Avantajele managementului documentelor electronice față de hârtie. Gestionarea electronică a documentelor: avantaje și dezavantaje. Avantajele tactice ale EDMS: economisirea de bani și resurse

Este necesar să se separe două concepte care sunt adesea confundate - munca de birou și fluxul de documente. Munca de birou este activitatea de creare a documentelor și de organizare a muncii cu acestea. Organizarea muncii cu documente înseamnă crearea de condiții care să asigure deplasarea, căutarea și păstrarea documentelor. Fluxul documentelor este deplasarea documentelor între punctele procesării lor din momentul primirii sau creării lor până la finalizarea executării sau expedierii (13;818). Pe baza acestei diviziuni, există o clasificare a sistemelor electronice. Acestea sunt sisteme de automatizare de birou - CAD și sisteme electronice de gestionare a documentelor - EDMS. CAD oferă în primul rând contabilitate documente electronice. Funcțiile acestora includ înregistrarea documentelor de intrare, ieșire, interne și organizatorice și administrative, contabilizarea rezoluțiilor emise și a răspunsurilor primite la executare. Bazele de date stochează nu numai detaliile documentului, ci și imaginea textului acestora. CAD vă permite să monitorizați execuția, să stocați date despre cazuri și să oferiți o căutare rapidă a unui document folosind un detaliu sau un set al acestora. EDMS se concentrează pe lucrul cu documente electronice, mișcarea acestora în cadrul unei organizații sau între organizații. Important aici este procesul de pregătire colectivă a documentului, aprobarea repetată a acestuia și menținerea versiunilor documentelor. EDMS combină funcțiile de automatizare de birou și de gestionare electronică a documentelor - astfel, aceste sisteme acoperă toate procesele de birou și sunt utilizate mai des în organizațiile mari.

Timp de mulți ani în Rusia, tot fluxul de documente a fost hârtie. Abia astăzi trece treptat într-o fază mixtă. Acesta este rezultatul eforturilor atât ale oficialilor guvernamentali, cât și organizatii comerciale. Cu toate acestea, procesele de informatizare decurg lent.

Managementul electronic al documentelor se referă la o metodă de organizare a muncii cu documente, în care cea mai mare parte a documentelor unei organizații (întreprinderi) sunt utilizate electronic și stocate central, în așa-numitele arhive electronice, depozite unice de informații sau depozite de date (15;592) .

Mai poate fi identificată o definiție optimă a gestiunii electronice a documentelor: „gestionarea electronică a documentelor este un mecanism unificat de lucru cu documentele transmise în formă electronică, cu implementarea conceptului de „muncă de birou fără hârtie”.

Fluxul de documente electronice poate fi intern și extern, iar acest lucru impune anumite specificități schimbului de informații. Fluxul intern de documente electronice se caracterizează prin schimbul de informații sau deplasarea documentelor electronice în cadrul organizației. Fluxul de documente electronice externe se caracterizează prin schimbul de corespondență între organizații.

În consecință, un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS), în sens restrâns, înseamnă software (program de calculator, sistem) care vă permite să organizați munca cu documente electronice (creare, modificare, căutare, stocare), precum și interacțiunea dintre angajați: transfer de documente, sarcini de emitere (comenzi, instrucțiuni) și monitorizarea acestora, transmiterea notificărilor etc. (18). Într-un sens mai larg, EDMS este înțeles ca o structură organizatorică și tehnologică modernă care pătrunde în întregul organism de producție, care include componente software, tehnice și metodologice, precum și aspecte organizaționale și de reglementare.

În prezent, fluxul de documente electronice între organizații poate înlocui în mare măsură hârtia, iar automatizarea procesului de schimb de documente nu este un tribut adus modei, ci un dictat al vremurilor rapide, deoarece poate dura câteva zile pentru a livra un document pe hârtie prin poștă sau curier, dar un document electronic este livrat în câteva secunde, indiferent de locația destinatarului. Traducerea fluxului de documente în format electronic poate economisi nu numai timp și efort, ci și spațiu. În unele companii, arhivele de hârtie de mulți ani ocupă o suprafață comparabilă cu zona etajelor de vânzări.

Mulți oameni încă mai cred că un document semnificativ din punct de vedere juridic este o hârtie întocmită după anumite reguli, semnată cu o semnătură de mână și certificată de sigiliul organizației care a emis acest document (certificat, certificat, extras etc.). Dar capacitățile tehnologice se dezvoltă, iar astăzi documentele electronice pot fi, de asemenea, semnificative din punct de vedere juridic, deoarece folosesc o semnătură electronică, care este analogul electronic al unei semnături scrise de mână. Semnătura electronică - informații în formular electronic, care este atașat sau asociat în alt mod cu alte informații în formă electronică (informații semnate) și care este utilizat pentru a identifica persoana care semnează informația (9;19).

Conform legislației ruse, o semnătură electronică este recunoscută ca echivalentă cu o semnătură de mână dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

• 1. Certificatul cheie de semnătură aferent acestui electronic semnătură, nu și-a pierdut forța (valabil) la momentul verificării sau la momentul semnării documentului electronic dacă există dovezi care determină momentul semnării;
• 2. Se confirmă autenticitatea semnăturii electronice din documentul electronic;
• 3. Semnătura electronică este utilizată în conformitate cu informațiile specificate în certificatul cheie de semnătură.

Astfel, semnătura electronică trebuie să fie valabilă, iar ceea ce este foarte important, va avea și documentul cu semnătură electronică digitală sens juridic numai atunci când se realizează relația specificată în certificatul de cheie de semnare.

Vorbind despre EP, trebuie să înțelegeți că EP este un concept generalizat, care include:

• -software;
• - certificatul cheie de semnătură, care este un document pe hârtie sau un document electronic cu o semnătură electronică a unei persoane autorizate a centrului de certificare, inclusiv cheie publică semnătură digitală electronică. Certificatul este emis pentru a confirma autenticitatea semnăturii electronice și pentru a identifica proprietarul certificatului cheie de semnătură. Adică exact cu asta este semnat un document electronic și este certificatul cheii de semnătură care conține informații în ce scopuri poate fi utilizată semnătura;
• -purtător de chei (stocare securizată a certificatului cheii de semnare).

Să aruncăm o privire mai atentă asupra conceptului de „certificat cheie de semnare”.

Un certificat de cheie de semnătură este același document care conține și confirmă informații despre proprietarul semnăturii electronice, numărul unic de înregistrare al certificatului de cheie de semnătură, datele de început și de sfârșit ale certificatului de cheie de semnătură situat în registrul centrului de certificare, numele și locația centrului de certificare care a emis certificatul cheie de semnare. Certificatul cheie de semnare se eliberează pentru o perioadă de un an. După un an, expiră și organizația va trebui să achiziționeze un nou certificat de cheie de semnare. Acest lucru nu se aplică software-ului, de exemplu, programul CryptoPro CSP, deoarece programele, de regulă, nu expiră.

Gestionarea electronică a documentelor are avantaje și dezavantaje, avantaje și dezavantaje ale utilizării într-o organizație.

Principalele avantaje ale managementului electronic al documentelor sunt că atunci când sunt utilizate, toate departamentele și structurile companiei vor funcționa într-un singur spațiu de informare. În acest sens, viteza de procesare a documentelor în cadrul companiei crește foarte mult. De asemenea, un factor important care face gestionarea documentelor electronice cu un ordin de mărime mai mare decât de obicei este siguranța și securitatea documentelor. ÎN sisteme moderne Se utilizează criptarea datelor, care poate opri încercările de a crea scurgeri de informații. Atunci când se utilizează acest tip de flux de documente, productivitatea angajaților crește și probabilitatea de erori în procesarea documentelor, care depinde de calificările angajatului, scade. Introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor oferă semnificativ efect economic, cu toate acestea, evaluarea sa cantitativă este proces complex, deoarece trebuie luați în considerare mulți factori (20;49).

Efectul direct al implementării sistemului vă permite să economisiți banii cheltuiți Consumabile, plata pentru poștă și livrare prin curier, fotocopiarea materialelor reduce costurile cu manopera. Efectul indirect sunt acele avantaje ale managementului care sunt semnificative pentru funcționarea organizației: transparența managementului, controlul disciplinei performanței etc.

Deci, implementarea sistemelor electronice de management al documentelor permite:

• 1. automatizează complet procesul de lucru cu documente;
• 2. asigura organizarea muncii cu utilizatorii și grupurile de utilizatori la distanță;
• 3. asigura integrarea cu sisteme de e-mail externe;
• 4. creșterea capacităților de bază ale sistemului electronic de gestionare a documentelor folosind modularitatea și prezența instrumentelor încorporate;
• 5. asigura procesul de lucru simultan în sistem de către un număr nelimitat de utilizatori;
• 6. creșterea eficienței lucrului cu documente;
• 7. îmbunătățirea culturii corporative de lucru cu documente;
• 8. reduce semnificativ volumul fluxului de documente pe hârtie;
• 9. reduce semnificativ timpul de prelucrare și trimitere a documentelor, timpul de căutare a documentelor, timpul de coordonare și aprobare a proiectelor de documente;
• 10. asigura toate procesele de documentare cu utilizarea simultană a versiunilor electronice și hârtie ale documentelor;
• 11. eficientizați procesul de înregistrare a tuturor tipurilor de documente (înregistrare din formulare de e-mail și web, suport pentru scanarea în flux, înregistrarea fișierelor de orice format);
• 12. asigura managementul fluxului de lucru (transfer documente intre executanti);
• 13. asigura procesul de lucru cu documente interdependente;
• 14. asigura managementul documentelor de-a lungul întregului ciclu de viață;
• 15. asigură transparența tuturor proceselor din momentul creării documentului și până în momentul depunerii în arhivă;
• 16. Salvarea istoricului lucrului cu documente (contabilitatea timpului și a autorilor tuturor acțiunilor cu un document, salvarea comentariilor de lucru, sprijinirea versiunii fișierelor atașate);
• 17. urmărirea istoricului creării documentului;
• 18. asigura un proces clar de coordonare și aprobare a documentelor;
• 19. construi un sistem de instrucțiuni care funcționează bine;
• 20. asigura un control clar asupra disciplinei performanței;
• 21. sortarea documentelor după orice criteriu;
• 22. oferă căutare de informații după diverse atribute și căutare full-text;
• 23. asigura automatizarea colectarii si analizei datelor statistice privind circulatia documentelor;
• 24. asigura arhivarea imaginilor electronice ale documentelor;
• 25. asigura reglementarea drepturilor de acces;
• 26. asigura acces instantaneu la documente;
• 27. reducerea pierderilor cantitative de documente;
• 28. creşterea productivităţii muncii;
• 29. reducerea costurilor de pregătire a documentelor pentru depunerea la arhivă și depozitarea documentelor în arhivă;
• 30. da forță juridică documente electronice;
• 31. reducerea costurilor pentru serviciile de curierat și poștă;
• 32. reducerea numărului de curieri interni și externi;
• 33. asigură menținerea unei baze de date de informații și referințe;
• 34. furnizarea de capabilități avansate de căutare (căutare atribuită, căutare avansată, căutare full-text ținând cont de morfologia limbii ruse, suport pentru foldere de căutare dinamică);
• 35. Sprijin pentru înregistrarea documentelor pe hârtie și electronice în conformitate cu cerințele Instituției de Învățământ de la Bugetul de Stat.
• 36. Suport pentru trasee de deplasare a documentelor (rute secvențiale, paralele, libere, trasee cu condiții, întârzieri)
• 37. Suport pentru fluxul mixt de documente (pregătirea documentelor și rapoartelor pe hârtie folosind șabloane, tipărirea unui card de înregistrare a documentelor, înregistrarea locației de stocare a documentelor originale);
• 38. Disponibilitatea instrumentelor pentru analiza fluxului documentelor, crearea de rapoarte, precum și monitorizarea disciplinei de performanță a angajaților (capacitatea de a crea rapoarte și certificate analitice, jurnalizare automată);
• 39. Prevedere securitatea informatiei(suport pentru semnătură digitală electronică, criptare a datelor, înregistrare în jurnal, diferențiere a drepturilor de acces și a sistemului de rol, disponibilitatea monitorizării încorporate a integrității datelor și backup automat).

Combinând aceste puncte, putem evidenția principalele avantaje și anume: apariția posibilității de lucru colectiv asupra documentelor, accelerarea semnificativă a căutării și regăsării documentelor (după diverse atribute), creșterea securității informaționale datorită faptului că munca în EDMS din o stație de lucru neînregistrată este imposibilă, iar pentru toată lumea utilizatorului EDMS îi este atribuită autoritatea de a accesa informații, de a crește securitatea documentelor și de confortul stocării acestora, deoarece acestea sunt stocate electronic pe server și de a îmbunătăți controlul asupra execuției documentelor. documente.

În prezent, schimbul de documente între entități comerciale și persoane fizice trece treptat de la hârtie la electronic. Un sistem electronic de gestionare a documentelor are o serie de avantaje față de hârtie simplă - economisește timp și crește eficiența deciziilor luate. EDMS poate fi construit atât în ​​cadrul unei companii, cât și între diferite companii prin intermediul internetului.

Gestionarea electronică a documentelor este un sistem de procese pentru prelucrarea documentelor în formă electronică. Contabilitatea cea mai modernă și programe de personal sunt capabili să genereze documente electronice într-un format standard stabilit la nivel legislativ. Însă pentru ca un astfel de document să aibă greutate legală, acesta trebuie să fie semnat de ambele părți cu semnătură electronică.

Fluxul de documente electronice poate fi împărțit în două mari tipuri - schimbul de documente în cadrul unei companii sau între diferite companii prin canale de comunicare. Este posibil să combinați aceste două sisteme într-unul global.

Utilizarea managementului electronic al documentelor în cadrul unei companii necesită achiziționarea pachetului software necesar (platforma EDW), precum și a echipamentelor pentru funcționarea acesteia (echipamente de rețea, server etc.).

Pentru a face schimb de documente între două companii este necesar un operator de gestionare electronică a documentelor. Acesta garantează livrarea mesajelor, controlează formatul documentelor trimise, necesită certificarea lucrărilor cu date cu semnătură electronică și stochează o arhivă de documente.

Atenţie! Unul dintre astfel de servicii este. Documentele primite prin intermediul acestuia sunt semnificative din punct de vedere juridic dacă poartă un semn de la semnătura electronică de pe ambele părți ale fluxului de documente.

Avantajele și dezavantajele EDI

Principalele avantaje

Gestionarea electronică a documentelor are avantaje incontestabile față de hârtie:

• Eficientizarea muncii de birou - sistemul nu vă va permite să atribuiți același număr unor documente diferite, deoarece acest lucru se va întâmpla în ordine și automat;
• Urmărirea poziției fiecărui document - în orice moment puteți afla cine lucrează exact cu documentul. Un angajat nu o va putea deteriora sau pierde. Un document șters accidental sau intenționat poate fi încă restaurat;
• Accelerarea procesării documentelor - dacă departamentele companiei sunt împrăștiate în mai multe clădiri, atunci documentul pe hârtie trebuie să fie transportat personal acolo pentru aprobare. Cu EDI, documentul solicitat ajunge la angajat într-o fracțiune de secundă;
• Lucru convenabil cu versiuni - la editare, sistemul salvează fiecare versiune. Dacă este necesar, puteți urmări cine a făcut modificări documentului și când;
• Acces la distanță 24 de ore din 24 - dacă este necesar, accesul la sistemul EDF poate fi organizat prin internet de pe orice computer din lume. Un angajat poate lucra cu documente în timpul unei călătorii de afaceri, în vacanță sau în concediu medical;
• Planificarea lucrărilor - prin specificarea datei de creare și a execuției, puteți planifica execuția documentelor de intrare în funcție de coadă;
• Căutare document - puteți căuta în baza de date generală a documentelor folosind cuvinte cheie și expresii;
• Economisește hârtie - nu este nevoie să tipăriți toate documentele în cantitatea necesară.

Principalele dezavantaje

În ciuda avantajelor evidente, sistemele EDI au și dezavantaje care pot împiedica o companie să le implementeze.

Acestea includ:

• Trebuie să cheltuiești bani gheata pentru achiziționarea unui sistem, care, în funcție de numărul de utilizatori, poate ajunge până la 100 de mii de ruble;
• După cumpărare perioadă lungă de timp este nevoie de instalare, implementare și depanare;
• Este necesara instruirea tuturor utilizatorilor care vor fi implicati in aceasta;
• Asigurarea securității sistemului - restricționarea accesului între utilizatori, emiterea semnăturilor electronice necesare, protejarea împotriva pătrunderii din exterior;
• Compania trebuie să aibă în personal un administrator care va monitoriza funcționarea sistemului, va efectua activități de service și va rezolva problemele utilizatorilor;
• Pentru a proteja informațiile, este necesară o copie de rezervă a bazei de date cu documente;
• Dacă EDI nu este disponibil la firmele partenere, este necesar să se asigure existența atât a unui sistem electronic, cât și a unui sistem de hârtie.

Funcționalitate de gestionare electronică a documentelor

Orice sistem de management al documentelor trebuie să asigure executarea mai multor acțiuni:

• Lucrați cu orice tip de documente - creați-le, redactați-le, procesați-le, înregistrați-le, monitorizați implementarea lor, coordonați-le etc.;
• Organizați fluxurile de documente - determinați rutele în cadrul companiei, limitați accesul între utilizatorii individuali, oferiți posibilitatea de a lucra cu un document pentru mai multe persoane simultan;
• Organizați o arhivă de documente cu posibilitatea de a le căuta și stoca.

Atenţie! Gestionarea electronică a documentelor ar trebui să ofere aceeași capacitate de a lucra cu documente ca și hârtia tradițională.

Mare sisteme dezvoltate oferă oportunități:

• Înregistrarea tuturor documentelor care trec - de intrare, de ieșire, interne, cu redirecționarea ulterioară a acestora către manager;
• Asigurarea unei proceduri uniforme de lucru cu documentele in fiecare divizie a companiei;
• Lucrați cu documentul atât individual, cât și colectiv;
• Schimb de documente între departamente și anumiți angajați;
• Restricționați accesul la documente;
• Utilizați formulare standard pentru toate documentele;
• Controlați că aprobarea, execuția și alte lucrări cu documentul vor fi finalizate la timp;
• Generarea de rapoarte - analitice, statistice etc.;
• Organizați stocarea arhivelor cu înregistrarea datei și orei accesului utilizatorului.

Este posibil să combinați fluxul de documente pe hârtie cu unul electronic?

După trecerea la gestionarea electronică a documentelor într-o organizație, la început nu va fi încă posibilă abandonarea completă a documentelor pe hârtie.

Acest lucru se poate întâmpla din mai multe motive:

• Nu toate contrapartidele folosesc EDI;
• Întreprinderea are deja o mulțime de documente pe hârtie stocate în arhivă.

Cu toate acestea, există diferențe fundamentale în lucrul cu documente electronice și hârtie. De exemplu, un document pe hârtie trebuie să fie tipărit și adus managerului pentru semnare, în timp ce un document electronic este semnat în sistemul propriu-zis. Documentele contabile pe hârtie trimise unei contrapărți pot fi pierdute prin poștă în timpul expedierii, în timp ce cele electronice ajung la destinatar.

Principala diferență între lucrul cu cele două tipuri de documente este stocarea acestora. Documentele electronice intră imediat în sistem, unde toți utilizatorii pot lucra cu ele. Pentru documentele pe hârtie, ar trebui să fie în continuare organizată o arhivă unde acestea vor fi stocate în mod ordonat. Totodată, după ce a ajuns la companie, documentul pe hârtie trebuie scanat, iar această copie scanată trebuie încărcată în sistem pentru lucrări ulterioare.

Atenţie! Astfel, munca în cadrul companiei ar trebui să se desfășoare în continuare doar electronic. Dacă sosește un document pe hârtie, îl văd doar cei care îl primesc sau îl semnează. În același timp, lucrul cu o copie electronică vă permite să protejați originalul de aproape orice pierdere și permite mai multor utilizatori să lucreze cu acesta simultan.

Ce programe EDI există?

Există multe sisteme de gestionare a documentelor pe piață, fiecare cu propriile avantaje și dezavantaje. Cele mai comune sisteme:

Sistem	Particularități	Preț
Caz	Unul dintre cele mai mari programe EDI. Funcționalitate excelentă, simplitate și ușurință în utilizare.	De la 11 la 13,5 mii de ruble. într-una la locul de muncă
Logici	Poate fi folosit în companii de orice dimensiune, ușor de învățat, ajustare flexibilă la utilizator	De la 4900 la 5900 pe loc.
Eufratul	Considerat cel mai avansat dintre sisteme, livrarea include propriul sistem de baze de date, design usor si placut	De la 5.000 de ruble per stație de lucru atunci când este implementat pe serverul unei organizații, de la 10.000 de ruble. când este plasat pe echipamentul dezvoltatorului.
1C: Arhivă	Integrare completă cu orice produs 1C, capacitatea de a stoca orice fișier - text, grafică, video și audio.	De la 12 la 57 mii de ruble. pentru întregul program.
DIRECTUM	Sistemul optim pentru întreprinderile mici și mijlocii, puteți combina documentele electronice cu cele pe hârtie.	De la 7 mii de ruble. până la 2 milioane de ruble pentru o licență
OPTIMA-WorkFlow	Un nou sistem care abia începe să se dezvolte activ. Există mai multe caracteristici unice pentru acest sistem.	De la 55 la 75 de mii de ruble. pentru o licență.

Interacțiunea unui document electronic cu alte programe

Luându-și locul în mediul electronic al organizației, sistemul EDI trebuie, în timpul funcționării, să susțină liber alte aplicații de afaceri care operează deja în el. De exemplu, este necesară prelucrarea liberă a documentelor contabile - facturi, acte, facturi, împuterniciri etc.

În plus, sistemul electronic de management al documentelor trebuie să funcționeze în mod consecvent cu toată lumea și să funcționeze cu aceleași date. Prin urmare, este necesar ca sistemul să poată suporta directoare utilizate în mediul electronic și să poată actualiza datele din acestea.

În plus, este necesar să se țină cont de lucrul cu date externe - e-mail, platforme de tranzacționare etc.

Atunci când alegeți un sistem electronic de gestionare a documentelor, trebuie să acordați atenție posibilităților de interacțiune a acestuia cu alte instrumente și surse de date disponibile în întreprindere. De obicei, sistemele populare și, prin urmare, în curs de dezvoltare activă, includ multe module pentru cele mai populare programe - 1C, Parus, Oracle și multe altele.

De exemplu, programul de gestionare a documentelor electronice 1C vă poate permite să generați, să primiți și să trimiteți documente contabile electronice direct de la acesta, confirmându-le în același timp cu o semnătură calificată.

Gestionarea electronică a documentelor are o serie de avantaje în comparație cu cele tradiționale pe hârtie: ușurința de a efectua modificări la document; capacitatea de a plasa nu numai text, ci și date multimedia într-un document; capacitatea de a utiliza formulare pregătite în prealabil; viteză mai mare de transfer de informații la un număr mare de adrese; economisirea hârtiei; compactitatea arhivelor; ușurința de a controla fluxurile de informații; viteză mare de căutare și regăsire a informațiilor; capacitatea de a proteja documentele împotriva accesului neautorizat și de a diferenția drepturile de acces ale angajaților la informații.

Trebuie remarcat faptul că introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor oferă anumite avantaje managementului întreprinderilor și organizațiilor pentru implementare. management eficientși luarea promptă a deciziilor, și anume: transparența activităților angajaților și departamentelor; viteza mare de obtinere a informatiilor si rapoartelor analitice; consolidarea disciplinei de performanță; declin influență negativă factorul uman asupra activităților companiei; reducerea numărului de angajați care lucrează cu documente (curieri, funcționari etc.).

Orez. 3.

Figura 3 arată cum se reduce timpul etapelor individuale de lucru cu documente atunci când se înlocuiește procesul de hârtie cu unul digital. În condițiile gestionării electronice a documentelor, sunt necesare costuri mult mai mici pentru a stabili fluxul de documente atunci când condițiile externe se modifică, de exemplu, cerințele pentru modificarea formularului de raportare. Implementarea unui sistem de birotică și management electronic al documentelor este însoțită de optimizarea întregului proces de management, care devine mai simplu și mai logic. Se îmbunătățește calitatea deciziilor luate, controlul asupra execuției se realizează mai eficient decizii de management, se reduc costurile sociale directe și indirecte asociate întreținerii aparatului de management. Documentele sunt trimise folosind un sistem automat de gestionare a documentelor, care conține o bază de date uniformă de clasificatoare, dicționare și standarde pentru întreaga organizație. Rutarea documentelor este de obicei determinată în funcție de tipul de document și de regulile de operare stabilite (cu toate acestea, această funcție nu este acceptată de toate sistemele). Schimb documente cu organizatii externe dacă există acorduri cu aceștia, se asigură cu ajutorul corporativ portal de informare Prokhorov A. Fluxul documentelor și software-ul acestuia / A. Prokhorov // ComputerPress 2010. - Nr. 1. - P. 32..

Multe dintre sistemele electronice existente de gestionare a documentelor permit companiilor care le-au implementat să treacă la gestionarea documentelor fără hârtie. Cu toate acestea, chiar și cu sistemele electronice de gestionare a documentelor, așa-numitul flux mixt de documente apare adesea când majoritatea lucrul cu documentele se desfășoară în formă electronică (proiecte de documente, aprobarea acestora etc.), iar doar o parte a acestora este tipărită, semnată și stocată pe hârtie. Acest lucru se datorează mai multor motive. În primul rând, cadrul legislativ nu permite o tranziție completă la documentele electronice. În al doilea rând, utilizatorii acestor sisteme nu sunt încă pregătiți să abandoneze complet obiceiul de a lucra cu documente pe hârtie. În practică, gestionarea electronică a documentelor acoperă acum în principal fluxul de documente intern și mult mai rar (sub rezerva acordurilor între organizații) fluxul de documente intercorporate.

De bază programe de calculator pentru munca de birou și procedurile de afaceri pot fi împărțite în patru categorii principale (fără a include instrumente pentru crearea de documente și depozite de date): sisteme de flux de lucru (automatizarea procedurilor de afaceri); sisteme de grupare (lucru în echipă); sisteme de management al documentelor (oferă în principal înregistrarea, stocarea și preluarea documentelor); sisteme de e-mail (utilizate pentru schimbul de documente).

Această divizie a apărut pe piață în urmă cu aproximativ trei ani. Acum este destul de condiționat din cauza faptului că cele mai recente versiuni ale celor mai populare aplicații încearcă să combine toate acestea și multe alte tehnologii, de exemplu Lotus Domino. În plus, fiecare dintre aceste tehnologii (cu excepția, desigur, a e-mailului, a cărui popularitate în afaceri de la bun început a fost aproximativ aceeași cu cea a instrumentelor de creare de documente), la modă în Occident 2-3 ani în urmă, a făcut loc noului concept de colaborare și mesaje („colaborare și mesagerie”).

Motivele pentru aceasta, în opinia noastră, sunt aproximativ aceleași pentru ei și pentru noi (dacă nu luăm în considerare problemele pur lingvistice, lingvistice și tehnice de localizare, suport pentru tabelele de coduri, căutare, recunoaștere etc.)

Chestia este că automatizarea procedurilor de afaceri și a muncii în echipă este, în principiu, foarte dificilă. În primul rând, nimeni nu a venit încă cu reguli universale pentru a conduce o afacere de succes. Fiecare organizație este complet unică în acest sens. În plus, în cadrul unei proceduri automate, nu este întotdeauna posibil să se răspundă în mod adecvat la situațiile de urgență, de la apariția cărora nimeni nu este, desigur, imun. Uneori, automatizarea dăunează doar afacerii; de multe ori un număr de angajați își rezolvă în mod ideal problemele în relații informale, iar cadrul sistemului automatizat doar le constrânge. In orice caz, contra exemple deloc rar.

Drept urmare, în acest moment, este rezonabil să recunoaștem următoarele ca fiind cea mai rațională modalitate de automatizare a procedurilor de afaceri: „Nu încercați să programați comportamentul angajaților pentru fiecare situație posibilă, ci în schimb să creeze un mediu informațional comun pentru ei în care să poată colabora (adică să rezolve în comun problemele de afaceri) și să facă schimb de mesaje.” Poate că acest lucru pune sub semnul întrebării viitorul fără nor al sistemelor de flux de lucru existente, care pun accent pe crearea de lanțuri complete de automatizare a procedurilor de afaceri.

Astăzi situația s-a îmbunătățit semnificativ. Au apărut produse complete rusești, confuzia în terminologie și poziționare este treptat depășită.Automatizarea muncii de birou și a fluxului de documente în întreprindere. Caracteristici ale managementului înregistrărilor naționale [Resursă electronică] Mod de acces: http://www.directum.ru/339091.aspx(data acces: 15.10.2015).

Să luăm în considerare specificul și funcționalitatea software-ului modern de gestionare a documentelor electronice.

Inerția obiceiurilor umane este principalul obstacol în calea implementării sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS) la întreprinderi. Avantajele lor vor deveni în curând decisive în lupta competitivă, așa că acum trebuie să ne gândim la transferul muncii de birou pe șinele digitale.

Temeiul juridic al EDS

Întreprinderile mari cu o rețea extinsă de sucursale trec rapid la gestionarea electronică a documentelor, care este facilitată de prezența unui cadru legislativ suficient.

Legile care reglementează activitatea EDMS sunt:

1. Nr. 149-FZ „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor”.
2. Nr. 63-FZ „Despre semnăturile electronice”.
3. Nr. 263-FZ „Cu privire la eliminarea restricțiilor privind fluxul de documente electronice”.
4. Cod Civil.
5. Codul de procedura arbitral.

Normele legislative directe sunt aceleași pentru toată lumea, dar atunci când implementează un EDS, o întreprindere trebuie să dezvolte suplimentar o serie de documente administrative interne:

• reglementări pentru utilizarea semnăturilor digitale;
• reguli corporative de gestionare a documentelor electronice cu un algoritm de rezolvare a situațiilor controversate;
• document privind respectarea regulilor, pe care toți angajații trebuie să-l semneze.

Angajații companiei sunt obligați să utilizeze numai semnături digitale certificate și instrumente de protecție a informațiilor criptografice. Respectarea acestei reguli și coerența cadrului legislativ fac posibilă ca acțiunile angajatului în EDMS corporative să fie semnificative din punct de vedere juridic.

Esența și funcțiile EDMS

Sistemul electronic de gestionare a documentelor este un sistem automat de gestionare a fluxului de lucru care permite angajaților să interacționeze prin intermediul dispozitivelor digitale fără utilizarea suporturilor de hârtie.

De bază Funcții EDMS sunt:

• crearea, transferul, stocarea documentelor electronice (ED);
• digitizarea documentelor pe hârtie;
• crearea unui card de document cu atributele sale;
• generarea de documente pe baza de șabloane gata făcute cu atribute specificate;
• căutarea documentelor într-o bază de date centralizată;
• rutarea documentelor;
• controlul asupra primirii documentului și a executării instrucțiunilor cuprinse în acesta;
• mentinerea jurnalelor, clasificatoarelor;
• conversia ED în formate compatibile;
• înregistrarea automată a documentației primite;
• trimiterea notificărilor;
• aprobarea documentelor;
• lucru colectiv cu ED;
• interacțiunea prin documentație electronică cu contrapărțile companiei;
• generarea de rapoarte privind execuția și deplasarea documentelor.

Un parametru important al EDMS este modularitatea acestuia, care vă permite să extindeți funcționalitatea fără a modifica semnificativ setările de bază.

Tipuri de EDMS

Este evident că marile întreprinderi industriale și companiile comerciale au cerințe diferite pentru EDMS. Acesta este motivul pentru care produse software sunt împărțite în două categorii, în funcție de standardizarea proceselor de lucru:

• „la cutie”;
• de bază, cu opțiuni extinse de configurare.

Produsele „în cutie” sunt concepute pentru operațiunile din depozit, procesele de birou și producția la scară mică. Acestea necesită doar configurație modulară și introducerea informațiilor primare.

Caracteristicile lor:

• instalare rapida;
• pregătire standardizată;
• nu este necesară nicio modificare;
• cost redus de întreținere.

Platformele de bază sunt desfășurate în întreprinderi mari cu organizații unice și structura de productie. Astfel de EDMS necesită o dezvoltare îndelungată, inclusiv de către specialiștii IT ai clientului.

Au următoarele caracteristici:

• capacitatea de adaptare la anumite procese de afaceri;
• crearea de module software suplimentare în funcție de cerințele clienților;
• schimbarea interfeței;
• dificultăți în planificarea costurilor din cauza incapacității de a estima valoarea îmbunătățirilor.

Pentru majoritatea întreprinderilor mici și a organizațiilor comerciale, soluțiile standard „cutie” sunt suficiente.

Avantajele unui sistem electronic de gestionare a documentelor

Traducerea fluxului de documente al unei întreprinderi în formă electronică oferă companiei avantaje la mai multe niveluri organizaționale. EDMS vă permite să simplificați munca atât a managementului, cât și a angajaților obișnuiți.

Avantaje tactice

Gestionarea electronică a documentelor vă permite să reduceți costurile curente de operare ale unei afaceri. Atunci când decideți să instalați un EDMS în întreaga întreprindere, se recomandă măsurarea productivității angajaților înainte de implementarea sistemului. Puteți calcula timpul pentru finalizarea sarcinilor șablon, aprobarea propunerilor și căutarea documentelor necesare. Separat, puteți determina costurile curente ale echipamentelor de birou și ale articolelor de papetărie.

Pe baza eficienței proceselor de bază ale companiei, sunt evidențiate următoarele avantaje ale EDMS:

1. Eliberare spatiul fizic la posturile de lucru ale utilizatorilor.
2. Reducerea costului de închiriere a spațiilor de arhivă.
3. Economisirea timpului lucrătorilor pentru copierea documentelor, procesarea lor și introducerea lor în jurnal.
4. Reducerea costurilor pentru hârtie și materiale pentru echipamentele de copiere.
5. Reducerea timpului necesar transferului documentelor pe hârtie între departamente.
6. Economisirea timpului angajatului prin automatizarea completă a unei părți a proceselor operaționale.
7. Creșterea productivității angajaților prin reducerea muncii de rutină.

Avantajele tactice ale EDMS ușurează cel mai mult munca angajaților obișnuiți, așa că ei sunt cei care vor observa mai întâi îmbunătățirile.

Avantaje strategice

Obiectivele strategice la implementarea unui EDMS afectează principalele procese de afaceri: indicatorii de profit, viteza și eficacitatea comunicării cu contrapărțile, protecția informațiilor comerciale.

În aceste domenii, pot fi identificate următoarele avantaje ale managementului electronic al documentelor:

1. Crearea unui spațiu informațional centralizat cu o bază de date ED și reglementat acces de la distanță către el.
2. Accelerați căutarea informațiilor după atribute.
3. Posibilitatea de protecție completă a informațiilor comerciale într-o rețea de calculatoare.
4. Creșterea transparenței proceselor de lucru, prevenirea schemelor de corupție.
5. Posibilitatea aprobării paralele a documentelor interne.
6. Acces de la distanță la procesele de lucru din afara locului de muncă.
7. Securitate sporită a documentelor și imposibilitatea falsificării acestora.
8. O creștere bruscă a execuției comenzilor datorită monitorizării online a acțiunilor angajaților.

Avantajele strategice contribuie la creșterea capacității de gestionare și a imaginii companiei, ceea ce oferă beneficii semnificative în atragerea de noi clienți.

Beneficii pentru utilizatorii obișnuiți

Operațiunile de rutină pe termen lung sunt recunoscute ca dăunătoare sănătății și reduc drastic productivitatea. Procesarea monotonă a cererilor și documentelor în diferite programe distrage atenția de la responsabilități, ocupând cea mai mare parte din timpul de lucru.

EDMS are o serie de avantaje pentru rezolvarea acestor probleme ale utilizatorilor:

1. Locația convenabilă a ED în arhivă, permițându-vă să le găsiți după atribute în 1-2 minute.
2. Reglementarea proceselor operaționale. Ca urmare, angajatul primește doar acele sarcini pe care este obligat să le îndeplinească conform fișei postului.
3. Accelerarea adaptării noilor angajați la procesele de lucru prin automatizarea interacțiunii intra-corporate.
4. Posibilitatea de a obține informații despre lanțul de aprobări și etapele implementării proiectului.
5. Reducere operațiuni de rutină prin combinarea mediilor de lucru pe computere, folosind șabloane, eliminând etapa de tipărire a documentelor și semnarea acestora.

Reducerea numărului și a duratei operațiunilor nespecifice vă permite să dedicați timp direct proceselor de lucru care necesită calificări înalte.

Beneficii pentru structura IT a întreprinderii

La implementarea unui EDMS, acesta este integrat cu infrastructura IT existentă, oferind următoarele avantaje:

• facilitând controlul asupra sistemului, reducând cerințe de calificare către administratorul acesteia;
• capacitatea de a configura noi șabloane și rute de documente fără instrumente standard de programare;
• combinarea mai multor aplicații într-un singur mediu de lucru;
• capacitatea de a scala sistemul fără costuri suplimentare;
• nu este nevoie să înlocuiți computerele existente;
• protecție completă a rețelei împotriva programelor malware.

EDMS implică anumite investiții de capital în mijloace tehnice, dar se plătesc singuri în scurt timp.

Hardware-ul computerului devine compatibil, rezultând o utilizare crescută a resurselor.

Beneficii pentru manageri

Managementul electronic al documentelor eficientizează munca personalului de conducere datorită următoarelor avantaje ale sistemului:

1. Mobilitate EDMS, capacitatea de a accesa ED prin computere la distanță în călătorii de afaceri.
2. Monitorizarea convenabilă a angajaților folosind rapoarte privind eficiența muncii, productivitatea și executarea la timp a sarcinilor.
3. prin integrare cu .
4. Accelerarea procedurilor logistice între furnizori și cumpărători la partajarea EDMS. Este posibil să se schimbe ED primar prin conectarea la un singur operator extern care garantează legitimitatea legală a documentelor.
5. Asigurarea accesului la informații financiare exclusiv managerilor de top, cu excepția secretariatului.
6. Reducerea probabilității de a pierde documente importante.

Managerul se poate conecta oricând în sistem și poate genera un raport privind performanța fiecărui angajat.

Conștientizarea angajaților cu privire la acest fapt nu le oferă posibilitatea de a se relaxa și de a se ocupa de propriile lor afaceri.

Dezavantajele managementului electronic al documentelor

Introducerea managementului electronic al documentelor într-o întreprindere are și dezavantajele sale. Ei sunt cei care împiedică întreprinderile mici să introducă operațiuni de depozitare la scară largă și management bazat pe EDMS.

Dezavantajele includ:

1. Posibilitatea coruperii bazei de date prin cod rău intenționat. Copierea de rezervă regulată a informațiilor de pe dispozitivele care nu sunt conectate la rețea poate rezolva acest dezavantaj.
2. Dificultate în adaptarea angajaților categorie de vârstă 40+ la interacțiune digitală.
3. Preț mare. Prețul unui EDMS autohton pentru întreprinderile mici variază între 1.000 USD și 10.000 USD.
4. Eficacitatea EDMS scade în absența fluxului de documente electronice între contrapărțile companiei.
5. Beneficiul sistemului în birouri compacte fără unități de lucru și spații suplimentare este îndoielnic.
6. Necesitatea de a duplica ED pe hârtie atunci când lucrați cu unele contrapărți.

Aceste neajunsuri se datorează în mare măsură întârzierii în adoptarea celor necesare normele legaleși gradul scăzut de pătrundere a EDMS în mediul de afaceri. Dar tendințele indică faptul că în 10-20 de ani, gestionarea electronică a documentelor într-o întreprindere va fi considerată mai mult o regulă decât o excepție.

Cum să alegi EDMS-ul potrivit?

Alegerea unui EDMS nu este ușoară, deoarece există o mare probabilitate de a cumpăra un produs greșit sau de a încheia un acord cu o companie incompetentă.

Prin urmare, atunci când decideți să achiziționați un program de gestionare a documentelor electronice, este necesar să luați în considerare o serie de caracteristici ale acestuia:

1. Orele de funcționare ale producătorului EDMS piata ruseasca. Pentru adaptarea la legislația națională, sunt necesari ani de experiență practică în implementarea unor astfel de sisteme.
2. Respectarea standardelor din industrie.
3. Compatibilitate cu structura companiei.
4. Posibilitatea și costul suportului suplimentar al produsului software.
5. Scalabilitate a EDMS la extinderea întreprinderii.
6. Disponibilitatea documentației pentru configurarea software-ului specialiștilor IT cu normă întreagă.
7. Nivelul de securitate a informațiilor.
8. Opțiuni de backup pentru date
9. Timp de recuperare după eșecuri.

Pentru a face selecția finală a unei companii pentru a implementa un EDMS, este recomandat să analizați mai mulți furnizori, să studiați materialele demonstrative și să solicitați instalarea unei versiuni demo a software-ului. Atunci când luați o decizie, este important să țineți cont de costurile de actualizare a echipamentului și de nivelul formare profesională specialişti IT proprii.

Dificultăți în implementarea EDMS

Procesul de implementare a EDMS în Rusia este influențat de utilizarea de către utilizatori a multor programe fără licență, de incompatibilitatea acestora și de predominanța managementului manual al procedurilor de afaceri.

Ca urmare, furnizorii de management electronic al documentelor se confruntă cu următoarele dificultăți la întreprinderi:

1. Diverse formate de stocare a datelor în diferite departamente.
2. Lipsa de informații structurate în aplicațiile utilizate.
3. Sistem nereglementat de acces al angajaților la anumite procese de afaceri. Forma standard descrierea postului nu ajută prea mult organizația EDMS.
4. Fluxul de informații este supraîncărcat cu proceduri birocratice și aprobări.
5. Blocări din cauza stocării datelor în diverse aplicații.
6. Analfabetismul informatic al angajaților întreprinderii și sabotarea evenimentelor de formare la nivel de performer.
7. Nerespectarea EDMS cu standardele și reglementările din industrie.

Pentru a trece la gestionarea electronică a documentelor, o decizie puternică a managementului nu este suficientă. Este necesară o restructurare sistemică a responsabilităților de muncă ale angajaților și a structurii de conducere a companiei. Integrarea cu un sistem care trebuie instalat conform legii este de dorit.

Un domeniu important în implementarea EDS este o politică strictă de personal privind angajații incompetenți și nepregătiți. Deoarece reticența lor de a lucra conform noilor principii va crește semnificativ costurile procesului de implementare și suport electronic. EDMS trebuie să interacționeze cu oamenii într-un singur mecanism, astfel încât elementele sale care funcționează prost trebuie corectate sau înlocuite în timp util.

Avem o soluție gata făcută și echipamente pentru

Încercați gratuit toate caracteristicile platformei ECAM

Citeste si

Acord de confidențialitate

și prelucrarea datelor cu caracter personal

1. Dispoziții generale

1.1.Acest acord privind confidențialitatea și prelucrarea datelor cu caracter personal (denumit în continuare Acordul) a fost acceptat în mod liber și din proprie voință și se aplică tuturor informațiilor pe care Insales Rus LLC și/sau afiliații săi, inclusiv toate persoanele incluse în același grup cu SRL „Insails Rus” (inclusiv SRL „Serviciul EKAM”) poate obține informații despre Utilizator în timp ce folosește oricare dintre site-urile, serviciile, serviciile, programele de calculator, produsele sau serviciile SRL „Insails Rus” (denumită în continuare Serviciile) și în timpul executării Insales Rus LLC orice acorduri și contracte cu Utilizatorul. Consimțământul Utilizatorului cu privire la Acord, exprimat de acesta în cadrul relațiilor cu una dintre persoanele enumerate, se aplică tuturor celorlalte persoane enumerate.

1.2. Utilizarea Serviciilor înseamnă că Utilizatorul este de acord cu acest Acord și cu termenii și condițiile specificate în acesta; în caz de dezacord cu acești termeni, Utilizatorul trebuie să se abțină de la utilizarea Serviciilor.

"În vânzări"- Societate cu răspundere limitată „Insails Rus”, OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, înregistrată la adresa: 125319, Moscova, Akademika Ilyushina St., 4, building 1, office 11 (denumită „Insails Rus”) de o parte, și

"Utilizator" -

sau individual având capacitate juridică și recunoscut ca participant la relațiile juridice civile în conformitate cu legislația Federației Ruse;

sau o entitate juridică înregistrată în conformitate cu legile statului în care acea persoană este rezidentă;

sau antreprenor individualînregistrată în conformitate cu legile statului în care această persoană este rezidentă;

care a acceptat termenii acestui acord.

1.4 În sensul prezentului acord, părțile au stabilit că informațiile confidențiale sunt informații de orice natură (producție, tehnică, economică, organizațională și altele), inclusiv rezultatele activității intelectuale, precum și informații despre metodele de implementare. activitate profesională(inclusiv, dar fără a se limita la: informații despre produse, lucrări și servicii; informații despre tehnologii și lucrări de cercetare; date despre sisteme și echipamente tehnice, inclusiv elemente software; previziuni de afaceri și informații despre achizițiile propuse; cerințe și specificații ale anumitor parteneri și potențiali parteneri; informații referitoare la proprietatea intelectuală, precum și planuri și tehnologii legate de toate cele de mai sus) comunicate de o parte celeilalte în formă scrisă și/sau electronică, desemnate în mod expres de către Parte ca informații confidențiale ale acesteia.

1.5 Scopul acestui acord este de a proteja informațiile confidențiale pe care părțile le vor schimba în timpul negocierilor, încheierii de contracte și îndeplinirii obligațiilor, precum și a oricărei alte interacțiuni (inclusiv, dar fără a se limita la, consultarea, solicitarea și furnizarea de informații și efectuarea altor Comenzi).

2. Responsabilitățile părților

2.1 Părțile convin să păstreze secrete toate informațiile confidențiale primite de una dintre părți de la cealaltă parte în timpul interacțiunii părților, să nu dezvăluie, să nu divulge, să facă publice sau să furnizeze în alt mod astfel de informații vreunei terțe părți fără permisiunea prealabilă în scris a părților. cealaltă parte, cu excepția cazurilor specificate în legislația în vigoare, când furnizarea acestor informații este responsabilitatea părților.

2.2.Fiecare dintre părți va face totul masurile necesare să protejeze informațiile confidențiale folosind cel puțin aceleași măsuri pe care Partea le folosește pentru a-și proteja propriile informații confidențiale. Accesul la informații confidențiale este oferit numai acelor angajați ai fiecărei părți care au nevoie în mod rezonabil de ele pentru a-și îndeplini atribuțiile oficiale în temeiul prezentului acord.

2.3 Obligația de a păstra secretul informațiilor confidențiale este valabilă în perioada de valabilitate a prezentului Contract, a contractului de licență pentru programe de calculator din data de 1 decembrie 2016, a acordului de aderare la contractul de licență pentru programe de calculator, a contractelor de agenție și a altor contracte și pentru cinci ani. după încetarea acțiunilor lor, cu excepția cazului în care părțile convin altfel separat.

(a) în cazul în care informațiile furnizate au devenit publice fără încălcarea obligațiilor uneia dintre părți;

(b) dacă informațiile furnizate au devenit cunoscute unei părți ca urmare a propriilor sale cercetări, observații sistematice sau alte activități desfășurate fără utilizarea informațiilor confidențiale primite de la cealaltă parte;

(c) în cazul în care informațiile furnizate sunt primite în mod legal de la un terț fără obligația de a le păstra secret până când sunt furnizate de una dintre părți;

(d) dacă informațiile sunt furnizate la cererea scrisă a autorității puterea statului, alte agenție guvernamentală, sau organ administrația locală pentru a-și îndeplini funcțiile și dezvăluirea acesteia către aceste organisme este obligatorie pentru Parte. În acest caz, Partea trebuie să notifice imediat cealaltă Parte cu privire la cererea primită;

(e) dacă informațiile sunt furnizate unei terțe părți cu acordul părții despre care sunt transferate informațiile.

2.5.Insales nu verifică acuratețea informațiilor furnizate de Utilizator și nu are capacitatea de a-și evalua capacitatea juridică.

2.6.Informațiile pe care Utilizatorul le furnizează vânzătorilor atunci când se înregistrează în Servicii nu sunt date personale așa cum sunt definite în Lege federala RF Nr. 152-FZ din 27 iulie 2006. „Despre datele personale.”

2.7.Vânzări are dreptul de a face modificări acestui Acord. Când se fac modificări la ediția curentă, este indicată data Ultima actualizare. Noua versiune a Acordului intră în vigoare din momentul în care este postată, dacă nu se prevede altfel noua editie Acorduri.

2.8 Prin acceptarea acestui Acord, Utilizatorul înțelege și este de acord că Insales poate trimite Utilizatorului mesaje și informații personalizate (inclusiv, dar fără a se limita la) pentru a îmbunătăți calitatea Serviciilor, pentru a dezvolta noi produse, pentru a crea și trimite oferte personale către Utilizatorul, pentru a-l informa pe Utilizator despre modificările în Planuri tarifareși actualizări, pentru a trimite Utilizatorului materiale de marketing cu privire la subiectul Serviciilor, pentru a proteja Serviciile și Utilizatorii și pentru alte scopuri.

Utilizatorul are dreptul de a refuza primirea informațiilor de mai sus prin notificarea în scris la adresa de e-mail Insales -.

2.9 Prin acceptarea acestui acord, Utilizatorul înțelege și este de acord că Serviciile de vânzare pot utiliza cookie-uri, contoare și alte tehnologii pentru a asigura funcționalitatea Serviciilor în general sau a funcțiilor lor individuale, în special, iar Utilizatorul nu are pretenții împotriva Vânzărilor în legătură cu cu asta.

2.10.Utilizatorul înțelege că echipamentele și software-ul folosit de acesta pentru a vizita site-urile de pe Internet pot avea funcția de a interzice operațiunile cu cookie-uri (pentru orice site-uri sau pentru anumite site-uri), precum și de a șterge cookie-urile primite anterior.

Insales are dreptul de a stabili că furnizarea unui anumit Serviciu este posibilă numai cu condiția ca acceptarea și primirea cookie-urilor să fie permisă de către Utilizator.

2.11 Utilizatorul este responsabil în mod independent de securitatea mijloacelor pe care le-a ales pentru a-și accesa contul și, de asemenea, asigură în mod independent confidențialitatea acestora. Utilizatorul este singurul responsabil pentru toate acțiunile (precum și consecințele acestora) în cadrul sau pentru utilizarea Serviciilor sub cont Utilizatorul, inclusiv cazurile de transfer voluntar de către Utilizator a datelor pentru a accesa contul Utilizatorului către terți în orice condiții (inclusiv în baza unor contracte sau acorduri). În acest caz, toate acțiunile din cadrul sau utilizarea Serviciilor sub contul Utilizatorului sunt considerate a fi efectuate de către Utilizator însuși, cu excepția cazurilor în care Utilizatorul a notificat Insales accesul neautorizat la Servicii folosind contul Utilizatorului și/sau orice încălcare. (suspiciune de încălcare) a confidențialității mijloacelor sale de accesare a contului dumneavoastră.

2.12 Utilizatorul este obligat să notifice imediat Insales orice caz de acces neautorizat (neautorizat de către Utilizator) la Servicii folosind contul Utilizatorului și/sau orice încălcare (suspiciune de încălcare) a confidențialității mijloacelor lor de acces la contul. Din motive de securitate, Utilizatorul este obligat să închidă în mod independent și în siguranță activitatea din contul său la sfârșitul fiecărei sesiuni de lucru cu Serviciile. Insales nu este responsabil pentru posibila pierdere sau deteriorare a datelor, precum și pentru alte consecințe de orice natură care pot apărea din cauza încălcării de către Utilizator a prevederilor acestei părți a Acordului.

3. Responsabilitatea părților

3.1.Partea care a încălcat obligațiile prevăzute de Acord privind protecția informațiilor confidențiale transferate în temeiul Acordului este obligată, la cererea părții vătămate, să compenseze prejudiciul real cauzat de o astfel de încălcare a termenilor Acordului. în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

3.2 Compensarea prejudiciului nu pune capăt obligațiilor părții care încalcă obligațiile de a-și îndeplini în mod corespunzător obligațiile care îi revin în temeiul acordului.

4.Alte prevederi

4.1 Toate notificările, cererile, cererile și alte corespondențe în temeiul prezentului acord, inclusiv cele care includ informații confidențiale, trebuie să fie în scris și livrate personal sau prin curier sau trimise la e-mail la adresele specificate în contractul de licență pentru programe pentru calculator din data de 1 decembrie 2016, în acordul de aderare la contractul de licență pentru programe pentru calculator și în prezentul Contract sau la alte adrese care pot fi specificate ulterior în scris de către Parte.

4.2 Dacă una sau mai multe prevederi (condiții) din prezentul Acord sunt sau devin invalide, atunci aceasta nu poate servi drept motiv pentru rezilierea celorlalte prevederi (condiții).

4.3 Prezentul Acord și relația dintre Utilizator și Vânzări care decurge în legătură cu aplicarea Acordului sunt supuse legii Federației Ruse.

4.3 Utilizatorul are dreptul de a trimite toate sugestiile sau întrebările referitoare la acest Acord către Serviciul de asistență pentru utilizatori de vânzări sau prin adresa postala: 107078, Moscova, st. Novoryazanskaya, 18, clădirea 11-12 î.Hr. „Stendhal” SRL „Insales Rus”.

Data publicarii: 12/01/2016

Numele complet în rusă:

Societate cu raspundere limitata "Insales Rus"

Nume prescurtat în rusă:

SRL "Vânzări Rus"

Nume în engleză:

Companie cu răspundere limitată InSales Rus (InSales Rus LLC)

Adresa legala:

125319, Moscova, st. Akademika Ilyushina, 4, clădirea 1, biroul 11

Adresa poștală:

107078, Moscova, st. Novoryazanskaya, 18, clădirea 11-12, BC „Stendhal”

INN: 7714843760 Punct de control: 771401001

Detalii bancare: