Вътрешен и външен електронен оборот на фирмени документи. Правила за документооборота на организацията. Пример за документооборот в организация. Основни принципи на организация на документооборота

Документооборотът е движението на документите от момента на тяхното създаване до момента на приключване на работата с тях.

Организацията на документооборота има много общо с организацията на механичен конвейер. По едно време въвеждането на монтаж на поточна линия, заедно с типизацията на продукта и стандартизацията на частите, доведе до значително повишаване на производителността на труда, намаляване на себестойността на производствения процес и бележи началото на масовото производство. Вярно е, че ритъмът, зададен от конвейера, доведе до увеличаване на интензивността на работа и нервното напрежение на работниците.

Документооборот в предприятието

Организацията на документооборота се основава на същите принципи като механичния конвейер: движението на документи трябва да има минимално връщане към предишни етапи, документите трябва да се изпращат на изпълнителите в съответствие с техните отговорности, за да се избегне дублиране на операции.

Диаграма на документооборота

Диаграма на документооборота

Има външни и вътрешни контури на документооборота.

Външният контур започва с входящи (външни) документи, които пристигат в предприятието отвън. Това могат да бъдат заповеди от висши органи, заповеди, резолюции, писма от партньори на клиенти и др. Получените документи се регистрират от секретари и след това се изпращат за изпълнение.

Входяща документация е документация, получена от предприятието от други организации. Изходящите документи са документи, които едно предприятие (организация) изпраща на други предприятия. Изходящата документация е документи, които съдържат информация, генерирана в предприятието с цел предаването й на други организации: писма, сертификати, доклади, заповеди, телеграми, телефонни съобщения и др.

Документооборот– движението на документи в организация от момента на тяхното получаване или издаване до завършване на изпълнението или изпращането.

Има три основни потока документация:

– документи, пристигащи от други организации (входящи);

– документи, изпратени до други организации (изходящи);

– документи, създадени в организацията и използвани от служителите на организацията в процеса на управление (вътрешни).

Документният поток е неразделна част от предучилищната образователна институция, чиято цел е да осигури информационна подкрепа за дейността на институцията, нейното документиране и съхранение на предварително създадена информация за управление. Предучилищната образователна институция зависи пряко от управленските решения, чиято документационна поддръжка като процес включва три компонента: информационна подкрепа за решения, т.е. предоставяне на решение с информация (документи), документиране на решението и наблюдение на неговото изпълнение. Основните компоненти на този процес са: получаване на първоначална информация, поставяне на цел (задача), търсене на необходимата информация (справочна работа), разработване на решение (изготвяне на документ), неговото одобрение, редактиране, производство, сертифициране, изпращане (трансфер до адресата), решения за наблюдение на изпълнението. Обемът на документооборота се определя от броя на входящите, изходящите и вътрешните документи на институцията за определен период (година, тримесечие, месец, ден). Рационалната организация на документния поток включва отчитане на следните принципи: праволинейност, непрекъснатост, ритъм, паралелност, пропорционалност. Принципът на директно движение на документи изисква движението на документите да се извършва по най-краткия път. Най-простата форма на движение на документните потоци съответства на линейното разположение на структурните единици. Принципът на непрекъснатост на документооборота е непрекъснатото подаване на документи до нивото, където се взема решение по тях. Този принцип е несъвместим с „застояването“ на документи, тяхното натрупване в един екземпляр. Принципът на ритмичен документооборот означава равномерно движение на документните потоци. Принципът на паралелизма означава извършване на отделни операции за обработка на документ, докато се движи. Основната цел на този принцип е да се намали времето, необходимо за попълване на документ. Паралелното изпълнение на отделни операции значително ускорява както документооборота, така и изпълнението на документа като цяло. Принципът на пропорционалност предполага пропорционално, равномерно натоварване на каналите за движение на документи. Важен е принципът на независимост и отговорност при работа с документи. Този принцип означава, че при всички действия - насочване, разпределение, координиране, подписване и т.н. - е необходимо стриктно да се ръководи от функциите на институцията и нейните части и от компетентността на служителите. Съществуващата структура и функции на институцията, формите и методите на управление оказват значително влияние върху документооборота. Следователно бързото приемане и изпълнение на документите, освен чисто канцеларски причини, се затрудняват от организационни недостатъци, липсата на ясно разграничение на отговорностите между длъжностните лица и недостатъчната яснота на функциите на някои институции и техните отделни структурни подразделения.

Мащабът на управление, основано на научно-техническия прогрес, изисква механизация на офисната работа на всички нейни етапи. Механизацията на работните процеси в офиса включва използването на технически средства за извършване на документация и операции по обработка на документи. Електронното оборудване се превърна в реална необходимост при решаването на проблемите на документацията за управление на предприятието. В компютърната ера традиционното определение на документ трябва да бъде изяснено, тъй като в днешно време документите могат да бъдат съобщения, получени по имейл, звукови файлове или видеоклипове. Следователно документът може да се дефинира, както следва: документът е съвкупност от информация, достъпна за човешкото възприятие . Има много програми за създаване и редактиране на официални документи. Въпреки бързото развитие на електронните документи, експертите смятат, че редица организационни и технически трудности няма да им позволят напълно да заменят и премахнат традиционните документи от обращение в обозримо бъдеще.

Въпроси за обсъждане

1 От какви раздели се състои досието на контролната карта?

2 Какви срокове за изпълнение на документи знаете?

3 Кой служител снема документ от контрол?

4 Какъв е обектът на контрола върху изпълнението на документа?

5 От какви елементи се състои регистрационният индекс на документ?

6 Поставете „контролния знак“ върху документите.

7 От кой момент се изчислява периодът на изпълнение и контролът върху изпълнението на документа?

8 Какъв е редът за удължаване на срока за изпълнение на документ?

9 Каква е целта на документооборота?

10 Какви документи ви позволяват да анализирате и подобрите документооборота?

11 Какво е документооборот?

12 Опишете понятието „Номенклатура на делата”.

13 Опишете понятието „Бизнес“.

14 Какво е регистрация на документи?

15 Посочете основните етапи на работата в офиса.

16 Назовете етапите на работа с документи, характерни за документооборота.

17 Какво включва понятието „Образуване на дела”?

18 Кой извършва предварителния преглед на документите?

19 По какъв принцип се избират документите за съхранение или унищожаване?

20 Въз основа на какви критерии се изграждат номенклатурите на казусите?

21 Определете проверка на стойността на документите.

22 Какви са задачите при проверка на документи?

23 Какви видове списъци с дела се разработват от институциите?

24 На какви групи могат да се разделят сроковете за съхранение на документите, установени от списъците?

25 Какви изисквания трябва да се спазват при подвързване или завеждане на дела за постоянно, временно (над 10 години) съхранение и за личен състав?

26 Как се номерират листовете във файл?

27 Какви данни се посочват на заглавната страница на описа за постоянно съхранение?

Неотдавна изпълнявах електронен документооборотза един от клиентите му. В процеса трябваше да обясня много понятия, да кажа какво е това, как работят системи от този тип. И едва след това той успя да разбере същността на моите предложения и одобри работния план. По време на дискусията разбрах, че много малко е написано по тази тема на прост език за широк кръг читатели. Както обикновено, ще се опитам да обясня тази концепция на прост език.

Важно е да се разбере, че има два вида документооборот - вътрешен (EDMS) и външен (VEDO). В Русия е обичайно да се нарича EDI, но смятам, че е по-правилно да се нарича VEDO и SED, тъй като по принцип тези понятия са разделени в Руската федерация. Тоест, ако търсите система за обмен с контрагенти, тогава трябва да търсите EDI, ако за вътрешен документооборот, тогава EDMS.

В тази статия искам да говоря за външния електронен документооборот между компанията и нейните контрагенти. Вътрешните електронни системи за управление на документи се използват за обмен на документи между отделите на една компания; те са обект на малко по-различен набор от изисквания. Но няма да ги разглеждам тук.

Защо се нуждаете от електронно управление на документи?

Електронният документооборот е модерна, удобна алтернатива на конвенционалните хартиени документи, които се използват за всякакъв вид бизнес дейност.

Традиционният документооборот е свързан с постоянни закъснения във времето. За да започнете сътрудничество с клиент, ви е необходима фактура, често договор, а след това подписани фактури, сертификати за извършена работа и др. Всички тези документи са одобрени, отпечатани са, подписани и подпечатани. След което се налага прехвърлянето им на бизнес партньор, където те също преминават през процеса на одобрение и подписване.

След това документите с подписи се сканират и изпращат чрез електронна поща. След което оригиналите се изпращат по куриер, служители или обикновена поща. Всичко това отнема значително време, хартиените документи понякога се губят и изискват корекции (което допълнително забавя процеса на получаване на документи). И цели стаи често се разпределят за тяхното съхранение. В резултат на това бизнесът изпитва много неудобства, сключването на сделки се забавя и възникват проблеми със счетоводството, тъй като в края на отчетния период книжата все още са някъде „на път“. И ако след подписване от една от страните в договора са идентифицирани спорни клаузи или е открита грешка в счетоводната документация, тогава процесът на получаване на правилния хартиен документ се простира още повече, понякога дори с месеци.

Електронното управление на документи ви позволява да се отървете от всички тези неудобства:

• Всички документи са „подписани“ електронно с помощта на цифрови подписи. Става бързо и лесно.
• За да получите хартиено копие, просто отпечатайте копие. Заинтересованите страни получават цялата документация незабавно, без дълго чакане за писма или куриери.
• Сключването на договори и потвърждението за приключване на сътрудничеството (фактури и актове) става без забавяне и допълнителни усилия от страна на служителите.
• Влиянието на човешкия фактор върху бизнеса е намалено: документите не се губят, грешките се коригират за кратко време.
• Няма нужда да отделяте полезно пространство за съхраняване на множество хартиени документи.

Освен това електронното управление на документи позволява решаването на проблема с отчитането на бизнеса пред държавата. Преди това документите се приемаха само на хартиен носител и служителите на компанията прекарваха дълги часове в пътуване до данъчната служба, стояха на опашки, за да видят инспектора, а инспекторите от своя страна обработваха много документи, за да проверят точността на отчета и въведете данни в общата база данни.

Сега всички тези проблеми могат да бъдат решени и чрез електронно управление на документи. Важно е да се разбере, че данъчната служба приема отчети и документи в строго установен формат в електронна форма. Всеки друг формат няма да бъде приет. Следователно, когато внедрявате електронно управление на документи, има смисъл да проверите формата на вътрешната документация на компанията и, ако е необходимо, да направите подходящи корекции в шаблоните на документи.

На първия етап държавата започна да приема данъчни декларации по електронен път. Техниката се оказа успешна. А отскоро всички документи се приемат и по електронен път.

В какво се състои електронният документооборот?

В този тип документооборот участват 4 страни:

1. Доставчик на стоки или услуги. Страната, която генерира електронния документ.
2. Купувач или клиент. Страната, която получава електронния документ.
3. Компания доставчик, която предоставя електронна платформа за обмен на документи и услуги за организиране на електронен документооборот.
4. състояние. Държавни агенции, на които компанията доставчик прехвърля данни за записани транзакции и изпълнени документи.

Как това се прилага на практика:

1. Доставчикът на стоки или услуги генерира електронен документ в собствената си счетоводна система или директно в предоставяната от продавача услуга.
2. Документът в рамките на услугата се изпраща незабавно до компанията получател, която го получава или директно в услугата, или в собствена програма, свързана с услугата.
3. Платформата записва данни за документа.
4. След „подписване“ (потвърждение) от получателя, данните от документа се изпращат до данъчната служба.

По този начин фактът на изпращане и получаване на документ се записва автоматично. За разлика от хартиените пакети с документи, които се пренасят от служители на компанията, куриерски или пощенски служби, е невъзможно да не получите документ или да го загубите по електронен път. Фактът, че документът е получен навреме електронна системасе записва автоматично, тези данни могат да се използват в случай на спор, дори в съда.

Освен това информацията за документи, подписани от двете страни, се предава автоматично на данъчните власти, което намалява вероятността от счетоводни грешки, загубени хартиени копия или невключване на дадена транзакция в отчета, което елиминира в бъдеще възможни глоби и други данъчни проблеми свързан с човешки фактори толкова често срещано в случай на използване на управление на хартиени документи.

При хартиен документооборот управителят на фирмата трудно може да контролира навременното получаване на всеки документ. Най-често тези въпроси се решават на ниво счетоводители, куриери и мениджъри по продажбите. В резултат на това хартиените оригинали не винаги достигат до счетоводителя преди края на отчетния период. И това, ако се провери, може да доведе до глоби и други проблеми.

За електронно управление на документи:

• Оригиналният документ се доставя моментално. Няма нужда от поща, куриери или мениджъри. Няма закъснения или свързани проблеми.
• Ръководителят на фирмата може по всяко време да провери кога точно е изпратен и получен документът. И в случай на проблеми, свързани с липсата на важна документация, служителите нямат възможност да прехвърлят отговорността за грешките си към „лоша работа на пощата“ и други външни фактори. Самите служители на компанията разбират това. Поради това закъсненията и проблемите с изпращане/получаване на документи след внедряването на тази система стават изключително редки.

За осъществяване на сътрудничество чрез електронно управление на документи е необходимо и двете страни да използват софтуер, свързан с някаква платформа за управление на документи. Или като опция едната или двете страни могат да работят директно в услугата за изпращане и получаване на документи.

Електронен подпис

За да организирате електронен обмен на документи, от които се нуждаете висока степенбезопасност и защита. Всички услуги за управление на електронни документи използват защитена връзка, криптиране на данните и използват електронен цифров подпис, за да потвърдят автентичността на изпращания документ.

Цифровият подпис е специален „електронен ключ“, който създава уникален цифров кодизползване на математическа обработка на потребителски сертификат и данни от електронен документ. Публичните сертификати се използват за проверка и потвърждаване на подписи. И за генериране (подписване) - личният поверителен „ключ“ на потребителя.

Платформи за документооборот (услуги)

Днес има широка гама от платформи, предоставящи услуги за управление на документи. Това са Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok и много други. Всички те изпълняват приблизително еднакви функции:

• Получаване на електронен документ от потребителя.
• Изпраща се на получателя в неговия акаунт или се прехвърля към посочената система, ако получателят работи с друга услуга.
• Записване на данни за документа и пратката.

Когато избирате система за вашата компания, най-важното нещо, което трябва да имате предвид, са предпочитанията на вашите клиенти. Тук е важно или да работите в същата система като клиент, който е важен за вас, или услугата трябва да има възможност за интеграция (обмен на данни) между вашата система и подобна платформа, която вашият клиент използва.

В някои случаи ще можете да убедите купувача да започне работа с платформа, която е удобна за вас. Но много често, особено при започване на сътрудничество с големи търговски вериги и предприятия, те вече са направили своя избор отдавна и едно от условията за сътрудничество е възможността за работа с определена електронна платформа за управление на документи.

VEDO и EDI системи: каква е разликата?

При избора на система за управление на документи много потребители се натъкват и на системи, които не се позиционират като VEDO, т.е. “електронен документооборот”, но като EDI (документооборот за търговия на дребно).

EDI системите са специален случай на управление на електронни документи. Те са насочени към обмен на данни с търговски партньори или подразделения на дистрибуторската мрежа. Ако в общ случайвсички видове правно значими документи се извършват чрез документооборот, тук се осъществява бърз обмен на търговска информация между организации, включително правно значими документи, необходими за търговски операции.

Конвенционалното електронно управление на документи позволява използването на всякакви видове документи във всеки удобен за страните формат. При използване на EDI списъкът с възможни документи и техният формат са строго регламентирани. Няма начин да генерирате и предавате документ във вътрешен формат на компанията или който не е пряко свързан с търговските операции. Ще говоря за това как работи EDI, защо се използва само в търговията и какви са предимствата му в една от следващите статии.

Интеграция с 1C и други счетоводни системи

За ефективна работа на електронния документооборот е много важно избраната от вас платформа да поддържа интеграция с вашата счетоводна система.

Защо е необходимо това:

• Служителите на компанията създават документи в счетоводната система на предприятието;
• След генериране, документът автоматично се прехвърля в рамките на системата на управителя или счетоводителя за подпис;
• Документът, проверен и потвърден от управителя, трябва да бъде представен без изкривяване или ръчно въвеждане на данни, т.е. допълнително време и възможни грешки, към услугата за електронен документооборот;
• Ако се внедри правилно, прехвърлянето на данни става автоматично. След натискане на бутона „Изпрати документ“, той се трансформира автоматично във формата, необходима за системата за електронен документооборот и се изпраща до услугата, където документът се записва и изпраща на получателя.

Много е важно вашата счетоводна система да има готово решение от страна на обслужването, на базата на което вашите специалисти ще могат да внедрят необходимата добавка към счетоводната програма. Ако няма такова решение, тогава е по-добре да не се опитвате да го приложите сами, това е много трудоемко и труден процес. Услугите за управление на документи използват цифрови подписи и сложни системи за криптиране. Следователно няма гаранции, че дори и след всички усилия на програмистите, ще получите желания резултат. По-добре е да изберете друга платформа, където ще намерите подходяща опция за интеграция.

Цената на услугата

Услугите за управление на документи обикновено предлагат безплатно свързване към услугата. За изпращане на документи се заплаща такса. В някои случаи това ще бъде фиксирана цена за всеки изпратен документ. Някъде можете да закупите услуги в пакети, т.е. една сума е за 100 документа, друга е за 1000 на месец и т.н.

Към този въпрос също трябва да се подходи разумно. От една страна, колкото по-голям пакет изберете, толкова по-ниска ще бъде цената за изпращане на един документ. От друга страна, няма смисъл да плащате за пакет от 300, 500 или 1000 документа, ако документооборотът не надвишава 100 документа на месец.

ЧЗВ

Всички документи трябва ли да се изпращат по електронен път?

Не. Използвайки електронно управление на документи, вие ще изпратите само тези документи, които са най-удобни за изпращане по този начин. Обикновено това са актове за извършена работа, данъчни фактури, понякога договори и др. Всичко зависи от вашите нужди и удобство.

Доставката на документ ли се плаща или на страница?

Плащате, а системата записва изпращането на документа. Дори ако вашият документ има много страници, той се брои за една таксувана единица.

Колко безопасно е?

Електронното управление на документи е напълно безопасно. Освен това услугата, предоставяща услугата, е отговорна за гарантирането на сигурността. За това се използва цифров подпис, криптиране на данни и защитен комуникационен канал. Нивото на сигурност е приблизително същото като при обичайните услуги банка-клиент.

Ако имаме инсталиран 1C, всички потребители ще имат ли достъп до електронно управление на документи?

Не. Освен ограничаване на правата за достъп в самата счетоводна система, за работа с електронни документивръзката е ограничена до една сесия на един компютър. За достъп от друг компютър ще трябва да се свържете от нулата с всички пароли и други методи за сигурност.

Възможно ли е да се използва електронен документооборот без електронен подпис и връзка с платени услуги?

Не. Подписването и използването на държавно сертифицирана услуга за управление на документи е необходимо, за да получите вашето управление на документи юридическа сила. Можете, разбира се, да изпращате документи без електронни подписи на вашите клиенти, като използвате всякакви методи и канали. Но те не се считат за документооборот. Това не са нищо повече от копия за справка. В този случай винаги ще трябва да ги потвърдите с хартиени оригинали.

Толкова ли е трудно да се използва електронен документооборот?

Трудности могат да възникнат само на етапа на свързване. Но обикновено се привличат специалисти, за да разрешат този проблем. Самият процес на използване е лесен и удобен. Мениджърът (отговорното лице) проверява документа, натиска бутона „подписване“ и „изпращане“. Тези. изпращането на документи става много по-лесно, отколкото дори при обмен на сканирани изображения по имейл.

Какво ще стане, ако клиентът ми не използва платформата, която използвам?

Имате два варианта. Можете да свържете контрагент към вашия сайт, например, за ваша сметка. Или можете да разберете дали има възможност за интеграция между вашите електронни системи за управление на документи. Ако да, просто използвайте тази услуга. След това документът ще бъде предаден по следната схема: от вас - към вашата система - след това към системата на получателя - и накрая лично към получателя. Това няма да повлияе на скоростта на получаване на документа или сложността на използване на системата.

Актуализация: След дълго мислене реших да въведа термина EDI (външно електронно управление на документи), тъй като EDI е по-широко понятие.

Тагове:

• Ведо
• електронен документооборот

Добавяне на етикети Изготвяне на концепция за осигуряване на режим на сигурност в предприятието, която по своя дизайн и предназначение обединява всички негови области, предвижда наличието в организацията на пълен набор от вътрешни нормативни документи.

Това са правилата, разпоредбите, инструкциите, различни видове напомняния и др., Утвърдени от предприятието.

Изготвянето на документ, наречен „Концепция за осигуряване на режим на безопасност“, трябва да започне, когато предприятието разполага с местни нормативни документи.

Вътрешните документи трябва да бъдат изготвени в съответствие с нормите на действащото законодателство и трябва да бъдат изготвени от опитни юристи.

В тази статия ще ви представим необходимия списък от тях и ще ви разкажем за тяхната употреба и предназначение. Може да има много вътрешни документи, всичко зависи от посоката на дейността на организацията, включително международно сътрудничество.

За осигуряване на режима на безопасност в производствените дейности се прилагат вътрешни (местни) нормативни документи, които се изпълняват от служители на предприятията и целия персонал в следните области на производствената дейност:

Правилник за вътрешния трудов ред.

Задължително за всички служители на предприятието без изключение (мениджъри, инженери, работници);

Наредба „За търговската тайна“.

Отнася се за мениджъри и инженери, които са носители на търговска тайна;

Наредба „За организацията на складовите операции“.

Задължително за изпълнение от ръководителите на предприятията и складовите (складовите) служители, участващи в отчитането и движението на инвентара;

Наредба „За здравословни и безопасни условия на труд“.

Отнася се за всички мениджъри, участващи в производствен процес, както и служители на предприятия, осигуряващи здравословни и безопасни условия на труд;

Наредба „За ИТ отдела (ACS)“.

Задължително за служителите на отделите за информационни технологии (ИТ) и автоматични системиуправление (ACS);

Наредба „За счетоводството“.

Отнася се за ръководителя на предприятието, длъжностните лица и счетоводните служители.

Наредба „За договорната работа“.

Необходими за работата на инициатори (изпълнители) на сключване на договори и правния отдел;

Наредба „За личните данни“.

В съответствие с изискванията на Правилника, ръководителите и служителите на персонала изпълняват своите функции.

Наредба „За дисциплината“.

Задължително за всички служители на предприятията;

Регламент „Относно Пожарна безопасност“, схеми за евакуация, съответните заповеди, изчисления.

Задължително за всички служители на предприятието.

Наредба „За наемане и освобождаване на персонал“.

Задължително за всички ръководители и отдели по персонала на предприятията.

Длъжностни характеристики.

Прилага се за целия персонал на предприятията в областта на внедряването функционални отговорности.

Наредба „За контрол на достъпа“.

Задължително за всички служители на предприятието.

Инструкции (наредби) „За процедурата за внос и износ на инвентарни активи на предприятие“.

Задължително за изпълнение от всички ръководители и материално отговорни лица;

Инструкции за работа на служители на частни охранителни фирми в охраняем обект.

Прилага се за всички служители на частни охранителни фирми в съответствие с договорните задължения. Те могат да бъдат съвместни.

Инструкции за списъка на специалностите за опасна работа.

Необходими за всички ръководители, участващи в прякото производство, както и за персонала и служителите на предприятието, отговорни за защитата на труда;

Правила „За санитарната поддръжка на помещенията на предприятията“.

Предназначен за всички служители на предприятието.

Напомняне за действия в случай на спешност.

Отнася се за всички служители на предприятието.

Списък на приоритетни документи и имущество, което трябва да бъде евакуирано в случай на пожари и други извънредни ситуации.

Списъкът се използва от всички служители на предприятията.

Регламенти, Споразумения с обслужващи организации, Заповеди.

Ще се прилага за отделни служители, доколкото те са засегнати.

Други вътрешни нормативни документи.

Публикувано при необходимост за отделна категорияслужители на предприятието.

Нека подчертаем още веднъж, че това не е така пълен списъквътрешни нормативни документи. Може да има и такива като Инструкции за клубни карти, Инструкции за придружаване на товари и др.

Предприятието трябва да разполага с тези нормативни документи, които са необходими в производствените дейности.

Всички вътрешни (местни) нормативни документи се одобряват от ръководителите на предприятията и се предават на отговорните служители за подпис.

Длъжностните лица на предприятията, както и служителите, които участват в осигуряването на режима на сигурност, са длъжни да познават одобрените вътрешни нормативни документи и да се ръководят от тях в практическата си дейност.

Вътрешни документи на организацията

Вътрешните документи на организацията уреждат много аспекти от нейната ежедневна дейност. Те осигуряват процесите на управление, определят реда и условията за изпълнение на административните решения.

Понятието "вътрешни документи" обединява всички официални документи, предназначени за вътрешно ползване. Те принадлежат към най-слабо регулирания сегмент на документооборота.

Доскоро дефиницията за това можеше да се намери в националния стандарт GOST R 51141-98 „Офис дело и архивиране“. Съгласно него за вътрешни се считат всички официални документи, които не излизат извън границите на фирмата, която ги е подготвила. Въпреки това, с въвеждането на новия GOST 7.0.8-2013, определението изчезна от регулаторната и методическата документация.

Вътрешните документи играят важна роля при документирането на управленските процеси. Те действат като регулатори на вътрешния живот на всяка институция заедно със законодателни и правни актове. Необходимостта от разработване на някои вътрешнофирмени актове е продиктувана от действащото законодателство.

Вътрешнокорпоративните актове допринасят за решаването на проблеми в рамките на конкретна организация. Има много видове такава документация. По правило неговата класификация се основава на целта, съдържанието и процедурата за одобряване на официалния документ.

Съставът на списъка на вътрешните документи на организацията зависи от много фактори: нейната организационна и правна форма, форма на собственост, степен на откритост, цел, размер и обхват на дейност.

Видове вътрешни документи в съвременния офис работа:

	Предназначение
Устав, щатно разписание, правилник, правилник за организацията, вътрешни трудови разпоредби, длъжностна характеристика	Те служат като правна рамка на компанията и включват задължителни разпоредби, основани на административното право.	Организационно-правни
Заповеди по основна дейност и персонал, резолюции, заповеди, решения, инструкции	Записвайте управленски решения по организационни въпроси.	Административни
Официални, доклади, обяснителни записки, становища, предложения, удостоверения, протоколи, актове, заключения	Те предоставят информация за действителното състояние на нещата, насърчават приемането на административни решения и издаването на административни актове.	Информация и справка
Договори за наем, договори за услуги, договори за подизпълнение, договори за строителство, договори за доставка. Лицензионни споразумения, допълнителни споразумения	Установява гражданските права и задължения на две или повече страни по договора (физически или юридически лица), променя или прекратява.	Договори
Лицензи и разрешителни, разрешение за работа определен тип, уведомления за започване на дейност, удостоверение за вписване в ТР, регистрационен талон и паспорт на касова техника, договори за нейната поддръжка	Те записват различни аспекти от дейността на организацията и регулират текущи въпроси.	Официални документи за основните дейности
Главна книга, годишни отчети, баланси, първична документация, сметки за приходите и разходите, одиторски и инвентаризационни доклади, планове, отчети, оценки, сметки, касови книги	Те служат за основа на синтетичното и аналитичното счетоводство във фирмата, необходими са за изготвяне на отчети (данъчни, счетоводни, статистически) и счетоводство.	Финансово-счетоводни
Заповеди за персонала, трудови договории договори, трудови книжки, лични досиета, лични карти, графици за отпуски, сметки за заплати	Те определят правата и задълженията на работодателя и неговите подчинени и регулират трудовите отношения.	По отношение на трудовите отношения
Автобиографии, автобиографии, разписки, пълномощни	Създадени от отделни служители на индивидуална основа.

Изготвянето на вътрешни документи съответства на схемата за създаване на изходяща документация. Първо се изготвя проект, след което се съгласува със заинтересованите страни и се финализира въз основа на направените коментари, окончателният вариант се изготвя и одобрява от ръководителя на организацията. След това окончателният вариант се регистрира и размножава в брой екземпляри, достатъчни за всички изпълнители. Всеки екземпляр се заверява и се предава за изпълнение в съответното структурно звено или директно на отговорното лице срещу подпис. Оригиналът е заведен.

Етапи на подготовка на вътрешни документи:

1. Изготвяне на първичен проект;
2. Координация;
3. Ревизия въз основа на предложените коментари;
4. Повторно одобрение;
5. Регистрация в съответствие със законовите изисквания и местните разпоредби;
6. Одобрение;
7. Подписване;
8. Регистрация.

Етапи на изпълнение:

Прехвърляне на отговорното лице (изпълнител);
- Екзекуция;
- Контрол на изпълнението;
- Привеждане в действие.

Регистрация на вътрешни документи

Процедурата за регистриране на вътрешни документи се определя въз основа на тяхната принадлежност към една или друга категория. Така например резолюциите, инструкциите, решенията, инструкциите се регистрират в същия ред като заповедите. Официалните книжа от други категории най-често се регистрират по същия начин като изходящата документация.

На всеки обект се присвоява уникален регистрационен индекс, състоящ се от код на структурна единица, номер на делото по номенклатурата и пореден номер в рамките на служебната година. Регистрацията на вътрешните документи често се извършва децентрализирано от групи в тези структурни звена, където са издадени. Това може да бъде счетоводна документация, документи от отдела по персонала или офиса.

Всеки местен акт на организацията трябва да бъде регистриран в деня, в който е подписан или одобрен от ръководителя.

Формуляри за регистрация на вътрешни документи

В зависимост от нуждите на фирмата може да се избере журнал, карта и автоматизирана електронна форма за регистрация.

Списание

За предпочитане е в случай на малък обем документооборот, изисква наличието на отделен дневник за всяка категория местна документация, удобно е, когато документалното счетоводство е на първо място във връзка със спецификата на дейността на организацията. Отнема значително време, води до дублиране на операции, усложнява справочната работа и контрола на сроковете.

карта

Регистрацията се извършва с помощта на регистрационни карти, чиято форма се определя в рамките на компанията и е фиксирана в инструкциите за управление на офиса. Използвайки този методВ процеса могат да участват няколко служители, няма нужда от пререгистрация, систематизирането на картотеката и справочната работа са опростени и контролът върху изпълнението е опростен.

Осчетоводяването на вътрешните документи е важна част от цялостното счетоводно документиране. Основните му цели включват:

Получаване на информация за изчисляване числеността на персонала в деловодната служба;
- Избор на технически средства, отговарящи на нуждите на организацията;
- Коригиране на натовареността на изпълнителите и отделите на институцията при работа с документация;
- Правилно организираното счетоводство ви позволява да оцените обема на документооборота, лесно да определите местоположението на всеки обект и реда на работа с него.

За отчитане на локалната документация се използват нейните основни атрибути, които позволяват уникалното идентифициране на всеки обект:

1. Сериен регистрационен номер;
2. Дата на регистрация;
3. Съдържание;
4. Съставителски отдел;
5. Изпълнител;
6. Срок;
7. Напредък на изпълнението;
8. Номер на делото.

Независимо от формата за регистрация, на всеки обект могат да бъдат присвоени допълнителни атрибути, например брой листове или наличие на приложения. Имайте предвид, че счетоводството и регистрацията трябва да се извършват съгласно утвърдените Инструкции за деловодство и приетата от дружеството Номенклатура на делата.

Вътрешен опис на документи

Вътрешният опис на документите по делото е счетоводен документ, който съдържа списък на документите по делата с посочване на серийните номера на документите по делата, индексите, датите, заглавията и номерацията на листовете на делата.

Той е задължителен документ в процеса на вписване на случаи с особено ценна за фирмата информация. Вътрешният опис на документите по делото има унифициран образец и се попълва на отделен лист.

Вътрешният опис на делото трябва да бъде подписан от актосъставителя. Ако делото е подвързано или заведено без формуляр за вътрешен опис, то той се залепва от вътрешната страна на предната корица на делото.

В архива на една организация концепцията за файл и единици за съхранение са еквивалентни.

Листовете от вътрешния опис на делото се номерират отделно арабски цифриа в заверителния лист случаите се обозначават със знака “+”.

Правила за попълване на вътрешния опис на документите по делото:

Сериен номер.

Посочен е поредният номер на документа в делото.

Индекс на документа.

Индексът на документа е регистрационният номер на документа (ако няма такъв, тогава във вътрешния опис се прави маркировка b/n).

Дата на документа.

В колоната се посочва датата на регистрация на документа или датата на подписване на документа (ако документът не е регистриран).

Заглавие на документ.

Заглавието на документа включва резюмедокумент.

Номерата на листовете.

Трябва да посочите номерата на листа на документа.

Забележка.

В бележката, ако е необходимо, се правят бележки за характеристиките на физическото състояние на документите по делото (оттегляне, включване, замяната им с копия и др.) С връзки към съответните актове.

Окончателно влизане.

В края на описа има окончателен запис, в който с цифри и с думи е посочен броят на документите. Посочен е броят на листовете от вътрешен опис.

Документи за вътрешен контрол

Понастоящем, ако предприятието подлежи на задължителен одит, то трябва да упражнява не само вътрешен контрол върху фактите на икономическата дейност, но и да организира вътрешен контрол върху счетоводството и изготвянето на счетоводни (финансови) отчети.

Изключение: ситуация, при която отговорността за поддържане на счетоводството е поета от ръководителя на организацията. Например, когато организират вътрешен контрол, малките предприятия трябва да изхождат от принципа на рационалността и при определени обстоятелства ръководителят на такъв стопански субектможе самостоятелно да изпълнява функции по вътрешен контрол. Подобен подход, съгласно Справка № ПЗ-11/2013 г., може да се използва от някои нестопански организации.

Вътрешният контрол в дейността на организацията трябва:

1. проникват в цялата система за управление, от разработването на стратегически планове и определянето на тактически цели до контрола върху конкретната операция по придобиване, използване и гарантиране безопасността на всеки ресурс и актив;
2. улесняват изпълнението на управленски решения, оценяват тяхната законосъобразност и ефективност, показват реалното състояние на нещата в организацията, идентифицират и минимизират рисковете.

Средствата за вътрешен контрол трябва не само да оценяват надеждността на фактите от икономическия живот, но и да предотвратяват незаконни събития, процеси, операции и да предотвратяват отрицателни резултатифинансово-стопанска дейност на стопански субект. Вътрешният контрол оценява достоверността на показателите и своевременността на отчитането. Предотвратява изкривяването на счетоводните данни и финансовите отчети.

Процедурите за вътрешен контрол, съгласно препоръките на руското Министерство на финансите, включват:

Документиране на всички сделки и операции;
проверка на съответствието на първичните счетоводни документи с установените изисквания и оценка на достоверността на информацията;
авторизация на транзакции, осигуряваща потвърждение за компетентността на тяхното извършване;
съгласуване на данни;
разграничаване на правомощията, определяне на правата и отговорностите на длъжностните лица;
наблюдение на реалното наличие и състояние на обектите;
анализ на постигането на поставените цели, оценка на коректността на сделките и операциите;
процедури, свързани с компютърна обработка на информация и информационни системи.

По този начин организацията трябва да има документи, съдържащи одобрен списък, описание, характеристики и количествено определянеосновни методи и процедури за вътрешен контрол.

Най-важните елементивътрешният контрол включва идентифициране на рисковете, анализ на степента на рисковете, вземане на управленски решения, насочени към тяхното елиминиране, намаляване и минимизиране.

В информация на Министерството на финансите N PZ-11/2013 се посочва, че оценката на риска е предназначена да идентифицира тези, които могат да повлияят на надеждността на счетоводството и отчетността.

Вътрешният контрол трябва да гарантира, че:

Фактите от икономическия живот, отразени в счетоводството, са се случили през отчетния период и са свързани с текущата дейност на организацията;
Имот, права на собствености задълженията на организацията, отразени в счетоводните записи, действително съществуват;
счетоводните обекти са отразени в правилното измерване на разходите;
счетоводните данни са правилно и своевременно оповестени във финансовите отчети.

Оценете риска от злоупотреба. Злоупотребите могат да бъдат свързани с всяка област на счетоводството и дейностите на организацията като цяло.

Проблемът с оценката на риска от злоупотреби е пряко свързан с неблагоразумието и небрежността както при правенето на бизнес като цяло, така и при избора на контрагенти в частност.

Като се вземат предвид препоръките на Министерството на финансите на Русия, за правилната организация и осъществяване на вътрешен контрол е необходимо да се разработят и формализират вътрешни организационни и административни документи на икономически субект (заповеди, инструкции, наредби, длъжностни характеристики, наредби , методи, стандарти). Отговорностите и правомощията на отделите и персонала, предвидени в тези документи, се определят в зависимост от спецификата на дейността на икономическия субект и характеристиките на неговата система за управление. Вътрешният контрол може да се извършва както от вътрешни служби на организацията, така и с участието на външни консултанти.

Специално вниманиеЗаслужава да се отбележи, че ефективността на вътрешния контрол може да бъде намалена или ограничена по различни причини, често извън контрола на организацията. Например промени в законодателството, появата на нови обстоятелства извън сферата на влияние на управлението на икономическия субект. Но злоупотребата с правомощия от ръководството или друг персонал или появата на грешки в процеса на вземане на решения, по време на транзакции и счетоводство - това вече са вътрешни причини и тяхното въздействие върху организацията на контрола може да бъде намалено.

В заключение си струва да се отбележи, че всяка компания трябва да създаде и използва система за вътрешен контрол в своята дейност. Това е инструмент за управление на организация, който ви позволява да внедрявате различни бизнес процеси възможно най-ефективно. Вътрешният контрол трябва не само да открива пропуски и нарушения по отношение на вече извършени факти от стопанския живот, но и да предотвратява тяхното възникване в бъдеще. И е важно то да се извършва непрекъснато, без пропуски, през целия отчетен период в пълно съответствие с утвърдените разпоредби.

Вътрешният контрол трябва да се превърне в един от най-важните инструменти за вземане на решения, постигане на стратегическите цели на организацията, запазване на активите, тяхното ефективно използване, спазване на законите и вътрешните разпоредби, както и съставяне на надеждни счетоводни (финансови) отчети.

Документи за вътрешни правила

Един от документите, регулиращи трудовите отношения с работодателя (в съответствие със закона), е вътрешният трудов правилник (ILR). Например, с помощта на правила в организацията те определят режима на работа, вътрешния работен график, процедурата за прилагане на стимули и наказания към служителите, установяват правата, задълженията и отговорностите на страните по трудовия договор, както и други условия на труд.

PVTR се разработват и съставят от организацията независимо (въз основа на спецификата на работата) от персонала или правната служба на предприятието и могат да бъдат приложение към колективния трудов договор. Съществува нормативна база, подпомагайки развитието на PVTR. Тъй като този документ се отнася до организационни и административни документи, неговото изпълнение се регулира от изискванията, установени от GOST R 6.30-2003.

Обикновено не се издава титулна страница за вътрешния правилник. Първият лист с правила трябва да съдържа заглавка с изображение на логото, пълното име на организацията (в някои случаи е разрешено съкратено име, ако е заложено в хартата), както и името на документа - с главни букви. Ако разработените трудови разпоредби са приложение към колективния договор, тогава в горната част се прави съответна маркировка.

Вдясно горен ъгълсе изготвя печат за одобрение на правилата. Например АЗ ОДОБРИХ генерален директор Пълно име. Дата на.

Датата на изготвяне на правилата е датата на тяхното одобрение.

Нека ви напомним още веднъж, че PVTR трябва да отразява спецификата на работата на организацията и да идентифицира възможно най-много типични ситуации, които възникват в процеса на работа.

Във вътрешните правила е забранено да се предписват условия, които влошават положението на служителите.

Разработеният набор от правила трябва задължително да премине през етапа на координация с други отдели на организацията, както и с представители на профсъюзния комитет и едва след това да бъде одобрен от ръководителя.

Всички служители трябва да бъдат запознати срещу подпис с утвърдената процедура. По този начин PVTR на организацията трябва да бъде публикуван на видно място и достъпен за четене по всяко време.

1. Общи положения - целта на правилата и тяхното приложение, за кого се отнасят, в какви случаи се преразглеждат и друга обща информация.
2. Процедурата за наемане и освобождаване на служители - описание на процедурата за регистриране на наемането и освобождаването на служители, действията на организацията при прехвърляне на служител на друга работа, условията и продължителността на изпитателния срок, списък на необходимите документи.
3. Основни права и задължения на служителите (въз основа на член 21 от Кодекса на труда на Руската федерация).
4. Основни права и задължения на работодателя (въз основа на член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация).
5. Работно време- начален и краен час на работния ден (смяна), продължителност на работния ден (смяна) и работна седмица, брой смени на ден; списък на длъжностите на служители с ненормиран работен ден, ако има такива; място и дата на издаване заплати.
6. Време за почивка - време на обедната почивка и нейната продължителност; специални почивки за определени категории работници (например товарачи, портиери, строителни работници, работещи на открито през студения сезон), както и списък на работните места, на които са заети; почивни дни (ако организацията работи на петдневна база работна седмица, тогава правилата трябва да посочват кой ден, различен от неделя, ще бъде почивен ден); продължителност и основание за предоставяне на допълнителен платен годишен отпуск.
7. Стимули за служителите - процедурата за прилагане на мерки за морално и материално стимулиране.
8. Отговорност на служителите за нарушение на дисциплината - описание на реда за прилагане на дисциплинарни мерки, премахване на дисциплинарни наказания, видове наказания и конкретни нарушения трудова дисциплинакоето може да доведе до наказание.
9. Заключителни разпоредби - включва клаузи за задължителното прилагане на правилата и процедурата за разрешаване на спорове относно работни отношения.

PVTR може да включва и други раздели, например „Поверителна информация“, „Преминаване и вътрешнообектен режим“.

Вътрешни и външни документи

Според предназначението си счетоводните документи се разделят (класифицират) на:

А) административни, които съдържат указания за извършване на определена стопанска операция; те не са основание за отразяване на операциите в счетоводството, тъй като няма потвърждение, че такава сделка е извършена. Административните документи включват заповеди, указания, инструкции и др.;
б) изпълнителни или оневиняващи, потвърждаващи фактите за извършване на операции. Те са първият етап от регистрацията на акаунта. Те включват приходни и разходни ордери, фактури, разписки, показващи приемането на ценности, актове за извършена работа и др.;
в) счетоводни документи, които включват административна информация, различни удостоверения, изчисления и др. (например изчисляване на сумата за доставка и придобиване на материални активи);
г) комбинирани - с еднократни признаци на административни, изпълнителни документи за счетоводна регистрация в дадена стопанска операция и същевременно указание за нейното отразяване в счетоводните сметки. Такива документи включват авансови отчети, касови ордери за печалба и разход, изисквания за освобождаване на материали от склада.

Според мястото на съставяне документите се делят на външни и вътрешни.

Външни документи са тези, които идват от други предприятия и организации, тоест те са извън даденото предприятие. Те включват банкови извлечения, фактури на доставчици и др.

Вътрешни документи са документи, съставени (издадени) в дадено предприятие или организация.

Според обема на показаните транзакции документите се разделят на първични и обобщени.

Първичните документи са тези, които първо регистрират стопанска сделка в момента на нейното приключване или непосредствено след нейното изпълнение. Те включват актове за приемане и изхвърляне на дълготрайни активи, фактури, разписки и др. Консолидираните документи се съставят въз основа на първичните. Те включват различни справки, справки за заплати и др.

Според начина на използване документите се разделят на еднократни и кумулативни.

Еднократните документи се използват само за еднократна регистрация и отразяване на сделки. Те включват касови ордери за печалба и разход, изисквания за получаване на материални активи от склада и др.

Кумулативните документи се използват за многократно изпълнение и регистриране на транзакции за определен период от време (седмица, десетилетие, месец). Например лимитни и приемни карти, с помощта на които се издава освобождаване на материали за производство (извършване на работа). Такива документи намаляват обема на първичната документация.

Според степента на използване на средствата документите се разделят на ръчно попълнени и механизирани.

Първичните документи подлежат на задължителна проверка от служители, които водят счетоводна отчетност по форма и съдържание, тоест проверяват се наличието на задължителни реквизити в документа и съответствието на стопанската операция с действащото законодателство, както и логическата връзка на отделните показатели.

Счетоводните документи се използват за предаване на поръчки от ръководителя към изпълнителя, тоест за управление на стопанската дейност на предприятието.

Документацията действа като импулс и поражда движението на счетоводната информация. Осигурява счетоводство с непрекъснато и непрекъснато отразяване на стопанската дейност на предприятието. С помощта на документация се следи правилността на операциите и се извършва текущ анализ на извършената работа. По този начин документацията изпълнява контролни и аналитични функции.

Осчетоводяване на вътрешни документи

Регистрационният номер на документа е многофункционален реквизит. В допълнение към основното си предназначение - серийното номериране на документите, индексът на документи помага най-много за решаването различни задачи. По окончателните серийни номера в края на годината можете да проследите увеличаването на обема на документните потоци, преминаващи през организацията и следователно през секретаря, което показва увеличаване на личната натовареност и може да стане основа за законови искания за увеличение на заплатите или увеличаване на персонала на секретариата.

GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за подготовка на документи” позволява по преценка на организацията да допълва серийните регистрационни номера с идентификационни индекси (клауза 3.12), което помага за решаване на проблемите с бързото търсене на конкретен документ.

По този начин номерирането на изходящите писма се допълва с кода на отдела, който е инициирал документа. За да се избегне объркване с определението на административен документ, заповедите за персонала се номерират с присвояване на индекс K (персонал) или LS (за персонал), номерът на заповедта обикновено се допълва с буквата R.

При постъпило искане за търсене на документ, секретарят лесно може да разбере по номер, или по-точно по допълнително зададен индекс, в кой файл (папка) да го търси, например:

№ 26-р – в заповеди;
№ 26-l - в заповеди по личния състав;
№ 26-опер – сред протоколите от оперативни съвещания.

Добавяйки буквата F (факс) или E (електронна поща) към серийния номер на получения документ, можете да разрешите проблема с отчитането на метода за доставка на писмото до вашата организация, без да увеличавате регистрационните формуляри (списания).

Единична регистрация. Документ в стените на една институция се регистрира веднъж (при създаване или получаване). Документът пътува от звено на звено под свой уникален номер, т.е. вътрешните отдели, след като са получили документа, го вземат предвид под първоначално зададения индекс, вместо да присвояват нов. Това правило важи както за административната документация, така и за официалната кореспонденция.

Навременна регистрация. Съгласно клауза 16 от Правилата за работа във федералните органи Изпълнителна власт, одобрен с Указ на правителството на Руската федерация № 477, регистрацията на получените документи се извършва в деня на получаване, създаден - в деня на подписване или одобрение или на следващия работен ден. Такива изисквания се обосновават с факта, че забавянето на документ на етапа на регистрация намалява времето за реално изпълнение до определения краен срок. Такова забавяне може да доведе до последствия за служителите или дори за цялата институция, независимо от формата на собственост, негативни последици. Процедурата и времето за регистрация трябва да бъдат отразени в инструкциите за управление на офиса за конкретна компания.

Разделяне на регистрационните записи. Всеки вид документ има своя отделна регистрация.

По този начин в отделни регистрационни форми се взема предвид следното:

Входяща кореспонденция (входящи документи);
изходящи документи;
вътрешни бележки;
поръчки за основна дейност;
заповеди по персонала;
поръчки;
протоколи от съвета на директорите;
протоколи от планови срещи (оперативни) и др.

Регистрацията се извършва в рамките на календарната година. Всяка година на 1 януари номерацията на почти всички видове документи (заповеди, входящи и изходящи писма, протоколи и др.) се нулира. Изключение прави описът на файловете за постоянно съхранение. Тези описи имат един номер и непрекъснато номериране на артикулите през целия живот на организацията.

Пълнота на отразяване на информацията за документа по време на регистрация. При въвеждане на регистрационните данни в дневника (базата данни) се посочва цялата информация, налична в документа: индекс, дата, препратка към номера и датата на искането, името на адресата/кореспондента, както и съдържанието му също се посочва в възможно най-подробно. В допълнение към традиционно записваната информация, счетоводните формуляри трябва да бъдат допълнени с колони, които да отразяват допълнителна информация, най-често изисквана от служители или клиенти (например метод на изпращане). Списъкът с характеристиките, които се вземат предвид, трябва да бъде посочен в инструкциите за работа в офиса.

Еднаквост на регистрационното счетоводство, независимо от неговата форма или формата на получаване (създаване) на документа. Счетоводството на документи в организацията следва същите правила, независимо от приетата форма на регистрация: на ръка в дневник, в Excel или с помощта на специализирана програма за електронно управление на документи.

Вътрешни нормативни документи

Много хора, когато седнат да пишат нормативен документ, имат в главите си идеята, че тяхната задача е да съставят правилен нормативен документ. Но това не е вярно. Всъщност тяхната задача е да подобрят състоянието на системата. И за това трябва да осигурите внедряването, пробиването на вашия нормативен документ директно в мозъка на всеки служител на организацията. Уверете се, че всеки служител чете вашия документ, разбира вашия документ, може да го запомни, прилага го и го третира като нещо важно, изказва корекции и допълнения към вас и живее според вашия документ.

Вашата задача е да накарате асфалта да се напука.

За да се създаде такъв документ, е необходимо той да бъде нещо средно между текста на закона и текста на едно от писмата на Чичваркин.

Първо, проучете всички налични стандарти за документооборот, GOST за подготовка на документация и изисквания за подготовка на инструкции.

След като сте сигурни, че знаете всички изисквания, можете да пренебрегнете някое от тях, защото... те не са задължителни, освен ако не изберете да получите сертификат за съответствие със стандарта.

След това е необходимо да се проучи текущото състояние на системата. Имайте представа как следването на новия стандарт ще подобри това състояние.

защото документът, като правило, описва процес - процесът трябва да включва изискванията на вътрешния клиент. Разбира се, този регламент също трябва да бъде съгласуван с този вътрешен клиент на етапа на разработка.

Когато седнете да пишете следващия нормативен документ, трябва да имате нагласата да създадете най-добрия нормативен документ в историята на човечеството.

Документът трябва да има такъв кумулативен заряд, за да премине през следните слоеве на инерционната броня на системата:

1. Документът трябва да бъде прочетен.

Всеки служител трябва да прочете вашия документ, а не само да се подпише за запознаване. За да направите това, документът трябва да бъде кратък, той трябва да бъде проектиран красиво и не скучно, а не като парче бюрокрация, а също така да няма ненужни части, които трябва да бъдат там само за благоприличие.

Старите бюрократи никога не се занимават с това. Те просто са спокойни, че техният документ трябва да бъде прочетен от тези, които са длъжни да го направят. И ако служителите просто се подписват за информацията, тогава те са просто несериозни, несериозни служители и сами са си виновни, че не четат това, което трябва. Ако нарушат нормативен документ, ще отговарят, т.к ето го - подписът на запознанството!

Най-неефективното нещо, което може да се случи, ако целите са въвеждане на нов / променен процес, е запознаването с подпис. Ако запознаването започва и завършва с подпис върху опознавателния лист, това е работа „за показ“ от обикновени аматьори, които са прехвърлили цялата отговорност върху изпълнителите, без да се интересуват особено от резултатите и ефективността на техните изисквания.

2. Документът трябва да бъде разбран.

Представете си, че обяснявате текста на документ на някой от вашите служители лично. Така пишеш! И не квадратно вложен офис работник!

Старите бюрократи никога не се занимават с това. Те просто пишат нещо като: "Организацията трябва, когато мониторингът и измерването се използват за предоставяне на доказателства за съответствието на продуктите и услугите с определени изисквания, да определи ресурсите, необходими за осигуряване на пригодността и валидността на данните."

Ето защо всички мразят QMS услугите - те пишат умна статия и после се ядосват, че всички я игнорират. Да, самото четене на такъв документ е работа сама по себе си!

А когато им се посочи, че документът е написан неразбираемо, те предлагат да се постави въпросът за квалификацията на служителите, за които е предназначен документът.

В инструкциите и дори в стандарта можете да пишете примери, можете да пишете аргументи, можете да пишете всичко, за да улесните служителите да разберат смисъла, който се опитвате да им предадете!

Понякога четете параграф в инструкциите и задавате въпрос на автора:

Какво НАИСТИНА означава тази точка?

Не е важно как сте написали документа, важното е как ще бъде разбран!

Колкото и ясно да е написан един документ, след одобрението документът все още трябва да бъде изяснен. а) чрез обучение; б) чрез поетапно внедряване с анализ на възникващи проблеми и промени в нормативната уредба при необходимост.

3. Документът трябва да се помни.

За да направите това, трябва да предадете на служителя важността и уместността на проблема, който се решава. Можете да опишете текущото състояние или проблем, който се решава (по-добре е да го поставите в мотивационно писмо) и да му предоставите максимално количество болка.

Освен това трябва да направите текста емоционално наситен, където е подходящо. Разрешено е използването на речеви модели като „В НИКАКЪВ СЪБИТИЕ не казвайте на Клиента, че...“. Насърчава се наличието на конкретни примери, разбираеми и жаргонни речеви модели и повествователна реч. Чувствайте се свободни да проявите въображение. Човешкият ум помни най-добре изображения и текстове, които наподобяват разказ на история.

Но не бива да прекалявате, така че е по-добре да замените думи като „отговорете правилно“ с „отговорете правилно“.

4. Документът трябва да бъде изпълнен.

За да направя това, използвах тази техника като описание на това какво се случва, когато една или друга точка е нарушена. Описвам изискването. Под него пиша „Ако това не е изпълнено, тогава се случва следното: *описва болезнена и правдива картина на пълен провал* „Чувствайте се свободни да обосновете вашите изисквания. Изискването, непосредствено под него е причината за номинацията му.

Старите бюрократи никога не се занимават с това. Те просто изразяват искане. Те смятат, че всеки човек може да направи нещо само под заплахата от някакви санкции, а не поради вътрешна мотивация (приличие, например). И постигат спазването на документа чрез тон контрол, микромениджмънт, глоби и други прояви на външна мотивация. И всичко това е муда, разбира се. Или просто заявяват, че служителите на организацията са много безотговорни и слабоумни.

Повечето служители ще се съобразят с вашите изисквания, ако просто разберат защо е необходимо. Повечето служители ще пренебрегнат вашите искания, дори под заплахата от някакво наказание, ако не разбират защо е необходимо това.

Повишете вътрешна мотивацияхората могат да се съобразят с изискванията на системата различни начини. Стигнах дори до обиди „Ако не спазвате това изискване, не можете да се наречете специалист“ и заплахи „нарушаването на тази инструкция ще се наказва с особена жестокост“ в нормативните документи.

5. Всеки трябва да живее според вашия документ. Ако процесът се промени, първата мисъл на служителите трябва да бъде „Трябва да направим промени в разпоредбите“.

За да направите това, опитайте се да включите всички в създаването на този документ. Ако човек сам е написал регулаторен документ, ако е участвал активно в неговото одобрение, тогава той ще се отнесе към него с голямо внимание. Накарайте всеки да изрази своите допълнения.

След одобряването на документа служителите няма да имат възможност да кажат, че са написани някакви глупости, които не могат да бъдат изпълнени. Те сами написаха и одобриха тази глупост. Второ, допълнителна глава при дефиниране на изисквания ще ни позволи да погледнем изискванията от друга страна, която може да не сме взели предвид. Собствениците на процеси могат да имат по-подробна представа за текущото състояние на системата.

Колкото повече време отделяме за разработването и съгласуването на даден документ, толкова по-малко време ще ни е необходимо, за да го приложим и да превърнем изискванията в реалност.

Винаги използвайте концепцията за тестов период, когато не само някой ще наблюдава изпълнението на изискванията, но през този период той може бързо да реши всички проблеми, да отговори на възникнали въпроси и да бъде наясно с напредъка на изпълнението на изискванията от самото начало. до края на целия процес.

И не забравяйте, че вашият документ трябва да е систематичен и да има правилна структура. Имате правилно конфигурирани входове и изходи, връзки към други наредби, правилно посочени позиции, без правописни грешки и приятен дизайн. маса полезни примериможете да научите от GOSTs и стандарти за документооборот, които ви препоръчах да прочетете в началото на тази бележка.

По този начин можете да се уверите, че документът е „жив“. Всеки може да пише мъртвородени статии, които никой никога не чете и не се ръководи от тях.

Пример за мотивационно писмо, което предоставих със стандарта на организацията „Управление на качеството на продуктите“, който беше пуснат за одобрение чрез вътрешна корпоративна поща:

Скъпи колеги!

Моля, третирайте този стандарт като най-важния документ в организацията. Това е ядрото, основата, около която се върти всичко.

Сега стандартът не е перфектен. Прилича повече на скелет, но в бъдеще ще придобива плът и ще става все по-подробен и систематичен.

Искам всеки от вас да допринесе за написването на този стандарт. Пишете ми вашите допълнения и коментари така педантично и подробно, както преглеждам документите на всеки един от вас, които идват при мен за одобрение.

Най-лошото нещо, което можете да направите, е да пренебрегнете процеса на раждане на този документ. Сега е моментът да изразите всички опасения и да постигнете съгласие по всичко. След като стандартът бъде одобрен, повече няма да ви позволявам да избягвате прилагането му.

Сега наблюдавам ситуация, в която строим много бързо, но строим върху пясък. И е необходимо - на основата! Този стандарт е основата, която се опитвам да положа под нашите дейности. Ние строим къща от едната страна, а частта, която е построена малко по-рано, се руши. Затова трябва да се откажете от идеята, че изграждането на основа е загуба на време. Да, не се вижда, защото... под земята е, но е необходимо.

Моля ви да прочетете и участвате в изготвянето на този стандарт с идеята, че след това ще живеете според него. И при никакви обстоятелства не трябва да се оттегляте от този процес. Глупаво е да останем на платформата, когато влакът на нашите подобрения, кола след кола, се движи напред. Може да нямате време да скочите в последния вагон.

Не бива да мислите, че е невъзможно да се живее по този стандарт - аз перфектно администрирам базата данни на отдела за разработка за някои от моите проекти и напълно съм разработил описаните методи върху себе си. Сега се опитвам да мащабирам резултатите си към цялата компания.

В момента стандартът е написан не „както е“, а „както трябва да бъде“. Например, все още нямаме нито едно цялостно ръководство с инструкции за направата на продукта. Нека сега нарисуваме картина на идеалното състояние за себе си и всички ще разберем ясно до какво състояние на системата всички се стремим да стигнем в крайна сметка.

Списък на вътрешни документи

Нека веднага да направим резервация, че в тази статия предоставяме само приблизителен списък на вътрешните корпоративни документи. Той е приблизителен не защото ни е лесно да съставим пълен такъв, а защото, първо, конкретният списък с документи зависи от вида на организацията - търговска или с нестопанска цел, правната форма, държавата и други фактори, и второ - законовите изисквания относно наличието на вътрешнофирмени документи непрекъснато се „усъвършенстват“, а хартията, която не се изисква днес, може да стане „основна“ утре. Разбира се, ние ще променим и добавим към списъка възможно най-добре, но все пак имайте предвид горното.

Въпреки това, за тези, които се нуждаят от конкретен списък специално за тяхната организация, нашите адвокати по трудово право в Рязан ще изготвят необходимия набор от документи за вашата организация.

Вътрешни фирмени документи:

Решения (протоколи) за одобряване на вътрешни документи;
Решение (протокол за назначаване на едноличен управителен орган (директор, президент, ръководител, председател и др.).

Тук не сме посочили протоколите (решенията), необходими при създаване и регистрация на организация, тъй като се предполага, че те вече съществуват, ако организацията работи.

По желание е възможно също така да се предвиди разпоредба относно процедурата за свикване на висшия управителен орган (събрания на учредители, акционери, членове, акционери и др. Със съответните протоколи за тяхното одобрение).

Правилник за предоставяне на информация, също одобрен от висшия управителен орган.

Счетоводни вътрешни документи:

Наредби за счетоводна политика(този документ обикновено се разработва от самите счетоводители, в съответствие с по-нататъшната работа на поверената компания);
По желание може да има и разпоредба за разпределение на печалбата, дивиденти, образуване на фондове - резервен, капитал и др.

Списък на вътрешни трудови (персонални) документи:

Маса за персонал (можете да вземете стандартна формаТ3);
Правилник за вътрешния трудов ред (чл. 189 от Кодекса на труда);
Правила за възнагражденията (глава 21 от Кодекса на труда на Руската федерация);
Списък на трудовите разпоредби (член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация);
Набор от нормативни актове по труда в съответствие със спецификата на дейността (чл. 212 от Кодекса на труда);
Трудови договори (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация), включително трудов договор с директора (забележка: преди това, ако основателят на LLC и директорът бяха едно и също лице, тогава не се изискваше трудов договор, тъй като не можете да подпишете споразумение със себе си, между другото имаше много обяснения и Министерството на труда, и Министерството на финансите, но сега държавната бюрократична мисъл върви по пътя, който в края на краищата, когато основателят и режисьорът съвпада, тогава все още трябва да има споразумение);
Списък на професиите и видовете работа, за които трябва да се разработят инструкции за защита на труда (членове 211, 221, 223, 225, 226, 228 от Кодекса на труда на Руската федерация);
Списък на инструкциите за защита на труда (резолюция 1/29);
Документи, потвърждаващи застраховката на работниците срещу трудови злополуки и професионални заболявания(Член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Програми (чл. 225 от Кодекса на труда):

Въвеждаща програма;
програма за обучение на работното място.

Инструкции:

Длъжностни характеристики на директора и служителите (членове 211, 221, 223, 225, 226, 228 от Кодекса на труда на Руската федерация);
инструкции за защита на труда;
инструкции за пожарна безопасност.

Списания:

Дневник за регистрация на встъпителен инструктаж (член 225 от Кодекса на труда);
дневник за инструктаж на работното място (225 TC);
дневник на трудовите злополуки (членове 228-231 от Кодекса на труда на Руската федерация);
дневник за инструкции за безопасност на труда на работниците, Резолюция 1/29);
дневник за записване на издаването на инструкции за защита на труда на работниците (Резолюция 1/29).

Книги (Резолюция на Министерството на труда на Руската федерация N 69 „За одобряване на Инструкциите за попълване на трудови книжки“):

Приходно-разходна книга за отчитане на формуляри на трудови книжки и вложката в нея;
книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях.

Местни заповеди и решения на учредителите по труда и защитата на труда:

Заповед за разработване (одобряване) на списък с професии и видове работа, за които трябва да се разработят инструкции за защита на труда;
заповед за назначаване на отговорник за инструктажите по безопасност на труда и водене на дневници за инструктажи* (* могат да се комбинират);
заповед за утвърждаване на графика за годишния отпуск;
заповед за назначаване на отговорник за поддържане и вписване на трудови книжки;
решение (протокол) за одобряване на програмата за въвеждане;
решение за утвърждаване на програмата за първоначално обучение на работното място;
решение за одобряване на инструкции за защита на труда за служителите (може да се комбинира).

По избор (тези вътрешни документи на организацията могат да съществуват или да не съществуват в зависимост от конкретната специфика и (или) желание, но все пак сметнахме за необходимо да допълним нашия списък с тях):

Дневник на проверките на юридически лица и индивидуални предприемачипо избор (клауза 8 от член 16 от Федералния закон N 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при упражняване на държавен контрол (надзор) и общински контрол“, Заповед на Министерството икономическо развитие RF N 141 „За прилагането на разпоредбите на Федералния закон „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при упражняване на държавен контрол (надзор) и общински контрол“;
Наредби за личните данни (клауза 8 от член 86, член 88 от Кодекса на труда);
Инструкции за работа на компютър (ако работата на компютър заема повече от 50% от работното време);
Програма за обучение по безопасност на труда (не е задължително при създаване на комисия за обучение по безопасност на труда);
Заповед за създаване на комисия за проверка на знанията по защита на труда;
Инструкции за обучение по безопасност на труда;
Протоколи за проверка на знанията по охрана на труда;
Журнал за проверка на знанията по охрана на труда.

Както виждате, нищо толкова необикновено. С дължимата грижа и минимални компютърни умения, можете лесно да съставите необходимия списък от вътрешни документи на вашата организация.

Въпреки това, в съответствие с член 309.2 от Кодекса на труда, организациите, попадащи в категорията на микропредприятията, могат да използват стандартната форма на трудов договор, сключен между служител и работодател - малък стопански субект, който принадлежи към микропредприятията, одобрен от правителството на Руската федерация № 858. Критериите за класифициране като микропредприятия са установени от член 4 от Федерален закон № 209 - Федерален закон „За развитието на малкия и среден бизнес в Руската федерация“ и приет в съответствие с това закон на Правителството на Руската федерация Постановление № 265 „За максималните стойности на доходите, получени от предприемачески дейности за всяка категория малки и средни предприятия“

Ако микропредприятието използва стандартен трудов договор, такива вътрешни документи на организацията като правилник за вътрешния трудов ред, правилник за възнагражденията и редица други местни трудови (персонални) документи, включени в задължителен списък, може да не се компилира.

Изготвяне на вътрешни документи

Всички документи на организацията са разделени на три документни потока:

Входящи (входящи) документи, т.е. влизане в организацията;
изходящи (изпратени) документи;
вътрешни документи.

Входящ документ (входящ документ) - документ, получен в институцията.

Изходящ документ (изходящ документ) е официален документ, изпратен от институция.

Вътрешен документ е официален документ, който не излиза извън границите на организацията, която го е подготвила.

Всеки от документните потоци има функции за обработка. Винаги трябва да помните, че характеристиките на обработка се влияят от избора на формата на организация на работа с документи (централизирана, децентрализирана, смесена).

Входящите документи включват тези, които идват от други организации: висши, подчинени, обществени, общински, недържавни, от депутати и граждани. Например: закони, укази, резолюции, решения, указания, инструкции, заповеди, инструкции, заповеди, пълномощни, договори, писма (оферти, придружителни, гаранционни, рекламни, информационни, искания и др.), факсове, съобщения, изпратени от електронна поща, телеграми, телефонни съобщения, телетайпни съобщения, доклади за икономически, финансови, управленски дейности, записки, актове, жалби от граждани, молби и жалби от депутати, петиции, колективни жалби.

Обработката на входящи документи включва:

Прием и първична обработка на документи;
предварителен преглед и разпространение на документи;
Регистрация;
предаване за изпълнение.

Приемането и първоначалната обработка на документи в организации, които получават голям брой документи, се извършват от службата за управление на офиса, в малки - от секретаря. В много големи организации (министерства, концерни) в структурата на службата за предучилищна образователна институция се създават специални звена, които приемат документи - експедиции.

Входящите документи могат да бъдат получени по пощата, доставени от куриер, куриер, посетители или предадени по имейл или факс.

След получаване трябва да проверите правилността на доставката на кореспонденцията. Ако е доставен на грешен адрес, той трябва да бъде препратен на подателя. Отварят се пликове, с изключение на тези с надпис „лично“, преценява се физическото състояние на документите (повреден текст, непълно получаване на факс), проверява се наличието на прикачени файлове. По правило пликовете се унищожават, освен в случаите, когато по печата на плика може да се определи датата на изпращане или получаване на документа или адреса на подателя. След това пликът се закрепва към документа. Ако текстът на документа е повреден или няма прикачени файлове, тогава се съставя протокол. Един екземпляр от акта заедно с получените документи се изпраща на адресата. Препоръчани писма се приемат срещу подпис. Ако документът е с надпис „СПЕШНО“, върху него се отбелязва часът на получаване. Извършва се предварителен преглед на документите с цел разпределяне на входящата кореспонденция към документи, които изискват специално внимание от ръководството на организацията или структурните подразделения, за да се освободи ръководителят от разглеждане на второстепенни въпроси, да се ускори движението на документите и тяхното екзекуция.

Разпределението на входящите документи между ръководството се извършва въз основа на заповедта за разпределение на отговорностите между ръководството, която определя областите на дейност на всеки служител. Прехвърлянето на документи за разглеждане на ръководството на организацията се извършва въз основа на важността на съдържанието на документа и в съответствие с функциите и компетентността на длъжностните лица, на които документът е изпратен за разглеждане въз основа на разпределението на отговорностите установени в организацията.

Отчитането на входящите документи се състои в маркиране на разписката. Включва счетоводния пореден номер на документа и датата на получаване (ако е необходимо часове и минути). Знакът се поставя в долния десен ъгъл на първия лист на документа. Може да се щампова на ръка или с електрически щамповач. Факсимилето на документа има дата на получаване, поради което върху него трябва да се посочи само пореден номер. След това документите, които ще бъдат регистрирани, се въвеждат в регистрационната форма, установена в организацията (списание, карта, електронна карта).

Разглеждането на документ от ръководството се състои в това съответното длъжностно лице да напише резолюция върху него, т.е. решението, което е взел относно информацията, съдържаща се в документа.

Резолюцията се прехвърля във формата за регистрация.

Документът се предава за изпълнение след разглеждане от ръководството.

Документите трябва да се изпълняват в срок, поради което входящите документи трябва да бъдат предадени на изпълнителя в деня на получаване и регистрация или на първия работен ден, ако документите са получени извън работно време.

Ако даден документ изисква незабавно изпълнение, той може да бъде прехвърлен директно на изпълнителя, но винаги с уведомление до управителя.

Ако документът е предназначен за изпълнение от няколко изпълнители, съгласувано с отговорния изпълнител, той се предава на всеки или на всички изпълнители, посочени в резолюцията, или се правят фотокопия. Цялата работа по подготовката на проектодокумента се организира от отговорния изпълнител.

По този начин основните задачи за обработка на входящи документи са:

Проверка на правилната доставка на документи;
проверка на целостта на прикачените файлове и физическото състояние на получените документи;
записване на факта на получаване на документи;
подготовката им за изпълнение;
предаване на документи на изпълнители.

Изходящи - документи, създадени в рамките на организацията и изпратени от нея до други институции или лица, изпратили жалбата. Ако организацията има подчинени институции, тя може да им изпраща административни документи (укази, заповеди, инструкции), писма (информация, гаранция и др.). Бележки, доклади, сертификати, рецензии, писма, телеграми, телефонни съобщения, факсове, съобщения, изпратени по електронна поща, се изпращат до по-висши организации.

Обработката на изходящи документи включва:

Изготвяне на проект на документ;
изготвяне на проект на документ;
неговото одобрение (визиране);
заверка на документи;
изпращане на документа.

Изпълнителят отговаря за изготвянето на проекта на изходящия документ. Той координира действията на другите изпълнители, посочени в резолюцията. Отговорният изпълнителен директор има право: да призовава съизпълнителите на работни срещи, да изисква всичко от тях необходими материали, установява реда на работа между съизпълнителите.

В процеса на изготвяне на изходящия документ изпълнителят самостоятелно съставя проект, изготвя проект на документ и го одобрява (заверка). Той трябва да донесе на службата проект за предучилищна възрастдокумент, който изисква полагане на необходимите идентификационни данни (подпис, дата на подписване, изходящ регистрационен индекс, ако е необходимо, печат за одобрение, печат). Документът може да бъде прехвърлен на съответния служител чрез услугата DOU или секретаря. Проектодокументът се представя с всички материали, въз основа на които е изготвен. Ако проектодокументът е придружен от коментари от длъжностното лице(а), които го одобряват, те трябва да бъдат приложени към проекта.

Управителят, след като се запознае с проекта на документа, може незабавно да го удостовери с подписа си или може да направи коментари, изменения и да го представи за преразглеждане. След това изпълнителят финализира документа в съответствие с коментарите” и отново събира визи за одобрение. Връщането на проекта може да се повтори, като всеки път изпълнителят трябва да повтори цялата процедура по изготвяне на проектодокумента от начало до край.

Всеки служител на предучилищната образователна институция трябва да знае, че изпълнителят носи проектодокумент, напълно подготвен: отпечатан на съответния формуляр, с всички визи.

Основните задачи на услугата DOU при обработка на изходящи документи са:

Проверка на коректността на проектодокумента в съответствие с установените правила;
проверка на наличието на идентификационни данни;
поставяне на изходящ регистрационен индекс;
обработка на документа за изпращане.

Обработката на изпратената кореспонденция включва:

Сортиране;
инвестиране в пликове;
адресиране;
доставка до пощата.

Когато приемате документи за изпращане, не забравяйте да проверите:

Коректно изпълнение на документите (подпис, дата, регистрационен индекс, знак за категорията на артикула);
наличието на прикачени файлове, посочени в изпращания документ, и броя на копията, съответстващи на броя на получателите;
коректност на адресирането, наличие на номер на запис, ако документът е изпратен по факс.

Документите, изпратени на един адрес, могат да бъдат приложени в един плик.

За регистрираната кореспонденция службата за деловодство изготвя пощенски опис, в края на който се посочва името на служителя, който я е подготвил, и датата на изпращане.

Документи на компютърен носител се приемат само с придружително писмо.

Всички документи, произхождащи от организацията, трябва да бъдат обработени и изпратени в същия ден или не по-късно от първата половина на следващия работен ден.

Вътрешните документи включват доклади, обяснителни записки, протоколи, актове, отчети.

Обработката на вътрешните документи на етапите на тяхната подготовка и изпълнение преминава през изготвянето на изходящи документи (изготвяне, изготвяне на проект на документ, неговото одобрение (заверка), заверка, регистрация, изпращане), а на етапа на изпълнение - входящи документи ( приемане, предварително разглеждане, регистрация, преглед от ръководството, предаване за изпълнение).

Вътрешните документи имат редица характеристики на тяхната обработка, които се определят от вида на документите:

Проектите на заповеди трябва да бъдат заверени от представител на правната служба;
Протоколът няма етап на подготовка на проекта, както и одобрение и съгласуване.

Прехвърляне на входящи, изходящи и вътрешни документи може да се извърши:

Куриер или куриерска служба;
секретарки;
с помощта на технически средства.

Структурните подразделения на някои организации могат да бъдат разположени в различни сгради или райони на града. В такива случаи се препоръчва доставката на документи да се организира чрез куриери.

В рамките на структурно звено е най-рационално да се включи секретар, който може да събира кореспонденция от службата за предучилищна образователна институция, да връща изходящите документи, подготвени за изпращане, и да прехвърля документи за изпълнение на служителите на структурното звено.

Въвеждането на технически средства и компютърни технологии направи възможно промяната на процеса на обработка на документи. Процесът на изготвяне на документ е ускорен, тъй като извършването на промени не изисква препечатване. Значително се редуцира и опростява одобряването (заверяването) на документ. Настъпиха фундаментални промени в процеса на получаване и изпращане на документи с появата на факс и електронна поща. Но трябва да се помни, че горепосочените предавателни носители предават главно не документа, а информацията, изобразена на носителя. Понастоящем документ, предаван чрез информационни и телекомуникационни системи, може да бъде удостоверен с електронен цифров подпис. Само в този случай той ще има правна сила.

Всички документи трябва да бъдат представени с бележки, посочващи факта на прехвърляне в съответните регистрационни формуляри. Ако документът се прехвърля от едно структурно звено в друго, заобикаляйки услугата на предучилищната образователна институция, служителят, който е прехвърлил документа, трябва да информира тази служба за факта на прехвърлянето.

Регистрация на вътрешни документи

Основният момент при организирането на документационни услуги е рационалното подреждане на регистрацията на документи.

Регистрацията на документ е запис на счетоводни данни за документ в установена форма, която записва факта на неговото създаване, изпращане или получаване.

Можете да дадете по-подробна дефиниция на регистрацията като потвърждение за създаването или получаването на документ на определен ден, като го въведете във формуляр за регистрация, зададете регистрационен номер на акаунт и запишете основна информация за документа във формуляра, което ви позволява създаване на база данни от институционални документи за последващо наблюдение на сроковете за изпълнение на документите и справочна работа по тях.

С други думи, по време на процеса на регистрация се създава система за извличане на информация за всички документи на институцията, която след това може да се използва за справка и контрол върху изпълнението на документите.

Следователно регистрацията служи за три цели:

Документно осчетоводяване;
контрол върху изпълнението им;
справочна работа по документи.

На регистрация подлежат само документи, които изискват отговор и изпълнение, независимо от начина на тяхното създаване или получаване.

Не се регистрират документи с оперативен характер, които се изпращат или създават само за информация и не изискват отговор или изпълнение. Службата за управление на записи трябва да разработи списък (списък) на документи, които не подлежат на регистрация. Одобрява се от ръководителя на организацията и се актуализира при необходимост. След първоначална обработка нерегистрираните документи се предават на отдела или преките изпълнители, които могат да бъдат засегнати от съдържащата се в тях информация.

Документите, които не подлежат на регистрация, обикновено включват:

Писма с информационен и справочен характер, изпратени за информация;
всички рекламни писма;
поздравителни писма и телеграми;
покани, програми за семинари, срещи и конференции;
Печатни публикации (книги, брошури, списания);
колети с надпис „лично”;
копия на нормативни документи, постановления и заповеди на държавни органи;
информационни материали и др.

Входящите, изходящите и вътрешните документи се регистрират отделно с отделни регистрационни номера.

Регистрационният номер (индекс) на документ е цифрово или буквено-цифрово обозначение, присвоено на документ при регистрацията му.

Има три форми на регистрация на документи:

списание;
карта;
автоматизиран.

Журналната система обикновено се използва, когато записването на документи излиза на преден план; дневниците обикновено записват най-много ценни документи, например паспорти, трудови книжки, документи за образование. Банките водят дневници на депозитни споразумения, фирмени сметки и др. При работа с документи се използва системата за регистрация на журнал ограничен достъп: секретно, поверително. За всяка категория документи обикновено се разработва собствена форма на дневник в различна степенподробна информация за документа.

Системата за архивиране на дневници беше удобна за организациите, стига те да получават малък брой документи. При голям обем документооборот журналната система има редица съществени недостатъци. Тъй като регистрацията в дневника се извършва в последователността на получаване на документи, тя може да се поддържа само от едно лице наведнъж. При големи количестваСлед получаване на документи процесът на регистрация отнема много време и забавя по-нататъшната работа с документите. В допълнение, системата за регистриране на журнала често води до повторна регистрация на документи в други структурни звена, където документът се прехвърля. Но най-важният недостатък на системата за регистрация на списания е невъзможността да се организира контрол върху сроковете за изпълнение на документите и своевременно да се извършва информационна и справочна работа по документи.

Системата за регистрация на карти ви позволява да преодолеете тези недостатъци, тъй като картите могат да бъдат поставени в картотеки в произволен ред и няколко души могат да регистрират документи едновременно, създавайки необходимия брой копия на регистрационната карта. Формата на регистрационната карта може да се определи от самата институция и се записва в инструкциите за управление на офиса.

Най-рационалната днес обаче е автоматизирана система за регистриране на документи на компютър. Тя позволява чрез регистриране на различни работни места да комбинира цялата информация за документите в единна база данни, въз основа на която е възможно да се организира централизирана информационна и справочна работа и контрол върху изпълнението на документите.

Входящите документи обикновено се регистрират централно. В малка фирма те се регистрират от секретар, в институция, която има офис - от специално определен служител или, ако обемът на входящите документи е голям, от регистрационна група.

Документите се регистрират независимо от начина, по който са получени: получени по пощата, получени чрез куриер, по факс или електронна поща.

Формулярът за регистрация обикновено съдържа следната информация за входящия документ:

Дата на получаване;
входящ регистрационен номер, определен на документа от институцията получател;
автор (кореспондент) - т.е. чий е този документ?
датата на документа, възложена му от институцията автор;
регистрационен номер на документа, присвоен му от институцията автор;
заглавие (за какво се отнася документът);
резолюция;
срок за изпълнение на получения документ;
изпълнител (който ще работи с получения документ);
ход на изпълнението (записват се всички прехвърляния на документа и резултатът от изпълнението);
N& актове (където документът се поставя след изпълнение).

Регистрационната форма на входящия документ първоначално не се попълва изцяло. Преди документът да бъде прехвърлен на управителя, документът не съдържа резолюция, срок или изпълнител, тези данни се въвеждат след преглед на документа от управителя. Информация за хода на изпълнението на документа и номера на делото се въвеждат в регистрационната форма по време и след изпълнението на документа.

Такава карта може да бъде проектирана във формат A5 (148x210) или A6 (105x148). Размножава се чрез избор на доста дебела хартия.

За различните групи регистрирани документи можете да използвате карти с различни цветове, цветни ивици по горното поле или по диагонал.

При автоматизираната система за регистрация най-удобният (предлага се от повечето компютърни програми) е визуализиран формуляр за регистрационна карта (RCC), в който се въвежда информация за документа, подобно на традиционната хартиена ръчна карта.

С автоматизираната система за регистрация информацията за даден документ може лесно да се допълва. Например добавете:

Тип на документа;
географско местоположение на автора на документа;
автор на резолюцията;
наименование на структурната единица;
брой листове в документа;
брой листове за кандидатстване;
свързани документи.

Попълването на регистрационна карта на компютърен екран в много отношения е подобно на попълването на традиционна хартиена карта, но има и свои собствени характеристики.

Формулярът на електронната регистрационна карта по правило съдържа както данни (полета), които се попълват ръчно (например номер и дата на входящия документ, резюме, текст на резолюцията), данни (полета), които се въвеждат автоматично (дата на регистрация, регистрационен номер на документа) и данни (полета), които се въвеждат чрез избор на информация от падащи списъци. Такова въвеждане на информация не само ускорява процедурата за попълване на регистрационната карта, но също така, което е особено важно, ви позволява да избегнете печатни грешки и несъответствия, които могат значително да усложнят или дори да направят невъзможно автоматичното търсене на информация за документ.

С помощта на падащи списъци по правило се попълват данни (полета):

Вид на документа - тъй като броят на видовете документи е ограничен;
авторът на резолюцията - списък на ръководството на организацията;
структурно звено - списък на структурните звена;
изпълнители - по правило това поле се състои от две части - наименование (и/или индекс) на структурното звено и фамилия и инициали на изпълнителя;
Номер на делото - свързано с номенклатурата на делата на организацията;
свързани документи - тези данни установяват връзка между регистрирания документ и други (например документ за отговор е свързан с инициативен документ).

С помощта на попълнения списък се попълват данните (полето) „кореспондент“. От списъка се избират организации, с които се поддържа постоянна кореспонденция. Ако документ, получен от нов кореспондент, е регистриран, информацията за него се въвежда в списъка. Информацията за кореспондентите може да се използва в бъдеще за справочна работа, за създаване на пощенски списъци и др.

След като сте отделили време за създаване на такива списъци веднъж, можете да постигнете значителни спестявания на време в процеса на по-нататъшна работа.

Формулярите за регистрация на изходящи документи в много отношения са подобни на формулярите за регистрация на входящи документи, но се попълват с различни данни. Посочено:

Името на отдела, подготвил документа
номер на изходящ документ;
дата на документа;
адресат, т.е. име на организацията, на която се изпраща документът;
резюме на документа;
фамилия на изпълнителя, изготвил документа;
целева дата за очакван отговор;
връзка към входящия документ, ако документът е отговор;
номерът на делото, където е заведено копие от изпратения документ (или оригиналът, ако документът е изпратен по факс).

Може да се добави друга информация за документа, например брой листове, наличие на прикачени файлове, номер на формуляр, поръчка за изпращане и др.

Изходящите документи обикновено се регистрират централно в зоната за изпращане на кореспонденция.

Вътрешните документи често се регистрират децентрализирано в групи в тези отдели, където се създават и изпълняват: счетоводство, човешки ресурси, офис и др.

Вътрешните документи трябва да бъдат регистрирани в деня на подписване или одобрение.

При регистриране на вътрешен документ се попълва следната информация за него:

Сериен регистрационен номер, присвоен на документа;
дата на документа (регистрация);
резюме;
отделът, подготвил документа;
изпълнител;
срок на изпълнение;
знак за изпълнение (прогрес на изпълнение);
номер на делото, където е заведен документът.

Както в предишните форми на входящи и изходящи документи, към регистрационната форма могат да се добавят други данни: брой листове, наличие на прикачени файлове и др.

Всеки вид документ (заповеди, инструкции, договори, бележки) се регистрира и номерира самостоятелно. Серийният номер, присвоен на документа по време на регистрацията, се прехвърля към документа. Към номера могат да се добавят букви. Например към заповед за персонала - „l“, т.е. персонал, или „k“ - персонал, към номера на заповедта - буквата „r“ - заповед и т.н.

Създаването на рационална система за регистрация на документи позволява на службата за управление на записи да разполага с информация за всички документи на организацията и умело да изпълнява такива важни задачи като информационна и справочна работа и контрол върху изпълнението на документите.

Вътрешна проверка на документи

Началото на следващата календарна година в предприятие (организация, институция) обикновено съвпада с проверка на състоянието на дейността му от вътрешна комисия, председателствана от един от заместник-ръководителите. Извършва се съответна проверка по основните направления за подпомагане на бизнеса, вкл. документационна поддръжка за управление (ДОУ) (офис работа).

Задачите на проверката обикновено се формулират в заповед (инструкция) на ръководителя на предприятието (организация, институция). За проверка на състоянието на документите в комисията по правило се сформира подкомисия със съответните правомощия.

Основните задачи на подкомисията са следните:

1) проверка на наличието на местни разпоредби, регулиращи организацията на офис работата на предприятие (организация, институция), тяхното съответствие с изискванията на разпоредбите в областта на офис работата;
2) осигуряване на офис работа с основни видове ресурси, тяхното съответствие с нуждите на предприятието (организацията, институцията) от документирана информация;
3) състоянието на работата по управлението на документи, генерирани в дейността на предприятие (организация, институция), както и на неговата документация;
4) идентифициране на недостатъци във функционирането на системата за управление на офиса на предприятие (организация, институция), установяване на причините за тях, разработване на предложения за подобряване на системата за управление на офис (с отразено по-горе в доклада за проверка).

Нека разгледаме как тези задачи се решават по време на дейностите по проверка.

Проверка за местни разпоредби

Основните местни разпоредби (LNA), регулиращи организацията на офис работата на предприятие (организация, институция), включват:

Правилник за структурното звено, упражняващо правомощия за организиране на деловодството;
- инструкции за деловодна работа;
- длъжностни характеристики на служителите на упълномощеното звено. Изброените ЗНА формират организационната и правната основа за правилното функциониране на системата за корпоративно деловодство.

В допълнение към тях предприятие (организация, институция) може да развие:

Правилник за отделите в рамките на упълномощеното структурно звено: група за обработка на документи, група за подготовка на технически документи, група за съхранение на оперативни документи, група за съхранение на архивни документи и др.;
- инструкции за служителите, отговорни за деловодството в други структурни звена.

При проверка на LNA също се установява колко добре те отговарят на изискванията на регулаторните (нормативни, методически, регулаторни и технически) актове в областта на офис работата.

По-специално, при проверка на инструкциите за работа в офиса се установява съответствието на неговата структура и съдържание Методически препоръкиотносно разработването на инструкции за офис работа във федералните изпълнителни органи, одобрени. със заповед на Росархив № 76.

При проверка длъжностни характеристикиустановява се съответствие на тяхното съдържание квалификационни характеристики. Освен това се обръща внимание на съответствието на дизайна на LNA с GOST R6.30-2003.

Въз основа на резултатите от проверката се прави заключение за наличие (частично наличие или пълно отсъствие) LNA, регулиращ организацията на офис работата на предприятие (организация, институция), както и неговото съответствие или частично (пълно) несъответствие с нормативните правни актове в областта на офис работата.

При проверка на наличието на офис работа с основните видове ресурси, тяхното съответствие с нуждите на предприятието (организацията, институцията) в документирана информация, основното внимание се обръща на:

Да гарантира, че упълномощеното структурно звено е оборудвано с персонал с необходимия брой и квалификация;
- наличие и състояние на помещения за разполагане на оторизираното структурно звено и съответните работни помещения;
- наличието и оборудването на работните места за персонала на упълномощеното структурно звено, тяхното съответствие с изискванията за защита на труда;
- наличие и изправност на средствата за организационна и техническа поддръжка на дейността на упълномощеното структурно звено: обработка на документирана информация, съхранение, комуникация и комуникации и др.;
- редовността на получаване на средства за осигуряване на функционирането на упълномощеното структурно звено, тяхната достатъчност за правилното изпълнение на задачите за задоволяване на нуждите на предприятието (организацията, институцията) от документирана информация.

Въз основа на резултатите от проверката се прави заключение за осигуряването (частична или пълна липса на осигуряване) на изброените видове ресурси, тяхното съответствие (частично или пълно несъответствие) с нуждите на предприятието (организацията) в документирана информация.

При проверка на състоянието на работата по управление на документи, генерирани в дейността на предприятие (организация, институция), както и неговата документация, на първо място се оценява съответствието на действителните показатели за изпълнение с планираните.

По-конкретно, обемът на документооборота на едно предприятие (организация, институция) се определя: общо и по основни информационни потоци (входящи, изходящи и вътрешни документи), както и по видове документи (хартиени и електронни), вкл. спрямо аналогични показатели от предходни години.

Оценява се и ефективността от използването на автоматизирани средства за обработка на документирана информация.

Особено внимание се обръща на осигуряването на безопасността на документите по време на процеса на обращение: обемът на мерките за търсене и възстановяване на нормалното им физическо и химическо състояние, броят на неоткритите (загубени) документи през одитирания период и в сравнение с подобни показатели от предишни години. Проверяват се и данните за резултатите от наблюдението на изпълнението на документите, по-специално броят на случаите на тяхното неправилно изпълнение: неспазване на срокове, изпълнение на документи в нарушение на установените изисквания, несъответствие на изпълнения документ с резолюцията, и т.н. Въз основа на резултатите от одита се прави заключение за степента на ефективност на деловодството - общо и по функционални компоненти (управление на документи и документация).

Вътрешни трудови документи

Отчитането на труда и заплатите в организацията се извършва въз основа на първични документи, генерирани в отдела за персонал. Лошо свършената работа от отдел Човешки ресурси неминуемо се отразява на работата както на счетоводния отдел, така и на цялата организация. Последицата от това е ненавременното заплащане на служителите, отпуск по болест, несвоевременно изготвяне на документи за подаване в държавните социални органи. В резултат на това финансовите резултати на предприятието като цяло намаляват.

Спазването на нормите на Кодекса на труда на Руската федерация и правилното изпълнение на кадровата документация се контролират както от органите на Федералната инспекция по труда (Rostrudinspektsiya), така и от органите на Федералната данъчна инспекция. Държавен инспектор може да дойде в офиса на всяка организация, независимо от нейната форма на собственост, и да поиска документи, свързани с досиета на персонала, както и други задължителни вътрешни разпоредби и заповеди, налични в организацията (Федерален закон № 134-FZ „За защитата на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи по време на държавен контрол (надзор)).

Документирането на дейността на службата по човешки ресурси обхваща всички процеси, свързани с подготовката и обработката на кадровата документация съгласно установените правила, и решава следните задачи по управление на персонала:

Организация на труда на работниците;
- сключване на трудов договор и наемане на работа;
- преместване на друга работа;
- осигуряване на почивки на служителите;
- стимулиране на служителите;
- налагане на дисциплинарни наказания на служителите;
- атестиране на служителите;
- поддържане на персонала;
- отчитане на използването на работното време;
- привличане на служители за работа през почивните дни и неработните празници;
- регистрация на командировки;
- прекратяване на трудовия договор и освобождаване от работа.

Превъртете документи за персонала, които организациите трябва да поддържат независимо от тяхната форма на собственост, е дадено в приложението. Той също така определя регулаторни документи, регулиращи задължението на работодателя да поддържа определени документи за персонала и периодите на тяхното съхранение (в съответствие със Списъка на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организацията, посочващи периодите на съхранение, одобрени от Федералния архив).

Организацията на труда на работниците се осъществява чрез приемане (одобрение от ръководителя на организацията или упълномощено от него длъжностно лице) на местни разпоредби. Всеки работодател в задължителенТрябва да има правилник за вътрешния трудов ред и разпоредби за защита на личните данни. При необходимост се приемат други местни разпоредби, като наредби за заплатите, трудовите стандарти, бонусите и материалните стимули, сертифицирането и др.

Колективен договор(споразумение) има консултативен характер, тъй като се сключва по споразумение на страните (глава 7 от Кодекса на труда на Руската федерация). Поддържането на лични досиета на служителите е препоръчително за частни компании. Задължението на работодателя да поддържа лични дела се прилага за служители на държавни организации в съответствие с Федералния закон № FZ-79 „За държавната държавна служба на Руската федерация“. За удобство все още можем да препоръчаме създаването на лични файлове или лични папки, а процедурата за тяхното формиране трябва да бъде фиксирана в местния регулаторен акт на организацията, одобрен от ръководителя.

В личното досие на служителя (лична папка) можете да включите копия на документи, които са необходими при наемане (паспорт, военна лична карта, удостоверение за присвояване на TIN, удостоверение за пенсионно осигуряване, удостоверение за брак, акт за раждане на деца - за предоставяне на облекчения за данък върху дохода; документи за образование и др.) и впоследствие всички основни документи, създадени през трудовия живот на служителя, които го характеризират трудова дейност(заявления за преместване на друга работа, писмо за напускане, характеристики, документи за повишаване на квалификацията, копия от заповеди за приемане, преместване, уволнение и др.).

Освен това работодателят трябва да разполага със следните документи за защита на труда:

Инструкции по охрана на труда по професии;
- дневник на инструктажа (запознаване с инструкциите);
- дневник на служителите, преминали задължителен медицински преглед и други.

Тези документи могат да се съхраняват в службата за персонал на предприятието, ако организацията няма отделна служба за защита на труда или в офиса.

В съответствие с подс. "а" част 1 чл. 356 от Кодекса на труда на Руската федерация Федералната инспекция по труда упражнява държавен надзор и контрол върху спазването от работодателите на трудовото законодателство и други регулаторни правни актове. Федералната инспекция по труда има право да изпраща по предписания начин до федералните органи на изпълнителната власт, изпълнителните органи на съставните образувания на Руската федерация, органи местно управление, правоприлагащи органи и съдилища, искове и други материали за факти на нарушения на законодателството в областта на труда и защитата на труда, до спиране на дейността на компании, където са установени нарушения (член 3.12 от Кодекса за административните нарушения).

Ръководителите на организации носят лична отговорност за документалния фонд, създаден в процеса на тяхната дейност. За нарушение на законодателството на Руската федерация и други регулаторни правни актове, неправилно поддържане на документация за персонала или липса на такава, законодателят предвижда налагане на административна глоба: за длъжностни лица - от 1000 до 5000 рубли, за юридически лица - от 30 000 до 50 000 рубли. или административно спиране на дейности до 90 дни и отново - води до дисквалификация на длъжностното лице (членове 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 от Административния кодекс).

Списък на документите за персонала, необходими за организацията:

	Документ	Какъв документ регламентира	Забележка	Срок на годност
	Правилник за вътрешния трудов ред (ПТР)	Член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация	При наемане (преди подписване на трудов договор) работодателят е длъжен да запознае служителя с ПВТР срещу подпис. Валидни до смяна с нови.	Постоянно
	Правила за защита на личните данни на служителите	Член 86 от Кодекса на труда на Руската федерация	При наемане (преди подписване на трудов договор) работодателят е длъжен да запознае служителя с Правилника за защита на личните данни на служителите срещу подпис. Валидна до смяна с нова.	Постоянно
	Щатно разписание (формуляр T-3) (разпределение на персонала)	Член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия № 1	Той се компилира всеки път, когато в него се правят определени промени.	Постоянно
	Книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложки към тях		Съхранява се в отдел "Човешки ресурси" и се поддържа непрекъснато.
	Приходно-разходна книга за записване на формуляри на трудови книжки и вложки към тях	Инструкции за реда за попълване на трудови книжки и вложки към тях (одобрени с Резолюция на Министерството на труда на Русия № 69)	Съхранява се в счетоводството заедно с формулярите на трудовите книжки и вложките към тях; Формулярите се получават от отдел "Човешки ресурси" по заявка на служител по човешки ресурси.	50 години (но при ликвидация на дружеството се предава в градския архив заедно с други документи, чийто срок на годност е 75 години)
	Наредби за възнагражденията, бонусите и материалните стимули	Раздел 6 от Кодекса на труда на Руската федерация, глава 21 от Кодекса на труда на Руската федерация	При наличие на сложни системи за заплащане и труд и системи за бонуси. Валидна до смяна с нова.	Постоянно
	Правилник за системата на обучение	Членове 196, 197 от Кодекса на труда на Руската федерация	Ако в организацията има система за обучение.	Постоянно
	Правила за сертифициране на служителите	Член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация	При провеждане на атестация по решение на работодателя.	Постоянно
	График на отпуските	Член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация, Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия № 1	Одобрено от работодателя не по-късно от две седмици преди началото на календарната година.
	Трудов договор	Членове 16, 56, 57, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация	Сключва се писмено с всеки служител.
	Длъжностни характеристики за всяка длъжност в съответствие с щатното разписание, работни инструкции за професии		Приема се по преценка на работодателя.	Постоянно
	Заповеди за наемане на работа	Член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация	Издава се на основание трудов договор. Те се съобщават на служителя срещу подпис в тридневен срок от датата на фактическото постъпване на работа.
	Заповеди за преместване на друга работа	Член 72, параграф 1 от Кодекса на труда на Руската федерация	Публикува се въз основа на споразумение за преместване на друга работа ( допълнително споразумениекъм трудовия договор).
	Заповеди за уволнение	Член 84, параграф 1 от Кодекса на труда на Руската федерация
	Заповеди по основни дейности		Публикуван според нуждите. Заповедите за извършване на основната дейност, изготвени от службата за персонал, се регистрират и съхраняват в канцеларията. Службата за персонал поддържа файла „Копия от заповеди за основна дейност“.	1 година (копия от заповеди, съхранявани в службата за персонал)
	Заповеди за предоставяне на отпуски	Глава 19 от Кодекса на труда на Руската федерация, Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия № 1	Издава се въз основа на графика за отпуск или заявление на служител
	Молби на служители за отпуск без заплащане	Член 128 от Кодекса на труда на Руската федерация	Отпускът без заплащане се предоставя по искане (заявление) на служителя в съответствие с част 1 на чл. 128 от Кодекса на труда на Руската федерация или както се изисква от закона въз основа на заявление на служител (част 2 от член 128 от Кодекса на труда на Руската федерация).
	Лична карта на служителя (формуляр T-2)	Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия № 1.	Провежда се за всеки служител.
	История на заетостта	Член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, Указ на правителството на Руската федерация № 225 „За трудовите книжки“, Инструкции за реда за попълване на трудови книжки и вложки към тях (одобрени с Указ на Министерството на труда на Русия № 69)	Работодателят води трудови книжки за всеки служител, който е работил при него повече от пет дни.	При уволнение служителят получава в ръцете си трудова книжка. Непотърсените трудови книжки се съхраняват в организацията в продължение на 50 години; при ликвидация на предприятието те се архивират
	Споразумения за пълна отговорност	Приложения 2, 4 към резолюцията на Министерството на труда на Русия № 85	Те се сключват със служители, които пряко обслужват материални активи.
	Счетоводна книга (дневник) на заповеди за основна дейност	Инструкции за офис работа в службата по човешки ресурси на ВНИИДАД „Приблизителни инструкции за работа в офиса в службата по човешки ресурси на организация“ (препоръчително)	Трябва да бъде номерирано и прошито, подпечатано и подписано от работодателя
	Отчетна книга (дневник) на заповедите за наемане на работа
	Счетоводна книга (дневник) на заповедите за уволнение
	Отчетна книга (дневник) на заповедите за предоставяне на отпуск
	Журнал за регистрация на удостоверения за пътуване
	График за време	Член 91, част 3 от Кодекса на труда на Руската федерация	Работодателят е длъжен да води отчет за действително отработеното време от всеки служител
	График на смени	Член 103 от Кодекса на труда на Руската федерация	Довежда се до знанието на служителите не по-късно от един месец преди влизането му в сила.
	Дневник за проверките на контролните органи	Федерален закон № 134-FZ „За защита на правата на юридически лица и индивидуални предприемачи по време на държавен контрол (надзор)“	Провежда се от всички юридически лица и предприемачи без образуване на юридическо лице	Постоянно
	Протоколи от заседания, решения на сертификационни квалификационни комисии	Правила за сертифициране на служителите на предприятието	Издава се от сертификационната комисия
	Отчетни карти и заповеди за работещи в опасни професии	Член 91, част 3 от Кодекса на труда на Руската федерация	Съставя се ежемесечно.
	Списъци на работниците в производството с вредни условиятруд	Постановление на Съвета на министрите на СССР № 10 „За утвърждаване на списъци с производство, работа, професии, длъжности, показатели, даващи право на преференциално пенсионно осигуряване“	Ако производството е с вредни условия на труд; е в ход.
	Списъци на служителите, пенсионирани с преференциални пенсии
	Кореспонденция относно назначаване на - държавни пенсии и обезщетения; Преференциална пенсия
	Инструкции по безопасност на труда по професии	Раздел 10 от Кодекса на труда на Руската федерация		Постоянно
	Дневник на инструктажа (запознаване с инструкции)	Раздел 10 от Кодекса на труда на Руската федерация
	Дневник на служителите, преминали задължителен медицински преглед	Член 69 от Кодекса на труда на Руската федерация, заповед на Министерството на здравеопазването и медицинската промишленост на Руската федерация № 90 „За реда за провеждане на предварителни и периодични медицински прегледиработници и медицински правила за допускане до професията.“
	Доклади за аварии	Резолюция на Министерството на труда на Руската федерация № 73 „За утвърждаване на формите на документите, необходими за разследване и регистриране на промишлени аварии, и разпоредби относно особеностите на разследването на промишлени аварии в определени отрасли и организации“
	Актове за разследване на професионални отравяния и заболявания

Документооборот на вътрешни документи

Документопотокът се отнася до движението на документи в една институция от момента на тяхното получаване или създаване до завършване на изпълнението, изпращането или архивирането. Това включва операции по приемане, разпространение, регистриране, контрол на изпълнението, издаване на удостоверения, формиране на досиета, предархивна обработка, съхранение и използване на документи.

Скоростта на преминаване на документ, ефективността на решаване на проблема, повдигнат в него, равномерността на натовареността на отделите и служителите зависи от правилната, рационална организация на документооборота.

Работата с корпоративни документи може да бъде представена под формата на следната технологична верига от операции:

Приемане на входящи документи;
предварителен преглед (отбелязване от секретар);
регистрация на документи;
докладва на управителя за получени документи;
вземане на решения от мениджъра;
изпращане на документи за изпълнение;
контрол върху изпълнението на документите;
оформяне на документи;
подготовка на документи по делата;
използване на документи в справочно-информационната работа;
определяне на сроковете за съхранение на документи (прехвърляне в архива, по-нататъшно използване, унищожаване на документи).

Степента на усъвършенстване на технологичната система за работа с документи се определя от ефективността на движение и изпълнение на документи и ефективността на предоставяне на ръководството на предприятието с документирана информация.

В документационната поддръжка на предприятието могат да се разграничат три основни групи документи: входящи документи (входящи), изходящи документи (изпратени), вътрешни документи.

Регистрация може да се извършва за всички групи документи, предимно за входящи документи. Много предприятия не водят записи на вътрешни документи.

Работата по изпълнението и контрола на изпълнението на документи обхваща вътрешни, входящи документи и само по изключение изходящи.

От етапа на формиране на дела всички групи документи преминават през едни и същи операции, с изключение на входящите документи, които с редки изключения не се предават на архивно съхранение.

За установяване на единна процедура за съставяне на документи и организиране на работа с тях, предприятието разработва инструкции за работа в офиса, които съдържат образци на правилно изпълнени документи и правила за работа с тях.

Приемането и обработката на входящи документи се извършва от пом.секретар.

Получените документи преминават през следните етапи:

Първична обработка;
предварително разглеждане, маркиране;
Регистрация;
преглед на документи от ръководството;
направление за изпълнение;
контрол на изпълнението;
оформяне на документи;
завеждане на документи за файлове.

Първичната обработка на входящите документи се състои в проверка на правилната доставка на писмата. Всички пликове се отварят, с изключение на личната кореспонденция (с надпис „лично”). След това се проверява правилността на адреса на документа, приложен в плика, броя на листовете на документа и наличието на приложения към тях.

Ако няма прикачени файлове или листове на документа, подателят на писмото се уведомява и се прави бележка върху самия документ и в дневника на входящите документи в колоната „Забележка“:

Пликове с надпис „лично” не могат да се отварят.
Съставете протокол, ако текстът на документа е повреден или липсват прикачени файлове.
Изпратете един екземпляр от акта заедно с получените документи на адресата.
Препращане на погрешно доставена кореспонденция на правилния адрес.
Препоръчани писма се приемат срещу подпис.
Посочете часа на получаване на документа, който е отбелязан като „спешен“.

Пликовете по правило се унищожават, освен в случаите, когато само по плика може да се определи адреса на подателя, датата на изпращане и датата на получаване или когато пликът е маркиран като „поверително” или „спешно”.

Извършва се предварителен преглед на входящите документи, за да се разделят документите на регистрирани и нерегистрирани документи.

Регистрираните документи се отбелязват с входящ номер и датата на получаване на документа от организацията.

По време на предварителния преглед също става ясно дали документите, прехвърлени на управителя, изискват избор на допълнителни материали: предишна кореспонденция, договори, нормативни документи и др. Тези документи се избират от помощник-секретаря и се прехвърлят заедно с входящия документ на ръководител на предприятието.

Без предварително разглеждане документите, адресирани до структурно звено или конкретно до служител на компанията, се прехвърлят до местоназначението им.

Ръководителят на предприятието преглежда входящия документ и го изпраща на изпълнителя чрез секретаря с резолюция, отразяваща неговото решение и действителните срокове за изпълнение. Секретарят вписва решението в регистъра. Ако в резолюцията са посочени няколко изпълнители, документът се прехвърля на първия в списъка, който се счита за отговорен изпълнител.

Изпълнителят, работещ с документа, изготвя отговор, който се изпраща на управителя за подпис (заедно с придружаващите материали, използвани при изготвянето на отговора).

Секретарят (при необходимост) следи изпълнението на входящия документ.

Секретарят получава инициативно писмо от изпълнителя и го поставя в съответния файл за по-нататъшно съхранение и използване и изпраща отговора на адресата.

Документите, изпратени от компанията, се наричат ​​изходящи документи. Обработката на изходящи документи се състои от следните операции:

Изготвяне на проект на изходящия документ;
одобряване на проектодокумента;
проверка на коректността на проектодокумента от секретаря;
регистрация на документи;
проверка на коректността на адресирането;
изпращане на документ до адресата;
завеждане на второто копие (копие) на документа във файла.

Проектът на изходящия документ се съставя и изпълнява от изпълнителя, а секретарят проверява правилността на неговото изпълнение.

Изходящите документи се съставят в два екземпляра, с изключение на факсовете, които се съставят в един екземпляр.

Подготвеният проект на изходящия документ се предава на управителя за подпис. Заедно с него могат да се прехвърлят и други документи, въз основа на които се изготвя проектът на изходящ документ (инициативни писма, договори, актове, нормативни документи и др.).

Управителят може да направи всякакви промени и допълнения в подписания документ или да го върне на изпълнителя за преразглеждане.

След като ръководителят подпише два екземпляра, документът се регистрира от секретаря. Изпратените документи се регистрират в „Регистрационен дневник на изходящите документи”.

За регистриране на изходящи документи са необходими следните данни:

Индекс на документа, включително номер на делото;
дата на документа;
дестинация;
резюме или заглавие;
записка за изпълнение (запис за разрешаване на проблема, номера на документите за отговор);
изпълнител;
Забележка.

Препоръчаният документ се изпраща на адресата в същия ден. Когато изпращате документ, трябва да проверите адреса на получателя върху писмото и върху плика.

Копие от изпращания документ и едно копие от факса се съхраняват във файла за кореспонденция:

Документите трябва да бъдат обработени и изпратени в същия ден.
Телеграмите се изпращат незабавно.
Изходящите документи се разпечатват в два екземпляра.
Ако документът трябва да бъде върнат, подпечатайте го или го маркирайте като „Възможен за връщане“ и го маркирайте в досието или дневника.

За да регистрирате входящи и изходящи документи с помощта на персонален компютър, можете да използвате същите колони на дневника за регистрация.

Вътрешни документи са документи, които се изготвят, изпълняват и изпълняват в самата организация (институция) в съответствие с вътрешните правила за разработване на документи.

Вътрешните документи включват: становища, актове, протоколи, доклади и обяснителни записки и др.

Работата с вътрешни документи се извършва, както следва:

1) изготвяне на проект на документ от изпълнителя;
2) проверка на правилността на проекта на документа;
3) подписване на документа от ръководителя (одобрение, ако е необходимо);
4) регистрация на документа;
5) предаване на документа на изпълнителя;
6) изпълнение на документа;
7) контрол на изпълнението на документите;
8) завеждане на изпълнения документ в досието.

Крайните етапи на работа с вътрешни документи са: използване в справочна и информационна работа (от 1 година до 3 години) и определяне на по-нататъшния период на съхранение (проверка на стойността на документите). В резултат на решението на експертната комисия на предприятието вътрешните документи могат да се използват в справочната и информационната работа на службата за управление на деловодството повече от три години или могат да бъдат прехвърлени в архива или унищожени.

Регистрация на документи. Това е запис на факта на създаване на документ или неговото получаване чрез присвояване на регистрационен номер (индекс) на документа и записване на информация за него в регистрационния дневник.

Регистрацията е необходима за осигуряване на безопасността на документите, бързо търсене, счетоводство и контрол:

Дайте качество и количествени характеристикидокументи;
потвърдете получаването или изпращането на документа;
създава регистрационно-справочен апарат, който може да се използва за информационни цели;
контролира изпълнението на документа.

Основният принцип на регистрация на документи е еднократната регистрация. Всеки документ трябва да бъде регистриран в дадено предприятие само веднъж. Входящите документи се регистрират в деня на получаване, изходящите и вътрешните документи - в деня на подписването.

Има няколко форми на регистрация на документи: централизирана, децентрализирана, смесена.

Най-голяма ефективност се постига с централизирана система за регистрация на документи, тоест когато всички регистрационни операции се извършват на едно място или от един служител, например секретар. Такава система ви позволява да създадете единен референтен център за корпоративни документи и установява единна процедура за регистрация.

Децентрализираната система включва регистрация на документи в местата на тяхното създаване или изпълнение, т.е. в структурни подразделения.

Като се вземат предвид спецификите на предприятието, може да се използва смесена система за регистрация на документи, когато някои документи се регистрират централно, а някои документи се регистрират децентрализирано, в структурни подразделения.

Малките предприятия най-често използват централизирана система за регистрация.

При регистриране на документи в предприятие трябва да се спазват следните правила:

Всеки документ се регистрира само веднъж;
всички документи се регистрират само на едно място;
всички документи се регистрират по единна форма, приета от предприятието.

По време на регистрацията всички документи се разделят на няколко групи, всяка от които се регистрира отделно, например:

Входящи документи;
изходящи документи;
вътрешни документи;
търговски договори;
документи, обозначени с “CT” (“Поверително”).

При регистриране на всяка група документи трябва да се използват единни унифицирани методи за присвояване на номера (индекси) на документи.

Има три основни вида регистрация на документи:

1) картова система за регистрация на документи;
2) журнална система за регистрация на документи;
3) компютърна система за регистрация на документи.

Съхранение на вътрешни документи

Длъжностни характеристики - постоянно (клауза 27 от Списъка на стандартните управленски архивни документи).

Графиците на персонала на организацията и промените в тях на мястото на разработване и одобрение имат постоянен сроксъхранение (чл. 71 от Списъка на стандартните управленски архивни документи).

Вътрешните трудови правила трябва да се съхраняват в организацията една година след замяната им с нови (член 773 от Списъка на стандартните архивни документи за управление).

На основание чл. 411 от Списъка на стандартните управленски архивни документи, разпоредбите относно възнагражденията и бонусите на служителите подлежат на постоянно съхранение на мястото на тяхното разработване и одобрение.

Документите (списък с информация, наредби и др.) За установяване на режим на търговска тайна в организацията имат постоянен срок на съхранение (член 62 от Списъка на стандартните документи за управление на архива).

Въпреки факта, че периодите на съхранение на местните разпоредби и заповедите, които са ги одобрили, често се различават, местната наредба става част от заповедта, нейното приложение и периодите на съхранение в този случай ще зависят от периодите на съхранение на местния акт или заповед (в зависимост от това кой период е по-дълъг).

От момента на одобрението ново изданиедлъжностна характеристика, старата става невалидна. Срокът за съхранение на неактивни издания на длъжностни характеристики е 3 години (клауза 77 от раздел 2 от Списъка на стандартните управленски архивни документи).

Промените в сроковете за съхранение на документите на персонала, въведени с член 22.1 от Закон № 125-FZ, се прилагат само за документи, чийто период на съхранение преди това е бил 75 години. В същото време законодателите направиха грешка, тъй като формално постигнаха увеличаване на сроковете за съхранение на всички групи документи за персонала. А именно за тези, за които е предвиден период на съхранение от пет години в съответствие с параграфи 19 и 665 от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия № 558. В момента се подготвя законопроект, който ще измени Закон № 125-FZ и отстранете възникналите недостатъци. Както обясняват специалистите от Rostrud, преди да бъдат приети тези промени, трябва да се прилага съществуващата система за определяне на сроковете за съхранение на документи съгласно списъка, одобрен със Заповед на Министерството на културата на Русия № 558, за да се избегнат недоразумения и глоби и не отделя документи за персонала за унищожаване.

Периодите, през които е необходимо да се съхраняват документи за персонала, са посочени в член 22.1 от Закон № 125-FZ и списъка, одобрен със Заповед на Министерството на културата на Русия № 558. Началото на срока за съхранение на документи е счита се за 1 януари на годината, следваща годината, в която са съставени (параграф 4, точка 1.4 от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия № 558).

Така заповедите за наемане, преместване, уволнение, отпуск без заплащане и други заповеди за персонала, както и изявленията на служителите, ако се съхраняват в личните им досиета, като цяло трябва да се съхраняват най-малко 75 години, ако са създадена до 2003 г. Ако тези документи са създадени след 2003 г., тогава те трябва да се съхраняват най-малко 50 години.

Трудови договори, личните картони и личните досиета на служителите също трябва да се съхраняват 75 години, ако са създадени преди 2003 г., или 50 години, ако са създадени след 2003 г., а личните досиета на ръководителите - постоянно. Разписанието на персонала също трябва да се поддържа през цялото време.

Освен това всички документи за персонала, които са формирани през периода на държавна служба, които не са държавни публичната служба, трябва да се съхраняват 75 години, независимо от датата на тяхното създаване.

Тази процедура е предвидена в член 22.1 от Закон № 125-FZ.

Заповеди за предоставяне на годишни и учебни ваканции, изпращане в командировки в Русия (както и други документи за командировки: задачи, отчети и др.), както и заповеди за наказания и изявления на служители, ако се съхраняват отделно, а не в лични файлове, това е достатъчно за съхранение само пет години.

Това заключение следва от точки 19 и 665 от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия № 558.

Внимание: промените в сроковете за съхранение на документите на персонала, въведени с член 22.1 от Закон № 125-FZ, се прилагат само за документи, чийто период на съхранение преди това е бил 75 години. В същото време законодателите направиха грешка, тъй като формално постигнаха увеличаване на сроковете за съхранение на всички групи документи за персонала. А именно за тези, за които е предвиден период на съхранение от пет години в съответствие с параграфи 19 и 665 от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия № 558. В момента се подготвя законопроект, който ще измени Закон № 125-FZ и отстранете възникналите недостатъци. Както обясняват специалистите от Rostrud, преди да бъдат приети тези промени, трябва да се прилага съществуващата система за определяне на сроковете за съхранение на документи съгласно списъка, одобрен със Заповед на Министерството на културата на Русия № 558, за да се избегнат недоразумения и глоби и не отделя документи за персонала за унищожаване.

Материалите за освидетелстване на работните места трябва да се съхраняват 45 години, а при тежки, вредни или опасни условиятрудов стаж - 75 години.

Спазвайте трудовите разпоредби дори след подмяната им с нови. Срокът на годност е една година. Установен е и едногодишен срок на годност за графиците за отпуски.

Периодът, през който е необходимо да се съхраняват документи, потвърждаващи, че даден служител е получил образование за сметка на организацията, се определя от изискванията на данъчното законодателство. Факт е, че параграф 3 от чл.264 Данъчен кодексРуската федерация е установила, че за да отпише тези разходи за намаляване на облагаемата печалба, организацията трябва да съхранява всички документи, потвърждаващи обучението (споразумение с образователна институция, заповед от управителя за изпращане на служител на обучение, акт за предоставяне на услуги, диплома, сертификат и др.). Срокът на тяхното съхранение е ограничен до продължителността на договора за обучение и една година работа на служителя, но не по-малко от четири години.

обратно | |