Работодателят е длъжен да организира работата по водене, отчитане, съхраняване и издаване на трудови книжки. Отговорност в рамките на предприятието към ръководителя за своевременното и правилно пълненетрудовите книжки, за тяхното отчитане, съхранение и издаване се поемат от специално упълномощено лице, назначено със заповед (инструкция) на ръководителя на предприятието (клауза 45 от Правилата за поддържане на трудови книжки, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. No 225).

Тук трябва да се отбележи, че в случай на проверка на работата на службата за персонал, държавният инспектор по труда в без провалзаедно с други документи ще изисква и заповед за назначаване на лице, отговорно за воденето, счетоводството и издаването на трудови книжки. Освен това най-често инспекторът първо задава въпроса кой води трудовите книжки на служителите и в същото време иска да бъде представен лично. И след това той иска да покаже заповед, потвърждаваща, че именно този служител на отдела за персонал е упълномощен да води трудови книжки.

При липса на тази заповед държавният инспектор по труда определено ще издаде заповед за отстраняване на нарушението трудовото законодателство. Ето защо е по-добре незабавно да издадете такава заповед, без да стигате до крайности.

Последици от нарушение на трудовото законодателство (член 5. 27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация):

Налагане на административна глоба на длъжностни лица в размер от 5 до 50 пъти минималната работна заплата:

1) за лица, които преди това са били подлагани на административно наказание за подобно административно нарушение, това нарушение води до дисквалификация за срок от една до три години;

2) налагане на административна глоба на организацията в размер от 300 до 500 пъти минималната работна заплата.

При издаване на такава заповед ръководителят на предприятието не трябва да се ограничава само до посочване на длъжността - „постави отговорност за поддържането, съхраняването и отчитането на трудовите книжки на инспектора по персонала“. Необходимо е също така да се посочи фамилия, име, отчество, тъй като говорим за предоставяне на специални правомощия конкретно лице .

Също така в заповедта (инструкцията) трябва да се отбележи, че в случай на изпращане на отговорен служител в командировка, предоставяне на отпуск или отсъствие от работа по уважителни причини, неговите задължения се прехвърлят на ръководителя на отдела (фиг. . 1).

Фиг. 1 Примерна заповед за назначаване на лице, отговорно за поддържане, отчитане, съхранение и издаване на трудови книжки

V тази поръчкакрайно нежелателно е функциите, свързани с поддържането, счетоводството и съхранението на трудови книжки, да се разпределят между няколко служители. Например, на един инспектор по човешки ресурси е възложена функцията да попълва работни книги, а на втория са възложени функциите за счетоводство и съхранение. Защото, от една страна, това противоречи на „Правила за водене на трудови книжки”, според който работодателят трябва да назначи едно специално упълномощено лице. От друга страна отслабва контрола върху изпълнението на поръчката.

В случай на уволнение на служител, отговорен за поддържането на трудови книжки, неговите правомощия се прехвърлят на друг служител или се прехвърлят за известно време на ръководителя на предприятието, докато се намери заместник. Между другото, служителят, отговорен за поддържането на трудови книжки, не прави записи в книгата си и не ги удостоверява - вписванията се удостоверяват или от ръководителя на предприятието, или от служител, специално разпределен за тази еднократна персонална операция.

Прехвърлянето на правомощия за поддържане, записване и съхраняване на трудови книжки на напуснал служител се формализира със съответните заповеди:

– при преместване на вакантна длъжност на друг служителотговорността за поддържане, отчитане и съхранение на трудови книжки е отразена в нареждането за прехвърляне (фиг. 2);

Фиг. 2 Примерна заповед за преместване на вакантна длъжност инспектор от отдел персонал с възлагане на отговорност за поддържане, отчитане и съхранение на трудови книжки

– ако на служителчиято работна функция не е свързана с трудови книжки (например офис мениджър), при условията на съчетание се налага задължениетоуволнен служител за поддържане, отчитане и съхранение на трудови книжки, тогава прехвърлянето на правомощия е фиксирано в реда за комбиниране на постове(фиг. 3);

Фиг. 3 Примерна заповед за комбиниране на длъжности с фиксиране на отговорности за поддържане, отчитане и издаване на трудови книжки

– ако тези правомощия са предоставени на втория инспектор по персонала, тогава се издава специална заповед (фиг. 1).

2. Образец на нова трудова книжка

Фиг. 4 Заглавна страница на работната книга

Фиг. 5 Формуляр на трудова книжка

Фиг. 6 Формата на листовката на работната книжка

Ориз. № 7 Форма на раздели "Информация за работа" и "Информация за награждаване"

3. Регистрация на трудова книжка

Нека разгледаме по-подробно как се попълва трудовата книжка. Ако служител има трудова книжка за първи път, тя се попълва само в присъствието на този служител от упълномощен представител на администрацията на предприятието. Записванията се извършват с химикалка, химикалка, гел химикал или химикалка, светлоустойчиво мастило (паста, гел) в черно, синьо или виолетово. Информацията за служителя се записва на първата страница (заглавната страница) на трудовата книжка и се удостоверява с подпис на специално упълномощено лице и печат.

Трудовата книжка се води на руски (държавен език). Въпреки това, на територията на републиката, която е част от Руска федерацияи утвърди своя държавен език - на руски и в държавен езиктази република.

При всяко вписване в трудовата книжка (вложка), за наемане, прехвърляне в друг постоянна работаи уволнение, служителите на службата за персонал са длъжни да запознаят собственика на тази книга (приложка) срещу разписка в лична карта, в която се повтаря точното вписване от трудовата книжка (приложка).

Оформление на заглавната страница

Информация за служителя се записват на първа страница (заглавна страница) на работната книжка (фиг. 8):

1) фамилията, името, бащиното име на служителя се записват изцяло (без съкращение или замяна на името и бащината с инициали) и четливо въз основа на паспорт или друг документ за самоличност (например военна книжка, задграничен паспорт , шофьорска книжкаи т.н.);

2) датата на раждане е посочена изцяло въз основа на паспорт, акт за раждане или друг документ за самоличност. Например „12 юли 1968 г.“;

3) информацията за образованието се посочва въз основа на съответния документ (сертификат, сертификат, диплома, студентска карта, книжка, сертификат образователна институцияи др.). Цялата информация се записва според Общоруския класификатор на информация за населението (OKIN) и Общоруския класификатор на специалностите в образованието (OKSO):

- основен общо образование- дипломиран служител гимназия, училище със задълбочено изучаване на всякакъв предмет, лицей, гимназия;

- средно (пълно) общо образование - служители, обучаващи се в средни специализирани учебни заведения (техникуми, колежи), но не завършващи ги;

– инициал професионално образование- служителят е завършил професионално училище или еквивалентни учебни заведения;

- средно професионално образование - служителят е завършил средно специализирано учебно заведение (техникум, колеж)

- непълен висше образование- служител, завършил три курса на висше учебно заведение;

- висше образование;

- Следдипломно образование.

4) професията и специалността се посочват въз основа на документ за образование, квалификация или наличие на специални знания (при кандидатстване за работа, изискваща специални познания или специално обучение) или друг правилно изпълнен документ.

Датата на попълване на трудовата книжка също е посочена изцяло, както и датата на раждане.

Фиг. 8 Образец за попълване на заглавната страница на работна книга

След това служителят удостоверява с подписа си коректността на въведената информация. А отговорното лице за издаване на трудови книжки поставя подписа си в края на първата страница (заглавната страница) на трудовата книжка. Думата "четлив" означава, че името на отговорното лице трябва да бъде посочено без графични съкращения и асоциации с инициали. След това на специално определено място (МП) се поставя отпечатък от печата на службата за персонал, а при липса на такъв - отпечатък на печата на предприятието.

Процедурата за извършване на промени в записи на заглавната страница

Промените в фамилното име, собственото име, бащиното име и датата на раждане се извършват от администрацията на работното място въз основа на документ (паспорт, акт за раждане, акт за брак, удостоверение за развод, промяна на фамилия, собствено име, отчество и др.) и с позоваване на номера и датата на издаване на тези документи.

Промени се правят на първа страница (заглавна страница) на трудовата книжка. В този случай предишното фамилно име, име, бащино име или дата на раждане се зачертават с един ред и се записват нови данни. Връзки към съответните документи са написани вътрепокрива и се удостоверява с подписа на ръководителя на организацията или специално упълномощено от него лице и печата на организацията или печата на службата за персонал (фиг. 7, 8).

Фиг. 9 Пример за извършване на промени в колоната "фамилия" на заглавната страница на работната книга

Фиг. 10 Пример за извършване на промени в колоната "Дата на раждане" на заглавната страница на работната книга

Промяната (добавянето) на вписванията за полученото ново образование, професия, специалност се извършва чрез допълване на съществуващите записи без зачеркване на по-рано направените записи. Например, ако служител е имал първоначално професионално образование и е завършил колеж, тогава съответно образованието му става средно професионално. В колона „Образование” се обозначава „средно професионално”, разделено със запетая (фиг. 11).

Фиг. 11 Пример за извършване на промени в колоната "Образование" на заглавната страница на работната книга

Попълване на секцията „Подробности за работа“.

Цялата информация за извършената работа, преместване на друга постоянна работа, квалификации, уволнение, награди се вписват в трудовата книжка въз основа на заповедта (инструкцията) на работодателя не по-късно от една седмица.

Датите във всички раздели на трудовите книжки се изписват с арабски цифри (ден и месец - двуцифрени, година - четирицифрени). Например, ако служител е нает на 12 декември 2005 г., в трудовата книжка се вписва: „12. 12. 2005 г.".

Всички вписвания в трудовата книжка са номерирани (номерацията, която се увеличава през целия период на работа на служителя) и се извършва точно и подробно, без съкращения. Например, не можете да пишете "pr." вместо "поръчай", "дисп." вместо "инструкция", "транс". вместо "преведен" и т.н.

Не е необходимо да се удостоверява с подпис и печат всяко вписване, направено в раздел "Информация за работа". Подписът на лицето, отговорно за поддържането, отчитането и издаването на трудови книжки, и печата на предприятието (служба за персонал) се полагат само след протокола за уволнение.

Вписването в трудовата книжка на нов служител започва с вписването на името на предприятието. В колона 3 на раздела "Информация за работата" на работната книга като заглавие се посочват пълното име на предприятието, както и съкратеното наименование на организацията (ако има такава). Освен това този запис не е номериран. Например, ако организацията JSC "Firmnye Kolbasy" има съкратено наименование, т.е. в устава на организацията е посочено, че нейното съкратено наименование е JSC "FK", тогава в съответствие с клауза 3. 1 от Инструкцията, това съкратено наименование се дава след пълното име (фиг.12).

Фиг. 12 Примерно вписване на името на предприятието в трудовата книжка

След това се извършва вписване на работа, за което в колона 1 се вписва номерът на извършваното вписване, а в колона 2 се посочва датата на постъпване на работа. В колона 3 се вписва приемането или назначаването в структурното звено на предприятието, като се посочва конкретното му наименование (ако условието за работа в определена структурна единица е включено в трудовия договор като съществено), наименованието на длъжността (работа), специалност, професия, посочващи квалификация (фиг. .тринадесет).

Записите за наименованието на работата или длъжността, за която е нает служителят, се правят в съответствие с наименованията на професиите, посочени в Единния тарифно-квалификационен справочник на работите и професиите на работниците (по отрасли), Квалификационния справочник на длъжностите на мениджъри, специалисти и други служители, Общоруския класификатор на работническите професии, длъжности на служителите и категории заплати или в съответствие с щатното разписание.

Ако изпълнението на работа на определени длъжности, специалности или професии е свързано с предоставяне на обезщетения или определени ограничения, тогава наименованието на тези длъжности, специалности или професии и квалификационни изискванияте трябва да отговарят на наименованията и изискванията, предвидени в съответните справочници за квалификация. В противен случай служителят се лишава от правото на тези обезщетения (например преференциална пенсия).

Фиг. 13 Образец на трудова книжка в трудовата книжка

Колона 4 съдържа датата и номера на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя, по което е нает работникът или служителят. По време на трудовата си дейност служителят може да увеличи своя ранг или клас (шофьор), за което се прави съответен запис в трудовата книжка (фиг. 14).

Фиг. 14 Примерен запис в трудовата книжка за смяна на категорията

Освен това служителят може да овладее втора специалност (професия), за която се прави запис в трудовата книжка, като се посочват категориите, класовете или други категории на тези професии, специалности или нива на умения. Например, втората професия "Електротехник за ремонт и поддръжка на електрическо оборудване" беше възложена на настройчика на оборудването в хранително-вкусовата промишленост с присвояване на 3-та категория. V този случайв трудовата книжка в раздел "Информация за работа" в колона 1 се поставя поредният номер на вписването, в колона 2 се посочва датата на учредяване на втората професия, в колона 3 се прави съответния запис, в колона 4 са посочени номера на сертификата и датата на издаване (фиг. 15).

Фиг. 15 Примерен запис в трудовата книжка за учредяване на втора професия

Ако при установяване на втора професия със заповед се налагат задължения за извършване на тези работи (фиг. 16), тогава в раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка (фиг. 17) се прави следното вписване.

Фиг. 16 Примерна заповед за създаване на втора професия с възлагане на допълнителни задължения

Фиг. 17 Примерен запис в трудовата книжка за установяване на втора професия с възлагане на допълнителни задължения

Доста често в персоналсе правят допълнения или промени в наименованията на длъжностите (професиите) във връзка със съответните промени или допълнения, направени в ръководства за квалификация. Тези промени (допълнения) се правят в трудовите книжки въз основа на заповед (инструкция) или друго решение на работодателя (фиг. 18) по следния ред. В колона 1 на раздел "Информация за работа" се поставя поредният номер на вписването, в колона 2 се посочва датата на смяната на длъжността (професията), в колона 3 се прави съответния запис, а в колона 4 се посочва е посочен номерът на поръчката, който променя щатното разписание.

Фиг. 18 Примерен запис в трудовата книжка за извършване на промяна в името на длъжността

Извършване на запис за преименуване на предприятието в трудовата книжка

През последното десетилетие организациите се преименуват доста често. Тези преименувания трябва да бъдат отразени в трудовите книжки на служителите на тези организации. В този случай се прави съответен запис в отделен ред в колона 3 на раздела "Информация за работата" на работната книжка (фиг. 19). Колона 4 съдържа причината за преименуването - заповед (инструкция) или друго решение на работодателя, нейната дата и номер. В този случай не се присвоява номерът на записа и датата на вписването му.

Фиг. 19 Примерен запис в трудовата книжка за преименуването на предприятието

Извършване на запис за времето на служба във въоръжените сили на Русия

Съгласно клауза 21 от Правилата вписванията в трудовата книжка на основното място на работа се правят за времето на военна служба в съответствие с Федералния закон „За военната служба и военната служба“, служба в органите на вътрешните работи и митниците власти.

Времето на служба във въоръжените сили на Русия се определя от вписването във военната книжка (дата и номер на заповедта на министъра на отбраната на Русия за наборна служба за военна службаи освобождаване от него) (фиг. 20).

Ориз. 20 Примерен запис за времето на служба във въоръжените сили на Русия

Въвеждане на записи за времето на обучение в курсове и училища за повишаване на квалификацията, преквалификация и обучение.

В трудовата книжка на мястото на работа се прави запис с посочване на съответните документи за времето на обучение в курсове и училища за повишаване на квалификацията, за преквалификация и обучение на персонала.

Въвеждане на записи за непрекъснат трудов стаж

Записванията за непрекъснат трудов стаж в трудовата книжка се правят в следните случаи:

- ако е непрекъснат старшинствовъзстановен в срок.

Съгласно параграф 23 от Правилата за поддържане на трудови книжки вписването за възстановяване на непрекъснат стаж в трудовата книжка на служител се извършва на последното място на работа в следната последователност. В колона 3 на раздел „Информация за работа” се вписва: „Непрекъснат трудов стаж е възстановен от такава и такава дата, месец, година”, в колона 4 се прави препратка към документа на основание на на което е направено вписването с позоваване на неговата дата и номер (фиг.21);

Фиг. 21 Пример за вписване в трудовата книжка за възстановяване на непрекъснат опит

- ако времето на работа не се зачита в непрекъснатия трудов стаж (например за лица, които са изтърпявали наказанието си под формата на поправителен труд).

Съгласно параграф 23 от Правилника за водене на трудови книжки се прави запис в трудовите книжки на лицата, които са изтърпявали поправителен труд без лишаване от свобода, че времето на работа през този период не се зачита в непрекъснатия трудов стаж. Посоченото вписване се извършва в трудовата книжка в края на действителния период на изтърпяване на наказанието, който се установява съгласно удостоверенията на органите на вътрешните работи. Когато осъденият бъде освободен от работа по установения ред и той постъпи на ново място на работа, се прави съответно вписване в трудовата книжка на предприятието, където е приет или изпратен. Записът се извършва в следната последователност.

В колона 1 на раздел "Информация за работа" се посочва поредният номер на вписването, в колона 2 - датата на вписването, в колона 3 се вписва: "Работно време от такава и такава дата (ден, месец , година) до такава и такава дата (ден, месец, година) не се зачита в непрекъснатия трудов стаж. В колона 4 се посочва основанието за извършване на вписване в трудовата книжка - заповед (инструкция) на ръководителя на предприятието, датата на нейното публикуване и номер (фиг. 22).

Фиг. 22 Примерен запис в трудовата книжка за невключване на работното време в непрекъснат трудов стаж

Правене на промени в работната книга

Ако се установи неправилно или неточно вписване на информация за работа в трудовата книжка, тя се коригира от администрацията на предприятието, където е направено грешното вписване, или от работодателя на новото място на работа въз основа на документ, издаден от работодателят, допуснал грешка. Администрацията на новото работно място е длъжна да окаже на служителя необходимото съдействие за това.

Ако обаче организацията, направила неправилното или неточно вписване, бъде реорганизирана, корекцията се извършва от нейния правоприемник, а в случай на ликвидация на организацията, от работодателя на новото място на работа въз основа на съответния документ.

Коригираната информация за работата трябва напълно да съответства на оригиналната заповед (инструкция), а ако бъдат загубени, друг документ, потвърждаващ съответната информация за работата (архивни документи, свързани с трудовата дейност на служителите, лични карти, ведомости за заплати, лични сметки за заплати, и др.).

Съгласно параграф 29 от Правилника за водене на трудови книжки свидетелските показания не могат да служат като основа за коригиране на по-рано направени записи, с изключение на:

– записи, за които има съдебно решение;

– случаи на масова загуба на трудови книжки на служителите в резултат на извънредни ситуации (екологични и техногенни бедствия, природни бедствия, бунтове и други извънредни обстоятелства).

Продължителността на трудовия стаж на тези работници се определя от комисията по стаж, създадена от властите Изпълнителна властсубекти на Руската федерация. Съставът на такава комисия включва представители на работодатели, синдикати или други представителни органи, упълномощени от служителите, както и други заинтересовани организации.

Установяването на факта на работа, информация за професията (должността) и периодите на работа в тази организация се извършва от комисията въз основа на наличните на служителя документи (сертификат, синдикална карта, регистрационна карта на член на синдиката, книжка за заплати и др.). В случай на тяхното отсъствие - въз основа на показания на двама или повече свидетели, които познават служителя чрез съвместни дейности с него в една организация или в една система.

Ако служителят вече е работил преди да се присъедини към тази организация, комисията предприема мерки за получаване на документи, потвърждаващи този факт.

Въз основа на резултатите от работата на комисията се съставя акт, в който се посочват периодите на работа, професията (должността) и продължителността на трудовия стаж на служителя.

Работодателят въз основа на акта на комисията издава на работника или служителя дубликат от трудовата книжка.

Ако документите не са запазени, трудовият стаж, включително установения въз основа на свидетелски показания, може да бъде потвърден в съда.

Не се допуска коригиране и зачеркване на по-рано направени неточни или грешни вписвания в разделите на трудовата книжка (вложка) „Информация за работа“ и „Информация за награди (поощрения)“.

Промените в трудовата книжка се правят както следва (фиг. 23). След последното този разделзаписът получава следния сериен номер, дата на влизане, а в колона 3 се прави запис: „Записът за номер такъв и такъв е невалиден“. След това се прави правилният запис и колона 4 показва:

1. Дата и номер на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя, записът от който е вписан неправилно в трудовата книжка (фиг. 23);

Фиг. 23 Пример за извършване на промени в запис в работна книга

2. Дата и номер на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя, въз основа на което е извършено правилното вписване. Например, в случай, че уволнението или преместването е признато за незаконно от самия работодател, контролния и надзорния орган, органа за разрешаване на трудови спорове или съда, в трудовата книжка се правят следните вписвания:

- при възстановяване предишна работа(фиг.24):

Фиг. 24 Примерен запис в трудовата книжка за възстановяване на работа

- при промяна на формулировката на причината за уволнение (фиг. 25):

Фиг. 25 Примерна корекция в работната книжка

В тази ситуация трябва да се помни, че ако в трудовата книжка има запис за уволнение или преместване на друга постоянна работа, която впоследствие е обявена за невалидна, по писмено искане на служителя се издава дубликат на трудовата книжка, без да се прави запис, обявен за невалиден.

Попълване на раздел "Информация за награди"

Ръководителят на предприятието има право да насърчава и награждава служители, които съвестно изпълняват трудовите си задължения (обявява благодарност, издава бонус, награждава ценен подарък, почетна грамота, връчва ги на званието най-добри в професията). В трудовата книжка трябва да се вписват всички видове награди и поощрения. Съгласно параграф 24 от Правилника за водене на трудови книжки те включват следните видовенагради за трудови заслуги:

а) присъждане на държавни награди, включително присъждане на държавни почетни звания, въз основа на съответните укази и други решения;

б) връчване на грамоти, присъждане на звания и награждаване на значки, значки, грамоти, почетни грамоти, произведени от предприятието;

в) други видове стимули, предвидени от законодателството на Руската федерация, както и колективни договори, вътрешни трудови разпоредби на организацията, устав и правилник за дисциплината.

Предвидените от системата бонуси не се записват в трудовите книжки. заплатиили чието плащане е редовно.

„Инструкция за попълване на трудови книжки“ предвижда следната процедура за въвеждане на информация за наградата. В колона 3 на раздела "Информация за наградата" на работната книга пълното име на организацията, както и съкратеното наименование на организацията (ако има такова) се посочват под формата на заглавие. Освен това този запис не е номериран. Освен това в колона 1 се поставя поредният номер на вписването, в колона 2 се посочва датата на награждаването, в колона 3 се записва от кого е награден служителят, за какви постижения и каква награда, а в колона 4 името на документа, въз основа на който е извършено вписването, е посочено с позоваване на неговата дата и номер (фиг.26).

Фиг. 26 Примерен запис в трудовата книжка за награждаване с ценен подарък

Попълване на информация за уволнението (прекратяване на трудовия договор)

Вписвания в трудовата книжка за причините за прекратяване трудов договортрябва да бъде направено в стриктно съответствие с формулировката, посочена в заповедта (инструкцията) за прекратяване на трудовия договор и с позоваване на съответния член от Кодекса на труда на Руската федерация или друг федерален закон.

След това, заедно със служителя, трябва да проверите дали вписванията за наемане, преместване, квалификация, стимули (награди) и уволнение са правилни. Ако се открие грешка, трябва да се направят съответните корекции.

След това, в съответствие с клауза 35 от Правилата за поддържане на трудови книжки, всички записи, направени в трудовата му книжка по време на работата му в това предприятие, включително в раздела „Информация за награди (стимули)“, се удостоверяват с подписа на работодател или лицето, отговорно за воденето на трудови книжки, печат на предприятието или службата за персонал, както и подпис на самия служител (фиг. 27). С подписа си служителят изразява съгласието си с вписванията, направени в трудовата книжка, потвърждавайки трудовата му дейност в това предприятие.

Фиг. 27 Примерна регистрация на трудова книжка при уволнение на служител

Ако пенсиониращ се служител откаже да постави подписа си в трудовата книжка, трябва да му бъде обяснено, че в съответствие с клауза 35 от Правилника за поддържане на трудови книжки той е длъжен да постави подписа си в трудовата книжка, след като се запознае с наличните там записи. Ако все пак служителят откаже да постави подписа си в трудовата книжка, тогава се съставя подходящ акт (фиг. 28).

Фиг. 28 Примерен акт за отказ за вписване в трудова книжка

При попълване на трудова книжка на държавния език на Руската федерация и на държавния език на република в състава на Руската федерация и двата текста се заверяват.

Трудовата книжка се издава на служителя в деня на уволнението (последния работен ден) с направена в нея запис за уволнение (прекратяване на трудовия договор). Съгласно параграф 6. 2 от Инструкциите за попълване на трудови книжки, датата на уволнение (прекратяване на трудовия договор) се счита за последния ден на работа, освен ако не е предвидено друго във федерален закон, трудов договор или споразумение между работодателя и служителят.

Например при прекратяване на трудов договор със служител поради уволнение поради собствена воляот 10.12.2005г., последният работен ден е 10.12.2005г. В този случай записът за уволнение (прекратяване на трудовия договор) в трудовата книжка на служителя се прави по следния ред. В колона 1 на раздел "Информация за работа" се поставя поредният номер на вписването, в колона 2 се посочва датата на уволнението (10.12.2005 г.), в колона 3 се вписва причината за уволнението (прекратяване на трудовия договор), в колона 4 се посочват датата и номерът на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя за уволнение (фиг. 29).

Фиг. 29 Примерно вписване на уволнението в трудовата книжка

В случай на прекратяване на трудовия договор по инициатива на служителя по причини, с които законът свързва предоставянето на определени обезщетения и обезщетения, в трудовата книжка се вписва запис за уволнение (прекратяване на трудовия договор), в който се посочват тези причини (фиг. 30).

Фиг. 30 Пример за вписване на уволнение по собствено желание във връзка с преместването на съпруга на работа в друга област в трудовата книжка

Фиг. 31 Пример за вписване в трудовата книжка за уволнение по собствено желание във връзка с необходимостта от грижи за дете под 14 години

В случай на забавяне на издаването на трудова книжка на служител по вина на работодателя, включването в трудовата книжка на неправилна или несъвместима с федералния закон формулировка на причината за уволнението на служителя, Работодателят е длъжен да компенсира на работника или служителя заработката, която не е получил за цялото време на закъснението. Денят на уволнението (прекратяване на трудовия договор) в този случай е денят на издаване на трудовата книжка.

Въпреки това, ако е невъзможно да се издаде трудова книжка в деня на уволнението поради отсъствие на служителя или неговия отказ да получи трудовата книжка в ръцете си, работодателят изпраща известие до служителя за необходимостта да се яви за работна книжка или се съгласявате да я изпратите по пощата. В същото време изпращането на трудова книжка по пощата на посочения от служителя адрес е разрешено само с негово съгласие. От датата на изпращане на посоченото уведомление работодателят се освобождава от отговорност за забавеното издаване на трудова книжка на работника или служителя.

В случай на смърт на служител, трудовата книжка, след извършване на подходящ запис за прекратяване на трудовия договор, се предава на някой от неговите роднини срещу разписка или се изпраща по пощата при писмено заявление от един от роднините. (фиг. 32).

Фиг. 32 Пример за вписване при прекратяване на трудов договор поради смърт на служител в трудова книжка

Характеристики на вписване при уволнение (прекратяване на трудовия договор) и наемане (назначаване) на работа във връзка с прехвърлянето на служителя на друга постоянна работа при друг работодател (към друга организация) или преместването му на изборна работа (позиция)

Ако служителят е уволнен във връзка с прехвърлянето на служителя на друга постоянна работа към друг работодател (към друга организация), колона 3 от раздела "Информация за работата" на трудовата книжка посочва по какъв ред се извършва преместването: по искане на служителя (фиг. 33) или от негово съгласие (фиг. 34).

Фиг. 33 Пример за извършване на запис за уволнение по реда на преместване на друга постоянна работа при друг работодател по искане на служителя в трудовата книжка

по искане на служителя»прилага се, когато служител доброволно преминава на работа в друга организация.

Фиг. 34 Образец за вписване на уволнение в реда за преместване на друга постоянна работа при друг работодател със съгласието на служителя в трудовата книжка

Формулировка: „Уволнение поради преместване на друга постоянна работа при друг работодател с негово съгласие»прилага се, когато служител е преместен в друга организация.

При постъпване на ново място на работа в трудовата книжка на служител в колона 3 на раздела „Информация за работата“ се посочва пълното име на предприятието, както и, ако има, съкратеното наименование на организацията под формата на заглавие. Под това заглавие в колона 1 се поставя поредният номер на вписването, в колона 2 се посочва датата на постъпване на работа.

В колона 3 се прави запис за приемане или назначаване в структурното звено на предприятието, като се посочва конкретното му име, длъжност (работа), специалност, професия, квалификация. При това трябва да се посочи, че служителят е приет (назначен) по реда на преместване и от коя организация(фиг. 35).

Фиг. 35 Образец на вписване за трудоустрояване по реда на преместване в трудовата книжка

Ако служителят е уволнен във връзка с прехвърлянето на изборна работа (позиция) към друг работодател (към друга организация), в трудовата книжка се вписва: „Уволнен поради преместване на изборна работа (позиция) в ( е посочено името на организацията), параграф 5, член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация“ (фиг. 36).

Фиг. 36 Примерно вписване при уволнение във връзка с преместването на изборна длъжност в трудовата книжка

При регистриране на трудова книжка на ново място на работа, след посочване на пълното наименование на избрания орган, както и съкратеното наименование на избрания орган (ако има такъв), в колона 3 на раздел „Информация за работа“ на в трудова книжка се прави запис за това каква работа (позиция) е избран служителят, а в колона 4 се посочва решението на избрания орган, датата и номерът на приемането му (фиг. 37).

Фиг. 37 Образец на запис за избор на длъжност в трудовата книжка

Характеристики на регистрация на трудовата книжка на генералния директор (директор)

Както следва от разпоредбите на чл. 16, 17, 19 и 275 от Кодекса на труда на Руската федерация - трудов договор с лице, изпълняващо функциите на едноличен търговец изпълнителен органдружество, се сключва след избора (назначаването) от общото му събрание на участниците в дружеството на длъжността изпълнителен директор(директор) за срок, определен с устава на дружеството. Трудовият договор се подписва от името на дружеството, като правило, от председателя обща срещачленове на дружеството, в което е избран (назначен) или упълномощен за това генералният директор (директор) с решение на общото събрание на участниците в дружеството (което трябва да бъде отразено в протокола от общото събрание на дружеството).

Инструкциите за попълване на трудови книжки, за съжаление, не съдържат разпоредби, отразяващи процедурата за попълване на трудова книжка при наемане (уволнение) на лица, избрани (назначени) на длъжността генерален директор (директор) на предприятие. В този случай има две възможни решения на този проблем.

1) От основно правило, първата заповед, която генералният директор (директорът) издава след избирането (назначаването му) е заповедта за встъпване в длъжност. Основанието за заповедта е решението на общото събрание на участниците в дружеството за избор (назначаване) на ръководителя на това предприятие във връзка с протокола от общото събрание и срочния трудов договор, сключен във връзка с това. .

Съгласно параграф 10 от „Правила за поддържане и съхраняване на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях“, всички вписвания за извършената работа и уволнението се вписват в трудовата книжка въз основа на съответния поръчки (поръчки)работодател в рамките на една седмица. Следователно, въз основа на буквалното разбиране на това правило, трудовата книжка на генералния директор (директора) трябва да съдържа горепосочената заповед за встъпване в длъжност (фиг. 38).

Фиг. 38 Образец за вписване на работа на ръководителя на предприятието в трудовата книжка

2) В управлението на кадровата документация през последното десетилетие се е развила практика, когато при вписване в трудовата книжка протоколът от общото събрание за избор (назначаване) на длъжността ръководител на организацията се посочва като основата за наемане (фиг. 39).

Фиг. 39 Пример за вписване на работа на ръководителя на предприятието в трудовата книжка

Тук възниква логичен въпрос - как правилно да се състави трудова книжка, когато ръководителят на предприятието е уволнен. Вписванията в трудовата книжка при освобождаване на генералния директор (директора) се извършват по обичайния начин, както за всички останали служители. Регистрацията на уволнението зависи от основанието, на което той прекратява трудовия си договор (член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация, член 278 от Кодекса на труда на Руската федерация).

В съответствие с параграф 5 от Инструкцията за попълване на трудови книжки вписването за уволнение (прекратяване на трудов договор) в трудова книжка се извършва въз основа на заповед (инструкция) или друго решение на работодателя. Следователно, основанието за освобождаването на генералния директор (директора) заедно със заповедта (инструкцията) са други документи (например решението на Съвета на директорите на тази организация, ако този въпрос е от тяхната компетентност) (фиг. 40)

Фиг. 40 Примерен запис за уволнението на ръководителя на организацията в трудовата книжка

Конституционният съд на Руската федерация потвърди легитимността на процедурата за прекратяване на трудови договори с ръководители на предприятия и организации. Съдът отбеляза, че член 278 от Кодекса на труда на Руската федерация и член 69 от Закона на Руската федерация „За акционерни дружества“, според който договорът с ръководителя може да бъде прекратен по решение на собственика, не противоречи на Конституцията на Руската федерация.

Характеристики на регистрацията на трудовата книжка на работник на непълно работно време

Съгласно чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, вписване в трудовата книжка за заетост на непълно работно време се прави на основното място на работа по искане на служителя въз основа на документ (фиг. № 41), потвърждаващ почасова работа.

Никъде обаче не е посочено дали желанието трябва да бъде изразено писмено или устно. Следователно няма да е излишно, ако служителят напише изявление, с което го помоли да направи съответните записи в трудовата си книжка.

Ориз. № 41 Образец на удостоверение, издадено по месторабота

Вписването в трудовата книжка при кандидатстване за работа на непълно работно време има свои специфична характеристика. Нека разгледаме по-отблизо този проблем със следния пример.

В този случай основното място на работа на Олга Ивановна Сидорова е в отдела за сигурност на OAO Metallopttorg. Работното време е три дни. Иван Илич в свободно времеиска да работи в нашата компания. Изяви желание в трудовата му книжка да се впише информация за непълно работно време. За целта сме длъжни да му издадем документ, потвърждаващ работата му на непълно работно време (удостоверение за работа в нашето предприятие или надлежно заверена заповед за работа). Въз основа на издадения документ на мястото на основна работа (АД Metallopttorg), в трудовата книжка ще се направи следното вписване.

Вписването в рудната книга се извършва в следния ред. В колона 1 на раздела "Информация за работата" на трудовата книжка се поставя поредният номер на вписването, в колона 2 се посочва датата на работа като работник на непълно работно време, в колона 3 се вписва за приемането или назначаването като работник на непълно работно време в структурното звено на организацията, като се посочва конкретното му име (ако условието за работа в определена структурна единица е включено в трудовия договор като съществено), наименованието на длъжността, специалност, професия, като се посочват квалификации, колона 4 посочва името на документа, въз основа на който е направено вписването, с позоваване на неговата дата и номер (фиг. 42 ).

Ориз. No 42 Образец на запис на непълно работно време в трудовата книжка.

При регистриране на вътрешна работа на непълно работно време се прави вписване в трудовата книжка по същия ред като външен работник на непълно работно време, с изключение на това, че името на организацията не е посочено (фиг. 43).

Фиг. 43 Пример за вписване на работа на външен работник на непълно работно време в трудовата книжка

Съгласно чл. 288 от Кодекса на труда на Руската федерация, с изключение на основанията, предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация и други федерални закони, може да се прекрати трудов договор с лице, което работи на непълно работно време, ако бъде нает служител, за когото тази работа ще бъде основна (фиг. 44).

Фиг. 44 Примерен запис за уволнение (прекратяване на трудовия договор) на работник на непълно работно време в трудовата книжка

Отпечатъкът на печата се поставя само след уволнението на работника на непълно работно време от основното място на работа.

Особености при попълване на трудови книжки на осъдени лица

В съответствие с член 104 от Наказателно-изпълнителния кодекс на Русия времето за привличане на осъдени към платен труд се отчитат в общия им трудов стаж . Документът, потвърждаващ времето на работа на осъдения в местата за лишаване от свобода, е трудова книжка, а при липса - удостоверение, издадено от администрацията на поправителната институция. Формата на такова удостоверение е заложена в приложението към Инструкцията за реда за отчитане на работното време на осъдените през периода на изтърпяване на наказанието им под формата на лишаване от свобода, причислен към общия трудов стаж, утвърден със заповед. на Министерството на вътрешните работи на Руската федерация от 14 декември 1992 г. № 453.

Това работно време не се зачита за непрекъснат трудов стаж и това се записва в трудовите книжки (виж "Вписване на регистри за непрекъснат трудов стаж").

4. Поставяне в трудовата книжка

В случаите, когато в трудовата книжка са попълнени всички страници на раздел „Информация за работа“ или на раздел „Информация за стимули“, трудовата книжка се допълва с вложка, която е пришита в трудовата книжка, попълва се и се поддържа от администрацията на предприятието на работното място на служителя по същия начин, като работна книжка. Вложка без трудова книжка е невалидна. Заглавната страница на вложката в работната книжка се изготвя по същия начин като заглавната страница на работната книжка (фиг. 45).

Фиг. 45 Примерен дизайн на вложка в работна книжка

На първата страница (заглавната страница) на работната книжка най-отгоре се поставя печат с размери 10 х 25 мм с надпис „Приложка издадена”, посочваща серия и номер на издадената приложка. При всяко следващо издаване на вложката се поставя следващата марка, като се посочва серия и номер на следващата издадена вложка.

5. Регистрация на дубликат на трудова книжка

Дубликат на трудова книжка се издава в следните случаи:

- Ако трудовата книжка (приложете към нея) е загубена. Лице, което е загубило трудова книжка (поставяне към нея), трябва незабавно да уведоми администрацията на мястото най-новата работа. Не по-късно от 15 дни след подаване на заявлението администрацията издава на служителя друга трудова книжка или лист към нея (нови образци);

- Ако трудовата книжка (приложете към нея) е станала неизползваема (изгоряла, скъсана, изцапана и др.);

– Ако протоколите за уволнение или преместване на друга постоянна работа впоследствие са били обявени за невалидни;

- Ако служителят е възстановен на работа във връзка с издаване на оправдателно споразумение, прекратяването на наказателното дело поради липса на престъпно събитие, липса на състав на престъпление в деянието или недоказване на участието му в извършването на престъпление;

– Ако трудовите книжки на служителите са загубени в резултат на извънредни ситуации (екологични и причинени от човека бедствия, природни бедствия, бунтове и други извънредни ситуации).

В дясното горен ъгълна заглавната страница на дубликата на трудовата книжка се изписва: „Дублик” (фиг. 46).

Фиг. 46 Примерен дизайн на заглавната страница на работната книга

На заглавната страница на предишната трудова книжка е написано: „Вместо това е издаден дубликат“, като се посочват нейната серия и номер (освен в случаите на загуба на трудова книжка) (фиг. 47).

Фиг. 47 Примерен дизайн на заглавната страница на работната книга

При издаване на дубликат на трудова книжка в нея се вписват:

а) информация за общото и (или) непрекъснат опитработата на служителя преди влизане в тази организация, потвърдена от съответните документи;

б) данни за работа и награди (поощрение), които са вписани в трудовата книжка на последното месторабота.

Общият трудов стаж се записва общо, тоест е посочен обща сумагодини, месеци, дни работа без да се посочва кой работодател, в какви периоди от време и на какви длъжности е работил собственикът на трудовата книжка в миналото.

Ако служителят вече е работил преди да се присъедини към тази организация (към този работодател), тогава при попълване на дубликат на трудова книжка в секцията "Информация за работата" в колона 3, първо се прави запис за общия и / или непрекъснат трудов стаж като служител преди влизане в тази организация (при този работодател), потвърден от съответните документи (фиг. 48).

Фиг. 48 Примерно вписване на общия стаж в трудовата книжка

След това общият и/или непрекъснат трудов стаж, потвърден с надлежно оформени документи, се записва за отделните периоди на работа в следния ред: колона 2 посочва датата на работа; колона 3 съдържа името на организацията (работодателя), в която е работил служителят, както и структурното звено и работата (должността), специалността, професията, като се посочва квалификацията, за която е нает служителят. Ако представените документи потвърждават, че служителят е бил преместен на друга постоянна работа в същата организация (при същия работодател), тогава се прави и съответен запис за това.

В случай, че документите, въз основа на които са направени вписвания в трудовата книжка, не съдържат пълна информация за работа в миналото, в дубликата на трудовата книжка се въвежда само информацията, налична в тези документи (фиг. 49) .

Фиг. 49 Примерно попълване на раздел "Информация за работата" на дубликат на трудова книжка

След това в колона 2 се посочва датата на уволнение (прекратяване на трудовия договор), а в колона 3 - причината (причината) за уволнението, ако документът, представен от служителя, съдържа такива данни. В колона 4 се посочва името, датата и номерът на документа, въз основа на който са направени съответните вписвания в дубликата.

Оригиналните документи, потвърждаващи трудовия стаж, след изработване на копия и надлежно заверка от работодателя или службата по персонала, се връщат на собственика им. Администрацията на предприятието е длъжна да съдейства на служителя при получаване на документи, потвърждаващи трудовия му опит преди постъпване в тази организация.

6. Редът за издаване на копие от трудовата книжка

В съответствие с чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен не по-късно от 3 дни от датата на подаване на писмено заявление да издаде на служителя копия от документи, свързани с работата (копия от заповедта за работа, заповеди за премествания на друга работа, заповед за освобождаване от работа; извлечения от трудовата книжка; удостоверения за заплата, период на работа при този работодател и др.). Тези копия на документи, свързани с работата, трябва да бъдат надлежно заверени и предоставени на служителя безплатно (фиг. 50).

Ориз. № 50 Образец на знак за заверка на копие

Правилата за поддържане на трудови книжки и Инструкциите за попълване на трудови книжки предвиждат възможност за издаване на трудова книжка на служител само при уволнение. Ако служител на службата за персонал издаде трудова книжка на работещ служител, тогава той нарушава Правилата за поддържане на трудови книжки и след това. този документсе отнасят до актове на трудовото законодателство, тогава служителят на службата за персонал може да носи отговорност по предписания начин.

7. Съхранение на трудови книжки

Трудовите книжки се водят от администрацията на предприятието под формата на строга отчетност и се издават на служителя само при уволнението му. Трудовите книжки и техните дубликати, които не са получени от служителите при уволнение, се съхраняват две години в отдела за персонал на предприятието отделно от трудовите книжки на служителите, които са на работа. След това непотърсените трудови книжки (техните дубликати) се съхраняват в архива на предприятието за 50 години и след определения период могат да бъдат разпределени за унищожаване по предписания начин.

8. Отчитане на трудови книжки

Фиг. 51 Примерна книга за приходи и разходи

Според счетоводството на формуляри на трудови книжки и попълнени трудови книжки в предприятието се поддържа следната документация:

а) приходна и разходна книга за отчитане на формуляри на трудови книжки и вложки към тях (фиг. 51).

Тази книга съдържа всички операции, свързани с получаването и използването на формуляри на работни книжки и вложки към тях, като се посочват серията и номера на всеки формуляр. Книгата се поддържа от счетоводния отдел на организацията;

б) книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях (фиг. 52).

Фиг. 52 Примерна книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях

Книгата за отчитане на движението на трудови книжки и вложки към тях се поддържа от службата за персонал или друго подразделение на предприятието, което изготвя приема и уволнението на служители. В тази книга се регистрират всички трудови книжки, приети от служителите при постъпване на работа, както и трудови книжки и вложки към тях със запис на серията и номерата, издадени отново на служителите. При получаване на трудова книжка във връзка с уволнението служителят се подписва в лична карта и в счетоводната книга.

Приходната книга и книгата за отчитане на движението на трудовите книжки трябва да бъдат номерирани, завързани и подпечатани с подпис на ръководителя на организацията и восъчен печат.

Формулярите на трудовите книжки и приложките към тях се съхраняват в счетоводството на предприятието като документи със строга отчетност и се издават при поискване на отговорното лице, отговорно за поддържането на трудовите книжки. Ежемесечно счетоводството изисква от лицето, отговорно за воденето на трудови книжки, отчет за наличието на формуляри на трудови книжки и притурки към тях и за получените суми за попълнени трудови книжки и притурки към тях, Сприлагане на ордера за получаване на касата на организацията. Върху формулярите на трудовите книжки и приложките към тях, повредени при попълването, се съставя акт.

При издаване на нова трудова книжка или лист на служител работодателят му начислява такса, чийто размер се определя от размера на разходите за тяхното придобиване, с изключение на следните случаи:

1 В случай на масова загуба от работодателя на трудови книжки на служителите в резултат на извънредни ситуации (екологични и причинени от човека бедствия, природни бедствия, бунтове и други извънредни обстоятелства)

2 При неправилно първоначално попълване на трудовата книжка или лист в нея, както и при повреда не по вина на служителя, стойността на повредения формуляр се заплаща от работодателя.

Трудовата книжка съхранява цялата информация за трудовата дейност на служителя и служи за определяне на продължителността на неговия стаж. Актуалните формуляри на трудовата книжка и листовката се установяват в Пощата. бр.225 от 16.04.2003 г. Как да попълним правилно трудова книжка е посочено в Пощата. № 69 от 10 октомври 2003 г. Тези решения съдържат несъответствия по някои въпроси, което налага прибягване до Кодекса на труда и още повече затруднява съставянето на трудова книжка.

Това важи особено за частните предприемачи, които са принудени да поемат отговорността за управление кадрови досиета. Най-малкото отклонение от стандартите за попълване на трудова книжка води до недействителност на въведената информация, както и различни грешки, допуснати в самите записи. За да се премахнат последствията, корекциите се правят в съответните колони стриктно според установения модел. V изключителни случаиНа служителя се дава дубликат.

Кога се отваря

Всяка трудова книжка има свой номер, издава се на служителя за цял живот и не може да бъде заменена, освен в някои случаи. Ако наскоро нает служител няма този документ, трябва да отворите нов за него. Ако е имало такава, но по някаква причина не може да бъде предоставена, тази информация се отразява в акта, който се удостоверява с подписи: лицето, което издава новата трудова книжка, служителят и свидетелят.

Документът се създава за служител, който е работил във фирмата най-малко шест дни, и трябва да бъде издаден в рамките на една седмица от датата на постъпване на работа. Тази процедурасе извършва в присъствието на служител, от чиято заплата впоследствие се удържа стойността на формуляра.

Трудова книжка, образец за попълване при кандидатстване за работа:

Как да попълните

Всички вписвания в трудовата книжка се вписват от длъжностно лице на организацията, упълномощено за това със заповед на ръководителя, най-често от служител на отдела за персонал. В негово отсъствие това може да е счетоводител или директор на предприятието. Документът подлежи на регистрация в книгата и се съхранява от работодателя до уволнение или преместване на служителя на друго място на работа. При необходимост на служителя се издава извлечение от книгата на мястото на поискване.

Извлечение от трудовата книжка - примерно попълване:

Записите се водят с четлив почерк, всички думи са дадени изцяло, без съкращения. Числовото изразяване на дати, характеристики и друга информация се обозначава само с арабски цифри. Освен това не можете да напишете името на месеца с думи. Правилният формат на датата е 03/05/2019. Допустимо е използването на химикалки, гел и химикалки. Съдържащите се в тях паста, гел и мастило трябва да са силно устойчиви на вода и ултравиолетови лъчи. Оптимални са сините, тъмно лилавите и черните нюанси на оцветяващия пигмент.

Документация

За да попълните трудова книжка, трябва:

• паспорт на служител (или друг документ за самоличност);
• диплома за образование;
• регистър на трудовите книжки;
• IP сертификат или устав на организацията;
• печат на печат.

За подробности как да попълните заглавната страница на работната книга вижте видеоклипа

Работната тетрадка е разделена на три части:

1. Заглавна страница, съдържаща информация за собственика на документа.
2. Информация за работата, включително наименованието на предприятията, където е извършена трудова дейност и продължителността на тази работа.
3. Раздел за награди.

Моля, имайте предвид, че правилата за попълване на трудови книжки ви задължават да направите корекции в случай на възможна промяна:

• фирмено наименование (вкл. правна форма);
• вид печат (използването на различни в една книга е неприемливо!).

Заглавна страница

На първата страница на трудовата книжка трябва да посочите цялата информация за служителя, като се ръководите от предоставените от него документи. Тя трябва да съдържа:

• F&O на собственика;
• дата на раждане (в числово изражение);
• ниво на образование (средно, средно специално, висше);
• наименованието на професията, посочена в дипломата;
• дата на отваряне на трудовата книжка;
• подпис на служител;
• подпис на лицето, което попълва документа;
• официален печат на организацията.

Заглавна страница на работната книжка, примерно попълване 2019 г.:

Подробности за работата

Всяка страница от средния и най-обширен раздел се състои от четири колони, съдържащи:

1. Пореден номер на записа (започвайки от #1 и нататък).
2. Дата на работа и други събития.
3. Самият запис, който представлява информация за организацията (пълното и съкратено наименование), длъжността (с квалификации) и звено. Освен факта на наемане тук се записват и случаи на преместване на друга длъжност и уволнение. Информация за това трябва да се въведе в графата в 7-дневен срок от датата на издаване на заповедта, с изключение на протокола за уволнение, който се съставя непосредствено в деня на съставянето му.
4. Документално потвърждение на вписването - името на поръчката, датата на нейното издаване и номер (в този ред).

За подробности как да правите бележки за работата в работната книга, вижте видеоклипа

Допълнителна информация

1. По искане на служителя в него се вписва информация за непълно работно време. Вписването се извършва въз основа на документи, предоставени от друго предприятие, в което служителят е назначен на комбинирана длъжност. В този случай се използват същите принципи за попълване на колоната, както при въвеждане на информация за основната работа. Трудовата книжка трябва да се съхранява от служител на отдела за персонал на мястото на основна работа, който единствен има право да въвежда каквато и да е информация в нея.
2. Придобиването на втора професия, получаването на звание, повишаването на квалификацията също са отразени в този раздел.
3. Ако има преименуване на предприятието, се прави подходящ запис, посочващ документа, който е послужил като основа за това. Тази информацияще може да обясни несъответствието в поставените печати при наемане на работа и уволнение на служителя. Същите действия се извършват при преименуване на позиция.
4. В случай на реорганизация на предприятието, разделът отбелязва уволнението на служителя с последващото му приемане в новото дружество.

Пример за попълване на трудова книжка по време на ликвидацията на LLC:

Примери

А. С. Копачева се присъединява към длъжността юрисконсулт в Авелан OJSC на 27 февруари 2016 г. На 12 август 2016 г. е преместена на длъжността старши юрисконсулт. Този факт беше отразен в раздела "Информация за работата".

При уволнение на служител в колона No3 трябва да посочите нормативен актТК, съгласно който е приложена тази мярка. Вписването трябва да бъде потвърдено с печата на компанията или отдела за персонал и подписа на лицето, попълнило трудовата книжка. Служителят също трябва да се подпише в тази колона, като по този начин потвърди съгласието си с вписванията, направени по време на работа.

А. М. Шолохов изпълняваше задълженията на продавач в CJSC Continent. На 6 март 2017 г. е уволнен за отсъствие без добра причина. Заповедта за уволнение е подписана същия ден.

награди

Този раздел съдържа информация за присвоените на служителя звания, дипломи, удостоверения и други награди, които са му присъдени, предвидени от вътрешните правилници и законодателството на дружеството. Те не могат да включват устна благодарност от ръководството, както и редовно изплащани парични бонуси, включени в системата за заплати. Което обяснява пълно отсъствиеинформация в този раздел, намираща се в трудовите книжки на повечето служители. Освен това различни сертификати и дипломи, издадени на служител без издаване на подходяща заповед, също са само номинален израз на благодарност, който не се отразява нито в трудовата книжка, нито в личното досие.

Попълване на трудова книжка 2019 г., образец:

Вмъкване на дизайн

Ако всички свободни места в работната книжка са изразходвани и няма къде да се правят нови вписвания, вложката се отваря. Обикновено се зашива в края на документа, тъй като в инструкциите за попълване на работни книги няма конкретни инструкции за това. На заглавната страница (или корицата) на основната книга се поставя печат върху издаването на вложката, като се посочват нейната серия и номер.

Правилата за поддържане на двата документа са идентични, попълва се и заглавната страница на листовката. Номерирането на записите продължава след номера, на който е приключило попълването на трудовата книжка. Ако са допуснати грешки при попълването на листовката, тя ще бъде обезвредена в присъствието на комисията, която съставя акт. Същото важи и за отхвърлени или остарели трудови книжки.

Готови сме да отговорим на вашите въпроси - задайте ги в коментарите

Колона номер 3 - името на фирмата, подразделението, длъжността. Посочва се и по каква причина служителят. Всички тези данни са взети от документидонесено от работника.

Примери:

03/02/2000. Дружество с ограничена отговорност "Call Plus".

Назначен за старши администратор на отдел „Градски мрежи“.

16.04.2002 г. Преместен на длъжността главен специалист на отдела за междуселищна комуникация.

Книга за отчитане на движението на трудови книжки и листовки включва вписванияза всички тези документи.

Тази книга има колона номер 13, която е необходима за подписиработници.

Подписът се поставя от лице, когато той вдигатрудовата си книжка.

Не всички са взетитехните книги, когато напуснат организацията.

Това се случва по различни причини.

Но книгата трябва да се съхранява в сейфили специално помещение за толкова време, колкото е необходимо, тоест, докато бившият служител го заяви.

Вмъкване

Вложката се отваря, когато работната книжка е напълно запълненав този или онзи раздел и няма къде да въведете следващите записи. Вложката трябва да бъде внимателно зашийтев книга.

Той е не по-малко важен документотколкото трудова книжка и поради това се съставя по същите правила.

Когато се предаде на работника, в кн сложи печат„Вложка е издадена“, трябва да я има стая. Напишете тази фраза ръчно забранено е. Печатът е разрешен на едно от двете местав трудовата книжка - или на заглавната страница, или на разпрата.

Ако няма налична трудова книжка, тогава печатът губи силата сикато документ. зашийте го в края на книгата, между последната страница и корицата. Това обаче е само препоръка, тъй като нито един нормативен акт не уточнява конкретно мястоза шиене във вложка.

страници в него не трябва да започва от първия- вървят по ред, от началото на трудовата книжка. Заглавието на вложката трябва да има печат тюленкомпании.

Ако такива документи не се поддържат във фирмата, тогава това сериозно нарушениезакон.

Ще бъде невъзможно да се докаже стажът за този период на работа, което означава, че няма да се вземе предвид при изчисляване на пенсия. Поради това е необходимо всички работници да знаят как се попълва трудовата книжка.

Статията предоставя инструкции как да попълвате трудови книжки.

ТЗ е документ, отнасящ се до трудовата дейност на дадено лице.

Всички въпроси относно реда за поддържането му са уредени в Кодекса на труда и съответните правителствени постановления (№ 225 от 16.04.2003 г.), Указ и писмо на Министерството на труда на Руската федерация (№ 69 от 10.10.2003 г.). 2003 г., чл.0 от 18 март 2008 г.).

Отговорни лица

Отговорността за наличието на трудови книжки, издадени на всеки служител на предприятието, пада върху раменете на ръководителя на предприятието.

Ръководителят издава заповед за назначаване на служител, отговорен за правилното попълване, отчитане и съхранение на тези документи. Назначават и друг служител, който може да замести основното отговорно лице по време на неговото отсъствие. Обикновено това са служители на службата за персонал (ОК).

Изисквания за водене на трудова книжка

Главна информация

ТС се създава за всеки служител, който е работил във фирмата поне 5 дни. За тях тази работа трябва да бъде основна.

Това са също сезонни, временни работници и работници на свободна практика, които също са осигурени.

Вписванията в ТС се правят изцяло, без съкращения (за да се избегне погрешното им разчитане), със син, лилав или черен шрифт.

Всеки от записите започва с отделен ред и е снабден със своя пореден номер. Датите се показват по следния начин:

• ден и месец - 2 цифри;
• година - 4 цифри.

Провежда се от TC на държавния език на Руската федерация.А на териториите на автономните републики може да се провежда на два езика - руски и национален.

TC се състои от три раздела:

• Първият - на заглавната страница - отразява информация за служителя - неговото фамилно, собствено и бащино име в именителен падеж без съкращения. Посочва и неговото образование, професия или специалност. Организацията, издаваща ТС, поставя печат върху този лист.
• Вторият е данни за работата на служителя.
• Третата съдържа информация за неговите награди.

Последните два раздела трябва да посочат документите, въз основа на които се извършва всяко вписване. Обикновено това са номерата на съответните поръчки с техните дати.

Правила и ред за попълване на трудова книжка

Разделът „Информация за работа“ съдържа всички данни за прием, преместване, обучение по време на работа, свързани с повишаване на квалификацията, служба в армията или други специални структури и др.

Той също така показва информация за преименуването на предприятието или неговата индивидуална структура, данни за уволнението на служител и други.

Освен това най-новата информация се удостоверява не само с подписа на отговорното лице, но и от самия служител.

Името на предприятието се вписва в колоната за записване, неговата структурна единицаи позицията на работника.

Последният раздел на ТС включва тези награди, които са посочени в кодекс на труда RF или колективен договорорганизации. Предоставянето на такива стимули не е задължително и не е постоянно. В съответното поле се въвежда името на фирмата, длъжността на служителя и вида на повишението. Наблизо, в следващата колона, се прави препратка към съответната основа. Наградите не са отразени тук.

Специални ситуации

1. Ако по време на работа на служител във фирмата има промяна на името му, или структурни променипо отношение на нейното конкретно подразделение, то това задължително се отразява в Кодекса на труда и се удостоверява с новия печат на тази организация.
2. При смяна на фамилното име на служител, старото му фамилно име се зачерква, а отгоре се изписва ново. Наблизо, върху кората, се дешифрира основата за подмяна на записа с печата и подписа на отговорното лице. Това е единственото допустимо зачертаване в TC.
3. Ако след незаконното уволнение на служителя съдът задължи работодателя да го възстанови на работа, тогава се прави вписване, което отменя предишната информация за неговото уволнение с позоваване на документа, обосноваващ това решение.
4. В случай на смърт на служител се отразява информация за прекратяване на трудовия договор, като се посочва датата на смъртта от съответното удостоверение.
5. Ако няма достатъчно страници за всички вписвания в търговския център, тогава се съставя вложка към него. Правилата за попълването му не се различават от общите правила и се подава в търговския център.

Точното и правилно попълване на ТК на всеки етап от трудовата дейност значително ще улесни процеса на получаване на пенсия.

Съхранение и отчитане на трудови книжки

Трудови книжки, притурки към тях и формуляри - документи на строга отчетност. В отдела за персонал, където се съхраняват търговските центрове, се води книга за счетоводството им.

Той отразява пълната информация за движението на всички тези документи, независимо дали са нови или са издадени от друга организация.

С други думи, информация за ТС на всички служители на тази институция (бивши и настоящи).

Тази книга е номерирана, завързана и заверена с печата на ръководителя на организацията. Отчитането на формулярите на ТК се извършва от счетоводния отдел на предприятието - по подобен начин.

ТЗ се съхранява постоянно в отдела за персонал.В изключителни случаи те могат да бъдат издадени по искане на служителя срещу разписка и за строго уговорен срок.

При уволнение на служител му се издава, за което се подписва в регистрационната книга. Ако по някаква неизвестна причина служителят не е взел пазарската количка, то тя е в ОК още 2 години, съхранявана отделно от всички останали документи. След това се прехвърля в архива на предприятието, където се съхранява през следващите 75 години.

Грешки при попълване: какво да правя?

Тъй като цялата информация в трудовата книжка се въвежда ръчно, няма гаранция, че няма да има грешки при водене на записите.

Коригирането на грешки, допуснати при попълването на този документ, се извършва само съгласно следните правила:

1. Неправилната информация е невалидна. За това се прави подходящ запис. Отдолу, под следващото число, е направен правилният запис.
2. В случай на нарушение на номерацията на информацията, корекциите се правят по същия начин, както по-горе. Целият запис под грешен номер е невалиден. И след това се повтаря под нов номер.
3. В случай на незначителна грешка в личната информация за служител (буква от име, фамилия и др.), открита при наемането му на нова работа по време на проверката на документите, тя се коригира от предишния работодател или когато това е допусната неточност.
4. Неправилните записи на заглавната страница не се коригират. В този случай формулярът ТС се счита за повреден и унищожен, за което се съставя съответен акт. И в замяна на това на служителя се издава нов търговски център с вярна информация.

Зачертаването на неправилен запис е забранено. Такъв документ се счита за невалиден.

Попълване на дубликат ТС

В случаите на загуба на търговския център, неговата повреда, ако в него има записи, които са отменени със съдебни решения, когато природно бедствие, бедствено положение в предприятието и др. има нужда от издаване на дубликат ТК.

В нормални ситуации служителят подава заявление до службата за персонал за издаване на дубликат на Кодекса на труда и посочва причината за това.

Документът се издава в рамките на 15 работни дни. На заглавната му страница трябва да е посочено „Дубликат“.

Ако някои записи в повредения документ не могат да бъдат възстановени, е необходимо документално потвърждениеопит за съответното им време. Само след това документът може да бъде възстановен.

При издаване на дубликат на ТК служителят по персонал прави съответно вписване в регистъра на ТК.

V извънредни ситуациитрудовият стаж за регистрация на Кодекса на труда се определя от специална комисия, която е снабдена с всички необходими книжа за това. Ако не е възможно да се възстанови фактът на работата на дадено лице в един или друг момент, липсващата информация може да бъде попълнена с помощта на 2-3 показания. За това комисията съставя съответен акт.

Тя има следните функции:

отразява информация за стажа и опита на лицето от момента на първата му работа до пенсиониране;

ви позволява да разберете защо човек е напуснал предишната си работа;

съдържа информация за наличието на награди за добросъвестен труд

Само специалист от отдела за персонал може да прави вписвания в него. Заглавната страница се попълва в присъствието на собственика на документа. В потвърждение на коректността на въведените данни той поставя своя подпис.

Така че, за да получите този документ, трябва да си намерите работа.

На каква възраст можете да получите работа?

Във всеки случай трябва да се създаде формуляр за служителя.

За да го получите, е необходимо да напишете заявление за регистрация на трудова книжка за първи път, образец: „Във връзка със сключването на трудов договор за първи път, в съответствие с част 4 на член 65 от Труда Кодекса на Руската федерация, моля ви да ми издадете трудова книжка.

Как да получите формуляр за книга?

Всяка организация трябва да закупи за своя сметка формуляри, които се издават на служителите при първоначална работа. В документа трябва да се направи запис за работа не по-късно от пет работни дни след като лицето е постъпило на работа и е започнало да изпълнява задълженията си.

Къде са правилата за регистрация на труда?

Можете да научите как правилно да съставите трудова книжка от законодателните актове на Руската федерация, които регулират този въпрос. Нека ги изброим:

Какви документи са необходими за попълване на формуляра?

За първоначална регистрация в отдела за персонал на предприятието трябва да бъдат представени следните документи:

Паспорт или акт за раждане;

Диплома за образование или удостоверение от образователна институция, ако лицето е ученик или студент.

Тези данни са посочени на заглавната страница на документа.

Как да издадем трудова книжка за първи път образец

Как трябва да се попълни формуляра?

Изискванията за изпълнение на трудова книжка са следните: можете да попълвате формуляра само със синьо или черно мастило. При попълване се използват арабски цифри. Не се допускат съкращения. И всяка информация се въвежда само въз основа на официална заповед.

Каква информация има на заглавната страница?

Заглавната страница съдържа следната информация:

Дата на раждане;

Образование;

Специалност;

Дата на завършване.

В долната част на заглавната страница има печат на предприятието и подпис на служител от отдела за персонал. В знак на запознаване с протоколите служителят поставя и своя подпис в предвиденото за това място. На следващата страница, съгласно правилата за попълване на формуляри, се прави запис, потвърждаващ факта на заетост.

В какъв ред се вписват записите за работа в документа?

Правилният дизайн на работната книжка изглежда така: в първата колона номерът на вписването е написан по ред, във втората - датата. Следва информация за приемане на конкретна позиция. Четвъртата колона съдържа основанието за вписване. Например предложение за работа.

Това е форма за стриктно отчитане, поради което след попълване се регистрира. Посочва номера и серията на документа и информацията за служителя. Формулярът се съхранява в отдела за персонал до уволнение на служителя.

Изразете мнението си за статията или задайте въпрос на експертите, за да получите отговор