कागज की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन: फायदे और नुकसान। ईडीएमएस के सामरिक लाभ: धन और संसाधनों की बचत

दो अवधारणाओं को अलग करना आवश्यक है जो अक्सर भ्रमित होती हैं - कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह। कार्यालय का काम दस्तावेज़ बनाने और उनके साथ काम को व्यवस्थित करने की गतिविधि है। दस्तावेज़ों के साथ काम के संगठन का अर्थ है ऐसी स्थितियाँ बनाना जो दस्तावेज़ों की आवाजाही, खोज और भंडारण सुनिश्चित करती हैं। दस्तावेज़ प्रवाह उनकी प्राप्ति या निर्माण के क्षण से निष्पादन या प्रेषण (13;818) के पूरा होने तक उनके प्रसंस्करण के बिंदुओं के बीच दस्तावेजों की आवाजाही है। इस विभाजन के आधार पर इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम का वर्गीकरण होता है। ये कार्यालय स्वचालन प्रणाली - सीएडी, और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली - ईडीएमएस हैं। CAD मुख्य रूप से लेखांकन प्रदान करता है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़. उनके कार्यों में इनकमिंग, आउटगोइंग, आंतरिक और संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों का पंजीकरण, जारी किए गए प्रस्तावों और निष्पादन पर प्राप्त उत्तरों का लेखा-जोखा शामिल है। डेटाबेस न केवल दस्तावेज़ विवरण, बल्कि उनकी टेक्स्ट छवि भी संग्रहीत करते हैं। सीएडी आपको निष्पादन की निगरानी करने, मामलों पर डेटा संग्रहीत करने और एक विवरण या उनके सेट का उपयोग करके दस्तावेज़ की त्वरित खोज प्रदान करने की अनुमति देता है। ईडीएमएस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने, किसी संगठन के भीतर या संगठनों के बीच उनके संचलन पर केंद्रित हैं। दस्तावेज़ की सामूहिक तैयारी, उसकी बार-बार स्वीकृति और दस्तावेज़ों के संस्करणों को बनाए रखने की प्रक्रिया यहां महत्वपूर्ण है। ईडीएमएस कार्यालय स्वचालन और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कार्यों को जोड़ता है - इस प्रकार, ये सिस्टम सभी कार्यालय प्रक्रियाओं को कवर करते हैं और बड़े संगठनों में अधिक बार उपयोग किए जाते हैं।

रूस में कई वर्षों तक, सभी दस्तावेज़ प्रवाह कागज़ थे। केवल आज यह धीरे-धीरे मिश्रित चरण में जा रहा है। यह दोनों सरकारी अधिकारियों के प्रयासों का परिणाम है वाणिज्यिक संगठन. हालाँकि, सूचनाकरण प्रक्रियाएँ धीमी गति से आगे बढ़ रही हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेज़ों के साथ काम को व्यवस्थित करने की एक विधि को संदर्भित करता है, जिसमें किसी संगठन (उद्यम) के दस्तावेज़ों का बड़ा हिस्सा इलेक्ट्रॉनिक रूप से उपयोग किया जाता है और तथाकथित इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार, अद्वितीय सूचना गोदामों या डेटा गोदामों में केंद्रीय रूप से संग्रहीत किया जाता है (15;592) .

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की एक और इष्टतम परिभाषा की पहचान की जा सकती है: "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन" कागज रहित कार्यालय कार्य "की अवधारणा के कार्यान्वयन के साथ, इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक एकीकृत तंत्र है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह आंतरिक और बाह्य हो सकता है, और यह सूचना विनिमय पर कुछ विशिष्ट बातें लागू करता है। आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को संगठन के भीतर सूचनाओं के आदान-प्रदान या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के संचलन की विशेषता है। बाहरी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को संगठनों के बीच पत्राचार के आदान-प्रदान की विशेषता है।

तदनुसार, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस), एक संकीर्ण अर्थ में, सॉफ़्टवेयर (कंप्यूटर प्रोग्राम, सिस्टम) का अर्थ है जो आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों (निर्माण, संशोधन, खोज, भंडारण) के साथ-साथ कर्मचारियों के बीच बातचीत को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है: दस्तावेज़ों का स्थानांतरण, कार्य (आदेश, निर्देश) जारी करना और उनकी निगरानी करना, सूचनाएं भेजना आदि (18)। व्यापक अर्थ में, ईडीएमएस को एक आधुनिक संगठनात्मक और तकनीकी संरचना के रूप में समझा जाता है जो संपूर्ण उत्पादन जीव में व्याप्त है, जिसमें सॉफ्टवेयर, तकनीकी और पद्धतिगत घटकों के साथ-साथ संगठनात्मक और नियामक पहलू भी शामिल हैं।

वर्तमान में, संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह काफी हद तक कागज की जगह ले सकता है, और दस्तावेज़ विनिमय प्रक्रिया का स्वचालन फैशन के लिए एक श्रद्धांजलि नहीं है, बल्कि तेजी से समय का एक आदेश है, क्योंकि मेल या कूरियर द्वारा एक कागज दस्तावेज़ वितरित करने में कई दिन लग सकते हैं। लेकिन एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता के स्थान की परवाह किए बिना कुछ सेकंड के भीतर वितरित कर दिया जाता है। दस्तावेज़ प्रवाह को इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में अनुवाद करने से न केवल समय और प्रयास, बल्कि स्थान भी बचाया जा सकता है। कुछ कंपनियों में, कई वर्षों तक कागजी अभिलेख बिक्री मंजिल के क्षेत्र के बराबर क्षेत्र पर कब्जा कर लेते हैं।

बहुत से लोग अभी भी मानते हैं कि कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ कुछ नियमों के अनुसार तैयार किया गया एक कागज़ है, जो हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित है और उस संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित है जिसने इस दस्तावेज़ (प्रमाणपत्र, प्रमाण पत्र, उद्धरण, आदि) को जारी किया है। लेकिन तकनीकी क्षमताएं विकसित हो रही हैं, और आज इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कानूनी रूप से भी महत्वपूर्ण हो सकते हैं, क्योंकि वे इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं, जो हस्तलिखित हस्ताक्षर का इलेक्ट्रॉनिक एनालॉग है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर - जानकारी में इलेक्ट्रॉनिक रूप, जो इलेक्ट्रॉनिक रूप में अन्य जानकारी (हस्ताक्षरित जानकारी) से जुड़ा हुआ है या अन्यथा जुड़ा हुआ है और जिसका उपयोग जानकारी पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की पहचान करने के लिए किया जाता है (9;19)।

रूसी कानून के अनुसार, यदि निम्नलिखित शर्तें पूरी होती हैं तो एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर माना जाता है:

• 1. इस इलेक्ट्रॉनिक से संबंधित हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र हस्ताक्षर, सत्यापन के समय या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के समय बल (वैध) नहीं खोया है, यदि हस्ताक्षर करने के क्षण को निर्धारित करने वाले साक्ष्य मौजूद हैं;
• 2. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की पुष्टि की जाती है;
• 3. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र में निर्दिष्ट जानकारी के अनुसार किया जाता है।

इस प्रकार, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वैध होना चाहिए, और जो बहुत महत्वपूर्ण है, वह इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर वाला दस्तावेज़ होगा कानूनी अर्थकेवल हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र में निर्दिष्ट संबंध को पूरा करते समय।

ईपी के बारे में बोलते हुए, आपको यह समझने की जरूरत है कि ईपी एक सामान्यीकृत अवधारणा है, इसमें शामिल हैं:

• -सॉफ़्टवेयर;
• - हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र, जो प्रमाणन केंद्र के अधिकृत व्यक्ति के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाला एक कागजी दस्तावेज़ या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है, जिसमें शामिल है सार्वजनिक कुंजीइलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर. प्रमाणपत्र इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की पुष्टि करने और हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र के मालिक की पहचान करने के लिए जारी किया जाता है। यानी, यह वही है जिसके साथ एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, और यह हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र है जिसमें यह जानकारी होती है कि हस्ताक्षर का उपयोग किस उद्देश्य के लिए किया जा सकता है;
• -कुंजी वाहक (हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र का सुरक्षित भंडारण)।

आइए "हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र" की अवधारणा पर करीब से नज़र डालें।

हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र वही दस्तावेज़ है जिसमें इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के मालिक, हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र की विशिष्ट पंजीकरण संख्या, प्रमाणन केंद्र के रजिस्टर में स्थित हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र की शुरुआत और समाप्ति तिथियों के बारे में जानकारी शामिल होती है और इसकी पुष्टि होती है। प्रमाणन केंद्र का नाम और स्थान जिसने हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र जारी किया। हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र एक वर्ष की अवधि के लिए जारी किया जाता है। एक वर्ष के बाद, यह समाप्त हो जाता है और संगठन को एक नया हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र खरीदने की आवश्यकता होगी। यह सॉफ़्टवेयर पर लागू नहीं होता है, उदाहरण के लिए, क्रिप्टोप्रो सीएसपी प्रोग्राम, क्योंकि प्रोग्राम, एक नियम के रूप में, समाप्त नहीं होते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के किसी संगठन में उपयोग के फायदे और नुकसान, पक्ष और विपक्ष हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का मुख्य लाभ यह है कि जब इसका उपयोग किया जाता है, तो कंपनी के सभी विभाग और संरचनाएं एक सूचना स्थान में काम करेंगी। इस संबंध में, कंपनी के भीतर दस्तावेज़ प्रसंस्करण की गति बहुत बढ़ जाती है। इसके अलावा, एक महत्वपूर्ण कारक जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को सामान्य से अधिक परिमाण का क्रम बनाता है, वह है दस्तावेज़ों की सुरक्षा और संरक्षा। में आधुनिक प्रणालियाँडेटा एन्क्रिप्शन का उपयोग किया जाता है, जो सूचना लीक बनाने के प्रयासों को रोक सकता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ प्रवाह का उपयोग करते समय, कर्मचारी उत्पादकता बढ़ जाती है और दस्तावेज़ प्रसंस्करण में त्रुटियों की संभावना, जो कर्मचारी की योग्यता पर निर्भर करती है, कम हो जाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत महत्वपूर्ण प्रदान करती है आर्थिक प्रभावहालाँकि, इसका मात्रात्मक मूल्यांकन है जटिल प्रक्रिया, क्योंकि कई कारकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए (20;49)।

सिस्टम को लागू करने का सीधा प्रभाव आपको खर्च किए गए पैसे बचाने की अनुमति देता है उपभोग्य, डाक के लिए भुगतान और कूरियर वितरण, फोटोकॉपी सामग्री से श्रम लागत कम हो जाती है। अप्रत्यक्ष प्रभाव प्रबंधन के वे लाभ हैं जो संगठन के कामकाज के लिए महत्वपूर्ण हैं: प्रबंधन की पारदर्शिता, प्रदर्शन अनुशासन का नियंत्रण, आदि।

तो, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का कार्यान्वयन अनुमति देता है:

• 1. दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित करें;
• 2. दूरस्थ उपयोगकर्ताओं और उपयोगकर्ता समूहों के साथ काम का संगठन सुनिश्चित करें;
• 3. बाहरी ईमेल सिस्टम के साथ एकीकरण प्रदान करें;
• 4. मॉड्यूलरिटी और अंतर्निर्मित उपकरणों की उपस्थिति का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की बुनियादी क्षमताओं को बढ़ाएं;
• 5. सिस्टम में असीमित संख्या में उपयोगकर्ताओं द्वारा एक साथ काम करने की प्रक्रिया सुनिश्चित करना;
• 6. दस्तावेजों के साथ काम करने की दक्षता बढ़ाएँ;
• 7. दस्तावेजों के साथ काम करने की कॉर्पोरेट संस्कृति में सुधार;
• 8. कागज दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा को काफी कम करें;
• 9. दस्तावेजों को संसाधित करने और भेजने का समय, दस्तावेजों की खोज का समय, मसौदा दस्तावेजों के समन्वय और अनुमोदन का समय काफी कम कर दें;
• 10. दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक और कागजी संस्करणों के एक साथ उपयोग के साथ सभी दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं को सुनिश्चित करना;
• 11. सभी प्रकार के दस्तावेजों के पंजीकरण की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करें (ईमेल और वेब फॉर्म से पंजीकरण, स्ट्रीमिंग स्कैनिंग के लिए समर्थन, किसी भी प्रारूप की फाइलों का पंजीकरण);
• 12. कार्य प्रवाह प्रबंधन सुनिश्चित करें (कलाकारों के बीच दस्तावेजों का स्थानांतरण);
• 13. परस्पर संबंधित दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया सुनिश्चित करें;
• 14. पूरे जीवन चक्र के दौरान दस्तावेज़ प्रबंधन सुनिश्चित करें;
• 15. दस्तावेज़ बनने से लेकर संग्रह में जमा होने तक सभी प्रक्रियाओं की पारदर्शिता सुनिश्चित करें;
• 16. दस्तावेज़ों के साथ काम करने के इतिहास को सहेजना (दस्तावेज़ के साथ सभी कार्यों के समय और लेखकों को ध्यान में रखना, कामकाजी टिप्पणियों को सहेजना, संलग्न फ़ाइलों के संस्करण का समर्थन करना);
• 17. दस्तावेज़ के निर्माण के इतिहास का पता लगाएं;
• 18. दस्तावेजों के समन्वय और अनुमोदन के लिए एक स्पष्ट प्रक्रिया सुनिश्चित करें;
• 19. निर्देशों की एक सुव्यवस्थित प्रणाली का निर्माण करना;
• 20. प्रदर्शन अनुशासन पर स्पष्ट नियंत्रण सुनिश्चित करें;
• 21. किसी भी मानदंड के अनुसार दस्तावेज़ों को क्रमबद्ध करें;
• 22. विभिन्न विशेषताओं और पूर्ण-पाठ खोज द्वारा सूचना खोज प्रदान करें;
• 23. दस्तावेजों की आवाजाही पर सांख्यिकीय डेटा के संग्रह और विश्लेषण का स्वचालन सुनिश्चित करना;
• 24. दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियों का अभिलेखीय भंडारण सुनिश्चित करें;
• 25. पहुंच अधिकारों का विनियमन सुनिश्चित करना;
• 26. दस्तावेज़ों तक त्वरित पहुंच प्रदान करें;
• 27. दस्तावेजों की मात्रात्मक हानि को कम करना;
• 28. श्रम उत्पादकता में वृद्धि;
• 29. दस्तावेजों के पुरालेख और अभिलेखीय भंडारण को प्रस्तुत करने के लिए दस्तावेज़ तैयार करने की लागत कम करें;
• 30. देना कानूनी बलइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़;
• 31. कूरियर और डाक सेवाओं की लागत कम करें;
• 32. आंतरिक और बाह्य कोरियर की संख्या कम करें;
• 33. सूचना और संदर्भ डेटाबेस का रखरखाव सुनिश्चित करना;
• 34. उन्नत खोज क्षमताएं प्रदान करना (संबंधित खोज, उन्नत खोज, रूसी भाषा की आकृति विज्ञान को ध्यान में रखते हुए पूर्ण-पाठ खोज, गतिशील खोज फ़ोल्डरों के लिए समर्थन);
• 35. राज्य बजटीय शैक्षिक संस्थान की आवश्यकताओं के अनुसार कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए समर्थन।
• 36. दस्तावेज़ संचलन मार्गों के लिए समर्थन (अनुक्रमिक, समानांतर, मुक्त मार्ग, शर्तों के साथ मार्ग, विलंब)
• 37. मिश्रित दस्तावेज़ प्रवाह के लिए समर्थन (टेम्पलेट का उपयोग करके कागजी दस्तावेज़ और रिपोर्ट तैयार करना, दस्तावेज़ पंजीकरण कार्ड प्रिंट करना, मूल दस्तावेज़ों के भंडारण स्थान को रिकॉर्ड करना);
• 38. दस्तावेज़ प्रवाह का विश्लेषण करने, रिपोर्ट बनाने के साथ-साथ कर्मचारियों के प्रदर्शन अनुशासन की निगरानी (रिपोर्ट और विश्लेषणात्मक प्रमाणपत्र बनाने की क्षमता, स्वचालित जर्नलिंग) के लिए उपकरणों की उपलब्धता;
• 39. प्रावधान सूचना सुरक्षा(इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर, डेटा एन्क्रिप्शन, लॉगिंग, एक्सेस अधिकारों और भूमिका प्रणाली का विभेदन, अंतर्निहित डेटा अखंडता निगरानी और स्वचालित बैकअप की उपलब्धता के लिए समर्थन)।

इन बिंदुओं को मिलाकर, हम मुख्य लाभों पर प्रकाश डाल सकते हैं, अर्थात्: दस्तावेजों पर सामूहिक कार्य की संभावना का उद्भव, दस्तावेजों की खोज और पुनर्प्राप्ति में महत्वपूर्ण तेजी (विभिन्न विशेषताओं द्वारा), इस तथ्य के कारण सूचना सुरक्षा में वृद्धि कि ईडीएमएस में काम करना एक अपंजीकृत वर्कस्टेशन असंभव है, और सभी के लिए ईडीएमएस उपयोगकर्ता को जानकारी तक पहुंचने, दस्तावेजों की सुरक्षा बढ़ाने और उनके भंडारण की सुविधा बढ़ाने का अधिकार सौंपा गया है, क्योंकि वे सर्वर पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत होते हैं, और निष्पादन पर नियंत्रण में सुधार करते हैं। दस्तावेज़.

वर्तमान में, व्यावसायिक संस्थाओं और व्यक्तियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान धीरे-धीरे कागज से इलेक्ट्रॉनिक की ओर बढ़ रहा है। साधारण कागज की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कई फायदे हैं - यह समय बचाता है और लिए गए निर्णयों की दक्षता बढ़ाता है। ईडीएमएस को इंटरनेट के माध्यम से एक कंपनी के भीतर और विभिन्न कंपनियों के बीच बनाया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनइलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण के लिए प्रक्रियाओं की एक प्रणाली है। सबसे आधुनिक लेखांकन और कार्मिक कार्यक्रमविधायी स्तर पर स्थापित मानक प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तैयार करने में सक्षम हैं। लेकिन ऐसे दस्तावेज़ के लिए कानूनी महत्व होने के लिए, इसे दोनों पक्षों द्वारा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को दो बड़े प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है - किसी कंपनी के भीतर या संचार चैनलों के माध्यम से विभिन्न कंपनियों के बीच दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान। इन दोनों प्रणालियों को एक वैश्विक प्रणाली में जोड़ना संभव है।

किसी कंपनी के भीतर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के उपयोग के लिए आवश्यक सॉफ़्टवेयर पैकेज (EDW प्लेटफ़ॉर्म) की खरीद, साथ ही इसके संचालन के लिए उपकरण (नेटवर्क उपकरण, सर्वर, आदि) की आवश्यकता होती है।

दो कंपनियों के बीच दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करने के लिए, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर की आवश्यकता होती है। यह संदेशों की डिलीवरी की गारंटी देता है, भेजे गए दस्तावेजों के प्रारूप को नियंत्रित करता है, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ डेटा के साथ काम के प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है, और दस्तावेजों का एक संग्रह संग्रहीत करता है।

ध्यान!ऐसी ही सेवाओं में से एक है. इसके माध्यम से प्राप्त दस्तावेज़ कानूनी रूप से महत्वपूर्ण हैं यदि उन पर दस्तावेज़ प्रवाह के दोनों पक्षों के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का निशान हो।

ईडीआई के फायदे और नुकसान

मुख्य लाभ

कागज की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के निर्विवाद फायदे हैं:

• कार्यालय के काम को सुव्यवस्थित करना - सिस्टम आपको विभिन्न दस्तावेज़ों के लिए एक ही नंबर निर्दिष्ट करने की अनुमति नहीं देगा, क्योंकि यह क्रम में और स्वचालित रूप से होगा;
• प्रत्येक दस्तावेज़ की स्थिति को ट्रैक करना - किसी भी समय आप पता लगा सकते हैं कि दस्तावेज़ के साथ वास्तव में कौन काम कर रहा है। कोई कर्मचारी इसे नुकसान नहीं पहुंचा पाएगा या इसे खो नहीं पाएगा। गलती से या जानबूझकर हटाया गया दस्तावेज़ अभी भी पुनर्स्थापित किया जा सकता है;
• दस्तावेज़ प्रसंस्करण में तेजी लाना - यदि कंपनी के विभाग कई इमारतों में फैले हुए हैं, तो अनुमोदन के लिए कागजी दस्तावेज़ को व्यक्तिगत रूप से वहां ले जाना होगा। ईडीआई के साथ, आवश्यक दस्तावेज़ एक सेकंड के एक अंश में कर्मचारी तक पहुंच जाता है;
• संस्करणों के साथ सुविधाजनक कार्य - संपादन करते समय, सिस्टम प्रत्येक संस्करण को सहेजता है। यदि आवश्यक हो, तो आप ट्रैक कर सकते हैं कि दस्तावेज़ में किसने और कब परिवर्तन किए;
• 24 घंटे की रिमोट एक्सेस - यदि आवश्यक हो, तो दुनिया के किसी भी कंप्यूटर से इंटरनेट के माध्यम से ईडीएफ सिस्टम तक पहुंच की व्यवस्था की जा सकती है। एक कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर, छुट्टी पर या बीमार छुट्टी पर दस्तावेजों के साथ काम कर सकता है;
• कार्य योजना - निर्माण तिथि और निष्पादन तिथि निर्दिष्ट करके, आप कतार के अनुसार आने वाले दस्तावेजों के निष्पादन की योजना बना सकते हैं;
• दस्तावेज़ खोज - आप कीवर्ड और अभिव्यक्तियों का उपयोग करके सामान्य दस्तावेज़ डेटाबेस खोज सकते हैं;
• कागज की बचत - सभी दस्तावेज़ों को आवश्यक मात्रा में प्रिंट करने की आवश्यकता नहीं है।

मुख्य नुकसान

स्पष्ट लाभों के बावजूद, ईडीआई सिस्टम के नुकसान भी हैं जो किसी कंपनी को उन्हें लागू करने से रोक सकते हैं।

इसमे शामिल है:

• खर्च करने की जरूरत है नकदएक सिस्टम की खरीद के लिए, जिसकी राशि उपयोगकर्ताओं की संख्या के आधार पर 100 हजार रूबल तक हो सकती है;
• खरीद के बाद लंबे समय तकइसमें स्थापना, कार्यान्वयन और डिबगिंग की आवश्यकता होती है;
• इसमें शामिल होने वाले सभी उपयोगकर्ताओं को प्रशिक्षित करना आवश्यक है;
• सिस्टम सुरक्षा सुनिश्चित करना - उपयोगकर्ताओं के बीच पहुंच को प्रतिबंधित करना, आवश्यक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जारी करना, बाहरी प्रवेश से सुरक्षा प्रदान करना;
• कंपनी के पास कर्मचारियों पर एक प्रशासक होना चाहिए जो सिस्टम के कामकाज की निगरानी करेगा, सेवा गतिविधियाँ करेगा और उपयोगकर्ता की समस्याओं का समाधान करेगा;
• जानकारी की सुरक्षा के लिए, दस्तावेज़ों के साथ डेटाबेस का बैकअप लेना आवश्यक है;
• यदि साझेदार फर्मों पर ईडीआई उपलब्ध नहीं है, तो इलेक्ट्रॉनिक और कागजी प्रणाली दोनों का अस्तित्व सुनिश्चित करना आवश्यक है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता

किसी भी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को कई कार्यों का निष्पादन सुनिश्चित करना होगा:

• किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ों के साथ काम करें - उन्हें बनाएं, उन्हें तैयार करें, उन्हें संसाधित करें, उन्हें पंजीकृत करें, उनके कार्यान्वयन की निगरानी करें, उनका समन्वय करें, आदि;
• दस्तावेज़ प्रवाह व्यवस्थित करें - कंपनी के भीतर मार्ग निर्धारित करें, व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के बीच पहुंच सीमित करें, एक साथ कई लोगों के लिए एक दस्तावेज़ के साथ काम करने की क्षमता प्रदान करें;
• दस्तावेज़ों का एक संग्रह व्यवस्थित करें जिसमें उन्हें खोजने और संग्रहीत करने की क्षमता हो।

ध्यान!इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को पारंपरिक कागज़ की तरह दस्तावेज़ों के साथ काम करने की समान क्षमता प्रदान करनी चाहिए।

बड़ा विकसित प्रणालियाँअवसर प्रदान करें:

• सभी गुजरने वाले दस्तावेजों का पंजीकरण - आने वाले, बाहर जाने वाले, आंतरिक, प्रबंधक को उनके आगे के पुनर्निर्देशन के साथ;
• कंपनी के प्रत्येक प्रभाग में दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए एक समान प्रक्रिया सुनिश्चित करना;
• दस्तावेज़ के साथ व्यक्तिगत और सामूहिक दोनों तरह से काम करें;
• विभागों और विशिष्ट कर्मचारियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान;
• दस्तावेज़ों तक पहुंच प्रतिबंधित करें;
• सभी दस्तावेज़ों के लिए मानक प्रपत्रों का उपयोग करें;
• यह नियंत्रित करें कि दस्तावेज़ के साथ अनुमोदन, निष्पादन और अन्य कार्य समय पर पूरे किए जाएंगे;
• रिपोर्टिंग तैयार करें - विश्लेषणात्मक, सांख्यिकीय, आदि;
• उपयोगकर्ता की पहुंच की तारीख और समय की रिकॉर्डिंग के साथ अभिलेखीय भंडारण व्यवस्थित करें।

क्या कागजी दस्तावेज़ प्रवाह को इलेक्ट्रॉनिक के साथ जोड़ना संभव है?

किसी संगठन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने के बाद, पहले तो कागज़ी दस्तावेज़ों को पूरी तरह से छोड़ना संभव नहीं होगा।

ऐसा कई कारणों से हो सकता है:

• सभी प्रतिपक्ष ईडीआई का उपयोग नहीं करते हैं;
• उद्यम के पास पहले से ही संग्रह में बहुत सारे कागजी दस्तावेज़ संग्रहीत हैं।

हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक और कागजी दस्तावेज़ों के साथ काम करने में बुनियादी अंतर हैं। उदाहरण के लिए, एक कागजी दस्तावेज़ को मुद्रित करने और हस्ताक्षर के लिए प्रबंधक के पास लाने की आवश्यकता होती है, जबकि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर सिस्टम में ही हस्ताक्षर किए जाते हैं। प्रतिपक्ष को भेजे गए कागज़ी लेखांकन दस्तावेज़ शिपमेंट के दौरान मेल में खो सकते हैं, जबकि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता तक पहुँच जाते हैं।

दो प्रकार के दस्तावेज़ों के साथ काम करने के बीच मुख्य अंतर उनका भंडारण है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तुरंत सिस्टम में प्रवेश करते हैं, जहां सभी उपयोगकर्ता उनके साथ काम कर सकते हैं। कागजी दस्तावेजों के लिए, एक संग्रह अभी भी व्यवस्थित किया जाना चाहिए जहां उन्हें व्यवस्थित तरीके से संग्रहीत किया जाएगा। वहीं, कंपनी तक पहुंचने के बाद कागजी दस्तावेज को स्कैन करना होगा और इस स्कैन की गई कॉपी को आगे के काम के लिए सिस्टम में लोड करना होगा।

ध्यान!इस प्रकार, कंपनी के भीतर काम अभी भी केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया जाना चाहिए। यदि कोई कागजी दस्तावेज़ आता है, तो केवल वे लोग ही इसे देख सकते हैं जो इसे प्राप्त करते हैं या इस पर हस्ताक्षर करते हैं। साथ ही, इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि के साथ काम करने से आप मूल को लगभग किसी भी नुकसान से बचा सकते हैं, और कई उपयोगकर्ताओं को एक साथ इसके साथ काम करने की अनुमति मिलती है।

कौन से ईडीआई कार्यक्रम मौजूद हैं?

बाज़ार में कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ मौजूद हैं, जिनमें से प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान हैं। सबसे आम प्रणालियाँ:

प्रणाली	peculiarities	कीमत
मामला	सबसे बड़े ईडीआई कार्यक्रमों में से एक। महान कार्यक्षमता, सरलता और उपयोग में आसानी।	11 से 13.5 हजार रूबल तक। एक में कार्यस्थल
लॉजिक्स	किसी भी आकार की कंपनियों में उपयोग किया जा सकता है, सीखने में आसान, उपयोगकर्ता के लिए लचीला समायोजन	प्रति स्थान 4900 से 5900 तक.
महानद	सबसे उन्नत प्रणालियों में से एक मानी जाने वाली, डिलीवरी में अपना स्वयं का डेटाबेस सिस्टम, हल्का और सुखद डिज़ाइन शामिल है	किसी संगठन के सर्वर पर तैनात होने पर प्रति वर्कस्टेशन 5,000 रूबल से, 10,000 रूबल से। जब डेवलपर के उपकरण पर रखा जाता है।
1सी: पुरालेख	किसी भी 1C उत्पाद के साथ पूर्ण एकीकरण, किसी भी फाइल को संग्रहीत करने की क्षमता - पाठ, ग्राफिक्स, वीडियो और ऑडियो।	12 से 57 हजार रूबल तक। पूरे कार्यक्रम के लिए.
प्रत्यक्ष	छोटे और मध्यम आकार के उद्यमों के लिए इष्टतम प्रणाली, आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को कागज़ वाले दस्तावेज़ों के साथ जोड़ सकते हैं।	7 हजार रूबल से। 2 मिलियन रूबल तक लाइसेंस के लिए
ऑप्टिमा-वर्कफ़्लो	एक नई प्रणाली जो अभी सक्रिय रूप से विकसित होने की शुरुआत कर रही है। इस प्रणाली में कई विशेषताएं अद्वितीय हैं।	55 से 75 हजार रूबल तक। लाइसेंस के लिए.

अन्य कार्यक्रमों के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सहभागिता

संगठन के इलेक्ट्रॉनिक वातावरण में अपनी जगह लेते हुए, ईडीआई प्रणाली को संचालन के दौरान, इसमें पहले से ही चल रहे अन्य व्यावसायिक अनुप्रयोगों का स्वतंत्र रूप से समर्थन करना चाहिए। उदाहरण के लिए, लेखांकन दस्तावेजों - चालान, अधिनियम, चालान, वकील की शक्तियां इत्यादि को स्वतंत्र रूप से संसाधित करना आवश्यक है।

इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को सभी के साथ लगातार काम करना चाहिए और समान डेटा के साथ काम करना चाहिए। इसलिए, यह आवश्यक है कि सिस्टम इलेक्ट्रॉनिक वातावरण में उपयोग की जाने वाली निर्देशिकाओं का समर्थन कर सके और उनमें डेटा अपडेट करने में सक्षम हो सके।

इसके अलावा, बाहरी डेटा के साथ काम करने को ध्यान में रखना आवश्यक है - ईमेल, ट्रेडिंग प्लेटफार्मवगैरह।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनते समय, आपको उद्यम में उपलब्ध अन्य उपकरणों और डेटा स्रोतों के साथ इसकी बातचीत की संभावनाओं पर ध्यान देने की आवश्यकता है। आमतौर पर, लोकप्रिय और इसलिए सक्रिय रूप से विकासशील सिस्टम में सबसे लोकप्रिय कार्यक्रमों के लिए कई मॉड्यूल शामिल होते हैं - 1सी, पारस, ओरेकल और कई अन्य।

उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रम 1C आपको एक योग्य हस्ताक्षर के साथ पुष्टि करते हुए, सीधे इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन दस्तावेज़ बनाने, प्राप्त करने और भेजने की अनुमति दे सकता है।

पारंपरिक कागज प्रबंधन की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कई फायदे हैं: दस्तावेज़ में परिवर्तन करने में आसानी; किसी दस्तावेज़ में न केवल पाठ बल्कि मल्टीमीडिया डेटा भी रखने की क्षमता; पूर्व-तैयार प्रपत्रों का उपयोग करने की क्षमता; बड़ी संख्या में पतों पर सूचना हस्तांतरण की उच्च गति; कागज की बचत; अभिलेखागार की सघनता; सूचना प्रवाह के नियंत्रण में आसानी; जानकारी खोजने और पुनर्प्राप्त करने की उच्च गति; दस्तावेजों को अनधिकृत पहुंच से बचाने और सूचना तक कर्मचारी पहुंच अधिकारों को अलग करने की क्षमता।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की शुरूआत कार्यान्वयन के लिए उद्यमों और संगठनों के प्रबंधन को कुछ लाभ प्रदान करती है प्रभावी प्रबंधनऔर त्वरित निर्णय लेना, अर्थात्: कर्मचारियों और विभागों की गतिविधियों की पारदर्शिता; विश्लेषणात्मक जानकारी और रिपोर्ट प्राप्त करने की उच्च गति; प्रदर्शन अनुशासन को मजबूत करना; गिरावट नकारात्मक प्रभाव मानवीय कारककंपनी की गतिविधियों पर; दस्तावेज़ों (कूरियर, लिपिक कर्मचारी, आदि) के साथ काम करने वाले कर्मचारियों की संख्या कम करना।

चावल। 3.

चित्र 3 दिखाता है कि कागजी प्रक्रिया को डिजिटल प्रक्रिया से बदलने पर दस्तावेजों के साथ काम करने के व्यक्तिगत चरणों का समय कैसे कम हो जाता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की स्थितियों में, बाहरी परिस्थितियों में परिवर्तन होने पर दस्तावेज़ प्रवाह स्थापित करने के लिए बहुत कम लागत की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, रिपोर्टिंग फॉर्म को बदलने की आवश्यकताएं। कार्यालय स्वचालन और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के साथ-साथ संपूर्ण प्रबंधन प्रक्रिया का अनुकूलन होता है, जो सरल और अधिक तार्किक हो जाता है। लिए गए निर्णयों की गुणवत्ता में सुधार होता है, निष्पादन पर नियंत्रण अधिक प्रभावी ढंग से किया जाता है प्रबंधन निर्णय, प्रबंधन तंत्र को बनाए रखने से जुड़ी प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष सामाजिक लागत कम हो जाती है। दस्तावेज़ एक स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करके भेजे जाते हैं, जिसमें पूरे संगठन के लिए क्लासिफायर, शब्दकोश और मानकों का एक समान डेटाबेस होता है। दस्तावेज़ रूटिंग आमतौर पर दस्तावेज़ के प्रकार और स्थापित ऑपरेटिंग नियमों के आधार पर निर्धारित की जाती है (हालांकि, यह फ़ंक्शन सभी प्रणालियों द्वारा समर्थित नहीं है)। के साथ दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करें बाहरी संगठनयदि उनके साथ समझौते होते हैं, तो कॉर्पोरेट की मदद से यह प्रदान किया जाता है सूचना पोर्टलप्रोखोरोव ए. दस्तावेज़ प्रवाह और उसका सॉफ़्टवेयर / ए. प्रोखोरोव // कंप्यूटरप्रेस 2010. - नंबर 1. - पी. 32..

कई मौजूदा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ उन कंपनियों को कागज रहित दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने की अनुमति देती हैं जिन्होंने उन्हें लागू किया है। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के साथ भी, तथाकथित मिश्रित दस्तावेज़ प्रवाह अक्सर होता है के सबसेदस्तावेजों के साथ काम इलेक्ट्रॉनिक रूप में किया जाता है (मसौदा दस्तावेज, उनकी मंजूरी, आदि), और उनमें से केवल एक हिस्सा मुद्रित, हस्ताक्षरित और कागज के रूप में संग्रहीत किया जाता है। ऐसा कई कारणों से है. सबसे पहले, विधायी ढांचा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में पूर्ण परिवर्तन की अनुमति नहीं देता है। दूसरे, इन प्रणालियों के उपयोगकर्ता अभी भी कागजी दस्तावेजों के साथ काम करने की आदत को पूरी तरह से छोड़ने के लिए तैयार नहीं हैं। व्यवहार में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन अब मुख्य रूप से आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह और बहुत कम बार (संगठनों के बीच समझौतों के अधीन) अंतर-कॉर्पोरेट दस्तावेज़ प्रवाह को कवर करता है।

बुनियादी कंप्यूटर प्रोग्रामकार्यालय कार्य और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को चार मुख्य श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है (दस्तावेज़ और डेटा वेयरहाउस बनाने के लिए उपकरण शामिल नहीं): वर्कफ़्लो सिस्टम (व्यावसायिक प्रक्रियाओं का स्वचालन); ग्रुपवेयर सिस्टम (टीम वर्क); दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ (मुख्य रूप से दस्तावेज़ों का पंजीकरण, भंडारण और पुनर्प्राप्ति प्रदान करती हैं); ईमेल सिस्टम (दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान के लिए उपयोग किया जाता है)।

यह विभाजन लगभग तीन वर्ष पहले बाज़ार में उभरा। अब यह इस तथ्य के कारण काफी सशर्त है कि सबसे लोकप्रिय अनुप्रयोगों के नवीनतम संस्करण इन सभी और कई अन्य तकनीकों को संयोजित करने का प्रयास करते हैं, उदाहरण के लिए लोटस डोमिनोज़। इसके अलावा, इनमें से प्रत्येक तकनीक (निश्चित रूप से, ई-मेल के अपवाद के साथ, जिसकी व्यवसाय में शुरुआत से ही लोकप्रियता लगभग दस्तावेज़ निर्माण उपकरण के समान थी), 2-3 वर्षों से पश्चिम में फैशनेबल है। पहले, सहयोग और संदेश ("सहयोग और संदेश") की नई अवधारणा को रास्ता दिया गया है।

इसके कारण, हमारी राय में, उनके और हमारे लिए लगभग समान हैं (यदि हम स्थानीयकरण की विशुद्ध रूप से भाषाई, भाषाई और तकनीकी समस्याओं, कोड तालिकाओं के लिए समर्थन, खोज, मान्यता आदि को ध्यान में नहीं रखते हैं)

बात यह है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं और टीम वर्क को स्वचालित करना, सिद्धांत रूप में, बहुत कठिन है। सबसे पहले, सफल व्यवसाय चलाने के लिए अभी तक कोई भी सार्वभौमिक नियम नहीं बना पाया है। प्रत्येक संगठन इस संबंध में पूर्णतया अद्वितीय है। इसके अलावा, एक स्वचालित प्रक्रिया के ढांचे के भीतर, आपातकालीन स्थितियों पर पर्याप्त रूप से प्रतिक्रिया करना हमेशा संभव नहीं होता है, जिसकी घटना से, निश्चित रूप से, कोई भी प्रतिरक्षा नहीं करता है। कभी-कभी स्वचालन केवल व्यवसाय को नुकसान पहुंचाता है; अक्सर कई कर्मचारी अनौपचारिक संबंधों में अपनी समस्याओं को आदर्श रूप से हल करते हैं, और स्वचालित प्रणाली का ढांचा केवल उन्हें रोकता है। तथापि, प्रति उदाहरणबिल्कुल भी दुर्लभ नहीं.

परिणामस्वरूप, इस समय, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के सबसे तर्कसंगत तरीके के रूप में निम्नलिखित को पहचानना उचित है: "प्रत्येक के लिए कर्मचारी व्यवहार को प्रोग्राम करने का प्रयास न करें" संभावित स्थिति, बल्कि इसके बजाय उनके लिए एक सामान्य सूचना वातावरण बनाएं जिसमें वे सहयोग कर सकें (यानी संयुक्त रूप से व्यावसायिक समस्याओं को हल कर सकें) और संदेशों का आदान-प्रदान कर सकें। शायद यह मौजूदा वर्कफ़्लो सिस्टम के बादल रहित भविष्य पर सवाल उठाता है, जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन की पूरी श्रृंखला बनाने पर जोर देता है।

आज स्थिति में काफी सुधार हुआ है. पूर्ण रूसी उत्पाद सामने आए हैं, शब्दावली और स्थिति में भ्रम धीरे-धीरे दूर हो रहा है। उद्यम में कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह का स्वचालन। राष्ट्रीय रिकॉर्ड प्रबंधन की विशेषताएं [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.directum.ru/339091.aspx(पहुँच तिथि: 10/15/2015)।

आइए आधुनिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की विशिष्टताओं और कार्यक्षमता पर विचार करें।

मानव आदतों की जड़ता उद्यमों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) के कार्यान्वयन में मुख्य बाधा है। प्रतिस्पर्धात्मक संघर्ष में उनके फायदे जल्द ही निर्णायक बन जाएंगे, इसलिए अब हमें कार्यालय के काम को डिजिटल रेल में स्थानांतरित करने के बारे में सोचने की जरूरत है।

ईडीएस का कानूनी आधार

व्यापक शाखा नेटवर्क वाले बड़े उद्यम तेजी से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच कर रहे हैं, जो पर्याप्त विधायी ढांचे की उपस्थिति से सुगम है।

ईडीएमएस के कार्य को विनियमित करने वाले कानून हैं:

1. नंबर 149-एफजेड "सूचना, सूचनाकरण और सूचना सुरक्षा पर।"
2. नंबर 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर"।
3. क्रमांक 263-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह पर प्रतिबंधों के उन्मूलन पर।"
4. दीवानी संहिता।
5. मध्यस्थता प्रक्रियात्मक संहिता.

प्रत्यक्ष विधायी मानदंड सभी के लिए समान हैं, लेकिन ईडीएस लागू करते समय, एक उद्यम को अतिरिक्त रूप से कई आंतरिक प्रशासनिक दस्तावेज़ विकसित करने होंगे:

• डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग के लिए नियम;
• विवादास्पद स्थितियों को हल करने के लिए एल्गोरिदम के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कॉर्पोरेट नियम;
• नियमों के पालन पर दस्तावेज़, जिस पर सभी कर्मचारियों को हस्ताक्षर करना होगा।

कंपनी के कर्मचारियों को केवल प्रमाणित डिजिटल हस्ताक्षर और क्रिप्टोग्राफ़िक सूचना सुरक्षा उपकरण का उपयोग करना आवश्यक है। इस नियम का अनुपालन और विधायी ढांचे की स्थिरता कॉर्पोरेट ईडीएमएस में कर्मचारी के कार्यों को कानूनी रूप से महत्वपूर्ण बनाना संभव बनाती है।

ईडीएमएस का सार और कार्य

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक स्वचालित वर्कफ़्लो प्रबंधन प्रणाली है जो कर्मचारियों को पेपर मीडिया के उपयोग के बिना डिजिटल उपकरणों के माध्यम से बातचीत करने की अनुमति देती है।

बुनियादी ईडीएमएस कार्य करता हैहैं:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का निर्माण, स्थानांतरण, भंडारण (ईडी);
• कागजी दस्तावेजों का डिजिटलीकरण;
• इसकी विशेषताओं के साथ एक दस्तावेज़ कार्ड बनाना;
• निर्दिष्ट विशेषताओं के साथ तैयार टेम्पलेट्स के आधार पर दस्तावेजों का निर्माण;
• एक केंद्रीकृत डेटाबेस में दस्तावेज़ खोजें;
• दस्तावेज़ रूटिंग;
• दस्तावेज़ की प्राप्ति और उसमें निहित निर्देशों के निष्पादन पर नियंत्रण;
• पत्रिकाओं, वर्गीकरणकर्ताओं को बनाए रखना;
• ईडी को संगत प्रारूपों में परिवर्तित करना;
• आने वाले दस्तावेज़ों का स्वचालित पंजीकरण;
• सूचनाएं भेजना;
• दस्तावेज़ों का अनुमोदन;
• ईडी के साथ सामूहिक कार्य;
• कंपनी के समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण के माध्यम से बातचीत;
• दस्तावेज़ों के निष्पादन और संचलन पर रिपोर्ट तैयार करना।

ईडीएमएस का एक महत्वपूर्ण पैरामीटर इसकी मॉड्यूलैरिटी है, जो आपको बुनियादी सेटिंग्स में महत्वपूर्ण बदलाव किए बिना कार्यक्षमता का विस्तार करने की अनुमति देता है।

ईडीएमएस के प्रकार

यह स्पष्ट है कि बड़े औद्योगिक उद्यमों और व्यापारिक कंपनियों की ईडीएमएस के लिए अलग-अलग आवश्यकताएं हैं। इसीलिए सॉफ्टवेयर उत्पादकार्य प्रक्रियाओं के मानकीकरण के आधार पर, इन्हें दो श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

• "बॉक्सिंग";
• व्यापक कॉन्फ़िगरेशन विकल्पों के साथ बुनियादी।

"बॉक्सिंग" उत्पाद गोदाम संचालन, कार्यालय प्रक्रियाओं और छोटे पैमाने पर उत्पादन के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। उन्हें केवल मॉड्यूलर कॉन्फ़िगरेशन और प्राथमिक जानकारी की शुरूआत की आवश्यकता होती है।

उनकी विशेषताएं:

• शीघ्र व्यवस्थित;
• मानकीकृत प्रशिक्षण;
• किसी संशोधन की आवश्यकता नहीं;
• रखरखाव की कम लागत.

कोर प्लेटफ़ॉर्म अद्वितीय संगठनात्मक और बड़े उद्यमों में तैनात किए जाते हैं उत्पादन संरचना. ऐसे ईडीएमएस को ग्राहक के स्वयं के आईटी विशेषज्ञों सहित लंबे विकास की आवश्यकता होती है।

उनमें निम्नलिखित विशेषताएं हैं:

• विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूल होने की क्षमता;
• ग्राहकों की आवश्यकताओं के अनुसार अतिरिक्त सॉफ्टवेयर मॉड्यूल का निर्माण;
• इंटरफ़ेस परिवर्तनशीलता;
• सुधार की मात्रा का अनुमान लगाने में असमर्थता के कारण लागत नियोजन में कठिनाई।

अधिकांश छोटे व्यवसायों और व्यापार संगठनों के लिए, मानक "बॉक्स्ड" समाधान पर्याप्त हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लाभ

किसी उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह को इलेक्ट्रॉनिक रूप में अनुवाद करने से कंपनी को कई संगठनात्मक स्तरों पर लाभ मिलता है। ईडीएमएस आपको प्रबंधन और सामान्य कर्मचारियों दोनों के काम को सरल बनाने की अनुमति देता है।

सामरिक लाभ

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन आपको किसी व्यवसाय की वर्तमान परिचालन लागत को कम करने की अनुमति देता है। पूरे उद्यम में ईडीएमएस स्थापित करने का निर्णय लेते समय, सिस्टम को लागू करने से पहले कर्मचारियों की उत्पादकता को मापने की सिफारिश की जाती है। आप टेम्प्लेट कार्यों को पूरा करने, प्रस्तावों को मंजूरी देने और आवश्यक दस्तावेजों की खोज के लिए समय की गणना कर सकते हैं। अलग से, आप कार्यालय उपकरण और स्टेशनरी की वर्तमान लागत निर्धारित कर सकते हैं।

कंपनी की बुनियादी प्रक्रियाओं की दक्षता के आधार पर, ईडीएमएस के निम्नलिखित लाभों पर प्रकाश डाला गया है:

1. मुक्ति भौतिक स्थानउपयोगकर्ता कार्यस्थानों पर.
2. अभिलेखीय परिसर को किराये पर लेने की लागत कम करना।
3. दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि बनाने, उन्हें संसाधित करने और उन्हें पत्रिकाओं में दर्ज करने में श्रमिकों के समय की बचत।
4. नकल उपकरण के लिए कागज और सामग्री की लागत कम करना।
5. विभागों के बीच कागजी दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के लिए आवश्यक समय को कम करना।
6. परिचालन प्रक्रियाओं के हिस्से को पूरी तरह से स्वचालित करके कर्मचारी का समय बचाएं।
7. नियमित कार्य को कम करके कर्मचारी उत्पादकता बढ़ाना।

ईडीएमएस के सामरिक लाभ सामान्य कर्मचारियों के काम को सबसे आसान बनाते हैं, इसलिए वे ही हैं जो सबसे पहले सुधारों पर ध्यान देंगे।

सामरिक लाभ

ईडीएमएस को लागू करते समय रणनीतिक लक्ष्य मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्रभावित करते हैं: लाभ संकेतक, समकक्षों के साथ संचार की गति और प्रभावशीलता, वाणिज्यिक जानकारी की सुरक्षा।

इन क्षेत्रों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के निम्नलिखित लाभों की पहचान की जा सकती है:

1. ईडी डेटाबेस के साथ एक केंद्रीकृत सूचना स्थान का निर्माण और विनियमन दूरदराज का उपयोगउसे।
2. विशेषताओं के आधार पर जानकारी की खोज में तेजी लाएँ।
3. कंप्यूटर नेटवर्क पर व्यावसायिक जानकारी की व्यापक सुरक्षा की संभावना।
4. कार्य प्रक्रियाओं की पारदर्शिता बढ़ाना, भ्रष्टाचार योजनाओं को रोकना।
5. आंतरिक दस्तावेज़ों के समानांतर अनुमोदन की संभावना.
6. कार्यस्थल के बाहर कार्य प्रक्रियाओं तक दूरस्थ पहुंच।
7. दस्तावेज़ों की सुरक्षा में वृद्धि और उन्हें गलत साबित करने की असंभवता।
8. कर्मचारियों के कार्यों की ऑनलाइन निगरानी के कारण आदेशों के निष्पादन में तीव्र वृद्धि।

रणनीतिक लाभ कंपनी की प्रबंधन क्षमता और छवि के विकास में योगदान करते हैं, जो नए ग्राहकों को आकर्षित करने में महत्वपूर्ण लाभ प्रदान करता है।

आम उपयोगकर्ताओं के लिए लाभ

लंबे समय तक नियमित संचालन को स्वास्थ्य के लिए हानिकारक माना जाता है और उत्पादकता में तेजी से कमी आती है। अनुरोधों और दस्तावेजों का नीरस प्रसंस्करण विभिन्न कार्यक्रमजिम्मेदारियों से ध्यान भटकाता है, कामकाजी समय का बड़ा हिस्सा बर्बाद कर देता है।

इन उपयोगकर्ता समस्याओं को हल करने के लिए ईडीएमएस के कई फायदे हैं:

1. संग्रह में ईडी का सुविधाजनक स्थान, आपको 1-2 मिनट के भीतर विशेषताओं द्वारा उन्हें ढूंढने की अनुमति देता है।
2. परिचालन प्रक्रियाओं का विनियमन. परिणामस्वरूप, कर्मचारी को केवल वही कार्य प्राप्त होते हैं जो उसे कार्य विवरण के अनुसार करने की आवश्यकता होती है।
3. इंट्रा-कॉर्पोरेट इंटरैक्शन को स्वचालित करके कार्य प्रक्रियाओं के लिए नए कर्मचारियों के अनुकूलन में तेजी लाना।
4. अनुमोदन की श्रृंखला और परियोजना कार्यान्वयन के चरणों के बारे में जानकारी प्राप्त करने की संभावना।
5. कमी नियमित संचालनकंप्यूटर पर कार्य वातावरण को संयोजित करके, टेम्प्लेट का उपयोग करके, दस्तावेज़ों को मुद्रित करने और उन पर हस्ताक्षर करने के चरण को समाप्त किया जा सकता है।

गैर-विशिष्ट संचालन की संख्या और अवधि को कम करने से आप सीधे उन कार्य प्रक्रियाओं पर समय समर्पित कर सकते हैं जिनके लिए उच्च योग्यता की आवश्यकता होती है।

उद्यम आईटी संरचना के लिए लाभ

ईडीएमएस को लागू करते समय, इसे मौजूदा आईटी बुनियादी ढांचे के साथ एकीकृत किया जाता है, जो निम्नलिखित लाभ प्रदान करता है:

• सिस्टम पर नियंत्रण को सुविधाजनक बनाना, कम करना योग्यता संबंधी जरूरतेंइसके प्रशासक को;
• मानक प्रोग्रामिंग टूल के बिना नए टेम्पलेट और दस्तावेज़ मार्गों को कॉन्फ़िगर करने की क्षमता;
• एक ही कार्य वातावरण में कई अनुप्रयोगों का संयोजन;
• अतिरिक्त लागत के बिना सिस्टम को स्केल करने की क्षमता;
• मौजूदा कंप्यूटरों को बदलने की कोई आवश्यकता नहीं;
• मैलवेयर के विरुद्ध व्यापक नेटवर्क सुरक्षा।

ईडीएमएस में कुछ पूंजी निवेश शामिल हैं तकनीकी साधन, लेकिन वे थोड़े समय में ही अपने लिए भुगतान कर देते हैं।

कंप्यूटर हार्डवेयर संगत हो जाता है, जिसके परिणामस्वरूप संसाधन उपयोग में वृद्धि होती है।

प्रबंधकों के लिए लाभ

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के निम्नलिखित लाभों के कारण प्रबंधन कर्मचारियों के कार्य को कुशल बनाता है:

1. ईडीएमएस गतिशीलता, व्यावसायिक यात्राओं पर दूरस्थ कंप्यूटर के माध्यम से ईडी तक पहुंचने की क्षमता।
2. कर्मचारियों की कार्यकुशलता, उत्पादकता और कार्यों के समय पर निष्पादन पर रिपोर्ट का उपयोग करके उनकी सुविधाजनक निगरानी।
3. के साथ एकीकरण के माध्यम से.
4. ईडीएमएस साझा करते समय आपूर्तिकर्ताओं और खरीदारों के बीच रसद प्रक्रियाओं में तेजी लाना। एकल बाहरी ऑपरेटर से जुड़कर प्राथमिक ईडी का आदान-प्रदान संभव है जो दस्तावेजों की कानूनी वैधता की गारंटी देता है।
5. सचिवालय को छोड़कर, विशेष रूप से शीर्ष प्रबंधकों को वित्तीय जानकारी तक पहुंच प्रदान करना।
6. महत्वपूर्ण दस्तावेज़ खोने की संभावना कम हो जाएगी।

प्रबंधक हमेशा सिस्टम में लॉग इन कर सकता है और प्रत्येक कर्मचारी के प्रदर्शन पर एक रिपोर्ट तैयार कर सकता है।

इस तथ्य के बारे में कर्मचारियों की जागरूकता उन्हें आराम करने और अपने काम से काम रखने का अवसर नहीं देती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के नुकसान

किसी उद्यम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत की भी अपनी कमियाँ हैं। वे ही हैं जो छोटे व्यवसायों को ईडीएमएस के आधार पर पूर्ण पैमाने पर गोदाम संचालन और प्रबंधन शुरू करने से रोकते हैं।

नुकसान में शामिल हैं:

1. अज्ञात दुर्भावनापूर्ण कोड द्वारा डेटाबेस भ्रष्टाचार की संभावना। नेटवर्क से कनेक्ट नहीं होने वाले उपकरणों पर नियमित रूप से जानकारी का बैकअप लेने से इस समस्या का समाधान हो सकता है।
2. कर्मचारियों को अनुकूलित करने में कठिनाई आयु वर्गडिजिटल इंटरेक्शन के लिए 40+।
3. उच्च कीमत। छोटे व्यवसायों के लिए घरेलू ईडीएमएस की कीमत $1,000 से $10,000 तक होती है।
4. कंपनी के समकक्षों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के अभाव में ईडीएमएस की प्रभावशीलता कम हो जाती है।
5. अतिरिक्त कार्य इकाइयों और परिसर के बिना कॉम्पैक्ट कार्यालयों में प्रणाली का लाभ संदिग्ध है।
6. कुछ समकक्षों के साथ काम करते समय ईडी को कागजी रूप में डुप्लिकेट करने की आवश्यकता।

ये कमियां काफी हद तक जरूरी चीजों को अपनाने में देरी के कारण हैं कानूनी मानदंडऔर कारोबारी माहौल में ईडीएमएस की कम पैठ। लेकिन रुझान बताते हैं कि 10-20 वर्षों में, किसी उद्यम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को अपवाद से अधिक नियम माना जाएगा।

सही ईडीएमएस कैसे चुनें?

ईडीएमएस चुनना आसान नहीं है, क्योंकि इसमें गलत उत्पाद खरीदने या किसी अक्षम कंपनी के साथ समझौता करने की उच्च संभावना है।

इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रम खरीदने का निर्णय लेते समय, इसकी कई विशेषताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है:

1. ईडीएमएस निर्माता के परिचालन घंटे रूसी बाज़ार. राष्ट्रीय कानून को अनुकूलित करने के लिए, ऐसी प्रणालियों को लागू करने में वर्षों के व्यावहारिक अनुभव की आवश्यकता होती है।
2. उद्योग मानकों का अनुपालन.
3. कंपनी संरचना के साथ अनुकूलता.
4. सॉफ़्टवेयर उत्पाद के आगे समर्थन की संभावना और लागत।
5. उद्यम का विस्तार करते समय ईडीएमएस की स्केलेबिलिटी।
6. पूर्णकालिक आईटी विशेषज्ञों के लिए सॉफ़्टवेयर कॉन्फ़िगरेशन के लिए दस्तावेज़ीकरण की उपलब्धता।
7. सूचना सुरक्षा स्तर.
8. डेटा बैकअप विकल्प
9. विफलताओं के बाद पुनर्प्राप्ति का समय.

ईडीएमएस को लागू करने के लिए किसी कंपनी का अंतिम चयन करने के लिए, कई प्रदाताओं का विश्लेषण करने, डेमो सामग्रियों का अध्ययन करने और सॉफ़्टवेयर का डेमो संस्करण स्थापित करने के लिए कहने की अनुशंसा की जाती है। निर्णय लेते समय, उपकरण और स्तर को अद्यतन करने की लागत को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है व्यावसायिक प्रशिक्षणस्वयं के आईटी विशेषज्ञ।

ईडीएमएस को लागू करने में कठिनाइयाँ

रूस में ईडीएमएस को लागू करने की प्रक्रिया कई बिना लाइसेंस वाले कार्यक्रमों के उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग, उनकी असंगति और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के मैन्युअल प्रबंधन की प्रबलता से प्रभावित है।

परिणामस्वरूप, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदाताओं को उद्यमों में निम्नलिखित कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है:

1. विभिन्न विभागों में विभिन्न डेटा भंडारण प्रारूप।
2. उपयोग किए गए अनुप्रयोगों में संरचित जानकारी का अभाव।
3. विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियाओं तक कर्मचारी की पहुंच की अनियमित प्रणाली। आदर्श फॉर्म कार्य विवरणियांईडीएमएस संगठन को ज्यादा मदद नहीं करता है।
4. सूचना प्रवाह नौकरशाही प्रक्रियाओं और अनुमोदनों से भरा हुआ है।
5. विभिन्न अनुप्रयोगों में डेटा भंडारण के कारण क्रैश।
6. उद्यम कर्मचारियों की कंप्यूटर निरक्षरता और कलाकार स्तर पर प्रशिक्षण कार्यक्रमों में तोड़फोड़।
7. उद्योग मानकों और उपनियमों के साथ ईडीएमएस का अनुपालन न करना।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने के लिए, प्रबंधन का दृढ़ इच्छाशक्ति वाला निर्णय पर्याप्त नहीं है। कर्मचारियों की नौकरी की जिम्मेदारियों और कंपनी के प्रबंधन ढांचे के एक व्यवस्थित पुनर्गठन की आवश्यकता है। ऐसी प्रणाली के साथ एकीकरण जिसे कानून के अनुसार स्थापित किया जाना चाहिए, वांछनीय है।

ईडीएस के कार्यान्वयन में एक महत्वपूर्ण क्षेत्र अक्षम और अप्रशिक्षित कर्मचारियों के संबंध में एक सख्त कार्मिक नीति है। क्योंकि नए सिद्धांतों के अनुसार काम करने में उनकी अनिच्छा से कार्यान्वयन प्रक्रिया और इलेक्ट्रॉनिक समर्थन की लागत में काफी वृद्धि होगी। ईडीएमएस को एक ही तंत्र के भीतर लोगों के साथ बातचीत करनी चाहिए, इसलिए इसके खराब काम करने वाले तत्वों को समय पर ठीक किया जाना चाहिए या प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए।

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गोपनीयता समझौता

और व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण

1. सामान्य प्रावधान

1.1. व्यक्तिगत डेटा की गोपनीयता और प्रसंस्करण पर यह समझौता (बाद में समझौते के रूप में संदर्भित) स्वतंत्र रूप से और अपनी स्वतंत्र इच्छा से स्वीकार किया गया था, और इंसेल्स रस एलएलसी और/या उसके सहयोगियों, जिसमें शामिल सभी व्यक्तियों सहित सभी जानकारी पर लागू होता है। एलएलसी "इन्सैल्स रस" (एलएलसी "ईकेएएम सर्विस" सहित) वाला एक ही समूह एलएलसी "इंसेल्स रस" (इसके बाद के रूप में संदर्भित) की किसी भी साइट, सेवाओं, सेवाओं, कंप्यूटर प्रोग्राम, उत्पादों या सेवाओं का उपयोग करते समय उपयोगकर्ता के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकता है। सेवाएँ) और इनसेल्स रस एलएलसी के निष्पादन के दौरान उपयोगकर्ता के साथ कोई भी समझौता और अनुबंध। समझौते के लिए उपयोगकर्ता की सहमति, जो सूचीबद्ध व्यक्तियों में से किसी एक के साथ संबंधों के ढांचे के भीतर उसके द्वारा व्यक्त की गई है, अन्य सभी सूचीबद्ध व्यक्तियों पर लागू होती है।

1.2.सेवाओं के उपयोग का अर्थ है कि उपयोगकर्ता इस अनुबंध और उसमें निर्दिष्ट नियमों और शर्तों से सहमत है; इन शर्तों से असहमति के मामले में, उपयोगकर्ता को सेवाओं का उपयोग करने से बचना चाहिए।

"बिक्री में"- सीमित देयता कंपनी "इन्सैल्स रस", ओजीआरएन 1117746506514, आईएनएन 7714843760, केपीपी 771401001, पते पर पंजीकृत: 125319, मॉस्को, एकेडेमिका इलुशिना सेंट, 4, बिल्डिंग 1, कार्यालय 11 (इसके बाद "इंसेल्स" के रूप में संदर्भित), पर एक ओर, और

"उपयोगकर्ता" -

या व्यक्तिकानूनी क्षमता होना और रूसी संघ के कानून के अनुसार नागरिक कानूनी संबंधों में भागीदार के रूप में मान्यता प्राप्त होना;

या उस राज्य के कानूनों के अनुसार पंजीकृत एक कानूनी इकाई जहां ऐसा व्यक्ति निवासी है;

या व्यक्तिगत उद्यमीउस राज्य के कानूनों के अनुसार पंजीकृत, जहां का ऐसा व्यक्ति निवासी है;

जिसने इस समझौते की शर्तों को स्वीकार कर लिया है।

1.4. इस समझौते के प्रयोजनों के लिए, पार्टियों ने निर्धारित किया है कि गोपनीय जानकारी किसी भी प्रकृति (उत्पादन, तकनीकी, आर्थिक, संगठनात्मक और अन्य) की जानकारी है, जिसमें बौद्धिक गतिविधि के परिणाम, साथ ही कार्यान्वयन के तरीकों के बारे में जानकारी शामिल है व्यावसायिक गतिविधि(इनमें शामिल है, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं है: उत्पादों, कार्यों और सेवाओं के बारे में जानकारी; प्रौद्योगिकियों और अनुसंधान कार्यों के बारे में जानकारी; सॉफ्टवेयर तत्वों सहित तकनीकी प्रणालियों और उपकरणों के बारे में डेटा; व्यावसायिक पूर्वानुमान और प्रस्तावित खरीद के बारे में जानकारी; विशिष्ट भागीदारों की आवश्यकताएं और विशिष्टताएं और संभावित भागीदार; बौद्धिक संपदा से संबंधित जानकारी, साथ ही उपरोक्त सभी से संबंधित योजनाएं और प्रौद्योगिकियां) एक पक्ष द्वारा दूसरे पक्ष को लिखित और/या इलेक्ट्रॉनिक रूप में संप्रेषित की जाती हैं, जिसे स्पष्ट रूप से पार्टी द्वारा अपनी गोपनीय जानकारी के रूप में निर्दिष्ट किया जाता है।

1.5. इस समझौते का उद्देश्य गोपनीय जानकारी की रक्षा करना है जिसे पक्षकार बातचीत के दौरान, अनुबंधों के समापन और दायित्वों को पूरा करने के साथ-साथ किसी भी अन्य बातचीत (जिसमें परामर्श, अनुरोध करना और जानकारी प्रदान करना और अन्य कार्य करना शामिल है, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं है) के दौरान आदान-प्रदान करेंगे। निर्देश)।

2. पार्टियों की जिम्मेदारियां

2.1. पार्टियाँ आपसी बातचीत के दौरान एक पक्ष द्वारा दूसरे पक्ष से प्राप्त सभी गोपनीय जानकारी को गोपनीय रखने, पूर्व लिखित अनुमति के बिना किसी तीसरे पक्ष को ऐसी जानकारी प्रकट करने, प्रकट करने, सार्वजनिक करने या अन्यथा प्रदान न करने पर सहमत हैं। अन्य पक्ष, वर्तमान कानून में निर्दिष्ट मामलों के अपवाद के साथ, जब ऐसी जानकारी का प्रावधान पार्टियों की जिम्मेदारी है।

2.2.प्रत्येक पक्ष सब कुछ करेगा आवश्यक उपायगोपनीय जानकारी की सुरक्षा के लिए कम से कम उन्हीं उपायों का उपयोग करें जो पार्टी अपनी गोपनीय जानकारी की सुरक्षा के लिए करती है। गोपनीय जानकारी तक पहुंच केवल प्रत्येक पक्ष के उन कर्मचारियों को प्रदान की जाती है जिन्हें इस समझौते के तहत अपने आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए इसकी उचित आवश्यकता है।

2.3. गोपनीय जानकारी को गुप्त रखने का दायित्व इस अनुबंध की वैधता अवधि के भीतर, कंप्यूटर प्रोग्राम के लिए लाइसेंस समझौता दिनांक 1 दिसंबर 2016, कंप्यूटर प्रोग्राम, एजेंसी और अन्य समझौतों के लिए लाइसेंस समझौते में शामिल होने का समझौता और पांच साल के लिए वैध है। उनके कार्यों को समाप्त करने के बाद, जब तक कि अन्यथा पार्टियों द्वारा अलग से सहमति न हो।

(ए) यदि प्रदान की गई जानकारी किसी एक पक्ष के दायित्वों के उल्लंघन के बिना सार्वजनिक रूप से उपलब्ध हो गई है;

(बी) यदि प्रदान की गई जानकारी किसी पार्टी को अपने स्वयं के अनुसंधान, व्यवस्थित टिप्पणियों या अन्य पार्टी से प्राप्त गोपनीय जानकारी के उपयोग के बिना की गई अन्य गतिविधियों के परिणामस्वरूप ज्ञात हुई;

(सी) यदि प्रदान की गई जानकारी कानूनी रूप से किसी तीसरे पक्ष से प्राप्त की गई है, तो इसे किसी एक पक्ष द्वारा प्रदान किए जाने तक इसे गुप्त रखने की बाध्यता के बिना;

(डी) यदि जानकारी प्राधिकारी के लिखित अनुरोध पर प्रदान की जाती है राज्य की शक्ति, अन्य सरकारी विभाग, या अंग स्थानीय सरकारअपने कार्यों को निष्पादित करने के लिए और इन निकायों को इसका खुलासा करना पार्टी के लिए अनिवार्य है। इस मामले में, पार्टी को प्राप्त अनुरोध के बारे में तुरंत दूसरे पक्ष को सूचित करना चाहिए;

(ई) यदि जानकारी उस पार्टी की सहमति से किसी तीसरे पक्ष को प्रदान की जाती है जिसके बारे में जानकारी स्थानांतरित की गई है।

2.5.इंसेल्स उपयोगकर्ता द्वारा प्रदान की गई जानकारी की सटीकता को सत्यापित नहीं करता है और उसकी कानूनी क्षमता का आकलन करने की क्षमता नहीं रखता है।

2.6.सेवाओं में पंजीकरण करते समय उपयोगकर्ता द्वारा इंसेल्स को जो जानकारी प्रदान की जाती है, वह व्यक्तिगत डेटा नहीं है जैसा कि इसमें परिभाषित किया गया है संघीय विधानआरएफ संख्या 152-एफजेड दिनांक 27 जुलाई 2006। "व्यक्तिगत डेटा के बारे में।"

2.7.इन्सेल्स को इस अनुबंध में परिवर्तन करने का अधिकार है। जब वर्तमान संस्करण में परिवर्तन किए जाते हैं, तो तारीख का संकेत दिया जाता है आखिरी अपडेट. अनुबंध का नया संस्करण पोस्ट किए जाने के क्षण से ही लागू हो जाता है, जब तक कि अन्यथा प्रदान न किया गया हो नया संस्करणसमझौते.

2.8. इस अनुबंध को स्वीकार करके, उपयोगकर्ता समझता है और सहमत है कि इंसेल्स उपयोगकर्ता को सेवाओं की गुणवत्ता में सुधार करने, नए उत्पादों को विकसित करने, व्यक्तिगत ऑफ़र बनाने और भेजने के लिए वैयक्तिकृत संदेश और जानकारी (सहित, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं) भेज सकता है। उपयोगकर्ता, उपयोगकर्ता को परिवर्तनों के बारे में सूचित करने के लिए टैरिफ योजनाएँऔर अद्यतन, सेवाओं के विषय पर उपयोगकर्ता विपणन सामग्री भेजने के लिए, सेवाओं और उपयोगकर्ताओं की सुरक्षा के लिए और अन्य उद्देश्यों के लिए।

उपयोगकर्ता को इनसेल्स - ईमेल पते पर लिखित रूप से सूचित करके उपरोक्त जानकारी प्राप्त करने से इनकार करने का अधिकार है।

2.9. इस अनुबंध को स्वीकार करके, उपयोगकर्ता समझता है और सहमत है कि इंसेल्स सेवाएं सामान्य रूप से सेवाओं की कार्यक्षमता या विशेष रूप से उनके व्यक्तिगत कार्यों को सुनिश्चित करने के लिए कुकीज़, काउंटर और अन्य तकनीकों का उपयोग कर सकती हैं, और उपयोगकर्ता के पास इस संबंध में इंसेल्स के खिलाफ कोई दावा नहीं है। इस के साथ।

2.10. उपयोगकर्ता समझता है कि इंटरनेट पर साइटों पर जाने के लिए उसके द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरण और सॉफ़्टवेयर में कुकीज़ (किसी भी साइट के लिए या कुछ साइटों के लिए) के साथ संचालन को प्रतिबंधित करने के साथ-साथ पहले प्राप्त कुकीज़ को हटाने का कार्य हो सकता है।

इनसेल्स को यह स्थापित करने का अधिकार है कि एक निश्चित सेवा का प्रावधान केवल इस शर्त पर संभव है कि उपयोगकर्ता द्वारा कुकीज़ की स्वीकृति और प्राप्ति की अनुमति हो।

2.11. उपयोगकर्ता अपने खाते तक पहुंचने के लिए चुने गए साधनों की सुरक्षा के लिए स्वतंत्र रूप से जिम्मेदार है, और स्वतंत्र रूप से उनकी गोपनीयता भी सुनिश्चित करता है। उपयोगकर्ता सेवाओं के अंतर्गत या उसके अंतर्गत उपयोग की जाने वाली सभी गतिविधियों (साथ ही उनके परिणामों) के लिए पूरी तरह से जिम्मेदार है खाताउपयोगकर्ता, जिसमें किसी भी स्थिति (अनुबंध या समझौते के तहत) के तहत तीसरे पक्ष को उपयोगकर्ता के खाते तक पहुंचने के लिए डेटा के उपयोगकर्ता द्वारा स्वैच्छिक हस्तांतरण के मामले शामिल हैं। इस मामले में, उपयोगकर्ता के खाते के अंतर्गत सेवाओं के भीतर या उपयोग करने वाली सभी कार्रवाइयों को उपयोगकर्ता द्वारा स्वयं ही किया जाना माना जाता है, उन मामलों को छोड़कर जहां उपयोगकर्ता ने उपयोगकर्ता के खाते का उपयोग करके सेवाओं तक अनधिकृत पहुंच और/या किसी उल्लंघन के बारे में इंसेल्स को सूचित किया है। (उल्लंघन का संदेह) आपके खाते तक पहुँचने के उसके साधनों की गोपनीयता का।

2.12. उपयोगकर्ता उपयोगकर्ता के खाते का उपयोग करके सेवाओं तक अनधिकृत (उपयोगकर्ता द्वारा अधिकृत नहीं) पहुंच के किसी भी मामले और/या उनके पहुंच के साधनों की गोपनीयता के किसी भी उल्लंघन (उल्लंघन का संदेह) के बारे में तुरंत इंसेल्स को सूचित करने के लिए बाध्य है। खाता। सुरक्षा उद्देश्यों के लिए, उपयोगकर्ता सेवाओं के साथ काम करने के प्रत्येक सत्र के अंत में अपने खाते के तहत काम को स्वतंत्र रूप से सुरक्षित रूप से बंद करने के लिए बाध्य है। इंसेल्स डेटा के संभावित नुकसान या क्षति के साथ-साथ किसी भी प्रकृति के अन्य परिणामों के लिए ज़िम्मेदार नहीं है जो उपयोगकर्ता द्वारा अनुबंध के इस भाग के प्रावधानों के उल्लंघन के कारण हो सकते हैं।

3. पार्टियों की जिम्मेदारी

3.1. जिस पक्ष ने समझौते के तहत हस्तांतरित गोपनीय जानकारी की सुरक्षा के संबंध में समझौते द्वारा निर्धारित दायित्वों का उल्लंघन किया है, वह घायल पक्ष के अनुरोध पर, समझौते की शर्तों के ऐसे उल्लंघन के कारण हुई वास्तविक क्षति की भरपाई करने के लिए बाध्य है। रूसी संघ के वर्तमान कानून के अनुसार।

3.2. क्षति के लिए मुआवजा समझौते के तहत अपने दायित्वों को ठीक से पूरा करने के लिए उल्लंघन करने वाले पक्ष के दायित्वों को समाप्त नहीं करता है।

4.अन्य प्रावधान

4.1. इस अनुबंध के तहत सभी नोटिस, अनुरोध, मांगें और अन्य पत्राचार, जिसमें गोपनीय जानकारी भी शामिल है, लिखित रूप में होना चाहिए और व्यक्तिगत रूप से या कूरियर के माध्यम से वितरित किया जाना चाहिए, या भेजा जाना चाहिए ईमेल 1 दिसंबर 2016 के कंप्यूटर प्रोग्रामों के लिए लाइसेंस समझौते में निर्दिष्ट पतों पर, कंप्यूटर प्रोग्रामों के लिए लाइसेंस समझौते में परिग्रहण समझौते पर और इस समझौते में या अन्य पतों पर जिन्हें बाद में पार्टी द्वारा लिखित रूप में निर्दिष्ट किया जा सकता है।

4.2. यदि इस अनुबंध के एक या अधिक प्रावधान (शर्तें) अमान्य हैं या हो जाते हैं, तो यह अन्य प्रावधानों (शर्तों) को समाप्त करने का कारण नहीं बन सकता है।

4.3. यह समझौता और समझौते के आवेदन के संबंध में उपयोगकर्ता और इनसेल्स के बीच उत्पन्न होने वाले संबंध रूसी संघ के कानून के अधीन हैं।

4.3. उपयोगकर्ता को इस अनुबंध के संबंध में सभी सुझाव या प्रश्न इनसेल्स उपयोगकर्ता सहायता सेवा को या उसके द्वारा भेजने का अधिकार है डाक का पता: 107078, मॉस्को, सेंट। नोवोरियाज़ंस्काया, 18, बिल्डिंग 11-12 बीसी "स्टेंडल" एलएलसी "इंसेल्स रस"।

प्रकाशन दिनांक: 12/01/2016

रूसी में पूरा नाम:

सीमित देयता कंपनी "इनसेल्स रस"

रूसी में संक्षिप्त नाम:

एलएलसी "इंसेल्स रस"

अंग्रेजी में नाम:

इनसेल्स रस लिमिटेड देयता कंपनी (इनसेल्स रस एलएलसी)

वैधानिक पता:

125319, मॉस्को, सेंट। एकेडेमिका इलुशिना, 4, भवन 1, कार्यालय 11

डाक पता:

107078, मॉस्को, सेंट। नोवोरयाज़ंस्काया, 18, बिल्डिंग 11-12, बीसी "स्टेंडल"

आईएनएन: 7714843760 चेकप्वाइंट: 771401001

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