Ce qui est indiqué dans le tableau des effectifs. Comment développer un tableau des effectifs. Tableau des effectifs des travailleurs: règles d'établissement

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Les employés sont embauchés conformément au tableau des effectifs. Il est approuvé par ordre du chef de l'organisation ou d'une autre personne autorisée par ordre ou procuration.

Faites attention à la section des allocations. Les spécificités de l'entreprise peuvent être reflétées ici. Les indemnités peuvent concerner les secrets commerciaux, l'ancienneté des employés, la nocivité, les services spéciaux rendus à l'organisation, le diplôme universitaire, etc.

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Comment remplir le tableau des effectifs selon le formulaire T-3

Le tableau des effectifs permet de formaliser la structure, la composition du personnel, sa taille conformément à la Charte en vigueur de l'organisation. Le tableau des effectifs est approuvé par le directeur ou une personne autorisée par lui (et est établi par eux, puisque le poste requis d'économiste du travail, qui est obligé d'établir un calendrier, n'est pas disponible dans toutes les entreprises) et contient les éléments suivants information:

Liste des postes existants dans l'entreprise ;
- le nombre d'unités en l'état ;
- fonds de salaire mensuel ;
- le montant des traitements et indemnités officiels ;
- une liste des divisions structurelles.

Il convient de rappeler que la position de l'employé dans le contrat de travail doit correspondre pleinement à la position du tableau des effectifs et que son nom n'est pas abrégé lors de sa saisie dans le document. Et les postes eux-mêmes y sont amenés, en s'appuyant sur le Classificateur des professions, car tout écart peut entraîner des difficultés pour demander une retraite. Les messages sont enregistrés par ordre décroissant, en commençant par le plus important.

L'échéancier est établi pour une date précise, indiquant la période de validité et en un seul exemplaire, qui se trouve au service comptable de l'entreprise. De plus, le document est cousu et scellé avec les signatures du chef, du chef comptable, puis du sceau de l'entreprise. Les erreurs dans ce document ne peuvent pas être corrigées avec un relecteur. La plupart d'entre eux se font en salaires. La situation peut être corrigée en barrant soigneusement en écrivant les bons numéros et la signature du composant tableau des effectifs visages. Le reste des changements (par exemple, l'introduction d'une position, si vous avez oublié d'indiquer, ou sa correction, si vous l'avez mal indiquée) se produisent à l'aide d'ordres du chef.

Si nous parlons de nomination directe du tableau des effectifs, cela consiste alors dans le fait qu'en cas de situations controversées, présenter les données qui y sont indiquées au tribunal. Par conséquent, avec une préparation correcte du document, vous pouvez toujours compter sur la victoire d'un procès.

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Déterminez si l'organisation a besoin d'une table des effectifs et comment la développer ; quelle est la procédure d'approbation du formulaire propre du document. Examinons questions difficiles, par exemple, la procédure d'approbation du tableau des effectifs, si l'entreprise a des divisions distinctes ou n'a qu'un seul employé.

Tableau des effectifs : être ou ne pas être

Pour commencer, voyons si le tableau des effectifs (SR) est le document comptable principal et si sa présence est obligatoire dans l'organisation.

Le 1er janvier 2013, la loi fédérale du 06.12.2011 N 402-FZ "Sur la comptabilité" (ci-après - la loi N 402-FZ) est entrée en vigueur, selon laquelle chaque fait de la vie économique d'une organisation doit être établi par un document comptable primaire ne contenant que des éléments obligatoires. Dans le même temps, le droit de choisir les formes des documents primaires (unifiés ou développés indépendamment) appartient désormais à l'employeur<1>.

Pour ton information. Les faits de la vie économique comprennent une transaction, un événement, une opération qui a ou est susceptible d'avoir un impact sur situation financière entité économique, le résultat financier de ses activités et (ou) les flux de trésorerie.

Les experts ont des opinions différentes sur le tableau des effectifs obligatoires. À notre avis, il devrait être approuvé par l'organisation. Cette conclusion découle de l'interprétation de l'art. Art. 15, 57, 66, 81 du Code du travail de la Fédération de Russie. Ainsi, dans l'art. Art. 15 et 57 indiquent la nécessité pour le salarié et l'employeur de définir et de fixer dans le contrat de travail « la fonction de travail (travail selon le poste conformément au tableau des effectifs...) ». Dans le même temps, il n'y a pas de clause "le cas échéant" contenue dans de nombreux articles du Code du travail de la Fédération de Russie<2>et donnant le droit de choisir si cette présence (corps, document, circonstance) n'est pas confirmée.

En outre, à l'art. 57 a établi que le salarié et l'employeur peuvent prévoir une condition supplémentaire sur la spécification du lieu de travail (en indiquant l'unité structurelle et son emplacement) et (ou) sur le lieu de travail. Les informations sur l'unité structurelle sont exactement contenues dans le tableau des effectifs et seront ensuite reflétées dans le cahier de travail de l'employé (article 66 du Code du travail de la Fédération de Russie, clause 3.1 des Instructions pour remplir les cahiers de travail<3>).

Dans le même temps, il ne faut pas oublier une base de licenciement telle que "la réduction du nombre ou du personnel des employés" (clause 2, partie 1 de l'article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie). En l'absence de tableau des effectifs, il est quasiment impossible de prouver la légalité du licenciement des salariés sur cette base, ainsi que la validité des indemnités versées à ces salariés sommes d'argent ni l'inspection du travail, ni les autorités fiscales, ni le tribunal.

La conclusion sur la nécessité d'un tableau d'effectifs est également appuyée par les règlements administratifs<4>et la pratique judiciaire établie.

En tout état de cause, sa présence minimise les risques de réclamations de la part des autorités de contrôle fiscal et judiciaires. Par conséquent, l'employeur devrait approuver le tableau des effectifs.

Nous approuvons le calendrier

Le tableau des effectifs est un acte normatif local de l'organisation, qui fixe sous une forme consolidée la division du travail existante entre les employés et les conditions de rémunération de leur travail (Lettre de Rostrud du 23.01.2013 N PG / 409-6-1) . C'est-à-dire que le tableau des effectifs reflète les événements les relations de travail qui peuvent avoir un impact sur la situation financière de l'organisation et (ou) les flux de trésorerie. En effet, une organisation (surtout une nouvellement créée) ou un autre employeur n'a pas le droit d'accepter des employés en l'absence d'un tableau d'effectifs.

Auparavant, la forme unifiée du tableau des effectifs était obligatoire, approuvée par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 05.01.2004 N 1 "Sur l'approbation des formes unifiées de l'enseignement primaire archives de comptabilité sur la comptabilité du travail et la rémunération ». Cependant, depuis 2013, son utilisation est devenue facultative. Et bien que de nombreuses organisations utilisent encore des formulaires uniformes, ne manquez pas l'opportunité offerte par le législateur et adaptez-la aux besoins d'un employeur particulier.

Choisir une voie

Vu les dispositions de l'art. 9 de la loi N 402-FZ, avant d'établir le tableau des effectifs de l'organisation, il est nécessaire d'approuver sa forme, ainsi que les formes d'autres documents sur la comptabilité du travail et la rémunération.

Ceci peut être fait de deux façons:

- d'approuver par un arrêté séparé de l'organisation avec la pièce jointe des formulaires appropriés ;

- refléter dans la politique comptable de l'organisation à des fins comptables quelles formes de documents comptables primaires (unifiées ou développées indépendamment) sont utilisées pour formaliser les faits de la vie économique (voir exemple 2 ci-dessous). Dans ce cas, les formes de documents spécifiées doivent être annexées à la politique comptable (voir exemple 3 ci-dessous).

Il est à noter qu'en raison de l'obligation Les règles comptables pour la plupart des employeurs conformément à l'art. 8 de la loi N 402-FZ, la deuxième méthode de sécurisation des formes appliquées des documents primaires est plus préférable.

Ordre d'approbation

Ainsi, l'employeur a décidé d'approuver le tableau des effectifs selon un formulaire élaboré de manière indépendante. Pour commencer, vous devez émettre un ordre approprié.

Changements

Les modifications apportées au tableau d'effectifs approuvé et actuel sont également effectuées par ordre - reflétant des modifications spécifiques ou approuvant nouvelle édition SHR.

Comme Rostrud l'a noté dans sa lettre du 22.03.2012 N 428-6-1, le tableau des effectifs change si les divisions structurelles ou les postes sont renommés, les salaires sont modifiés, le nombre ou le personnel des employés est réduit. La fréquence et la fréquence des changements dans le tableau des effectifs sont déterminées par l'employeur.

Conditions requises

Gardez à l'esprit : un tableau d'effectifs auto-développé doit contenir à la fois des informations sur l'ordre qui a approuvé sa forme et les détails du document par lequel il a été mis en œuvre (voir exemple 7).

De plus, le tableau des effectifs élaboré par l'organisation n'a pas besoin d'indiquer la période de sa validité (contrairement à la forme unifiée). Il suffit d'indiquer la date de mise en œuvre du tableau des effectifs.

Organisations nouvellement créées

Le tableau des effectifs est établi même si seul le gestionnaire travaille dans l'organisation nouvellement créée. Deux versions de présentation sont ici possibles. unités de personnel:

- soit seule la tête est indiquée ;

- soit le personnel requis et le nombre d'employés sont immédiatement enregistrés.

Succursales et bureaux de représentation

Séparément, il convient de parler de la dotation en personnel d'une organisation dans laquelle se trouvent des succursales, des bureaux de représentation ou d'autres divisions distinctes.

Dans la nouvelle forme du tableau des effectifs, il est possible d'envisager l'attribution de divisions non seulement structurelles, mais également distinctes.

Si Le tableau des effectifs est établi par l'unité indépendamment(en outre, un tel droit devrait être prévu dans la charte de l'organisation, le règlement sur l'unité et la procuration du chef d'unité), il convient alors de prévoir une procédure d'approbation, et d'indiquer les détails de l'approbation dans le tableau des effectifs lui-même.

Remplir des colonnes individuelles

Il faut surtout dire à propos de remplir la colonne « Salaire », etc. : le montant du salaire doit être un, l'indication de la soi-disant « fourchette » n'est pas autorisée, puisque selon l'art. 22 du Code du travail de la Fédération de Russie, la rémunération doit être égale pour un travail égal.

Noter. Les règles de remplissage des colonnes du tableau des effectifs telles que "Poste", "Nombre d'unités de personnel", "Taux tarifaire (salaire), etc.", "Augmentation", peuvent être trouvées dans l'article "Tableau des effectifs en questions et réponses" à la p. 46 de la revue N 7, 2009.

Réflexions si nécessaire Pour les mêmes postes de salaires différents(et non les salaires), nous recommandons soit d'établir des catégories ou des grades pour un poste, soit de réglementer cela en établissant des indemnités (paiements supplémentaires) en fonction des qualifications des employés. Rostrud adhère également à cette position (Lettre du 27/04/2011 N 1111-6-1).

Par conséquent, l'employeur, lors de l'élaboration du formulaire du tableau des effectifs aux fins de l'établissement des allocations personnelles et des paiements supplémentaires aux employés, peut présenter des informations dans la colonne "Paiements supplémentaires, paiements supplémentaires", comme indiqué dans l'exemple :

Un exemple de la conception de la colonne "Surcharges, surcharges" dans le tableau des effectifs.

Si, dans l'organisation, le salaire des employés se compose de salaires (ou de salaires et de primes versées irrégulièrement), la colonne "Allocations, paiements supplémentaires" peut être exclue. Et vice versa: si l'employeur utilise des primes régulières comme incitations pour les employés, vous pouvez ajouter la colonne "Bonus", également pour plus de commodité, en mettant en évidence les sous-colonnes "Base" et "Montant, roubles". (voir exemple 12).

Un exemple de la conception des colonnes « Bonus », « En main » dans le tableau des effectifs.

Pour un certain nombre d'employeurs, en raison de la nécessité de se conformer à l'art. Art. 133 et 133.1 du Code du travail de la Fédération de Russie, il sera utile d'ajouter les colonnes "Pour paiement" ou "En main" (exemple 12).

Extrait du tableau des effectifs

Il convient de rappeler que selon l'art. 62 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de fournir à l'employé, sur sa demande, des documents liés à son travail, y compris des extraits de documents (article 88 du Code du travail de la Fédération de Russie). Par conséquent, nous considérons qu'il convient d'approuver également le formulaire Extraits du tableau des effectifs (il n'y a pas de formulaire unifié).

Disposition standard

Le tableau des effectifs est un document planifié et impersonnel. Par conséquent, vous ne devez pas le "charger" d'informations. Après tout, ce document peut être soumis aux autorités fiscales ou judiciaires, qui ne devraient pas connaître les informations "supplémentaires". Pour fixer la situation réelle du placement du personnel (nominativement) et de la rémunération (en tenant compte des primes « flottantes »), il convient d'utiliser le staffing. Le document peut être sous forme papier ou électronique et contenir toute information sur les employés requise par l'employeur (voir exemple 14).

Arrangement établi.

Société à responsabilité limitée "SportInvest"

(SARL "SportInvest")

Gamme établie au 03.11.2014

Subdivision structurelle	Position	Nombre d'unités de personnel	Nom de famille I.O.	Salaire, (frotter.)	Suppléments, suppléments	Prix	Total (colonne 6 + colonne 8 + colonne 10)	Information additionnelle
Base	Montant (frotter)	Base	Montant (frotter)
Nom	Le code
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Direction	01	Directeur général	1	A.V. Avakumov	60 000					55 000
secrétaire	1	Belkina N.A.	30 000	Pour la connaissance des langues étrangères	2000			32 000	Congé de maternité jusqu'au 25.12.2014
Administrateur du système	0,75	Volgin I. L.	21 330					15 997,50	Travailleur sur le lieu de travail principal
<…>
Service de la comptabilité	02	Comptable	1	Gromova K.T.	25 000	Augmentation du volume de travail (DS jusqu'au 04.06.2010)	5550			30 550
Comptable	1	Drevko OK	25 000					24 850	Congé pour garder un enfant jusqu'à 3 ans (11.12.2014 - aller travailler)
Comptable	1	Eremina E.M.	25 000	Extension de la zone de service (DS jusqu'au 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Département des ventes	03	Directeur	1	Gland W.A.	30 000			Pour dépassement du plan de vente	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
chef de département	1	Zorin I.A.	35 000			Pour dépassement du plan de vente	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
Service de livraison	04	Spécialiste	0,5	Ilyin B. B.	15 000					7500	Temps partiel externe
chef de département	1	Klaus V.V.	25 000					25 000
Département commercial	05	Spécialiste	1	Lomov Ya.R.	24 400					24 400	Enfant de moins de 3 ans (d. 06.02.2012)
Spécialiste	1	Mishin T.A.	24 400					24 400
		chef de département	1	VACANCE D'EMPLOI
<…>

Avis. Maria Kolganova, professeur agrégé du Département de droit des affaires et du travail Université d'État la gestion

Dans la théorie du droit, l'une des principales caractéristiques d'une relation de travail a toujours été l'inclusion d'un nouvel employé dans le personnel de l'organisation. L'importance de cette action est associée à la consolidation juridique de l'employé au sein de l'organisation. L'inclusion d'un employé dans le personnel de l'organisation "ferme" le poste vacant précédemment disponible, détermine sa place dans l'organisation et le système de gestion processus de travail au sein de l'entreprise, prédétermine l'élément principal de l'importance de ses gains (salaire officiel, salaire, taux tarifaire), fixe et légitime de différencier l'adaptation des rémunérations dues aux indemnités, compléments de rémunération, KTU et autres rémunérations qui permettent, en conformément aux systèmes de rémunération approuvés dans l'organisation, personnaliser les revenus du personnel.

Noter. Voir l'article "Comment organiser le travail avec les données personnelles dans les services RH" p. 40 de la revue N 3, 2012.

Les entreprises qui fournissent du personnel à des tiers sont confrontées à de sérieux problèmes en la matière. De telles organisations (agences privées pour l'emploi) peuvent formellement répondre à l'exigence d'un tableau des effectifs, mais d'un point de vue juridique, il est créé dans une organisation réelle et pour des emplois réels, et non dans le cadre d'un contrat civil avec un intermédiaire.

Noter. Voir l'article « 10 erreurs à ne pas commettre lors du traitement de documents relatifs à des données personnelles » p. 52 revues N 3, 2012.

Les entreprises de transfert de main-d'œuvre embauchée dans le cadre d'un contrat de mise à disposition de personnel ne créent pas de véritables emplois, n'investissent pas dans la production et sa modernisation. En cas de faillite d'un organisme intermédiaire, ses biens (souvent loués) ne peuvent être garants d'une indemnisation des gains non perçus par les salariés. Par conséquent, cela n'a aucun sens de considérer les tableaux d'effectifs qui y sont créés comme des documents organisationnels et financiers sérieux.

Noter. Lisez à propos de la main-d'œuvre « empruntée » à la p. 70.

Pas moins de problèmes découle de ces sociétés dans le cadre de la préparation de la documentation du personnel. Si un intermédiaire formalise un salarié agréé pour son travail, alors l'exercice effectif de fonctions de travail dans des conditions de travail préjudiciables ou dangereuses pour un véritable ouvrier de production ne sera pas compté dans son ancienneté préférentielle, qui donne droit à une pension, puisqu'en le bureau de la société intermédiaire qui formalise la salariée conformément à son tableau d'effectifs à un véritable employeur, il n'y a pas de telles conditions de travail préjudiciables. Aucune des structures du PFR ne reconnaît le travail sur le tableau des effectifs de l'entreprise intermédiaire comme un travail dans des conditions préjudiciables ou dangereuses donnant droit à des prestations de retraite. Cela est dû au fait que dans le cahier de travail de l'employé, qui, conformément à l'art. 66 du Code du travail de la Fédération de Russie est le principal document sur son activité de travail et l'expérience professionnelle, conformément au tableau d'effectifs de l'intermédiaire, un relevé d'emploi a été dressé.

En conclusion, je voudrais noter que les exigences relatives aux documents énoncées dans la loi n ° 402-FZ, dans un certain nombre de cas, diffèrent des exigences de la législation du travail (qui, en fait, sont plus strictes). Par conséquent, afin d'éviter les réclamations des auditeurs, nous recommandons de prendre le formulaire unifié N T-3 comme base pour développer la forme du tableau des effectifs. Il est conseillé d'utiliser GOST R 6.30-2003 « Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour la paperasse ". Et enfin, étant donné que le tableau des effectifs contient des données personnelles des employés, son stockage, son traitement, sa destruction doivent être effectués conformément aux exigences de la législation de la Fédération de Russie sur la protection des données personnelles.

Y. Titova

Prof,

Expert en revues

"Service personnel

Et la gestion du personnel de l'entreprise "

Signé pour imprimer

Le tableau d'effectifs est un règlement obligatoire qui ne contient pas les noms des employés de l'organisation. Le but de ce document est de fournir une configuration d'entreprise clairement articulée.

À savoir:

Composé.
Le nombre d'employés.
Le montant d'argent dépensé pour les paiements.

Le document est local, c'est-à-dire le document interne de l'employeur. Le document entre en vigueur après la signature par le chef d'entreprise d'un arrêté approuvant le tableau des effectifs (SR). Le contrôle fiscal ou l'inspection du travail a le droit de demander ce document. Son absence constitue une violation de la législation sur la protection du travail.

Toute organisation dès le début de son activité doit avoir certaines réglementations. De plus, chaque nouvel employé doit être familiarisé avec les documents actuels de l'entreprise. Cela doit être fait avant de signer un contrat de travail.

Le tableau des effectifs (formulaire T-3) est constitué dans l'entreprise soit dès le début de son activité, soit dès le début année actuelle... Le responsable approuve le document par un arrêté approprié. Le texte de l'arrêté confirme le fait de l'entrée en vigueur du tableau des effectifs. Après que le document a été signé par une personne autorisée, il est enregistré dans le journal approprié. Cette démarche s'accompagne de l'attribution d'un numéro d'enregistrement à la commande. La durée exacte de conservation de la commande et du calendrier n'est pas réglementée.

L'ordonnance de modification du tableau des effectifs annule le document précédent aux fins de l'approbation ultérieure du nouveau.

Durée de validité - au gré de l'ordre du chef : à partir d'un an ou plus. Lorsqu'on modifie la structure d'une entreprise, il est plus opportun d'apporter des modifications au RS que d'en approuver un nouveau. L'employeur signe un arrêté modifiant le RP, sur la base duquel les ajustements nécessaires sont effectués. Si l'expansion du personnel est prévue ou vice versa, réduction massive, vous devriez faire nouvelle forme T-3.

Forme et contenu

Le gestionnaire a le droit de développer indépendamment un formulaire de document, en tenant compte des activités de l'entreprise et de ses besoins. Les en-têtes précédemment acceptés à partir de janvier 2013 sont facultatifs. La plupart des employeurs ne savent pas dresser un tableau des effectifs et utilisent donc le formulaire unifié n° T-3 comme formulaire. Il est facile à remplir et contient toutes les données nécessaires. Le formulaire T-3 et la procédure pour le remplir sont approuvés par le décret n ° 1 du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 01/05/2004. Ce document doit contenir les éléments suivants :

liste des divisions structurelles;
code départemental ;
poste, spécialité, classification;
nombre d'unités de personnel;
salaires officiels;
indemnités;
caisse de paie.

La responsabilité de remplir ce formulaire incombe aux agents du personnel. Dans certains cas, cette tâche est effectuée par un comptable ou un chef d'entreprise. Sur la base du document personnel ci-dessus, l'employeur a le droit d'élaborer un tableau des effectifs. Elle est réalisée sous forme électronique sous excel et permet d'enregistrer des données sur le remplacement des salariés.

Règles de remplissage

V obligatoire le document indique le nom complet de l'organisation conformément aux documents constitutifs. Aussi, en plus de la date d'établissement de la liste d'effectifs, la date de son entrée en vigueur et la période de validité sont indiquées. Dans le coin supérieur droit, le nombre d'unités de personnel est indiqué le jour de la rédaction du document.

La première colonne indique les divisions structurelles de l'organisation, en commençant par le chef (administration). Plus loin dans une interprétation libre, sans s'écarter des concepts généralement acceptés. Cela concerne organisations commerciales... Pour les agences gouvernementales, la différence dans le remplissage du document est qu'elles sont tenues de suivre les exigences des classificateurs russes et d'autres documents réglementaires. À l'avenir, cela permettra aux travailleurs retraités de profiter librement des avantages dont ils dépendent. Le code de subdivision facilite la gestion des documents et est défini par chaque organisation indépendamment.

En ce qui concerne les postes dans le SR, le nombre de personnes employées dans la production - ici, chaque organisation procède des besoins personnels et de la rentabilité de l'entreprise.

Dans la colonne «taux tarifaire», tous les indicateurs sont indiqués en roubles. Dans le cas où le montant du salaire n'a pas valeur exacte, les limites possibles sont déterminées : de et à (15 000-20 000).

Prix.
Suppléments.
Prestations d'indemnisation.

Le montant de la prime est indiqué en roubles ou en pourcentage.

La colonne suivante résume les chiffres tarifaires précédents et les multiplie par le nombre de membres du personnel. Le chiffre obtenu est le fonds des salaires (ph) pour le mois.

Le tableau des effectifs d'un entrepreneur individuel ne diffère pas d'un document similaire pour une LLC ou toute autre organisation. Selon le Code du travail de la Fédération de Russie, lors de la conclusion d'un contrat de travail, l'employeur est tenu de familiariser un employé potentiel avec le « personnel ». De nombreux entrepreneurs individuels ne sont pas pressés de compiler ce document normatif... Un tel mépris peut entraîner une amende.

Selon l'art. 5.27 du Code des infractions administratives, le montant de l'amende pour un fonctionnaire varie dans la limite de 1 000 roubles. - 5 000 roubles. Une telle violation coûtera à l'organisation de 30 à 50 000 roubles.

Quand et comment apporter des modifications

Pour des changements mineurs, des ajustements au calendrier sont suffisants. Avant d'apporter une modification à grande échelle au SR, l'employeur est tenu d'informer les employés de l'action à venir deux mois à l'avance. Ainsi, la date de l'ordonnance d'introduction des modifications et la date d'entrée en vigueur des modifications sont différentes. La base de l'ajustement est la nécessité :

modifier le taux tarifaire ;
réduire le personnel ;
renommer le poste ;
changer le mode de rémunération.

Étant donné que tout changement affecte les intérêts des employés, l'employeur modifie automatiquement les contrats de travail. Un exemple de commande pour modifier le tableau des effectifs peut être téléchargé ici.

Vérifier

Selon l'art. 62 du Code du travail de la Fédération de Russie, un employé de toute organisation, ainsi que des organismes d'inspection, peut demander un extrait d'un document par demande écrite. Un extrait du RP est établi conformément à toutes les règles et contient des informations spécifiques. Si la maison mère compte plusieurs divisions, après élaboration et approbation du tableau des effectifs, un extrait est généré pour celles-ci. La différence entre le document principal et l'extrait est que ce dernier, avant le nom, est marqué du mot « extrait » et ne reproduit que la partie nécessaire du document.

Notre rédaction reçoit souvent des questions concernant la tenue à jour d'un document personnel aussi important que le tableau des effectifs. Nous avons présenté les réponses aux plus pertinentes d'entre elles dans cet article.

A quoi sert le tableau des effectifs ?

Conformément aux instructions pour l'application et l'achèvement des formulaires de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et son paiement, approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 05.01.2004 n ° 1 "Sur l'approbation des formes unifiées de comptabilité primaire Documentation pour la comptabilisation du travail et de son paiement" (ci-après - Résolution n° 1), le tableau des effectifs est utilisé pour formaliser la structure, les effectifs et niveaux de dotation organisation conformément à sa Charte. Il contient une liste des divisions structurelles, des intitulés de poste, des spécialités, des professions avec qualifications, des informations sur le nombre d'unités de personnel.

Pour la première fois, la forme unifiée du tableau des effectifs a été approuvée par le décret du Goskomstat de Russie du 06.04.2001, n ° 26 (dans le cadre des formes unifiées de la documentation comptable primaire). En 2004 forme donnée a subi quelques changements.

Pour un employeur, le tableau des effectifs est un « outil » très pratique qui remplit plusieurs fonctions à la fois. En particulier, il :

vous permet de tracer clairement la structure organisationnelle de l'entreprise (ses divisions structurelles);
fixe le nombre d'unités structurelles d'effectifs et le nombre d'unités d'effectifs pour chaque poste (profession);
vous permet de retracer le système de rémunération des employés des divisions structurelles;
établit et fixe le montant des indemnités ;
facilite le suivi des postes vacants et la mise en œuvre de la sélection du personnel pour ces postes vacants.

Est-il nécessaire d'avoir un tableau des effectifs ?

Sur le ce moment Il existe deux points de vue quant à l'obligation de l'employeur de maintenir le tableau des effectifs.

Selon le premier, la présence de cet acte normatif local est obligatoire, puisqu'il affecte directement la fonction de travail du salarié et sa rémunération. Ainsi, dans le Code du travail de la Fédération de Russie, le tableau des effectifs est mentionné à l'art. 15, contenant la définition des relations de travail, et à l'art. 57, selon laquelle une condition essentielle du contrat de travail est la fonction de travail, à savoir : travailler selon le poste conformément à avec tableau des effectifs, profession, spécialité avec indication des qualifications, type spécifique de travail confié au salarié.

Selon un autre point de vue, l'employeur décide indépendamment s'il est nécessaire de maintenir le tableau des effectifs. Cette position est fondée sur les arguments suivants. Premièrement, la résolution n° 1 approuvée recommandé pour l'utilisation forme unifiée du tableau des effectifs (n° T-3). Le tableau des effectifs est également mentionné dans les instructions pour remplir les cahiers de travail, approuvées par le décret du ministère du Travail de Russie du 10.10.2003 n ° 69 (ci-après - instruction n ° 69). En particulier, à la clause 3.1 de l'instruction, il est noté que les enregistrements concernant le nom du poste (travail), la spécialité, la profession avec une indication des qualifications sont effectués, en règle générale, conformément au tableau des effectifs de l'organisation.

Comme vous pouvez le voir, aucun des règlements énumérés ne contient devoir l'employeur sur l'enregistrement du tableau des effectifs. Dans le même temps, nous recommandons de ne pas négliger la tenue de ce document du personnel, car les organismes de contrôle adhèrent précisément au premier point de vue.

Ainsi, la Caisse d'assurance sociale de la Fédération de Russie attire l'attention des assurés (employeurs) sur la nécessité d'établir un tableau des effectifs en tant que document servant à confirmer l'exactitude. La Caisse de retraite de la Fédération de Russie, lors de la collecte d'informations sur la durée de service des travailleurs assurés, a également attiré à plusieurs reprises l'attention sur la nécessité.

Souvent, les autorités fiscales, lors de la réalisation d'audits sur le terrain, demandent la dotation en personnel de l'organisation. Par exemple, dans la décision de la Cour d'arbitrage de Moscou du 28 avril 2007 dans l'affaire n° A40-4332 / 07-117-33, il est noté que « code fiscal La Fédération de Russie impose au contribuable l'obligation de soumettre, à la demande de l'administration fiscale, les documents et informations nécessaires au contrôle fiscal. Le fait que les contrats de travail, la dotation, les cartes personnelles et individuelles ne sont pas des documents comptabilité fiscale, ne réfute pas en soi l'obligation de l'organisation de disposer de tels documents et de les soumettre au contrôle fiscal sur place, car les informations qu'ils contiennent peuvent être importantes pour la fiscalité.

Souvent, l'absence d'un tableau des effectifs est considérée par les organismes d'inspection comme une violation de la législation du travail et de la protection du travail, pour laquelle un fonctionnaire peut être condamné à une amende de 500 à 5 000 roubles, et une organisation - d'un montant de 30 000 à 50 000 roubles. (Article 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie). Mais étant donné qu'il n'y a pas d'obligation claire de l'employeur de maintenir ce document dans la législation, vous pouvez essayer de contester ces sanctions devant les tribunaux.

Qui doit élaborer et approuver le tableau des effectifs ?

Après avoir décidé de la nécessité d'établir un tableau des effectifs (si, bien sûr, il n'est pas déjà dans l'organisation), la question suivante se pose - qui doit développer ce document d'enregistrement du personnel ?

La législation ne définit pas le cercle des personnes responsables, nous supposons donc que le chef d'entreprise doit traiter cette question. Un arrêté séparé peut être établi, attribuant la responsabilité d'établir le tableau des effectifs à un employé spécifique, ou cette responsabilité peut être inscrite dans le contrat de travail ou la description de poste de l'employé.

En règle générale, dans les petites organisations, la gestion du personnel et (ou) le personnel comptable participent moins souvent à l'établissement du tableau des effectifs - les employés du service juridique. Dans les grandes entreprises - le département de la planification et de l'économie ou le département de l'organisation du travail et des salaires. Quand cela vient à entrepreneur individuel, cela peut être fait par un responsable du personnel, un comptable (le cas échéant dans l'État) ou l'entrepreneur lui-même.

Le tableau des effectifs est approuvé par un arrêté (arrêté) signé par le chef de l'organisation ou une personne autorisée par lui (voir exemple 1). Les détails de ce document sont indiqués dans le champ « Approuvé par arrêté de l'organisme du » ____ « _____________ 200__ n° __ » du formulaire unifié n° T-3.

Veuillez noter que les dates de création, d'approbation et d'entrée en vigueur du tableau d'effectifs peuvent ne pas coïncider. Ainsi, le tableau des effectifs peut être approuvé postérieurement à son établissement, et la date de son introduction (entrée en vigueur) peut être postérieure aux dates d'approbation et d'établissement.

Compte tenu du fait que les salaires sont versés aux salariés sur une base mensuelle, il est logique de mettre en œuvre la dotation dès le premier jour du mois.

Le formulaire unifié n° T-3 indique également la période pour laquelle le tableau d'effectifs est approuvé. A cet égard, la question suivante se pose :

A quelle fréquence le tableau des effectifs doit-il être dressé ?

Il n'y a pas de réponse claire dans la législation. Cependant, étant donné que le tableau des effectifs est un document de planification, il est conseillé de l'établir pour un an. Parallèlement, le tableau des effectifs peut être approuvé une seule fois et fonctionner sur plusieurs années.

Comment remplir correctement le formulaire unifié n° T-3 ?

Passons donc directement à l'établissement du tableau des effectifs. La façon la plus courante de l'enregistrer est de remplir le formulaire unifié n° T-3. Dans ce cas, il convient de se référer aux Instructions pour l'utilisation et le remplissage des formulaires de la documentation comptable primaire, approuvées par la Résolution n°1.

Nous concevons la « casquette ». Tout d'abord, dans le champ "Nom de l'organisation", vous devez indiquer le nom de l'organisation conformément au certificat d'enregistrement. Si le certificat contient à la fois des noms complets et abrégés, n'importe lequel d'entre eux peut être spécifié dans le tableau des effectifs.

Ensuite, le code OKPO (Classificateur panrusse des entreprises et des organisations), le numéro du document et la date de sa préparation sont indiqués. Pour faciliter l'inscription, le numéro de dotation peut contenir un index alphabétique (par exemple, SHR).

Le formulaire unifié n° Т-З comporte la mention suivante : « Le tableau des effectifs pour la période ______ à partir de » ___ « ______ 20__ ». Il semblerait que la désignation de la période de validité du document implique l'indication de la date non seulement du début, mais aussi de la fin de cette période. Dois-je indiquer la fin du tableau des effectifs ou suffit-il d'indiquer que le tableau des effectifs entre en vigueur à une certaine date ? Évidemment, la forme unifiée présuppose exactement la deuxième option. Cela s'explique par le fait que dans le processus de réalisation des activités dans l'organisation, il peut être nécessaire de modifier le tableau des effectifs, il est donc très difficile de prédire avec précision sa date d'expiration.

V colonne 1 ("Nom") indique le nom de l'unité structurelle correspondante. Il peut s'agir à la fois de succursales, de bureaux de représentation et de départements, ateliers, sections, etc. (Article 16 de la résolution de l'assemblée plénière de la Cour suprême de la Fédération de Russie du 17.03.2004, n° 2 "Sur la demande des tribunaux Fédération Russe Code du travail de la Fédération de Russie ").

Pour la commodité de travailler avec le tableau des effectifs, il est préférable d'organiser les divisions structurelles en groupes selon leur hiérarchie, de l'administration aux divisions de service. Par exemple, tout d'abord, les divisions assurant la direction générale (direction, comptabilité, service du personnel, etc.) seront indiquées, puis - les divisions de production ou les divisions remplissant les fonctions principales de l'organisation, et à la fin - les auxiliaires et les services divisions (service administratif et économique, service d'approvisionnement, entrepôt, etc.).

V colonne 2 ("Code") les codes des unités structurelles attribués par l'employeur sont inscrits. En règle générale, les codes sont désignés par des chiffres, dont le nombre varie en fonction de la complexité de la structure de l'organisation. Cela vous permet de déterminer la place de chaque service (division, groupe, etc.) dans la structure organisationnelle globale. Par exemple, le code 02 est affecté au service des finances. Par conséquent, le service des finances et de la planification et le service de la comptabilité, qui font partie du service, auront les codes 02.01 et 02.02.

Dans le cas où l'organisation utilise un système de gestion documentaire centralisé, le code de l'unité structurelle peut être omis.

Dans la colonne 3 le poste (spécialité, profession), la catégorie, la classe (catégorie) des qualifications de l'employé sont indiqués. Il est préférable que ces données soient présentées conformément à :

Classificateur panrusse des professions, des postes de travail et des catégories de salaire des travailleurs OK 016-94 (introduit par le décret de la norme d'État de Russie du 26.12.1994, n° 367) ;
Répertoire de qualification des postes de cadres, spécialistes et autres employés (approuvé par le décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 21.08.1998, n° 37).

Bien sûr, ces guides sont obsolètes et bon nombre des articles parus dans dernières années, ils sont manquants (par exemple, le poste de chef de bureau). Par conséquent, les différences dans les noms de postes, de professions, de spécialités dans livres de référence de qualification et en documents personnels les organisations sont acceptables. Cependant, si avec l'exécution de travaux dans certains postes, professions, spécialités liés à l'octroi d'indemnités et d'avantages ou à la présence de restrictions, alors les noms de ces postes, professions ou spécialités et les exigences de qualification pour eux doivent correspondre aux noms et exigences spécifiés dans les référentiels de qualification approuvés de la manière établie par le gouvernement de la Fédération de Russie (article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, clause 3.1 de l'instruction n° 69). Dans le cas contraire, le salarié n'aura pas droit aux prestations.

Exemple 2

Réduire le spectacle

Dans le dossier de travail d'un travailleur de la musique qui a dirigé un studio de choeur d'enfants dans un pensionnat pendant 17 ans, son poste était répertorié comme « organisateur du cercle ». Étant donné que ce poste ne figure pas dans le classificateur panrusse des professions ouvrières, des postes d'employés et des niveaux de salaire, ni dans la liste des emplois, professions, postes, spécialités et institutions, compte tenu du fait qu'une pension de retraite de vieillesse est attribuée à l'avance d'horaire conformément à l'article 28 de la loi fédérale sur les pensions du travail dans la Fédération de Russie, approuvée par le gouvernement de la Fédération de Russie du 29 octobre 2002, n° 781, cette expérience de travail n'était pas incluse dans l'assurance pour les premiers cession d'une pension à un employé.

Selon l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, le poste d'un employé à recruter doit correspondre à celui indiqué dans le tableau des effectifs. Il existe des cas où le nom du poste utilisé dans le contrat de travail ne correspond pas au tableau des effectifs, ou un tel poste n'est pas du tout prévu au tableau des effectifs. Dans ce cas, la contradiction existant entre le contrat de travail et le tableau des effectifs doit être résolue en faveur du contrat de travail (article 8 du Code du travail de la Fédération de Russie). L'employé exercera la fonction de travail prévue au contrat de travail (c'est-à-dire travailler selon le poste, la spécialité ou la profession précisée au contrat), et l'agent du personnel devra apporter les modifications appropriées au tableau des effectifs. Nous verrons comment procéder un peu plus tard. En attendant, nous continuerons à remplir le formulaire.

Lors du remplissage colonne 4 ("Nombre d'unités de personnel") indique le nombre de postes de personnel pour les postes respectifs (professions). Dans le cas où il est envisagé de maintenir une unité d'effectifs incomplète, compte tenu des spécificités du travail à temps partiel, le nombre d'unités d'effectifs est indiqué en parts appropriées, par exemple 0,25 ; 0,5 ; 2,75, etc.

Étant donné que les nouveaux employés ne peuvent être embauchés que pour des postes vacants, dans le tableau des effectifs, vous pouvez indiquer non seulement les postes existants, mais également les postes vacants. En d'autres termes, si une organisation emploie 10 personnes et que 10 unités de personnel sont également indiquées dans le tableau des effectifs, alors lorsque le personnel augmente, vous devrez apporter des modifications au tableau des effectifs. Et vous pouvez immédiatement poser Suite unités d'état-major (par exemple, 12). Ainsi, dans le tableau des effectifs, vous pouvez conserver le stock de personnel pour l'avenir.

L'un des problèmes qui posent des difficultés dans la pratique est lié à l'enregistrement des emplois à temps partiel. Par exemple, plusieurs personnes peuvent travailler à temps partiel ou à temps partiel dans le même poste. Dans ce cas, le tableau des effectifs indique le nombre total de membres du personnel pour le poste correspondant.

Supposons qu'il y ait deux transitaires à temps plein et un à temps partiel. Dans ce cas, dans la colonne 4, 2,5 unités de personnel doivent être indiquées.

V colonne 5 ("Taux tarifaire (salaire), etc."), selon le système de rémunération adopté dans l'organisation, le salaire mensuel est indiqué au taux tarifaire (salaire), échelle tarifaire, pourcentage du revenu, part ou pourcentage du bénéfice, taux de participation au travail (KTU), coefficient de distribution, etc. Dans ce cas, les salaires sont déterminés en roubles.

Rappelons que conformément à l'art. 133 du Code du travail de la Fédération de Russie, le montant du salaire officiel (taux tarifaire) ne peut être inférieur au salaire minimum légal (actuellement 4 330 roubles). Dans ce cas, le système de rémunération doit être établi par un acte réglementaire local (par exemple, le Règlement sur la rémunération).

Exemple 3

Réduire le spectacle

Le tableau des effectifs prévoit une unité de personnel du poste de "secrétaire" avec un salaire de 15 000 roubles. Toutefois, compte tenu des intérêts de l'entreprise, le secrétaire a été engagé aux conditions combinaison externe par 0,5 paris. Conformément à l'art. 285 du Code du travail de la Fédération de Russie, la rémunération des travailleurs à temps partiel est calculée au prorata des heures travaillées, en fonction du rendement ou d'autres conditions déterminées par le contrat de travail. A cet égard, le contrat de travail doit indiquer un montant proportionnel au temps travaillé par le travailleur à temps partiel (en dans ce cas- 7 500 RUB).

Comme le montre l'exemple ci-dessus, le tableau des effectifs détermine le salaire du poste correspondant, mais pas la rémunération d'un employé en particulier.

V colonnes 6-8 (« Allocations ») indiquent une incitation et versements d'indemnités employés (primes, indemnités, paiements supplémentaires, paiements incitatifs) établis par la législation en vigueur de la Fédération de Russie (par exemple, allocations du nord, allocations pour diplôme universitaire etc.) ou introduits à la discrétion de l'organisation (par exemple, liés au régime ou aux conditions de travail).

un montant fixe (si le salaire est modifié, le montant de l'allocation peut être laissé le même ou également modifié) ;
sous forme d'un pourcentage d'allocation (dans ce cas, le montant de l'allocation évolue avec le salaire).

Attention : si le système de rémunération prévoit la possibilité d'établir des indemnités individuelles pour chaque poste, alors dans la colonne 3, chaque poste doit être mis en évidence sur une ligne distincte, et dans la colonne 4, devant chaque poste, mettre une unité.

Une autre question fréquente, ce qui inquiète notamment les agents du personnel : est-il possible pour des salariés occupant les mêmes postes de fixer des salaires différents, par exemple, en prévoyant une fourchette de salaire dans le tableau des effectifs ? Tant dans la littérature juridique que dans la pratique, il existe deux approches opposées pour résoudre ce problème. Ainsi, certains experts estiment que cela est parfaitement acceptable. A l'appui de ce point de vue, l'art. 132 du Code du travail de la Fédération de Russie, selon lequel le salaire de chaque employé dépend de ses qualifications, de la complexité du travail effectué, de la quantité et de la qualité du travail dépensé et n'est pas limité au montant maximum. Compte tenu de cela, les salaires devraient être établis de manière différentielle et dépendre, en premier lieu, des qualifications de l'employé, sur la base desquelles des salaires différents peuvent être établis pour des employés occupant le même poste, mais ayant des catégories de qualifications différentes.

Selon d'autres experts, un salaire correspond à chaque poste. Dans le cas où il est nécessaire d'établir des salaires différents pour les salariés occupant les mêmes postes, il est conseillé de réguler le montant des salaires en utilisant des indemnités différentes (par exemple, pour l'intensité du travail).

Exemple 4

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Deux spécialistes travaillent dans l'organisation en tant que comptable. Dans le même temps, le tableau des effectifs prévoit un comptable avec un salaire de 10 000 roubles, ainsi que des indemnités pour heures de travail irrégulières d'un montant de 10 % du salaire (1 000 roubles) et pour l'intensité du travail - 20 % (2 000 roubles ). Compte tenu des qualifications et de l'expérience professionnelle de l'un des employés occupant ce poste, toutes les indemnités ont été établies et, par conséquent, son salaire était de 13 000 roubles. (10 000 roubles + 1 000 roubles + 2 000 roubles). Le deuxième comptable n'a reçu qu'une seule indemnité par jour de travail irrégulier, après quoi son salaire était de 11 000 roubles. (10 000 roubles + 1 000 roubles).

V colonne 9 le montant total est noté, formé en additionnant les colonnes 5 à 8, c'est-à-dire la somme des salaires de toutes les unités de personnel d'un poste particulier, en tenant compte des indemnités établies. Si les colonnes 5 à 9 ne peuvent pas être remplies en roubles (par exemple, en raison de l'utilisation de systèmes de rémunération en franchise de droits, mixtes et autres), ces colonnes sont remplies dans les unités de mesure appropriées (en pourcentages, coefficients, etc. .). Dans ce cas, le calcul du montant total (total) dans les colonnes 5 à 9 est possible si les taux tarifaires et les majorations sont fixés dans les mêmes unités pour la même période.

Encadré 10 , comme son nom l'indique, est destiné à diverses notes. S'ils sont absents, il reste vide.

Après avoir entré les données dans toutes les colonnes, vous devez remplir la ligne "Total" situé au bas du tableau. Pour cela, le nombre d'unités de personnel, le montant des salaires, des indemnités et le montant de la masse salariale mensuelle sont calculés en colonnes verticales.

Le tableau d'effectifs formalisé est signé par le chef du service du personnel ou la personne à qui est confiée la responsabilité de la tenue des dossiers du personnel, ainsi que Chef comptable organisations.

Dans la forme unifiée du tableau des effectifs, l'apposition d'un scellé n'est pas prévue. À cet égard, le tampon peut être appliqué, mais pas obligatoire.

Un exemple de remplissage du tableau des effectifs est présenté dans l'exemple 5.

Comment apporter des modifications au tableau des effectifs ?

Tôt ou tard, tout responsable du personnel est confronté à une modification des informations contenues dans le tableau des effectifs. Par exemple, il est nécessaire d'introduire une nouvelle unité de dotation ou une subdivision entière, ou de réduire celle existante, de modifier les salaires, les taux de tarification, de renommer une subdivision ou un poste, etc.

Il existe deux façons d'apporter des modifications au tableau des effectifs approuvés :

Option 1. Modifier le tableau des effectifs lui-même, c'est-à-dire approuver le nouveau tableau des effectifs avec un nouveau numéro d'enregistrement (suivant dans l'ordre)

Option 2. Apportez des modifications au tableau des effectifs actuel.

Dans ce cas, le tableau des effectifs reste le même, seul un certain nombre de ses postes (le contenu des graphiques) changent. Les changements sont effectués par ordre, après quoi le tableau des effectifs est ajusté. Les titres suivants peuvent servir d'intitulé à l'arrêté correspondant : « Sur la modification du tableau des effectifs », « Sur les modifications partielles du tableau des effectifs », « Sur les modifications apportées au tableau des effectifs », etc. L'arrêté doit indiquer la base de apporter des modifications au tableau des effectifs (par exemple, réorganisation de l'entreprise, optimisation du travail de gestion, amélioration de la structure de l'organisation, etc.).

Si l'organisation a une structure complexe, nous recommandons que lors de la modification du tableau des effectifs actuel, indiquez dans l'ordre non seulement le poste pertinent, mais également l'unité structurelle dont la dotation est affectée par les changements apportés. Cela est dû au fait que dans différents départements, il peut y avoir des postes avec les mêmes noms.

Il n'y a pas de normes sur la fréquence à laquelle le tableau des effectifs doit être mis à jour. Par conséquent, cela peut être fait au besoin.

N'oubliez pas que les modifications et ajouts effectués conformément à la procédure établie au tableau d'effectifs de l'organisation sont portés à l'attention des employés, après quoi les modifications et ajouts appropriés sont apportés à leurs cahiers de travail sur la base d'une commande ( instruction) ou toute autre décision de l'employeur. Ceci est indiqué dans la clause 3.1 de l'instruction n° 69.

Veuillez noter qu'un changement permanent ou temporaire de la fonction de travail d'un salarié et (ou) de l'unité structurelle dans laquelle travaille le salarié (si l'unité structurelle était spécifiée dans le contrat de travail) n'est rien de plus qu'un transfert vers un autre emploi (partie 1 de l'article 72.1 du Code du travail RF). En tant que changement de fonction de travail d'un salarié, le changement d'intitulé du poste, déterminé par les parties et inscrit dans le contrat de travail, est également considéré, quelles que soient les raisons d'un tel changement (par exemple, en raison d'un changement dans le tableau des effectifs).

Quand apporter des modifications en cas de réduction des effectifs ?

La réduction du nombre d'employés ou d'employés est l'une des raisons d'apporter des modifications au tableau des effectifs. La réduction des effectifs de l'organisation implique l'exclusion d'unités individuelles du personnel du tableau des effectifs, tandis que la réduction des effectifs implique l'élimination de postes individuels. Les travailleurs licenciés pour une raison ou une autre sont passibles de licenciement en vertu du paragraphe 2 de l'art. 81 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Considérant que, conformément à l'article 180 du Code du travail de la Fédération de Russie, les employés doivent être avertis du prochain licenciement afin de réduire les effectifs ou le personnel au moins deux mois avant le licenciement, le nouveau tableau des effectifs peut être mis en vigueur au plus tôt le deux mois après sa rédaction. La présence d'un tableau d'effectifs peut confirmer que le licenciement des salariés était justifié (c'est-à-dire que l'employeur aura la possibilité de démontrer visuellement l'absence d'emplois).

Si les circonstances qui ont mené à la modification du tableau d'effectifs vers une diminution des niveaux d'effectifs sont éliminées, l'employeur peut rétablir les postes réduits en apportant des modifications au tableau d'effectifs ou en en approuvant un nouveau.

Puis-je changer la forme uniforme?

Dans le décret du Goskomstat de Russie du 24 mars 1999 n° 20 "Sur l'approbation de la procédure d'application des formes unifiées de la documentation comptable primaire", il est noté que dans les formes unifiées de la documentation comptable primaire (à l'exception de la formulaires d'enregistrement des transactions en espèces), approuvé par le Goskomstat de Russie, l'organisation, si nécessaire, peut apporter des détails supplémentaires. Dans ce cas, il n'est pas permis de supprimer les informations déjà présentes dans ce formulaire (y compris le code, le numéro de formulaire, le nom du document).

Toute modification apportée au formulaire unifié doit être formalisée par les documents administratifs de l'organisme. Par ailleurs, les formats mêmes des formulaires indiqués dans les albums des formulaires unifiés de documentation comptable primaire sont recommandés et sont susceptibles d'évoluer. Ainsi, dans la fabrication de formulaires basés sur des formulaires unifiés, il est permis d'apporter des modifications en termes d'extension et de rétrécissement des colonnes et des lignes, d'ajouter des dépliants en vrac - pour faciliter le placement et le traitement des informations nécessaires.

Qu'est-ce qu'une mise en page standard ?

De nombreuses organisations pratiquent le maintien d'une forme de dotation « de travail » - la dotation, autrement appelée remplacement de postes ou liste de dotation. La principale différence entre ce document et le tableau des effectifs réside dans son dynamisme, dans le fait qu'il peut évoluer rapidement en fonction des évolutions (numériques et qualitatives) en cours personnel l'entreprise et ne nécessite pas l'émission d'un arrêté pour son approbation et sa modification.

Étant donné que le tableau des effectifs indiquant le total unités de personnel (postes) dans l'entreprise, ne permet pas de déterminer si le poste est vacant ou occupé et lequel des salariés le détient, dans le régime d'effectifs, en règle générale, c'est précisément cette information qui est indiquée - le les noms et initiales des salariés de l'entreprise occupant les postes prévus au tableau des effectifs, et le statut du poste - fermé ou vacant.

Ce document peut comporter d'autres données, telles que le matricule du salarié, son expérience professionnelle dans l'entreprise, une catégorie particulière (mineur, personne handicapée, retraité avec enfants de moins de trois ans, etc.). Comme base pour la liste du personnel, vous pouvez prendre le tableau des effectifs approuvés de l'organisation et ajouter les colonnes nécessaires en fonction des besoins d'une organisation particulière. Ni l'obligation de maintenir l'effectif, ni sa forme unifiée ne sont actuellement fixées par des textes réglementaires. La seule chose qui est réglementée est la durée de conservation des documents qui ont expiré. Conformément à la Liste des documents de gestion types générés dans les activités des organisations, avec indication des périodes de conservation, approuvée par Rosarchiv le 06.10.2000, les dispositions types sont soumises à une conservation pendant 75 ans après l'établissement de nouvelles. Dans ce cas, les tableaux d'effectifs doivent être conservés pendant 3 ans, à compter de l'année suivant celle au cours de laquelle ils sont devenus invalides.

Notes de bas de page

Réduire le spectacle

Les employés du service du personnel rédigent de nombreux documents - toutes sortes d'ordres, accords avec les employés, horaires, réglementations locales, etc. L'un des documents qui affecte fortement les activités de l'institution est le tableau des effectifs. C'est en fonction de celui-ci que le fonds salarial est prévu (l'échéancier renvoie aux documents instituant le régime salarial), il peut aussi devenir la preuve d'une réduction du nombre ou des effectifs des salariés de l'établissement et il sera amené à porter des mesures de contrôle et de surveillance et en cas de conflit du travail. Nous allons parler du tableau des effectifs aujourd'hui.

Dotation obligatoire

Conformément aux instructions pour l'application et le remplissage des formulaires de comptabilité primaires pour la comptabilité du travail et la rémunération (ci-après dénommées les instructions), approuvées par la résolution n° elle). Il contient une liste des divisions structurelles, des intitulés de poste, des spécialités, des professions avec qualifications, des informations sur le nombre d'unités de personnel.
Il faut dire tout de suite qu'il n'y a aucune norme obligeant l'employeur à élaborer et approuver le tableau des effectifs dans le Code du travail, mais il y a quand même une mention. En particulier, selon l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, une condition préalable à l'inclusion dans un contrat de travail est, entre autres, la fonction de travail - travail selon le poste conformément au tableau des effectifs, profession, spécialité indiquant les qualifications; le type spécifique de travail confié à l'employé ... Si, conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, à d'autres lois fédérales, l'octroi d'une rémunération et d'avantages ou la présence de restrictions est associé à l'exécution de travaux dans certains postes , professions, spécialités, alors le nom de ces postes, professions ou spécialités et les exigences de qualification pour eux doivent correspondre aux noms et exigences spécifiés dans les référentiels de qualification, approuvés de la manière établie par le gouvernement de la Fédération de Russie.
Outre le Code du travail, le tableau des effectifs est mentionné dans d'autres règlements... En particulier, l'article 91 Instructions méthodiques sur la procédure de nomination, d'inspection documentaire sur place des assureurs de l'assurance sociale obligatoire et de prise de mesures sur la base de leurs résultats, approuvée par le décret de la FSS de la Fédération de Russie du 7 avril 2008 N 81, il est prévu que le La FSS demandera à l'employeur constitutif et les documents organisationnels et administratifs, dont le tableau des effectifs. La FSS l'exigera également lors de la vérification de l'exactitude du calcul des cotisations d'assurance pour l'assurance sociale obligatoire contre les accidents du travail et les maladies professionnelles.
La présence d'un tableau des effectifs est également nécessaire pour la Caisse de pensions qui, lors de la collecte d'informations sur l'ancienneté des salariés assurés, se réfère à ce documentétablir les noms des divisions structurelles de l'établissement et la correspondance des titres d'emploi.
Le tableau des effectifs est également mentionné dans les instructions pour remplir les cahiers de travail, approuvées par le décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 10.10.2003 N 69. En particulier, à la clause 3.1 des instructions, il est noté que les entrées concernant le nom du poste (travail), spécialité, profession, indiquant les qualifications, sont généralement établis conformément au tableau des effectifs de l'organisation.
Sur la base des actes normatifs ci-dessus, la présence d'un tableau des effectifs dans l'établissement est simplement nécessaire. A noter que pour certains établissements, le tableau des effectifs obligatoires est directement établi par des textes réglementaires :
- L'arrêté du ministère des Situations d'urgence de la Fédération de Russie du 24/09/2008 N 563 a approuvé les règles et les conditions d'établissement, d'approbation, d'approbation et d'enregistrement des tableaux d'effectifs des employés des institutions budgétaires et étatiques du ministère des Situations d'urgence et du personnel civil des unités militaires de sauvetage du ministère des Urgences ;
- L'ordonnance du Spetsstroy de la Fédération de Russie du 03.12.2010 N 540 a déterminé la procédure et les modalités d'établissement, d'examen, d'approbation et d'enregistrement des tableaux d'effectifs du personnel civil des formations et organisations militaires sous Spetsstroy, qui est maintenu aux frais de dotations budgétaires.

Formulaire de dotation et règles de compilation

Le formulaire du tableau des effectifs T-3 est approuvé par le décret n ° 1. Ce formulaire prévoit 10 colonnes et en vertu du décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 24/03/1999 n ° 20 "Sur l'approbation de la Procédure d'application des formes unifiées de documentation comptable primaire", de nouvelles peuvent être ajoutées, mais les existantes ne peuvent pas être supprimées.
Remarque : bien que les formes approuvées par ce décret s'appliquent aux organismes quelle que soit leur forme de propriété, certaines institutions budgétaires et étatiques les établissent sous la forme approuvée par l'acte normatif départemental. Par exemple, les institutions budgétaires et étatiques du ministère des Situations d'urgence doivent établir un tableau des effectifs sous la forme de l'annexe 2 à l'arrêté du ministère des Situations d'urgence de la Fédération de Russie du 24/09/2008 N 563.
Dans tous les cas, il est peu probable que des difficultés pour remplir l'en-tête du document surviennent, passons donc directement à la section tabulaire du formulaire.
Les colonnes 1 "Nom" et 2 "Code" définissent l'unité structurelle de l'organisation. En règle générale, la plupart des organisations financées à partir de différents niveaux de budget choisissent les noms des unités structurelles de manière indépendante, guidées par des concepts généralement acceptés. En règle générale, les divisions structurelles de l'administration sont d'abord indiquées (direction, comptabilité, service du personnel, service organisationnel et juridique, etc.), puis les divisions de production et, enfin, les divisions de service et auxiliaires (service administratif et économique, services de réparation , etc.). Chaque service se voit attribuer un code qui aidera à déterminer la place de ce service ou groupe dans la structure générale de l'organisation (inscrit dans la colonne 2).
Dans la colonne 3 "Poste (spécialité, profession), catégorie, classe (catégorie) de qualifications" il est nécessaire d'inscrire le nom du poste (spécialité, profession). Notez que sur la base de l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, si l'octroi d'indemnités et d'avantages ou la présence de restrictions est associé à l'exécution de travaux dans certains postes, professions, spécialités, alors les noms de ces postes, professions ou spécialités et exigences de qualification pour eux doivent correspondre aux noms et exigences spécifiés dans les référentiels de qualification. En particulier, à l'heure actuelle, ils utilisent encore le classificateur panrusse des travailleurs, des postes d'employés et des niveaux de salaire OK 016-94 et la liste des manufactures, des ateliers, des professions et des postes, approuvés par la résolution du Comité d'État de l'URSS pour le travail et le Présidium du Conseil central des syndicats de tous les syndicats du 25.10.1974 N 298 / P-22, emploi qui donne droit à une pension de retraite (vieillesse) à des conditions préférentielles.

Pour ton information. Si, par exemple, le tableau des effectifs prévoit le poste de « machiniste », et que le salarié exerce les fonctions de contrôleur de la circulation, alors il perd le droit à une pension de retraite (vieillesse) à des conditions préférentielles.

En outre, il convient de tenir compte d'autres règlements contenant les règles d'établissement des noms de postes, de spécialités et de professions. Par exemple, sur la base de l'arrêté du ministère de la Santé et du Développement social de la Fédération de Russie du 28 mars 2012 N 278n, le nom du poste du chef (chef) du centre de plasma peut être complété par le nom du poste médical « médecin-transfusionniste », compte tenu du profil de l'unité structurelle et de la spécialité prévue par la nomenclature des spécialités des spécialistes de l'enseignement supérieur et postuniversitaire de santé médico-pharmaceutique.
Lors de l'établissement et de l'approbation du tableau des effectifs de l'organe d'autonomie locale, le personnel de la commission électorale municipalité vous devez utiliser les noms des postes de services municipaux prévus dans le registre des postes de services municipaux de l'entité constitutive de la Fédération de Russie (clause 3 de l'article 6 de la loi fédérale du 02.03.2007 N 25-FZ "Sur le service municipal dans le Fédération Russe").

Noter! Si l'établissement a besoin d'embaucher une personne salariée pour un certain temps, son poste est également fixé au tableau d'effectifs. Pour ce faire, vous devez apporter des modifications au tableau d'effectifs actuel, en indiquant des informations sur la période pour laquelle le poste est saisi, dans la colonne 10 « Note » du formulaire T-3.

La séquence de remplissage de la colonne 3 pour chaque unité structurelle est individuelle, tenant compte des spécificités d'une organisation particulière. Cependant, nous pensons qu'il est plus pratique de le remplir dans un ordre hiérarchique: le chef de l'unité structurelle, les adjoints, les spécialistes en chef, les spécialistes de premier plan, etc.
Le nombre d'unités de personnel par poste, profession ou spécialité est indiqué dans la colonne 4. Cette colonne peut contenir à la fois des nombres entiers - 1 (pour les employés à temps plein) et des nombres incomplets - 0,25, 0,5, etc. (pour les travailleurs à temps partiel). Nous recommandons dans cette colonne de refléter non seulement les postes existants, mais également les postes vacants, car les nouveaux employés ne peuvent être embauchés que pour les postes ouverts spécifiés dans le tableau des effectifs.
Il est à noter que le nombre d'unités de personnel des organisations financées à partir de différents niveaux de budgets est déterminé par les organisations supérieures. Ainsi, les normes de dotation :
- le personnel des établissements d'exécution des peines pénales sous forme d'emprisonnement (à l'exception des établissements pénitentiaires), et des établissements d'exécution des peines pénales sous forme d'emprisonnement, avec conditions spéciales activité économique en pourcentage du nombre annuel moyen de condamnés qu'ils contiennent - approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 12.08.1994 N 922;
- les employés du gouvernement et institutions municipales type culturel et de loisirs et bibliothèques - approuvés par l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 01/09/2011 N 906;
- personnel médical et autre de l'équipe d'anesthésiologie et de réanimation, du service d'anesthésiologie-réanimation organisation médicale- sont donnés dans les annexes 2 et 5 de la Procédure pour la fourniture de soins d'anesthésie et de réanimation à la population adulte, approuvée par l'arrêté du ministère de la Santé et du Développement social de la Fédération de Russie du 13 avril 2011 N 315n ;
- dispensaire neuropsychiatrique (service dispensaire hopital psychiatrique), le cabinet d'un psychiatre local, le cabinet d'un observation du dispensaire et ambulatoire traitement obligatoire- approuvé par l'arrêté du ministère de la Santé et du Développement social de la Fédération de Russie du 17/05/2012 N 566n.
Certains ministères approuvent les méthodes de calcul du niveau d'effectifs. Par exemple, cela a été fait par le Service fédéral des archives, qui a approuvé par l'arrêté n° 9 du 14 janvier 2004, la méthodologie appropriée pour les institutions d'archives d'État.
Certaines institutions, pour déterminer à la fois les intitulés des postes et leur nombre, devraient s'inspirer des tableaux d'effectifs types approuvés par les règlements ministériels. En particulier, l'annexe 2 à l'ordonnance du service pénitentiaire fédéral de la Fédération de Russie du 23.01.2012 N 24 a approuvé le tableau des effectifs standard de l'inspection exécutive pénale (contenu aux frais de l'estimation du système exécutif pénal), conformément à que les organes territoriaux du Service fédéral pénitentiaire doivent apporter les tableaux d'effectifs des inspections exécutives pénales subordonnées ...
Dans la colonne 5 "Taux tarifaire (salaire), etc." le salaire mensuel est indiqué en roubles au taux de salaire (salaire), à l'échelle des salaires, au pourcentage des revenus, à la part ou au pourcentage des bénéfices, au taux de participation à la main-d'œuvre (KTU), au coefficient de distribution, etc., selon le système salarial adopté par l'organisation conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie, aux conventions collectives, contrats de travail, accords et réglementations locales de l'organisation (Section 1 des Instructions).
L'erreur la plus courante lors du remplissage de cette colonne est l'établissement d'une tranche de salaire, c'est-à-dire des salaires différents pour des employés de même qualification. Ce n'est pas vrai : il ne devrait y avoir qu'un seul salaire pour chaque poste. La seule exception est la situation où les postes sont situés dans des divisions structurelles différentes. L'établissement d'un salaire d'un montant plus important pour l'un des salariés peut être réalisé en lui instituant des indemnités ou autres versements complémentaires (Lettre de Rostrud du 27/04/2011 N 1111-6-1).
A noter que lors de la fixation du montant de la rémunération, il convient de prendre en compte les actes réglementaires et départementaux. Par exemple, les salaires pour les professions des travailleurs et les salaires officiels pour les postes d'employés des organes territoriaux et des organisations subordonnées du service de messagerie de l'État sont fixés par l'ordonnance du service fiscal de l'État de la Fédération de Russie du 29 août 2008 N 262.
Les colonnes 6 à 8 reflètent les indemnités, primes et indemnités : versements supplémentaires et indemnités à caractère compensatoire, primes et autres indemnités. C'est-à-dire que si les employés effectuent leur travail pendant conditions nocives travail, l'une de ces colonnes doit s'intituler « Indemnité pour travail dans des conditions de travail préjudiciables », et indiquer ci-dessous le montant précis de cette indemnité.

Pour ton information. Sur la base du décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 20 novembre 2008 N 870 "sur l'établissement d'heures de travail réduites, de congés payés supplémentaires annuels, d'augmentations de salaire pour les travailleurs employés dans un dur travail, travailler dans des conditions de travail préjudiciables et (ou) dangereuses et autres conditions de travail spéciales "aux personnes effectuant un travail dans de telles conditions sur la base des résultats de la certification des lieux de travail, une augmentation de salaire est garantie d'au moins 4% du taux tarifaire (salaire) établi pour différents types marche avec conditions normales la main d'oeuvre.

Les indemnités de personnel peuvent être fixées en roubles, en pourcentages ou en coefficients. Si la taille de ce dernier est modifiée, vous pouvez mettre des tirets dans les colonnes correspondantes, et dans la colonne 10 "Note" vous pouvez faire un lien vers le document qui réglemente ce changement. Par exemple, le pourcentage d'allocation pour les travailleurs du Grand Nord varie en fonction de la durée de l'ancienneté « nordique ». Par conséquent, lorsque vous remplissez le tableau des effectifs dans la colonne "Suppléments", vous pouvez mettre un tiret (en l'absence d'autres indemnités) et dans la colonne 10, vous pouvez faire référence à l'acte juridique réglementaire correspondant, qui régit la création de pourcentage d'allocations pour les travailleurs du Grand Nord. les salaires... Cela vous permettra de ne pas modifier le tableau des effectifs à chaque fois qu'il change.
La colonne 9 indique le montant du salaire officiel et des indemnités pour chaque poste. Et la colonne 10 "Note" restera dans la plupart des cas vide, mais il y a des cas où elle devra être remplie. Cela s'applique aux travailleurs qui n'ont pas de montant fixe de salaire en tant que tel - les travailleurs à la pièce, les travailleurs au temps, etc.
Comment indiquer correctement la taille du salaire horaire du salarié dans le tableau des effectifs ? La condition sur sa taille est indiquée dans la colonne 5 "Avec le taux tarifaire (salaire), etc.", qui reflète le taux horaire (___ roubles / heure). Dans ce cas, la colonne avec une note indique: "Système de salaire basé sur le temps" - et dans la colonne "Total par mois, roubles". vous devez indiquer le nombre obtenu en multipliant le taux établi par l'employeur (___ roubles / heure) par le nombre mensuel moyen d'heures de travail.
Si l'employé a un salaire à la pièce, nous supposons que dans la colonne 5 "Taux tarifaire (salaire), etc., roubles". vous devez mettre un tiret, et dans la colonne 10 "Notes" indiquer " Paiement à la pièce travail / salaire à la pièce "(selon le régime de rémunération auquel travaille l'employé) et fournir un lien vers un document interne réglementant le montant de la rémunération (par exemple, un règlement sur la rémunération ou un règlement sur la rémunération et les incitations matérielles).
Au bas du tableau, il y a une ligne "Total". Il est rempli selon la colonne 4 "Nombre d'unités de personnel" et la colonne 9 "Total par mois, roubles". Le nombre total d'unités d'effectifs doit être indiqué en haut du tableau des effectifs à la ligne « Nombre d'effectifs ». Le total de la colonne 9 est le fonds salarial de l'organisation et peut évoluer à la hausse (en cas de travail le week-end ou d'heures supplémentaires) ou à la baisse (lorsque les employés sont en congé de maladie, en vacances à leurs propres frais, etc.).
Le tableau des effectifs peut être composé de plusieurs feuilles. Les personnes qui la signent ne signent que sur la dernière feuille de la ligne correspondante. S'il est nécessaire de signer chaque feuille, le formulaire est complété par des lignes d'apposition de la signature. Cette procédure peut également être appliqué dans le cas de la signature du tableau des effectifs de la branche avant son approbation séparément de l'organisation mère.

La procédure d'approbation et de modification du tableau des effectifs

Par règle générale le tableau des effectifs est approuvé par un arrêté (décret) signé par le chef de l'organisation ou une personne autorisée par lui. Ceci est indiqué dans les instructions. Les éléments de la commande - date et numéro - sont inscrits en en-tête du document dans les lignes spécialement prévues à cet effet. A noter que la norme actes juridiques une procédure spéciale d'approbation du tableau des effectifs peut être établie. Ainsi, sur la base de l'article 10 de la procédure d'approbation des tableaux d'effectifs des employés des institutions budgétaires et étatiques et du personnel civil des unités militaires de sauvetage du ministère des Urgences de la Fédération de Russie, les tableaux d'effectifs élaborés sont soumis pour approbation et enregistrement :
- les institutions étatiques (à l'exception des institutions étatiques de subordination centrale, des subdivisions territoriales du Service national d'incendie du ministère des Situations d'urgence et de l'Inspection d'État des petits navires du ministère des Urgences) - les chefs des centres régionaux des affaires de protection civile, urgences et liquidation des conséquences désastres naturels;
- les agences gouvernementales de subordination centrale - au vice-ministre correspondant de la Fédération de Russie pour la défense civile, les situations d'urgence et l'élimination des conséquences des catastrophes naturelles par subordination par le biais du département d'organisation et de mobilisation du ministère des situations d'urgence ;
- les subdivisions territoriales du Service national d'incendie du ministère des Situations d'urgence et l'Inspection nationale des petits navires du ministère des Situations d'urgence - aux chefs des principaux départements du ministère des Situations d'urgence pour les entités constitutives de la Fédération de Russie.
De plus, s'il est établi que dans les tableaux d'effectifs soumis à l'approbation et à l'enregistrement, des postes et professions non prévus par la liste du personnel ou la norme d'effectifs ont été introduits, des salaires officiels (taux tarifaires) ont été mal fixés ou d'autres lacunes ont été identifié, l'enregistrement des tableaux d'effectifs n'est effectué qu'après l'élimination de ces violations (p. 22 Procédure d'approbation des tableaux d'effectifs des employés des institutions budgétaires et étatiques et du personnel civil des unités militaires de sauvetage du ministère des Situations d'urgence de la Fédération de Russie) .
A noter que l'enregistrement des tableaux d'effectifs s'effectue en puisant sur ceux-ci dans le coin supérieur droit des informations sur le numéro sous lequel cet horaire est inscrit dans le registre des tableaux d'effectifs, sur le nombre de postes inscrits et sur la caisse des salaires. Après enregistrement et inscription au registre d'enregistrement des tableaux d'effectifs, les horaires enregistrés (premiers exemplaires) sont restitués comme appartenant.
Quant aux modifications du tableau des effectifs, elles sont également introduites par arrêté (décret) du chef de l'organisation ou d'une personne mandatée par lui. Lors de changements, la question peut se poser : est-il nécessaire de les coordonner avec l'instance syndicale ? Trouvons-le. Basé sur l'art. 8 du Code du travail de la Fédération de Russie, les employeurs peuvent adopter des réglementations locales contenant des normes du droit du travail relevant de leur compétence conformément à la législation du travail. Cependant, dans certains cas établis Code du travail, d'autres lois fédérales et d'autres actes juridiques réglementaires de la Fédération de Russie, convention collective, accords, l'employeur, lors de l'adoption de réglementations locales, doit tenir compte de l'avis de l'organe représentatif des salariés (le cas échéant).
Le tableau des effectifs est un acte normatif local, qui reflète non seulement les divisions structurelles, les intitulés de poste, les spécialités, les professions avec indication des qualifications, les informations sur le nombre d'unités de personnel, mais aussi le montant des salaires (taux tarifaires), les majorations et indemnités. . Et en vertu de l'art. 135 du Code du travail de la Fédération de Russie, le système de rémunération, y compris le montant des taux tarifaires, les salaires (salaires officiels), les paiements supplémentaires et les indemnités, sont établis, entre autres, par les réglementations locales. Étant donné que le tableau des effectifs reflète les principales dispositions de la convention collective conclue conformément à la procédure établie ou la disposition sur la rémunération adoptée en tenant compte de l'avis de l'organe représentatif des travailleurs, il n'est alors pas nécessaire, lors de l'approbation du tableau des effectifs, de prendre en compte de l'opinion du syndicat.
Cependant, si la ou les conventions collectives prévoient l'adoption de réglementations locales en accord avec l'organe représentatif des travailleurs, la coordination du tableau des effectifs avec le syndicat est obligatoire (partie 3 de l'article 8 du Code du travail de la Fédération de Russie Fédération).
Après l'approbation des tableaux d'effectifs de certains établissements, la nécessité de leur enregistrement a été établie. L'inscription se fait en appliquant dans le coin supérieur droit de la page de titre une inscription sur le numéro, sous lequel ce tableau des effectifs est inscrit dans le registre des tableaux d'effectifs, le nombre d'effectifs des postes inscrits et le fonds des salaires (taux tarifaires).
Dois-je apposer le cachet de l'institution sur le formulaire T-3 ? Non, le formulaire unifié ne prévoit pas d'estampillage sur le tableau d'effectifs approuvé.

Effectifs dans les succursales

Pour commencer, la branche n'est pas entité légale, ce qui signifie qu'elle ne sera pas un employeur pour les employés. Étant donné que les branches, comme les départements, les secteurs ou d'autres divisions, sont des éléments structurels de l'institution, la préparation du tableau des effectifs en plusieurs parties (séparément pour les postes de l'organisation principale et des branches) est incorrecte, car le tableau des effectifs formalise la structure du toute l'organisation.
Cependant, tout de même, les directeurs d'agence peuvent avoir le droit d'approuver le tableau des effectifs de l'agence et ils auront alors leur propre emploi du temps. Si un tel droit est accordé, dans la colonne "Nom de l'organisation", il est nécessaire d'indiquer le nom non pas de la branche, mais de l'organisation mère conformément aux documents statutaires. Le nom de la branche sera indiqué dans la colonne "Unité structurelle", ce qu'il est en fait. Et dans les réglementations locales, il est recommandé de prescrire la procédure de transfert des informations (par exemple, en transférant une copie certifiée conforme du tableau des effectifs de la branche ou un extrait de celui-ci à l'organisation mère).

Périodes de stockage

Conditions de conservation des documents générés au cours des activités organismes gouvernementaux, les autorités locales et d'autres organisations sont établies par la liste des documents d'archives administratifs standard approuvés par l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25.08.2010 N 558. Le sous-paragraphe "a" de la clause 71 de la liste ci-dessus établit que l'organisation les tableaux d'effectifs et leurs modifications sont stockés sur le lieu de développement et d'approbation en permanence.
Parfois, dans les institutions, des projets de tableaux d'effectifs sont établis pour unités structurelles, qui sont ensuite regroupés dans un tableau des effectifs de l'institution. De tels projets doivent également être conservés, mais seulement pendant cinq ans (article 72 de la Liste des documents types d'archives administratives).
En plus du développement de projets, il est possible d'effectuer une correspondance sur l'inclusion d'un poste particulier dans la structure de l'unité, etc. La période de stockage pour une telle correspondance est encore plus courte et est de trois ans - article 73 de la liste des documents d'archives administratifs typiques.