Avantages de la gestion électronique des documents par rapport au papier. Gestion électronique des documents : avantages et inconvénients. Avantages tactiques de l'EDMS : économiser de l'argent et des ressources

Il faut séparer deux notions souvent confondues : le travail de bureau et le flux documentaire. Le travail de bureau est l'activité consistant à créer des documents et à organiser le travail avec eux. L'organisation du travail avec des documents signifie la création de conditions garantissant la circulation, la recherche et le stockage des documents. Le flux de documents est le mouvement des documents entre les points de leur traitement depuis le moment de leur réception ou de leur création jusqu'à la fin de leur exécution ou de leur expédition (13 ; 818). Sur la base de cette division, il existe une classification des systèmes électroniques. Il s'agit de systèmes bureautiques - CAO, et de systèmes de gestion électronique de documents - EDMS. CAD assure principalement la comptabilité documents électroniques. Leurs fonctions comprennent l'enregistrement des documents entrants, sortants, internes, organisationnels et administratifs, la comptabilité des résolutions émises et des réponses reçues lors de leur exécution. Les bases de données stockent non seulement les détails des documents, mais également leur image texte. La CAO vous permet de surveiller l'exécution, de stocker des données sur les cas et de fournir une recherche rapide d'un document en utilisant un détail ou un ensemble d'entre eux. Les EDMS se concentrent sur le travail avec des documents électroniques, leur déplacement au sein d'une organisation ou entre des organisations. L'important ici est le processus de préparation collective du document, son approbation répétée et la maintenance des versions des documents. EDMS combine les fonctions de bureautique et de gestion électronique de documents. Ainsi, ces systèmes couvrent tous les processus bureautiques et sont plus souvent utilisés dans les grandes organisations.

Pendant de nombreuses années en Russie, tous les flux de documents étaient papier. Ce n’est qu’aujourd’hui qu’elle entre progressivement dans une phase mixte. C'est le résultat des efforts des représentants du gouvernement et organisations commerciales. Cependant, les processus d'informatisation progressent lentement.

La gestion électronique des documents fait référence à une méthode d'organisation du travail avec des documents, dans laquelle la majeure partie des documents d'une organisation (d'une entreprise) est utilisée électroniquement et stockée de manière centralisée, dans ce que l'on appelle des archives électroniques, des entrepôts d'informations uniques ou des entrepôts de données (15 ; 592). .

Une autre définition optimale de la gestion électronique des documents peut être identifiée : « la gestion électronique des documents est un mécanisme unifié pour travailler avec des documents soumis sous forme électronique, avec la mise en œuvre du concept de « travail de bureau sans papier ».

Le flux de documents électroniques peut être interne et externe, ce qui impose certaines spécificités sur l'échange d'informations. Le flux de documents électroniques interne est caractérisé par l'échange d'informations ou le mouvement de documents électroniques au sein de l'organisation. Le flux de documents électroniques externes se caractérise par l'échange de correspondance entre organisations.

Ainsi, un système de gestion électronique de documents (GED), au sens étroit, désigne un logiciel (programme informatique, système) qui permet d'organiser le travail avec des documents électroniques (création, modification, recherche, stockage), ainsi que l'interaction entre les salariés : transfert de documents, tâches d'émission (ordres, instructions) et leur suivi, envoi de notifications, etc. (18). Dans un sens plus large, l'EDMS est compris comme une structure organisationnelle et technologique moderne qui imprègne l'ensemble de l'organisme de production, qui comprend des composants logiciels, techniques et méthodologiques, ainsi que des aspects organisationnels et réglementaires.

Actuellement, le flux de documents électroniques entre les organisations peut largement remplacer le papier, et l'automatisation du processus d'échange de documents n'est pas un hommage à la mode, mais un impératif de la rapidité, car la livraison d'un document papier par courrier ou par coursier peut prendre plusieurs jours. mais un document électronique est délivré en quelques secondes, quelle que soit la localisation du destinataire. Traduire le flux de documents au format électronique peut permettre d'économiser non seulement du temps et des efforts, mais également de l'espace. Dans certaines entreprises, les archives papier occupent depuis de nombreuses années une superficie comparable à celle des surfaces de vente.

Beaucoup de gens croient encore qu'un document juridiquement significatif est un papier rédigé selon certaines règles, signé d'une signature manuscrite et certifié par le sceau de l'organisme qui a délivré ce document (certificat, attestation, extrait, etc.). Mais les capacités technologiques se développent et aujourd'hui, les documents électroniques peuvent également avoir une signification juridique, car ils utilisent une signature électronique, qui est l'analogue électronique d'une signature manuscrite. Signature électronique - informations dans formulaire électronique, qui est attaché ou autrement associé à d'autres informations sous forme électronique (informations signées) et qui est utilisé pour identifier la personne qui signe les informations (9 ; 19).

Selon la législation russe, une signature électronique est reconnue comme équivalente à une signature manuscrite si les conditions suivantes sont remplies :

1. Certificat de clé de signature lié à cet électronique la signature, n'a pas perdu sa force (valable) au moment de la vérification ou au moment de la signature du document électronique s'il existe une preuve déterminant le moment de la signature ;
2. L'authenticité de la signature électronique dans le document électronique est confirmée ;
3. La signature électronique est utilisée conformément aux informations spécifiées dans le certificat de clé de signature.

Ainsi, la signature électronique doit être valide, et ce qui est très important, le document avec une signature numérique électronique aura signification juridique uniquement lors de l'exécution de la relation spécifiée dans le certificat de clé de signature.

En parlant d'EP, vous devez comprendre que l'EP est un concept généralisé, il comprend :

-logiciel;
- le certificat de clé de signature, qui est un document papier ou un document électronique portant la signature électronique d'une personne habilitée du centre de certification, comprenant Clé publique signature numérique électronique. Le certificat est délivré pour confirmer l'authenticité de la signature électronique et identifier le propriétaire du certificat de clé de signature. Autrement dit, c'est exactement avec cela qu'un document électronique est signé, et c'est le certificat de clé de signature qui contient des informations à quelles fins la signature peut être utilisée ;
-porte-clé (stockage sécurisé du certificat de clé de signature).

Examinons de plus près le concept de « certificat de clé de signature ».

Un certificat de clé de signature est le même document qui contient et confirme des informations sur le propriétaire de la signature électronique, le numéro d'enregistrement unique du certificat de clé de signature, les dates de début et de fin du certificat de clé de signature situés dans le registre du centre de certification, le nom et l'emplacement du centre de certification qui a délivré le certificat de clé de signature. Le certificat de clé signataire est délivré pour une durée d'un an. Au bout d’un an, il expire et l’organisation devra acheter un nouveau certificat de clé de signature. Cela ne s'applique pas aux logiciels, par exemple le programme CryptoPro CSP, car les programmes n'expirent généralement pas.

La gestion électronique des documents présente des avantages et des inconvénients, des avantages et des inconvénients d'utilisation dans une organisation.

Les principaux avantages de la gestion électronique des documents sont que lorsqu'elle est utilisée, tous les départements et structures de l'entreprise travailleront dans un seul espace d'information. À cet égard, la rapidité de traitement des documents au sein de l'entreprise augmente considérablement. En outre, un facteur important qui rend la gestion électronique des documents un ordre de grandeur plus élevé que d'habitude est la sûreté et la sécurité des documents. DANS systèmes modernes Le cryptage des données est utilisé, ce qui peut arrêter les tentatives de fuite d'informations. Lors de l’utilisation de ce type de flux documentaire, la productivité des employés augmente et le risque d’erreurs dans le traitement des documents, qui dépend des qualifications de l’employé, diminue. L'introduction d'un système de gestion électronique des documents offre des avantages effet économique, cependant, son évaluation quantitative est procédure complexe, parce que de nombreux facteurs doivent être pris en compte (20;49).

L'effet direct de la mise en œuvre du système vous permet d'économiser de l'argent dépensé pour Consommables, paiement des frais postaux et la livraison de courrier, la photocopie du matériel réduit les coûts de main-d'œuvre. L'effet indirect correspond aux avantages de la gestion qui sont importants pour le fonctionnement de l'organisation : transparence de la gestion, contrôle de la discipline de performance, etc.

Ainsi, la mise en place de systèmes de gestion électronique de documents permet :

1. automatiser entièrement le processus de travail avec les documents ;
2. assurer l'organisation du travail avec les utilisateurs et groupes d'utilisateurs distants ;
3. assurer l'intégration avec des systèmes de messagerie externes ;
4. augmenter les capacités de base du système de gestion électronique de documents grâce à la modularité et à la présence d'outils intégrés ;
5. assurer le processus de travail simultané dans le système par un nombre illimité d'utilisateurs ;
6. augmenter l'efficacité du travail avec les documents ;
7. améliorer la culture d'entreprise du travail avec des documents ;
8. réduire considérablement le volume des flux de documents papier ;
9. réduire considérablement les délais de traitement et d'envoi des documents, le temps de recherche des documents, le temps de coordination et d'approbation des projets de documents ;
10. assurer tous les processus de documentation avec l'utilisation simultanée des versions électroniques et papier des documents ;
11. rationaliser le processus d'enregistrement de tous types de documents (enregistrement à partir de formulaires électroniques et Web, prise en charge de la numérisation en streaming, enregistrement de fichiers de tout format) ;
12. assurer la gestion du flux de travail (transfert de documents entre interprètes) ;
13. assurer le processus de travail avec des documents interdépendants ;
14. assurer la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie ;
15. assurer la transparence de tous les processus depuis le moment où le document est créé jusqu'au moment où il est soumis aux archives ;
16. Sauvegarde de l'historique du travail avec les documents (comptabilisation du temps et des auteurs de toutes les actions avec un document, sauvegarde des commentaires de travail, prise en charge du versionnage des fichiers joints) ;
17. retracer l'historique de la création du document ;
18. garantir un processus clair de coordination et d'approbation des documents ;
19. construire un système d'instructions qui fonctionne bien ;
20. assurer un contrôle clair sur la discipline de performance ;
21. trier les documents selon tous critères ;
22. fournir une recherche d'informations par divers attributs et une recherche en texte intégral ;
23. assurer l'automatisation de la collecte et de l'analyse des données statistiques sur les mouvements de documents ;
24. assurer l'archivage des images électroniques des documents ;
25. assurer la régulation des droits d'accès ;
26. fournir un accès instantané aux documents ;
27. réduire les pertes quantitatives de documents ;
28. accroître la productivité du travail ;
29. réduire les coûts de préparation des documents à soumettre aux archives et d'archivage des documents ;
30. donner Force juridique documents électroniques;
31. réduire les coûts des services de messagerie et postaux ;
32. réduire le nombre de coursiers internes et externes ;
33. assurer le maintien d'une base de données d'information et de référence;
34. fournir des capacités de recherche avancées (recherche attribuée, recherche avancée, recherche en texte intégral prenant en compte la morphologie de la langue russe, prise en charge des dossiers de recherche dynamique) ;
35. Aide à l'enregistrement des documents papier et électroniques conformément aux exigences de l'établissement d'enseignement budgétaire de l'État.
36. Prise en charge des itinéraires de mouvement documentés (itinéraires séquentiels, parallèles, libres, itinéraires avec conditions, retards)
37. Prise en charge des flux documentaires mixtes (préparation de documents papier et de rapports à l'aide de modèles, impression d'une fiche d'enregistrement de document, enregistrement du lieu de stockage des documents originaux) ;
38. Disponibilité d'outils pour analyser le flux de documents, créer des rapports, ainsi que surveiller la discipline de performance des employés (possibilité de créer des rapports et des certificats analytiques, journalisation automatique) ;
39. Disposition sécurité des informations(prise en charge de la signature numérique électronique, du cryptage des données, de la journalisation, de la différenciation des droits d'accès et du système de rôles, disponibilité d'une surveillance intégrée de l'intégrité des données et d'une sauvegarde automatique).

En combinant ces points, on peut souligner les principaux avantages, à savoir : l'émergence de la possibilité de travail collectif sur les documents, une accélération significative de la recherche et de la récupération des documents (par divers attributs), une sécurité accrue de l'information du fait que le travail dans l'EDMS depuis un poste de travail non enregistré est impossible, et pour tout le monde, l'utilisateur d'EDMS se voit attribuer son autorité pour accéder à l'information, augmenter la sécurité des documents et la commodité de leur stockage, puisqu'ils sont stockés électroniquement sur le serveur, et améliorer le contrôle de l'exécution des documents.

Actuellement, l'échange de documents entre entités commerciales et particuliers passe progressivement du papier au électronique. Un système de gestion électronique de documents présente un certain nombre d'avantages par rapport au simple papier : il permet de gagner du temps et augmente l'efficacité des décisions prises. L'EDMS peut être construit aussi bien au sein d'une entreprise qu'entre différentes entreprises via Internet.

Gestion électronique des documents est un système de processus de traitement de documents sous forme électronique. Comptabilité la plus moderne et programmes du personnel sont capables de générer des documents électroniques dans un format standard établi au niveau législatif. Mais pour qu'un tel document ait une valeur juridique, il doit être signé par les deux parties avec une signature électronique.

Le flux de documents électroniques peut être divisé en deux grands types : l'échange de documents au sein d'une entreprise ou entre différentes entreprises via des canaux de communication. Il est possible de combiner ces deux systèmes en un seul système global.

Le recours à la gestion électronique de documents au sein d'une entreprise nécessite l'achat du progiciel nécessaire (plateforme EDW), ainsi que des équipements pour son fonctionnement (équipement réseau, serveur, etc.).

Afin d’échanger des documents entre deux entreprises, un opérateur de gestion électronique de documents est nécessaire. Il garantit la livraison des messages, contrôle le format des documents envoyés, exige une certification du travail avec des données avec une signature électronique et stocke une archive de documents.

Attention! L'un de ces services est. Les documents reçus via celui-ci sont juridiquement significatifs s'ils portent la marque de la signature électronique des deux côtés du flux de documents.

Avantages et inconvénients de l'EDI

Principaux avantages

La gestion électronique des documents présente des avantages indéniables par rapport au papier :

Rationalisation du travail de bureau - le système ne vous permettra pas d'attribuer le même numéro à différents documents, car cela se fera dans l'ordre et automatiquement ;
Suivi de la position de chaque document - vous pouvez à tout moment savoir qui travaille exactement avec le document. Un employé ne pourra pas l’endommager ni le perdre. Un document supprimé accidentellement ou volontairement peut toujours être restauré ;
Accélération du traitement des documents - si les services de l'entreprise sont dispersés dans plusieurs bâtiments, le document papier doit y être personnellement apporté pour approbation. Avec l'EDI, le document requis parvient au collaborateur en une fraction de seconde ;
Travail pratique avec les versions - lors de l'édition, le système enregistre chaque version. Si nécessaire, vous pouvez savoir qui a apporté des modifications au document et quand ;
Accès à distance 24h/24 - si nécessaire, l'accès au système EDF peut être organisé via Internet depuis n'importe quel ordinateur dans le monde. Un employé peut travailler avec des documents lors d'un voyage d'affaires, en vacances ou en arrêt maladie ;
Planification du travail - en précisant la date de création et la date d'exécution, vous pouvez planifier l'exécution des documents entrants en fonction de la file d'attente ;
Recherche de documents - vous pouvez effectuer une recherche dans la base de données générale de documents à l'aide de mots-clés et d'expressions ;
Économise du papier - il n'est pas nécessaire d'imprimer tous les documents dans la quantité requise.

Principaux inconvénients

Malgré leurs avantages évidents, les systèmes EDI présentent également des inconvénients qui peuvent empêcher une entreprise de les mettre en œuvre.

Ceux-ci inclus:

Besoin de dépenser espèces pour l'achat d'un système qui, selon le nombre d'utilisateurs, peut atteindre 100 000 roubles ;
Après l'achat longue durée cela nécessite l'installation, la mise en œuvre et le débogage ;
Il est nécessaire de former tous les utilisateurs qui y seront impliqués ;
Assurer la sécurité du système - restreindre l'accès entre les utilisateurs, émettre les signatures électroniques nécessaires, se protéger contre la pénétration extérieure ;
L'entreprise doit disposer d'un administrateur parmi son personnel qui surveillera le fonctionnement du système, effectuera des activités de service et résoudra les problèmes des utilisateurs ;
Afin de protéger les informations, il est nécessaire de sauvegarder la base de données avec des documents ;
Si l'EDI n'est pas disponible chez les entreprises partenaires, il est nécessaire de s'assurer de l'existence d'un système à la fois électronique et papier.

Fonctionnalité de gestion électronique des documents

Tout système de gestion documentaire doit assurer l’exécution de nombreuses actions :

Travailler avec tous types de documents - les créer, les rédiger, les traiter, les enregistrer, suivre leur mise en œuvre, les coordonner, etc. ;
Organiser les flux de documents - déterminer les itinéraires au sein de l'entreprise, limiter l'accès entre les utilisateurs individuels, offrir la possibilité de travailler avec un seul document pour plusieurs personnes à la fois ;
Organisez une archive de documents avec la possibilité de les rechercher et de les stocker.

Attention! La gestion électronique des documents doit offrir la même capacité de travail avec des documents que le papier traditionnel.

Grand systèmes développés offrir des opportunités:

Enregistrement de tous les documents de passage - entrants, sortants, internes, avec leur redirection ultérieure vers le gestionnaire ;
Assurer une procédure uniforme de travail avec les documents dans chaque division de l'entreprise ;
Travailler avec le document à la fois individuellement et collectivement ;
Échanger des documents entre les départements et des employés spécifiques ;
Restreindre l'accès aux documents ;
Utiliser des formulaires standard pour tous les documents ;
Contrôler que l'approbation, l'exécution et les autres travaux avec le document seront terminés à temps ;
Générer des rapports - analytiques, statistiques, etc. ;
Organisez le stockage d'archives avec enregistrement de la date et de l'heure d'accès des utilisateurs.

Est-il possible de combiner le flux de documents papier avec le flux électronique ?

Après le passage à la gestion électronique des documents dans une organisation, il ne sera toujours pas possible dans un premier temps d'abandonner complètement les documents papier.

Cela peut arriver pour plusieurs raisons :

Toutes les contreparties n'utilisent pas l'EDI ;
L’entreprise dispose déjà de nombreux documents papier stockés dans ses archives.

Cependant, il existe des différences fondamentales entre le travail avec des documents électroniques et papier. Par exemple, un document papier doit être imprimé et apporté au responsable pour signature, tandis qu'un document électronique est signé dans le système lui-même. Les documents comptables papier envoyés à une contrepartie peuvent se perdre dans le courrier lors de l'acheminement, tandis que les documents électroniques parviennent au destinataire.

La principale différence entre le travail avec les deux types de documents réside dans leur stockage. Les documents électroniques entrent immédiatement dans le système, où tous les utilisateurs peuvent travailler avec eux. Pour les documents papier, une archive doit toujours être organisée où ils seront stockés de manière ordonnée. Dans le même temps, après avoir atteint l'entreprise, le document papier doit être numérisé et cette copie numérisée doit être chargée dans le système pour un travail ultérieur.

Attention! Ainsi, le travail au sein de l’entreprise doit toujours être effectué uniquement par voie électronique. Si un document papier arrive, seuls ceux qui le reçoivent ou le signent le voient. Dans le même temps, travailler avec une copie électronique vous permet de protéger l'original de presque toute perte et permet à plusieurs utilisateurs de travailler avec elle simultanément.

Quels programmes EDI existent ?

Il existe de nombreux systèmes de gestion documentaire sur le marché, chacun présentant ses propres avantages et inconvénients. Les systèmes les plus courants :

Système	Particularités	Prix
Cas	L'un des plus grands programmes EDI. Grande fonctionnalité, simplicité et facilité d'utilisation.	De 11 à 13,5 mille roubles. dans une lieu de travail
Logiques	Peut être utilisé dans des entreprises de toute taille, facile à prendre en main, adaptation flexible à l'utilisateur	De 4900 à 5900 par place.
Euphrate	Considéré comme le plus avancé des systèmes, la livraison comprend son propre système de base de données, un design léger et agréable	À partir de 5 000 roubles par poste de travail lorsqu'il est déployé sur le serveur d'une organisation, à partir de 10 000 roubles. lorsqu'il est placé sur l'équipement du développeur.
1C : Archiver	Intégration complète avec tous les produits 1C, possibilité de stocker n'importe quel fichier - texte, graphiques, vidéo et audio.	De 12 à 57 mille roubles. pour l'ensemble du programme.
DIRECTUM	Le système optimal pour les petites et moyennes entreprises, vous pouvez combiner des documents électroniques avec des documents papier.	À partir de 7 000 roubles. jusqu'à 2 millions de roubles pour un permis
OPTIMA-WorkFlow	Un nouveau système qui commence tout juste à se développer activement. Il existe plusieurs fonctionnalités uniques à ce système.	De 55 à 75 mille roubles. pour une licence.

Interaction d'un document électronique avec d'autres programmes

Prenant place dans l'environnement électronique de l'organisation, le système EDI doit, pendant son fonctionnement, prendre librement en charge les autres applications métiers qui y fonctionnent déjà. Par exemple, il est nécessaire de traiter librement les documents comptables - factures, actes, factures, procurations, etc.

De plus, le système de gestion électronique des documents doit fonctionner de manière cohérente avec tout le monde et fonctionner avec les mêmes données. Par conséquent, il est nécessaire que le système puisse prendre en charge les répertoires utilisés dans l’environnement électronique et pouvoir mettre à jour les données qu’ils contiennent.

De plus, il est nécessaire de prendre en compte le travail avec des données externes - email, plateformes de trading etc.

Lors du choix d'un système de gestion électronique de documents, vous devez faire attention aux possibilités de son interaction avec d'autres outils et sources de données disponibles dans l'entreprise. En règle générale, les systèmes populaires, et donc en développement actif, incluent de nombreux modules pour les programmes les plus populaires - 1C, Parus, Oracle et bien d'autres.

Par exemple, le programme de gestion électronique de documents 1C peut permettre de générer, recevoir et envoyer des documents comptables électroniques directement à partir de celui-ci, tout en les confirmant par une signature qualifiée.

La gestion électronique des documents présente de nombreux avantages par rapport à la gestion papier traditionnelle : facilité d'apporter des modifications au document ; la possibilité de placer non seulement du texte mais également des données multimédia dans un document ; la possibilité d'utiliser des formulaires pré-préparés ; vitesse de transfert d'informations plus élevée vers un grand nombre d'adresses ; économiser du papier; compacité des archives; facilité de contrôle des flux d'informations ; vitesse élevée de recherche et de récupération d'informations ; la capacité de protéger les documents contre tout accès non autorisé et de différencier les droits d'accès des employés à l'information.

Il convient de noter que l'introduction de systèmes de gestion électronique de documents offre certains avantages à la direction des entreprises et des organisations pour la mise en œuvre Gestion efficace et une prise de décision rapide, à savoir : la transparence des activités des employés et des services ; vitesse élevée d'obtention d'informations analytiques et de rapports ; renforcer la discipline de performance ; déclin influence négative facteur humain sur les activités de l'entreprise ; réduire le nombre d'employés travaillant avec des documents (coursiers, employés de bureau, etc.).

Riz. 3.

La figure 3 montre comment le temps nécessaire aux différentes étapes de travail avec les documents est réduit lors du remplacement du processus papier par un processus numérique. Dans les conditions de gestion électronique des documents, la mise en place du flux de documents nécessite beaucoup moins de coûts lorsque les conditions externes changent, par exemple les exigences de modification du formulaire de rapport. La mise en place d'un système de bureautique et de gestion électronique des documents s'accompagne d'une optimisation de l'ensemble du processus de gestion, qui devient plus simple et plus logique. La qualité des décisions prises s'améliore, le contrôle de l'exécution s'effectue plus efficacement décisions de gestion, les coûts sociaux directs et indirects associés au maintien de l'appareil de gestion sont réduits. Les documents sont envoyés à l'aide d'un système automatisé de gestion de documents, qui contient une base de données uniforme de classificateurs, de dictionnaires et de normes pour l'ensemble de l'organisation. Le routage des documents est généralement déterminé en fonction du type de document et des règles de fonctionnement établies (cependant, cette fonction n'est pas prise en charge par tous les systèmes). Échanger des documents avec organismes externes s'il existe des accords avec eux, cela est assuré avec l'aide d'entreprises portail d'information Prokhorov A. Flux documentaire et ses logiciels / A. Prokhorov // ComputerPress 2010. - N° 1. - P. 32..

De nombreux systèmes de gestion électronique de documents existants permettent aux entreprises qui les ont mis en œuvre de passer à une gestion documentaire dématérialisée. Cependant, même avec les systèmes de gestion électronique de documents, ce que l'on appelle un flux de documents mixte se produit souvent lorsque la plupart de le travail avec les documents s'effectue sous forme électronique (projets de documents, leur approbation, etc.), et seule une partie d'entre eux est imprimée, signée et stockée sous forme papier. Cela est dû à plusieurs raisons. Premièrement, le cadre législatif ne permet pas une transition complète vers les documents électroniques. Deuxièmement, les utilisateurs de ces systèmes eux-mêmes ne sont pas encore prêts à abandonner complètement l'habitude de travailler avec des documents papier. En pratique, la gestion électronique des documents couvre désormais principalement les flux documentaires internes et beaucoup moins souvent (sous réserve d'accords entre organisations) les flux documentaires inter-entreprises.

Basique logiciels d'ordinateur pour le travail de bureau et les procédures commerciales peuvent être divisés en quatre catégories principales (sans compter les outils de création de documents et d'entrepôts de données) : les systèmes de workflow (automatisation des procédures commerciales) ; systèmes de logiciels de groupe (travail d'équipe); systèmes de gestion de documents (assurent principalement l'enregistrement, le stockage et la récupération des documents) ; systèmes de messagerie (utilisés pour l’échange de documents).

Cette division est apparue sur le marché il y a environ trois ans. Maintenant, c'est assez conditionnel en raison du fait que les dernières versions des applications les plus populaires tentent de combiner toutes ces technologies et bien d'autres, par exemple Lotus Domino. De plus, chacune de ces technologies (à l'exception bien sûr du courrier électronique, dont la popularité dans les affaires était dès le début à peu près la même que celle des outils de création de documents), à la mode en Occident depuis 2-3 ans il y a quelques années, a cédé la place au nouveau concept de collaboration&messaging (« collaboration et messagerie »).

Les raisons en sont, à notre avis, à peu près les mêmes pour eux et pour nous (si l'on ne prend pas en compte les problèmes purement linguistiques, linguistiques et techniques de localisation, de prise en charge des tables de codes, de recherche, de reconnaissance, etc.)

Le fait est qu’automatiser les procédures commerciales et le travail d’équipe est, en principe, très difficile. Premièrement, personne n’a encore proposé de règles universelles pour gérer une entreprise avec succès. Chaque organisation est complètement unique à cet égard. De plus, dans le cadre d'une procédure automatisée, il n'est pas toujours possible de répondre adéquatement aux situations d'urgence, contre la survenance desquelles personne n'est bien entendu à l'abri. Parfois, l'automatisation ne fait que nuire à l'entreprise ; souvent, un certain nombre d'employés résolvent idéalement leurs problèmes dans des relations informelles, et le cadre du système automatisé ne fait que les contraindre. Cependant, contre-exemples pas du tout rare.

En conséquence, à l'heure actuelle, il est raisonnable de reconnaître ce qui suit comme le moyen le plus rationnel d'automatiser les procédures commerciales : « N'essayez pas de programmer le comportement des employés pour chaque situations possibles, mais créez plutôt pour eux un environnement d’information commun dans lequel ils peuvent collaborer (c’est-à-dire résoudre conjointement des problèmes commerciaux) et échanger des messages. Cela remet peut-être en question l’avenir sans cloud des systèmes de flux de travail existants, qui mettent l’accent sur la création de chaînes complètes d’automatisation des procédures commerciales.

Aujourd'hui, la situation s'est considérablement améliorée. Des produits russes complets sont apparus, la confusion dans la terminologie et le positionnement est progressivement surmontée. Automatisation du travail de bureau et du flux de documents dans l'entreprise. Caractéristiques de la gestion des archives nationales [Ressource électronique] Mode d'accès : http://www.directum.ru/339091.aspx(date d'accès : 15/10/2015).

Considérons les spécificités et les fonctionnalités des logiciels de gestion électronique de documents modernes.

L'inertie des habitudes humaines est le principal obstacle à la mise en œuvre de systèmes de gestion électronique de documents (GED) dans les entreprises. Leurs avantages deviendront bientôt décisifs dans la lutte concurrentielle. Il faut donc désormais réfléchir au transfert du travail de bureau vers les rails numériques.

Base juridique de l'EDS

Les grandes entreprises disposant d'un vaste réseau de succursales se tournent rapidement vers la gestion électronique des documents, ce qui est facilité par la présence d'un cadre législatif suffisant.

Les lois régissant le travail de l'EDMS sont :

N° 149-FZ « Sur l'information, l'informatisation et la protection de l'information ».
N° 63-FZ « Sur les signatures électroniques ».
N° 263-FZ « Sur la suppression des restrictions sur le flux de documents électroniques. »
Code civil.
Code de procédure d'arbitrage.

Les normes législatives directes sont les mêmes pour tout le monde, mais lors de la mise en œuvre d'une EDS, une entreprise doit en outre élaborer un certain nombre de documents administratifs internes :

réglementation relative à l'utilisation des signatures numériques ;
règles d'entreprise de gestion électronique des documents avec un algorithme de résolution des situations controversées ;
document sur le respect des règles, que tous les salariés doivent signer.

Les employés de l'entreprise sont tenus d'utiliser uniquement des signatures numériques certifiées et des outils de protection des informations cryptographiques. Le respect de cette règle et la cohérence du cadre législatif permettent de donner une signification juridique aux actions du salarié dans l’EDMS de l’entreprise.

L'essence et les fonctions de l'EDMS

Le système de gestion électronique de documents est un système de gestion automatisé des flux de travail qui permet aux employés d'interagir via des appareils numériques sans utiliser de support papier.

Basique Fonctions EDMS sont:

création, transfert, stockage de documents électroniques (ED) ;
numérisation de documents papier;
créer une fiche de document avec ses attributs ;
génération de documents basés sur des modèles prêts à l'emploi avec des attributs spécifiés ;
rechercher des documents dans une base de données centralisée ;
acheminement des documents ;
contrôle de la réception du document et de l'exécution des instructions qu'il contient ;
tenir des journaux, des classificateurs ;
convertir ED en formats compatibles ;
enregistrement automatique de la documentation entrante ;
envoyer des notifications ;
approbation des documents;
travail collectif avec ED ;
interaction via la documentation électronique avec les contreparties de l’entreprise ;
génération de rapports sur l'exécution et le mouvement des documents.

Un paramètre important de l'EDMS est sa modularité, qui vous permet d'étendre les fonctionnalités sans modifier de manière significative les paramètres de base.

Types d'EDMS

Il est évident que les grandes entreprises industrielles et les sociétés commerciales ont des exigences différentes en matière d'EDMS. C'est pourquoi produits logiciels sont divisés en deux catégories, en fonction de la standardisation des processus de travail :

« en boîte » ;
basique avec des options de configuration étendues.

Les produits « en boîte » sont conçus pour les opérations d'entrepôt, les processus de bureau et la production à petite échelle. Ils nécessitent uniquement une configuration modulaire et l'introduction d'informations primaires.

Leurs caractéristiques :

installation rapide;
formation standardisée;
aucune modification requise ;
faible coût d'entretien.

Les plates-formes de base sont déployées dans les grandes entreprises avec des structures organisationnelles et structure de production. Un tel EDMS nécessite un long développement, y compris par les propres spécialistes informatiques du client.

Ils présentent les caractéristiques suivantes :

la capacité de s'adapter à des processus commerciaux spécifiques ;
création de modules logiciels supplémentaires selon les exigences du client ;
variabilité de l'interface ;
difficulté de planification des coûts en raison de l'incapacité d'estimer le montant des améliorations.

Pour la plupart des petites entreprises et des organisations commerciales, des solutions standard « en boîte » suffisent.

Avantages d'un système de gestion électronique de documents

La traduction du flux documentaire d'une entreprise sous forme électronique offre à l'entreprise des avantages à plusieurs niveaux organisationnels. EDMS vous permet de simplifier le travail de la direction et des employés ordinaires.

Avantages tactiques

La gestion électronique des documents permet de réduire les coûts de fonctionnement courants d'une entreprise. Lorsqu'on décide d'installer un EDMS dans toute l'entreprise, il est recommandé de mesurer la productivité des employés avant de mettre en œuvre le système. Vous pouvez calculer le temps nécessaire pour effectuer les tâches du modèle, approuver les propositions et rechercher les documents requis. Séparément, vous pouvez déterminer les coûts actuels du matériel de bureau et de la papeterie.

Sur la base de l’efficacité des processus de base de l’entreprise, les avantages suivants de l’EDMS sont mis en évidence :

Libération espace physique aux postes de travail des utilisateurs.
Réduire le coût de location des locaux d'archives.
Gain de temps pour les travailleurs lors de la copie de documents, de leur traitement et de leur saisie dans des journaux.
Réduire les coûts du papier et du matériel pour les équipements de photocopie.
Réduire le temps nécessaire au transfert des documents papier entre les services.
Gain de temps pour les collaborateurs en automatisant entièrement une partie des processus opérationnels.
Augmenter la productivité des employés en réduisant le travail de routine.

Les avantages tactiques de l'EDMS facilitent grandement le travail des employés ordinaires, ce sont donc eux qui remarqueront les améliorations en premier.

Avantages stratégiques

Les objectifs stratégiques lors de la mise en œuvre d'un EDMS affectent les principaux processus commerciaux : indicateurs de profit, rapidité et efficacité des communications avec les contreparties, protection des informations commerciales.

Dans ces domaines, les avantages suivants de la gestion électronique des documents peuvent être identifiés :

Création d'un espace d'information centralisé avec une base de données ED et réglementé accès à distanceà lui.
Accélérez la recherche d’informations par attributs.
Possibilité de protection complète des informations commerciales sur un réseau informatique.
Augmenter la transparence des processus de travail, prévenir les stratagèmes de corruption.
Possibilité d'approbation parallèle des documents internes.
Accès à distance aux processus de travail en dehors du lieu de travail.
Sécurité accrue des documents et impossibilité de les falsifier.
Une forte augmentation de l'exécution des commandes grâce au suivi en ligne des actions des salariés.

Les avantages stratégiques contribuent à la croissance de la gérabilité et de l'image de l'entreprise, ce qui offre des avantages significatifs pour attirer de nouveaux clients.

Avantages pour les utilisateurs ordinaires

Les opérations de routine à long terme sont reconnues comme nocives pour la santé et réduisent fortement la productivité. Traitement monotone des demandes et des documents dans différents programmes détourne l'attention de ses responsabilités, occupant la part du lion du temps de travail.

EDMS présente un certain nombre d'avantages pour résoudre ces problèmes d'utilisateurs :

Emplacement pratique des ED dans les archives, vous permettant de les retrouver par attributs en 1 à 2 minutes.
Régulation des processus opérationnels. En conséquence, l'employé ne reçoit que les tâches qu'il doit effectuer selon la description de poste.
Accélérer l'adaptation des nouveaux employés aux processus de travail en automatisant les interactions intra-entreprise.
Possibilité d'obtenir des informations sur la chaîne d'approbation et les étapes de mise en œuvre du projet.
Réduction opérations courantes en combinant les environnements de travail sur ordinateur, en utilisant des modèles, en éliminant l'étape d'impression des documents et de leur signature.

Réduire le nombre et la durée des opérations non spécifiques permet de consacrer du temps directement aux processus de travail qui nécessitent des qualifications élevées.

Avantages pour la structure informatique de l'entreprise

Lors de la mise en œuvre d'un EDMS, il est intégré à l'infrastructure informatique existante, offrant les avantages suivants :

faciliter le contrôle du système, réduire les exigences de qualificationà son administrateur ;
la possibilité de configurer de nouveaux modèles et itinéraires de documents sans outils de programmation standard ;
combiner plusieurs applications dans un seul environnement de travail ;
la possibilité de faire évoluer le système sans coûts supplémentaires ;
pas besoin de remplacer les ordinateurs existants ;
protection complète du réseau contre les logiciels malveillants.

EDMS implique certains investissements en capital dans moyens techniques, mais ils sont amortis en peu de temps.

Le matériel informatique devient compatible, ce qui entraîne une utilisation accrue des ressources.

Avantages pour les gestionnaires

La gestion électronique des documents rend le travail du personnel de direction efficace grâce aux avantages suivants du système :

Mobilité EDMS, possibilité d'accéder à ED via des ordinateurs distants lors de voyages d'affaires.
Surveillance pratique des employés à l'aide de rapports sur leur efficacité au travail, leur productivité et l'exécution dans les délais des tâches.
grâce à l'intégration avec .
Accélération des procédures logistiques entre fournisseurs et acheteurs lors du partage d'EDMS. Il est possible d'échanger des ED primaires en se connectant à un seul opérateur externe qui garantit la légitimité juridique des documents.
Donner accès à l’information financière exclusivement aux cadres supérieurs, à l’exclusion du secrétariat.
Réduire le risque de perdre des documents importants.

Le responsable peut toujours se connecter au système et générer un rapport sur les performances de chaque employé.

La prise de conscience des salariés ne leur donne pas la possibilité de se détendre et de s'occuper de leurs propres affaires.

Inconvénients de la gestion électronique des documents

L'introduction de la gestion électronique des documents dans une entreprise présente également des inconvénients. Ce sont eux qui empêchent les petites entreprises d’introduire des opérations et une gestion d’entrepôt à grande échelle basées sur l’EDMS.

Les inconvénients comprennent :

Possibilité de corruption de la base de données par un code malveillant inconnu. La sauvegarde régulière des informations sur les appareils non connectés au réseau peut résoudre cet inconvénient.
Difficulté à adapter les salariés catégorie d'âge 40+ à l’interaction numérique.
Prix élevé. Le prix d'un EDMS national pour les petites entreprises varie de 1 000 $ à 10 000 $.
L'efficacité de l'EDMS diminue en l'absence de flux de documents électroniques entre les contreparties de l'entreprise.
L'avantage du système dans les bureaux compacts sans unités de travail ni locaux supplémentaires est douteux.
La nécessité de dupliquer l'ED sous forme papier lorsque vous travaillez avec certaines contreparties.

Ces lacunes sont dues en grande partie au retard pris dans l'adoption des mesures nécessaires normes juridiques et le faible degré de pénétration de l’EDMS dans l’environnement des entreprises. Mais les tendances indiquent que dans 10 à 20 ans, la gestion électronique des documents dans une entreprise sera considérée plus comme la règle que comme l'exception.

Comment choisir le bon EDMS ?

Choisir un EDMS n'est pas facile, car il existe une forte probabilité d'acheter le mauvais produit ou de conclure un accord avec une entreprise incompétente.

Par conséquent, au moment de décider d'acheter un programme de gestion électronique de documents, il est nécessaire de prendre en compte un certain nombre de ses caractéristiques :

Heures d'ouverture du fabricant EDMS marché russe. Pour s'adapter à la législation nationale, des années d'expérience pratique dans la mise en œuvre de tels systèmes sont nécessaires.
Conformité aux normes de l'industrie.
Compatibilité avec la structure de l'entreprise.
Possibilité et coût d'un support supplémentaire du produit logiciel.
Évolutivité de l'EDMS lors de l'expansion de l'entreprise.
Disponibilité de la documentation pour la configuration du logiciel pour les informaticiens à temps plein.
Niveau de sécurité des informations.
Options de sauvegarde des données
Temps de récupération après des pannes.

Pour faire la sélection finale d'une entreprise pour mettre en œuvre un EDMS, il est recommandé d'analyser plusieurs fournisseurs, d'étudier le matériel de démonstration et de demander à installer une version de démonstration du logiciel. Lors de la prise de décision, il est important de prendre en compte les coûts de mise à jour des équipements et le niveau formation professionnelle propres spécialistes informatiques.

Difficultés de mise en œuvre de l'EDMS

Le processus de mise en œuvre d'EDMS en Russie est influencé par l'utilisation par les utilisateurs de nombreux programmes sans licence, leur incompatibilité et la prédominance de la gestion manuelle des procédures commerciales.

En conséquence, les prestataires de gestion électronique de documents sont confrontés aux difficultés suivantes dans les entreprises :

Différents formats de stockage de données dans différents départements.
Manque d'informations structurées dans les applications utilisées.
Système non réglementé d’accès des employés à des processus métier spécifiques. Forme standard les descriptions d'emploi n'aide pas beaucoup l'organisation EDMS.
Le flux d’informations est surchargé de procédures et d’approbations bureaucratiques.
Crashes dus au stockage de données dans diverses applications.
Analphabétisme informatique des employés de l'entreprise et sabotage des événements de formation au niveau des artistes interprètes ou exécutants.
Non-conformité de l'EDMS aux normes et règlements de l'industrie.

Pour passer à la gestion électronique des documents, une décision volontariste de la direction ne suffit pas. Une restructuration systémique des responsabilités professionnelles des salariés et de la structure de gestion de l'entreprise est nécessaire. L'intégration avec un système qui doit être installé conformément à la loi est souhaitable.

Un domaine important dans la mise en œuvre d'EDS est une politique du personnel stricte concernant les employés incompétents et non formés. Parce que leur réticence à travailler selon de nouveaux principes augmentera considérablement les coûts du processus de mise en œuvre et du support électronique. L'EDMS doit interagir avec les personnes au sein d'un mécanisme unique, de sorte que ses éléments qui fonctionnent mal doivent être corrigés ou remplacés en temps opportun.

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