mindenekelőtt olyan vezető, akit az intelligencia, a rugalmas gondolkodás, az elemzési és önvizsgálati képesség, az érzelmi érettség, a szervezőkészség és a lenyűgöző teljesítmény jellemez. Természetesen egy ilyen vezető nem létezhet légüres térben. Szüksége van egy összekötő kapocsra, ötletei és feladatai karmesterére, olyan emberre, aki sok probléma megoldását magára vállalja, és megszabadítja a rutin terhétől. Minél gyorsabban fejlődik egy vállalkozás, annál nagyobb a cég és annál sikeresebb a vezető, ami azt jelenti, hogy sürgetővé válik egy komoly asszisztens szükségessége.

A személyi asszisztens kiválasztásánál a sikeres vezető nem csak végzettségére, szakmai tulajdonságaira, munkatapasztalatára, gyakorlati készségeire, hanem személyes tulajdonságaira is a legmagasabb követelményeket támasztja.A személyi asszisztens nem annyira beosztás, mint inkább a megbízható személy különleges státusza személy, akire egy menedzsernek szüksége van. A személyi asszisztens egy professzionális, felelősségteljes személy, aki képes hatalmas felelősséget vállalni a vezető tevékenységének támogatása és az időveszteség alóli mentesülés érdekében.

Nehéz igazán profi asszisztenst találni. A tapasztalt toborzó teljes felelősséggel közelíti meg a személyi asszisztens kiválasztását: nem is veszi figyelembe a gyakran munkahelyet váltó, végzettség, munkatapasztalat nélküli jelentkezők javaslatait, a nyelvtani és stilisztikai hibákkal összeállított önéletrajzok nem keltik fel érdeklődését.

Van egy vélemény, hogy egy 25 és 30 év közötti személy lehet asszisztens. Sok szakértő nagyon szkeptikus az ilyen határok megállapításával kapcsolatban. A nagy stresszt és nagy koncentrációt igénylő munka különleges követelményeket támaszt a professzionalizmussal, a pszichológiai stabilitással és a kommunikációs készségekkel szemben, amelyeket kizárólag tudás, tapasztalat és hírnév révén sajátítanak el. Ezért be Utóbbi időben Jelentősen „beérett” a személyi asszisztens pozíciója. Az objektív és szubjektív paraméterek és jellemzők összességére összpontosítva a teljes személyes és szakmai érettséget elért személy megbízható asszisztensnek tekinthető. Ebből a szempontból a 30. életév betöltése nem az asszisztensi karrier végét jelenti, hanem a kiindulópontot.

Egészen a közelmúltig főként a szép nemek váltak személyi asszisztenssé. Ma már nem ritka a férfi asszisztens– céltudatosság, határozottság és érzelmi visszafogottság jellemzi, intelligenciája és stratégiai gondolkodási képessége van. A női asszisztensek viszont ellenállóbbak a stresszel, jobban alkalmazkodnak, rugalmasságuk miatt finomabban érzik a kapcsolatok árnyalatait, gyorsan megtalálják a kiutat a nehéz helyzetekből, figyelmesek a részletekre és képesek meghallgatni, valamint türelmes a rutinmunka végzése során. Ezért az asszisztens kiválasztását nem neme, hanem professzionalizmusa és képességei alapján kell megválasztani.

A személyi asszisztens pozíciójára jelentkező oktatási követelményei nem túl szigorúak: bármely területen felsőfokú végzettséggel rendelkező szakember lehet, a lényeg az, hogy az e pozíció funkcionalitásához szükséges egyéb összetevők jelen legyenek. Leggyakrabban a humán szakemberek - a turisztikai üzletág, a PR és a menedzsment dokumentációs támogatásának szakemberei, történészek, fordítók, újságírók, filológusok - sikeresek az asszisztensek szerepében. Az asszisztens rendelkezhet műszaki, gazdasági vagy jogi végzettséggel – az ilyen szakemberek gyakran elemző gondolkodásúak, bizonyítják képességeiket áttekintések, jelentések elkészítésében vagy projektek felügyeletében, és fokozottan összetett feladatokat látnak el. És természetesen a cégprofilnak megfelelő oktatást mindig szívesen látjuk.

Ugyanakkor az asszisztens munkatapasztalatára és szakmai készségeire vonatkozó követelmények nagyon magasak. Tévednek azok, akik azt gondolják, hogy a személyi asszisztensnek elegendő a titkári ismeretek - idegen nyelv ismerete, számítógép-használat, üzleti levélírásban és üzleti utak lebonyolításában, jegyfoglalásban és üzleti találkozók szervezésében szerzett tapasztalat. A fentieken kívül az asszisztensnek:

● elemző elmével és szisztematikus logikus gondolkodásra való képességgel;

● jó a memóriája, gyors a reakciója;

● legyen szorgalmas, rugalmas, stressztűrő;

● széles látókörű, kompetens beszéddel rendelkezik;

● képes legyen felelősséget vállalni;

● van jóízlés;

● legyen lojális a vezető vállalati és személyes érdekeihez.

Az asszisztensi kötelezettségek

A menedzser-asszisztens fő feladatai a következők:

● adminisztratív támogatás a vezető számára;

● a menedzser munkanapjának megtervezése, a megbeszélések koordinálása és szervezése, valamint a látogatók fogadása;

● információs és elemzési támogatás a vezető számára: a szükséges információk keresése és feldolgozása; információs, elemző és prezentációs anyagok, beszámolók és beszédek, elemző áttekintések, jelentések stb. készítése;

● a vezető üzleti levelezésének lebonyolítása;

● ülések, tanácsok, vezetői értekezletek előkészítése, üzleti megbeszélések/tárgyalások eredményeinek formalizálása;

● tárgyalásokon, üzleti találkozókon, fogadásokon való részvétel; a vezető elkísérése megbeszéléseken, kirándulásokon stb.;

● üzleti utak, találkozók szervezése és biztosítása (optimális útvonalak logisztikája, jegyfoglalás, szállodai szobák, transzferek; vízumtámogatás; regisztráció konferenciákon, szemináriumokon való részvételre; szabadidős tevékenységek szervezése);

● kapcsolatok fenntartása a vállalatok, vállalkozások, szervezetek, kormányzati és közigazgatási szervek képviselőivel a vezető közvetlen közreműködését nem igénylő kérdések megoldása érdekében; dokumentumok és információk beszerzése a kormánytól és az irányító szervektől a vezető nevében;

● szóbeli és írásbeli fordítások, nyelvi támogatás üzleti tárgyalásokhoz és találkozókhoz;

● előadások és protokoll rendezvények szervezése, reprezentációs tevékenység;

●költségelszámolások készítése;

● a vezető személyes megbízásainak elvégzése.

Ez a lista nem teljes, az asszisztens feladatai cégenként eltérőek lehetnek.

A bizalomról

A bizalom kérdése a sarokköve, az alapja, amelyre a teljes „asszisztens-vezető” kapcsolatrendszer épül. Sok menedzser számára az asszisztens nemcsak megbízható személy, a tudás titkának kiszolgáltatott személy, hanem szinte a család tagja is. A bizalom mértéke olykor olyan magas, hogy bizalmas információkkal, bankszámlaszámokkal, fizetési kártyákkal és PIN-kódokkal, pénzösszegeket, széfkódok, cégpecsétek és személyes titkok. Ezért sok asszisztens nemcsak a menedzser hivatalos tevékenységének megszervezését biztosítja, hanem családi és otthoni problémáit is megoldja: ajándékot vásárolnak a családtagoknak, virágkosarakat rendelnek szeretteiknek, kiválasztják a háztartási alkalmazottakat, megszervezik a gyermekünnepeket stb.

Fontos megjegyezni, hogy egy olyan asszisztensnek adnak bizalmat, aki:

● ügyesen elsajátítja az üzleti kommunikációs készségeket;

● tud hallani és hallgatni;

● fenntartja az alárendeltséget;

● megőrzi a semlegességet és a titkosságot;

● egyensúlyt tart a bizalom és a megfelelés között, megvan a saját véleménye, készen áll megvédeni álláspontját, de jól megérti, mikor kell, és hová kell visszavonulnia.

A szakma előnyei és hátrányai

Kezdjük azzal, ahol általában véget érnek, szerényen hagyjuk „későbbre” - a bérek kérdésével. A „vezetői személyi asszisztens” állás betöltésére jelentkező igen magas követelmények, valamint a jelentkezők komoly ajánlatai jelentősen megemelték a fizetési elvárások és ajánlatok lécét. Moszkvában a hozzávetőleges átlag bér egy asszisztens menedzser esetében 40-60 ezer rubel, a régiókban - 20-30 ezer. A munkatapasztalat, az ajánlások és az idegen nyelvek ismerete lehetővé teszi a jelölt számára, hogy magasabb díjazásra jogosult.

A napi vezetői tapasztalat, a felelősség fokozódása, a megoldandó feladatok jellegének változása lehetővé teszi, hogy az asszisztens ebben a pozícióban felbecsülhetetlen értékű tudásra tegyen szert. Az asszisztens olyan pozíció, amely állandó növekedéssel és önmegvalósítással, a személyes tulajdonságok, képességek és tehetségek fejlesztésével jár; valódi távlatokat nyit a szakmai tevékenység előtt. Mindezek figyelembevételével szakmai asszisztens a jövőben minimum titkárság-, iroda-, ügyviteli vezetői pozícióra pályázhat, de másfajta rendezvényfejlesztés is lehetséges - ügyvezető, ügyintéző, ügyvezető igazgató. vagy saját vállalkozás szervezése.

Minden szakma hátránya az az ár, amit a szakmai készségek elsajátításáért fizetünk. Egy asszisztens munkanapja tovább tart, mint egy vezetőé, ezért gyakran kora reggel kezdődik és késő este ér véget. Ráadásul egy személyi asszisztensnek szinte éjjel-nappal a főnöke rendelkezésére kell állnia. Ha egy menedzsernek csak egy asszisztense van, néha még egy napot is nehéz kivenni vagy nyaralni menni – az asszisztenst szigorúan korlátozzák a menedzsere szabadságolási korlátai.

Ráadásul a meglévő kapcsolatok, a csapatmunka és a vezetőhöz való személyes kötődés gyakran ellentétes a bármi megváltoztatására irányuló vágyakkal és törekvésekkel, így az asszisztens egy konkrét tisztségviselő, következésképpen a szakma túszává válik.

Az asszisztensi pozíciót kiindulópontnak kell tekinteni, karrierje és személyes fejlődése az elszántságtól, képességeinek, vágyainak és erőfeszítéseinek mértékétől függ.

Név a történelemben

A világpolitika, a kultúra, a tudomány és a diplomácia történetében nyomot hagyó alakok nevét mindenki ismeri, de segítőik nevét, akik kemény és olykor hálátlan munkát vállaltak, és számos eredmény megszületéséhez hozzájárultak, nem mindig őrizte meg a történelem az utókor számára.

Pavel Ivanovics Jaguzsinszkij ( 1683–1736) – I. Péter asszisztense, államférfi és diplomata. Aktív és energikus ember, 1701-től I. Péter állandó kísérője lett minden külföldi hadjáraton és utazáson, mindenhol a helyén találta magát és kiérdemelte a cár tetszését. BAN BEN különböző évek a szenátus főügyésze, a grodnói lengyel szejm meghatalmazott minisztere, kabinetminiszter, bécsi követ, berlini nagykövet volt. I. Péter többször is fontos diplomáciai küldetésekkel bízta meg. Pavel Ivanovics nagyon nehéz tárgyalásokat folytatott Dánia és Poroszország királyaival. Jaguzsinszkij, mint a cár személyes bizalmasa, kivétel nélkül minden európai kongresszuson részt vett. Többek között azért, mert beszélt angolul, németül, spanyolul és francia nyelvek, a lengyelről és a litvánról nem is beszélve. A császár nem tévedett, amikor a legfőbb ügyészt választotta. Jaguzsinszkij buzgón és nagyon gyorsan végrehajtotta I. Péter minden utasítását. Soha nem halogatta a végrehajtást, ahogy más nemesek gyakran gyakorolták, és miután bármilyen feladatot kapott, egy-két napon belül beszámolt I. Péternek az eredményekről.

A szolgálatban Jaguzsinszkijt megfigyelő kortársak egyöntetűen értékelték: „Egy prominens férfi, szabálytalan arccal, de kifejező és élénk, szabad modorú, szeszélyes, büszke, okos és nagyon aktív; annyit tett meg egy nap alatt, amennyit egy másik nem tudott megtenni egy hét alatt.”

Petr Petrovics Konovnyicin(1764–1822) – Mihail Kutuzov tábornok segédje, gróf A szokatlanul bátor és szenvedélyes katonai ügyekben Pjotr ​​Petrovics egyúttal kiváló személyzeti dolgozó volt, rendkívül ügyes, szorgalmas és pontos.

A kortársak úgy értékelték, mint „az orosz természet rendkívüli típusát”. A Moszkvából való visszavonulás után Kutuzov Konovnyicint nevezte ki az orosz hadsereg főhadiszállásának szolgálati tábornokává, akinek a vállára a hadsereg szervezési munkája óriási terhe nehezedett: lőszer- és élelmiszer-, takarmány- és gyógyszerellátás, egyenruha és szállítás. Ez a kinevezés nem volt véletlen: Mihail Illarionovicsnak, tekintettel a Moszkva elvesztése utáni általános zűrzavarra, kiegyensúlyozott és határozott emberre volt szüksége a közelben. Ráadásul úgy tűnt, hogy a becsületes Konovnyicin semlegesíti L. Bennigsen vezérkari főnököt, aki intrikus volt Kutuzov ellen. Ettől kezdve Pjotr ​​Petrovics lett a főparancsnok első előadója, Kutuzov és beosztott katonai vezetőivel folytatott harci levelezése átment rajta.

1815–1819-ben Konovnicin hadügyminiszterként szolgált, 1819-től - az Államtanács tagja, a katonai oktatási intézmények vezetője, a Page és más kadéthadtestek, valamint a Carszkoje Selo Líceum főigazgatója.

Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – Napóleon Bonaparte, a kiváló francia parancsnok és államférfi asszisztense. Egy egész korszak fűződik nevéhez: királyi hatalom, forradalom, Napóleon birodalma, restauráció, júliusi forradalom. A sors 14 évig összekötötte ezeket az embereket. Napóleon nagyra értékelte Talleyrandot: „Ő az intrikák embere, egy nagy erkölcstelen ember, de nagy intelligenciájú, és természetesen a legtehetségesebb az összes lelkészem közül.” Talleyrand birtokosa lett az összes francia és szinte minden külföldi rendnek. 1807-ben, Napóleon hatalmának csúcsán, Talleyrand azon töprengett, meddig tart a császár diadala. Kifinomult politikus lévén Talleyrand úgy érezte, itt az ideje távozni, és otthagyta miniszteri posztját. A tapasztalt diplomata nem tévedett, amikor Napóleon összeomlását jósolta. Talleyrand a diplomácia csodáit felmutatóan meggyőzte a szövetségeseket, hogy ne Napóleon örököseinek, hanem a királyi családnak - a Bourbonoknak - hagyják a trónt, és ismét a javára találva, harmadszor külügyminiszter és kormányfő lett. .

Alekszej AndrejevicsArakcsejev(1769–1834) - három cár asszisztense - I. Pál, I. Sándor, I. Miklós.

A Gatchina helyőrségben szolgált, amely Pavel Petrovics Pavel Carevics, a leendő I. Pál császár teljes irányítása alá került. Az egyik ilyen felülvizsgálat alkalmával Arakcseev végrehajtó hadnagyra felfigyelt a leendő császár. Hamarosan Arakcheev lett a palota parancsnoka, szorgalmasan és szorgalmasan kezelte feladatait - a nap bármely szakában szolgálatban volt. I. Pál alatt, 28 éves korára Arakcsejev Szentpétervár parancsnoki rangjára emelkedett, és bárói címert kapott, amelybe a császár engedélyével beírta a mottót: „Hízelgés nélkül elárulta. ” I. Sándor alatt megkezdte a katonai telepek széles körű telepítését, aminek a létrehozásának gondolata már régóta foglalkoztatta; 1815-től tulajdonképpen a kezében összpontosította az Államtanács vezetését, a Miniszteri Bizottságot és A császári felség saját kancelláriája volt, és a legtöbb osztályon a cár egyetlen előadója volt. 1817-től, I. Miklós uralkodása alatt a katonai települések főparancsnoki posztját töltötte be. Arakcseev megtagadta, hogy részt vegyen a decembrista felkelés leverésében, amiért I. Miklós elbocsátotta.

Friedrich Engels(1820–1895) – Karl Marx asszisztense, a tudományos kommunizmus egyik megalapítója. A Marxszal 1844-ben Párizsban lezajlott találkozás egy kreatív együttműködés kezdetét jelentette, amely Marx haláláig tartott. Engels aktívan részt vett a „Kommunisták Uniója” megszervezésében és tevékenységében, Marxszal együtt megírta az Unió programját - „Kiáltványt” kommunista Párt"és kiadta az "Új Rajnai Újságot", 1849-ben részt vett egy fegyveres felkelésben Németország délnyugati részén. Miután örökséget kapott apjától, Engels állandó anyagi segítséget nyújtott Marxnak. Marxszal együtt vezette az Első Internacionálé tevékenységét. Halála után megkezdte a Tőke kötetek kiadását, a végső szöveget Marx kézirattervezeteiből állította össze.

Nicholas Konstantinovich Roerich(1874-1947) - orosz művész, filozófus, tudós, író, utazó, közéleti személyiség, politikus. Mintegy 7000 festményt festett és közel 30 irodalmi alkotást alkotott, szerzője és kezdeményezője a Nemzetközi Művészetvédelmi Szerződésnek, ill. tudományos intézményekés a történelmi emlékek (Roerich-paktum), a nemzetközi kultúravédő mozgalom megalapítója. 24 évesen a Császári Művészetek Ösztönző Társaságának múzeumigazgató-helyettese és egyben a „Művészet és Művészeti Ipar” című művészeti folyóirat segédszerkesztője lett. Három évvel később a Birodalmi Művészetek Ösztönző Társaságának titkári posztját vette át.

Jevgenyij Petrovics Petrov (Katajev)(1903–1942) – Ilja Ilf orosz prózaíró asszisztense, író. I. Ilffel együtt írta a rendkívül népszerű „A tizenkét szék” és „Az aranyborjú” című regényeket. 1932–1937-ben Ilf és Petrov feuilletonokat írt a Pravda újságba, ebben az időszakban körbeutazták az Egyesült Államokat, aminek az eredménye az „Egyszintes Amerika” című közös könyv.

Az írók alkotói együttműködését Ilf 1937-ben bekövetkezett halála szakította meg. Petrov csatlakozik a Pravda újsághoz, és filmforgatókönyveket ír.

A Nagy Honvédő Háború idején a Pravda, a Krasznaja Zvezda és a Szovinformburo lapok tudósítójaként dolgozott. Lenin-renddel tüntették ki.

Igor VasziljevicsKurcsatov(1902–1960) – Abram Fedorovich Ioffe fizikus asszisztense, kiváló fizikus, a Szovjetunió Tudományos Akadémia akadémikusa, a szovjet nukleáris program első és hosszú távú vezetője.

Kurchatov szervesen egyesítette a fizikus és a szervező tehetségét. Őt választotta A.F. akadémikus. Ioffe, aki engedélyt kapott arra, hogy intézetében atomfizikai tanszéket szervezzen, és Kurchatov kinevezését javasolta az atomprogram élére – és ez nagyban meghatározta az atomfegyverek fejlesztésének gyors sikerét. 1943-ban Igor Vasziljevics megalapította és vezette az intézetet, amely később Intézet néven vált. atomenergia A Szovjetunió Tudományos Akadémia. Vezetésével megépült az első ciklotron Moszkvában, Európa első atomreaktora, az első szovjet atombomba, a világ első termonukleáris bombája, a világ első ipari bombája atomerőműés a legnagyobb létesítmény a szabályozott termonukleáris reakciók kutatására. 104. elem periódusos táblázat Mengyelejevet a tiszteletére Kurchatoviumnak nevezték el.

Jurij Mihajlovics Baturin(született 1949-ben) - Az Orosz Föderáció elnökének asszisztense, orosz politikus, tudós (jogász és politológus), űrhajós (a világ 382. és Oroszország 90. űrhajósa), az Orosz Föderáció hőse, a Szövetség titkára Az Orosz Föderáció újságírói.

1993-tól 1994-ig Oroszország elnökének asszisztenseként dolgozott jogi kérdésekben, 1994–1996-ban nemzetbiztonsági kérdésekben, 1996–1998-ban Oroszország elnökének asszisztenseként. 1998-ban kinevezték tesztűrhajósnak az Orosz Állami Űrhajósképzési Kutatóközpontban. Yu.A. Gagarin. 2000 óta az űrhajós hadtest kutatási és tesztelési parancsnokhelyettese. Ez az első alkalom, hogy civilt neveztek ki adminisztratív pozícióba egy katonai űrhajós különítményben, amely a TsPK különítménye. 2008 óta az Orosz Föderáció Biztonsági Tanácsa mellett működő Tudományos Tanács tagja.

NEKEM. Tarasova,
szervezési és igazgatási szolgálat vezetője
CJSC NK Rusneftekhim

A menedzser-asszisztens olyan pozíció, amely szinte minden orosz nagy- vagy középvállalkozás személyzeti struktúrájában jelen van. Az ezt a pozíciót betöltő szakembereket gyakran titkároknak tekintik, akiknek a funkciói és felelősségi köre nagyon korlátozott. De ez egy teljesen helytelen megközelítés a kérdéses pozíció sajátosságainak megértéséhez. A menedzser-asszisztens a legszélesebb körű hatáskörrel ruházható fel. Képzettségével és kompetenciájával szemben támasztott követelmények igen magasak lehetnek. Mik a kérdéses pozíció sajátosságai? Melyek a vezetői asszisztens tipikus jogai és kötelezettségei egy orosz cégnél?

A pozíció sajátosságai

Milyen pozícióról van szó - „vezető asszisztens”? Milyen feladatai vannak egy ilyen alkalmazottnak? A legtöbb esetben a „vezető asszisztens” beosztás titkárra utal. Ritka esetekben ez a kifejezés az igazgatóhelyettesi pozíciót jelöli - de ez általában jellemző a kis cégekre. A többé-kevésbé nagy vállalkozásoknál a vezető személyi asszisztense feladatai főként titkári feladatokra szűkülnek. Pontosan melyiket? Mindenekelőtt ez az irodai munka, a levelezéssel való munka, a különféle találkozók és egyéb rendezvények szervezésével kapcsolatos problémák megoldása, amelyekben a cég vezetője közvetlenül részt vesz. A vezetői titkár (asszisztens) feladatkörébe szinte mindig beletartozik az irodai telefonhívások fogadása is.

Egyes esetekben a megfelelő pozíciót több típusra osztják. Így azokat a titkárnőket, akik elsősorban technikai munkát végeznek – telefonhívásokat fogadnak, levelezést intéznek stb. – asszisztensnek nevezik. A rendezvények szervezéséért és az irodai munkáért felelős szakembereket viszont irodavezetőknek nevezzük. Van egy olyan álláspont, amely szerint egy olyan pozíció esetében, mint például a vezetőasszisztens, a felelősség és a hatáskörök szélesebbek, mint a tipikus titkári tiszteknél. Ez különösen abban nyilvánulhat meg, hogy személyes jelenlétre van szükség olyan eseményeken, amelyeken a menedzser részt vesz - céges partik, üzleti tárgyalások, ünnepek. Ebben az esetben az asszisztens felelhet a menedzser által készített prezentációkért, vagy főnöke rendezvényen való részvételének arculati komponenséért. Megjegyzendő, hogy a munkafüzetekben a menedzser-asszisztens pozíciót leggyakrabban „titkárként” jelölik.

Követelmények a vezető asszisztenssel szemben

Tekintsünk egy ilyen szempontot, mint a „menedzser-asszisztens” pozícióra jelentkezők jellemző követelményeit. Az adott munkakörben dolgozó munkavállalótól elvárt feladatok ellátása bizonyos készségeket és képzettséget igényel. Konkrét listájukat nagymértékben meghatározza a titkár tevékenységének munkaköri sajátosságai. Tehát, ha a menedzser-asszisztens tevékenysége elsősorban a felügyelői beosztásnak felel meg, akkor a követelmények ebben az esetben nem lesznek olyan szigorúak: középfokú végzettség, minimális munkatapasztalat, számítógéppel és irodai berendezésekkel kapcsolatos alapvető ismeretek. Ha viszont a vezetői asszisztens kompetenciája magában foglal néhány vezetői funkciót, akkor ebben az esetben a követelmények listája nagyobb lesz, és a munkaköri feladatok magasabb szintű képzettséget igényelnek a titkári pozícióra jelölttől.

Egy tipikus készségkészlet, amellyel egy vezetői asszisztensnek a legtöbb esetben rendelkeznie kell: a közönséges idegen nyelvek ismerete, a népszerű nyelvek ismerete számítógépes programok dokumentumokkal, képekkel, prezentációkkal való munkához. A vezetői asszisztens képesítési követelményeinek fontos szempontja a személyes tulajdonságok. Ide tartozik az udvariasság, a figyelmesség, a jóindulat, a felelősségvállalás és az új problémák megoldására való készség. A menedzser-asszisztens pozícióra pályázók preferált életkora sok szervezetben a 18-35 év. De természetesen vannak olyan vállalkozások, amelyek különösen értékelik az alkalmazottak tapasztalatait, és ezért szívesen alkalmaznak sokkal idősebb embereket.

Sok vállalat ugyanakkor szívesebben toboroz szakembereket anélkül nagyszerű tapasztalat. Ennek oka lehet annak az üzleti szegmensnek a sajátosságai, amelyben a vállalat működik. Bizonyos esetekben jobb, ha egy alkalmazottat egy olyan cégben való munkavégzésre képeznek ki, amely viszonylagosan a semmiből nyitotta meg az okostelefonok és táblagépek mikroprocesszorainak első orosz gyártását, belemerülve egy ilyen csúcstechnológiás üzlet minden szükséges árnyalatába. szegmensben, mint megpróbálni elmagyarázni egy tapasztalt embernek, hogy a régi megoldási módszerek bizonyos esetekben nem működnek.

Fő feladatai

Tekintsük részletesebben azokat a felelősségeket, amelyek egy ilyen asszisztens vezetői pozícióra jellemzőek. Fentebb megjegyeztük, hogy ezek nagyrészt a titkári funkciókra csapódnak le. De ez nem mindig van így. Gyakran előfordul, hogy egy vállalat vezető-asszisztense, különösen, ha nagy szervezetről beszélünk, részt vesz a legfontosabb vezetői döntések meghozatalában. Kísérheti azokat a tárgyalásokat, amelyeken a főnök is részt vesz - és nem csak technikai szempontból, hanem bekapcsolódhat a vonatkozó párbeszédekbe, véleményt nyilváníthat, tanácsot adhat.

A menedzser számos esetben átruházhatja bizonyos funkcióit asszisztensére – például a vállalati csapat tájékoztatása minden jelentős eseményről. vezetői döntések. Természetesen a szóban forgó munkakörben dolgozó alkalmazott gyakran a főnöke tevékenységének kényelmének biztosításával kapcsolatos munkát végez - az irodájában optimális mikroklíma biztosítása szempontjából mindig van úgymond friss tea, így a fő a vezető által használt berendezések stabilak, működőképesek.

Üzemmód

Tehát most már tudjuk, hogy mik azok a munkaköri feladatok, amelyek egy ilyen vezető asszisztens pozíciót jellemeznek. Következő feladatunk a munkavállaló munkarendjének sajátosságainak tanulmányozása a megfelelő pozícióban. Természetesen az asszisztens általános esetben a Munka Törvénykönyve által meghatározott beosztás szerint, azaz 8 órás munkanap keretein belül, heti 5 napon látja el feladatait. A gyakorlatban azonban jelentős eltérések lehetségesek a megfelelő rendszertől. Hasonló forgatókönyvek lehetnek jellemzőek egy olyan pozícióra, mint például a vezetői asszisztens, akinek további felelősségei vannak.

A helyzet az, hogy az ebben a pozícióban dolgozó szakember nemcsak cége ügyeiben, hanem a belső vállalati tevékenységgel nem közvetlenül összefüggő problémák megoldásában is részt vehet. Így üzleti utakra, szemináriumokra, konferenciákra egy megfelelő jogosítvánnyal rendelkező asszisztenst lehet küldeni. A munkavállaló bizonyos közvetítői feladatokat is elláthat felettese és más szervezetekben dolgozó vezetői között - például a dokumentumkezelés vagy a közös projektek megvalósítása terén. Az ilyen problémák megoldásának munkarendje természetesen messze lehet attól, amit a Munka Törvénykönyve előír. Valójában szabálytalanná válik, gyakran hosszabb, mint a szokásos 8 óra.

Nézzük meg, hogyan nézhet ki egy vezető asszisztens munkaköri leírása. A vonatkozó dokumentum szerkezete általában az általános rendelkezésekkel kezdődik. Jelezhetik, hogy a menedzser asszisztens a szakemberek kategóriájába tartozik. Így már helyi jogforrás szintjén rögzítheti egy cég azt, hogy a szóban forgó munkakörben nem vezető (nem igazgató-helyettes). Valószínűleg - titkárnő vagy például személyi asszisztens egy menedzserhez, további felelősséggel.

Asszisztens munkaköri leírása: általános rendelkezések

BAN BEN " Általános rendelkezések» A munkaköri leírás tartalmazhat a szakember képesítési követelményeit tükröző megfogalmazást is. Például egy menedzser asszisztensnek rendelkeznie kell szakmai oktatásés némi munkatapasztalat. Néha a munkaköri leírás ugyanazon része meghatározza azt az üzleti területet, amelyen kívánatos, hogy egy személy tapasztalattal rendelkezzen a tevékenységek végzésében.

Az „Általános rendelkezések” rögzítik a munkavállaló kulcskompetenciáit. Kifejezhetők a vállalatirányítási struktúra ismeretére vonatkozó követelményekben, belső és külpolitika a foglalkoztató céget, a cég hatóságokkal és más szervezetekkel való kommunikációjának alapelveit, az irodai munkát jellemző normákat, az üzleti kommunikáció szabályait, valamint a vállalat belső munkaügyi szabályzatát.

Az asszisztens munkaköri feladatai

Az utasítások következő kulcsfontosságú része a „Munkaköri kötelezettségek”. Mik a sajátosságai? BAN BEN ez a szekció Főleg a menedzser asszisztens funkcionális feladatait rögzítik. Ezek lehetnek: a főnök munkanapjának megtervezése (megbeszélések, hívások, interjúk tekintetében), szervezés technikai támogatás a menedzser munkája (szállítás megrendelése, üzleti találkozók szervezése tekintetében), üzleti utakon való részvétel, üzleti tárgyalásokon, jegyzőkönyvek és egyéb dokumentumok vezetése, a vállalatvezetők interakciójának biztosítása a vállalat más struktúráival, kommunikáció a kormányzati szervekkel.

Asszisztensi jogok

A munkaköri leírás mindig tartalmazza azokat a jogokat, amelyek a vezető asszisztenssel rendelkeznek. A munkakör sajátosságaiból adódó felelősségeket mindig a megfelelő preferenciák egészítik ki. Tehát milyen jogai vannak egy munkavállalónak a kérdéses pozícióban? Érdekes módon a vállalatvezető asszisztensének feladatai szorosan összefüggenek velük. Például bizonyos dokumentumok aláírásának és jóváhagyásának joga az ilyen forrásokkal való időszakos munka szükségessége kapcsán merül fel. Példa a megfelelő pozícióban lévő munkavállaló másik jogára, hogy az azonnali vezetéstől, valamint a vállalat más szakembereitől kérje a dokumentumokba való felvételhez szükséges információkat. A menedzser-asszisztensnek joga van megkövetelni a főnöktől is, hogy kényelmes munkakörülményeket biztosítson. Az adott munkakörben dolgozó személy munkaköri feladatai közé tartozhat a dokumentumok időszakos küldése és átvétele – ezeket az eljárásokat különféle technikai eszközökkel kell végrehajtani. A titkárnak jogában áll elvárni, hogy ezekhez teljes hozzáférést biztosítson.

Asszisztensi felelősség

Tehát megvizsgáltuk, hogy mik a felelősségi köre egy menedzser-asszisztensnek, és milyen jogai lehetnek. De a legtöbbben munkaköri leírások A kérdéses profil szakemberei számára van egy másik szakasz - „Felelősség”. Milyen megfogalmazás lehet benne? A menedzser-asszisztens leggyakrabban a következőkért felelős: a szóban forgó utasításokban előírt feladatok nem megfelelő végrehajtása, de az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvében meghatározott korlátok között; tevékenysége során általa elkövetett bűncselekmények - ismételten az orosz jogszabályok keretein belül; a vállalatnak okozott kárért - az Orosz Föderáció Munkaügyi és Polgári Törvénykönyvében és más jogforrásokban meghatározott korlátokon belül.

Összegzés

Tehát megvizsgáltuk az ilyen pozíció sajátosságait, mint asszisztens menedzser, azokat a felelősségeket és követelményeket, amelyek ezt a pozíciót jellemzik a vállalat személyzeti struktúrájában. Az adott munkát végző szakember leggyakrabban titkári feladatokat lát el, de lényegesen szélesebb hatáskörrel is rendelkezhet. Ritkán az igazgatóhelyettesi beosztásnak felel meg a „vezető asszisztens” fogalma, de ez elsősorban a kisvállalkozásokra jellemző.

A „menedzser-asszisztens” kifejezés „klasszikus” értelmezésében a megfelelő pozícióban lévő személy munkája közel állhat az asszisztensi, ügyintézői vagy például irodavezetői funkciókhoz. Az asszisztens menedzser munkakönyvében valószínűleg szerepel egy „titkár” vagy „asszisztens”, bár természetesen sok függ az adott szervezetben elfogadott vállalati szabványoktól.

A legtöbb orosz vállalat vezetőinek tevékenységét jellemzi, hogy a kérdéses profil szakembereit munkába kell hívni. A felsővezető eredményes munkája azon múlik, hogy asszisztense mennyire oldja meg problémáit – a gyakorlati vállalatirányítás szempontjából látszólag másodlagosnak, de valójában rendkívül jelentősnek a szervezet számára. A cégvezető által irányított csapat kommunikációs struktúrájában a titkári munka a legfontosabb.

Vegye figyelembe, hogy sok vállalat több igazgatóhelyettes kinevezését alkalmazza egyszerre. Azonban mindegyik státusza és hatásköre eltérő lehet. Egy szakember a titkári feladatokért felelhet, egy másik irodavezető, egy harmadik pedig kísérheti a vezetőt a rendezvényeken. Ugyanakkor a HR vezetők gyakorolhatják a munkavállalók felcserélhetőségét az érintett tevékenységi területeken belül.